Để lãnh đạo nhóm hiệu quả nhà quản lý cần lưu ý những vấn đề gì trong từng giai đoạn
Hãy hình dung bạn vừa đặt được bước chân đầu tiên lên vị trí quản lý. Và nhận được một nhiệm vụ nhằm tạo ra một đội nhóm hiệu quả. Nghe thách thức đúng không? Show
Vậy, bạn sẽ làm gì tiếp theo? Sau khi đọc xong bài viết này bạn sẽ nắm trong tay những yếu tố then chốt mà một người quản lý cần phải có để xây dựng và phát triển một đội nhóm tràn đầy khí thế đi tới thành công. Ngoài việc:
Chẳng phải sẽ rất tuyệt nếu như bạn bước chân vào văn phòng và biết chắc chắn mình cần làm gì để giúp đội nhóm phát triển đúng không? Vậy làm thế nào để quản lý đội nhóm thành công? Đầu xuôi đuôi lọtTrước khi bắt đầu vào khám phá 6 kỹ năng được nhắc tới ở trên, chúng ta hãy cùng làm rõ một số định nghĩa, cái sẽ giúp bạn dễ dàng thấu hiểu và áp dụng hơn sau đó. Vậy theo bạn thì chính xác “quản lý đội nhóm là gì” không? Và quản lý thì khác gì so với lãnh đạo? Để cho đơn giản hơn chúng ta hãy bắt đầu từ trích dẫn của Warren G Bennis rằng “Lãnh đạo là người làm việc đúng; quản lý là người làm đúng việc.” Lãnh đạo là người tạo ra tầm nhìn cho tương lai, truyền tải và giúp đỡ nhân viên của mình hiểu và cam kết theo đuổi tầm nhìn đó.
Đương nhiên, cả 2 vai trò này đều quan trọng, và để thành công mĩ mãn, bạn cần phải hoàn thành cả hai vai trò. Tuy nhiên, trong phạm vi của bài viết này chúng ta chỉ tập trung vào một số kỹ năng quản lý cụ thể mà bạn cần phải chịu trách nhiệm. Giao việc hiệu quả quan trọng như thế nào?Ưu tiên hàng đầu của bạn khi quản lý đội nhóm chính là giao việc. Cho dù kỹ năng quản lý của bạn có tốt tới đâu đi chăng nữa thì việc hoạt động một mình cũng chỉ đem lại những thành quả bình thường! Đúng vậy! Bạn không có 3 đầu 6 tay như Na Tra trong Tây Du Ký, cũng không có siêu năng lực kiểm soát thời gian để làm mọi việc mình muốn. Nhưng với một đội nhóm đằng sau, bạn có thể đạt được những thành quả không ngờ tới.
Giao việc hiệu quả bắt đầu từ việc đặt đúng người vào đúng chỗ và làm đúng việc. Vì vậy, đầu tiên, bạn hãy giải thích rõ rằng cho các thành viên của mình hiểu rõ về vai trò và mục tiêu của đội nhóm là gì. Cách tốt nhất để làm việc này là đặt ra quy tắc nhóm, từ đó làm nổi bật mục đích của đội nhóm và cách thức hành động. Điều này không những giúp đội nhóm của bạn có được một khởi đầu tốt đẹp, mà nó còn cực kỳ hữu ích trong việc đưa bạn và đội nhóm của mình trở lại đúng với hành trình đã định. Chỉ khi đó bạn mới có cơ hội để suy nghĩ về các kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực cần thiết cho đội nhóm, cũng như dùng đúng người vào đúng việc. Để làm được điều này bạn có thể tham khảo bài bài viết về 5 mẹo giúp bạn giao đúng việc cho đúng người. Tưởng tượng chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn biết rõ cách để đối phó với những thách thức trong thế giới phẳng, chẳng hạn như quản lý lỗ hổng giữa các kỹ năng của các thành viên trong nhóm? Tại sao phải tạo động lực cho đội nhóm của bạn?
Và trong lúc bạn đang suy nghĩ về câu trả lời cho câu hỏi trên, hãy tham khảo bài viết về Thuyết X và Thuyết Y. Nghe lạ đúng không? Tuy lạ lẫm một chút nhưng hai thuyết này sẽ giúp bạn phân biệt hai phạm trù tiếp cận cực kỳ khác biệt về việc tạo động lực, điều phụ thuộc vào những giả định cơ bản về lý do tại sao người khác lại làm việc cho bạn.
Cho tới khi bạn hiểu rõ ràng đầy đủ về 2 thuyết này, bạn sẽ đạt được một sự thành công không hề nhẹ trong việc tạo động lực cho đội nhóm của mình. Ngoài ra, Bạn cũng sẽ khám phá ra một số cách tiếp cận cốt lõi vô cùng hữu dụng trong việc tạo động lực qua các bài viết về Thuyết động lực tự sinh của Herzberg, Thuyết tạo động lực cho nhân sự của McClelland cũng như Thuyết 3 yếu tố của Sirota. Suy cho cùng, Bạn có thể áp dụng bất cứ cách tiếp cận nào mình muốn, nhưng hãy luôn nhắc nhở trong tâm trí mình rằng mỗi thành viên trong đội nhóm sẽ có những nhu cầu và nguồn động lực khác nhau.
Trong trường hợp bạn muốn tìm ra cách để quản lý đội nhóm có nhân viên khác biệt như vậy, hãy tìm nó trong bài viết về Thuyết động lực Pygmalion. Sẽ ra sao nếu bạn không phát triển đội nhóm của mình?Bạn cũng biết đội nhóm được tạo nên bởi các cá nhân đơn lẻ, những người có khả năng và các góc nhìn khác biệt, cũng như đang ở các giai đoạn khác nhau trong sự nghiệp. Bạn sẽ thấy hai loại đối tượng nhân viên chủ yếu trong quá trình quản lý đội nhóm như sau:
Nhưng suy cho cùng, điều bạn cần làm với cương vị là một nhà quản lý là phát triển tất cả nhân viên của mình, đúng chứ? Kỹ năng này sẽ xác định thành công lâu dài của bạn ở vị trí quản lý đội nhóm. Nói cách khác, Nếu bạn muốn tạo ra thành quả cống hiến đáng kể cho tổ chức, bạn cần có những nhân viên sẵn sàng lăn xả, chiến đấu tới kết quả cuối cùng. Và làm thế nào để có được những thành viên như thế?
Thật tuyệt khi có một đội nhóm vô địch sẵn sàng chinh phục mọi mục tiêu thách thức để đem lại thành quả vượt trội cho tổ chức đúng không? Bạn có biết,
Bạn có nhớ lần gần đây nhất bạn đưa ra phản hồi cho nhân viên của mình là khi nào không? Và đó là phản hồi tích cực hay tiêu cực? Dẫu biết rằng hầu hết chúng ta đều rất ngại trong việc đưa ra phản hồi, đặc biệt là những phản hồi mang tính tiêu cực. Tuy nhiên, nếu bạn đưa và nhận phản hồi thường xuyên, thì điều tất yếu là hiệu suất của tất cả các thành viên trong nhóm đều cải thiện. Như vậy chẳng phải bạn đang đạt được mục đích phát triển nhân viên của mình như đã nói ở trên hay sao? Còn nữa, Bạn sẽ biết cách phát triển từng cá nhân trong đội nhóm giúp họ phát huy hết khả năng của mình qua bài viết Nắm bắt nhu cầu phát triển. Thử tưởng tượng sẽ thế nào nếu bạn phải liên tục thu nhận những thành viên mới tinh vào nhóm? Bạn sẽ làm gì? Đừng lo, bạn có thể làm rất nhiều điều hữu ích để giúp mọi người phát triển qua bài viết Chu kỳ sống của một đội nhóm. Tại sao cần giao tiếp và làm việc với đội nhóm và mọi người?Bạn biết rằng kỹ năng giao tiếp là yếu tố cực kỳ quan trọng cho sự thành công trong hầu hết mọi vai trò, thêm vào đó là các kỹ năng và kỹ thuật đặc biệt mà bạn sẽ sử dụng nhiều hơn khi ở cương vị là một nhà quản lý. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về hai phạm trù trong giao tiếp đó là:
Cùng bắt đầu nhé! Giao tiếp với các thành viên trong đội nhóm như thế nào?Bạn có nhớ những buổi họp diễn ra hàng giờ mà không có kết quả?
Tại sao vẫn diễn ra các cuộc họp dàn trải, đi vào lối mòn và không tìm ra giải pháp? Bạn có thấy mình cần bổ sung kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả? Để tổ chức một buổi họp hiệu quả bạn cần tạo điều kiện cho các thành viên trong đội nhóm có cơ hội được động não. Điều này sẽ giúp họ nảy ra các ý tưởng sáng tạo hơn. Ngoài ra,
Đừng vội đưa ra quyết định. Hãy lắng nghe ý kiến, ý tưởng từ các thành viên trong đội nhóm. Từ đó phát hiện các vấn đề, tránh hiểu nhầm hay thậm chí xung đột xảy ra. Có như vậy bạn mới phát triển được sự tin tưởng và gắn kết giữa các thành viên trong đội nhóm với nhau. Điều cực kỳ quan trọng tới sự thành công cho tổ chức. Chẳng phải sẽ rất tuyệt nếu như đội nhóm của bạn gắn kết và tin tưởng lẫn nhau cùng phát triển hay sao? Giao tiếp với người bên ngoài đội nhóm của bạn ra sao?Sếp của bạn là người quan trọng nhất bạn cần giao tiếp. Hãy dành thời gian để hoàn toàn thấu hiểu điều mà sếp mong chờ từ đội nhóm của bạn – nếu bạn biết chính xác cô ấy cần gì, và cô ấy muốn điều đó được thực hiện như thế nào, bạn sẽ có cơ hội thăng tiến tốt hơn đấy. Đừng ngại ngần, hãy nhờ sếp huấn luyện và hướng dẫn bạn: bạn có thể học được rất nhiều điều giá trị từ ông ấy. Tuy nhiên, bạn cũng biết đấy, sếp sẽ không chủ động đề xuất nếu bạn không yêu cầu đâu. Hãy lưu ý điều này.
Là một nhà quản lý, một phần công việc của bạn là chăm sóc cũng như bảo vệ đội nhóm của mình khỏi các áp lực vô đinh. Hãy rèn luyện tính quyết đoán, kỹ năng đàm phán win-win. Trao đổi với các bên liên quan để tìm hiểu nhu cầu cũng như mong muốn của họ đối với đội nhóm của bạn. Quản lý bằng kỷ luật – con dao hai lưỡi! Hãy cẩn thận!Các vi phạm về luật lệ cũng như chính sách công ty dễ dàng xác định và giải quyết. Nhưng còn những tình huống khác thì sao?
Bạn có thể sử dụng quy tắc ngón tay cái để quyết định xem khi nào nên hành động. Nếu có bất cứ câu trả lời nào là “có”, thì đó là lúc bạn cần sắp xếp thời gian để nói chuyện riêng với thành viên đó.
Khi bạn đang đối mặt với một vấn đề kỷ luật, hãy dành thời gian để thu thập thông tin về tình hình, tiếp đó quyết định mình sẽ làm gì, và cuối cùng là hành động. Tuy nhiên, một khi đã động đến vấn đề kỷ luật, bạn hãy coi chừng sự oán giận nảy sinh giữa các thành viên trong nhóm. Đó có thể châm ngòi cho sự tan rã cho đội nhóm của bạn. Những cạm bẫy cần tránhThực tế, có hàng tá sai lầm mà các nhà quản lý hay mắc phải. Hãy tưởng tượng xem sẽ thế nào nếu bạn có thể tránh mắc phải chúng? Hãy cùng xem đó là gì nhé!
Các lỗi trên đều rất nhỏ, nhưng dễ dàng mắc nếu bạn hành động trong sự vội vàng, thiếu bình tĩnh và cẩn trọng. Tới đây, bạn đã phần nào nhận thấy những kỹ năng quản lý đội nhóm quan trọng để trở thành một nhà quản lý đội nhóm xuất sắc. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra thành quả to lớn cho tổ chức của mình. Hãy hình dung con đường sự nghiệp của bạn sẽ như thế nào nếu bạn cứ liên tục phát triển như vậy? |