Gán giá trị cho văn bản trong Google Trang tính

Trong bài đăng này, bạn sẽ tìm hiểu cách đặt giá trị mặc định cho các ô trong Google Trang tính mà không cần sử dụng mã Google Apps Script

Trong Sheet bên dưới, các ô ở cột B có giá trị mặc định lần lượt là 100, 25 và 10. Nếu người dùng gõ vào một giá trị (e. g. 200) nó sẽ ghi đè lên giá trị mặc định. Nếu người dùng đã xóa bất kỳ giá trị nào trong ô, thì giá trị mặc định là 100 sẽ được hiển thị lại

Đặt giá trị mặc định cho các ô trong Google Sheets

Chìa khóa để làm cho kỹ thuật này hoạt động là sử dụng Array Literals để tạo một công thức tràn vào ô liền kề. Đây là một khái niệm khá trừu tượng, vì vậy hãy xem qua một ví dụ

Trong một Sheet trống, viết giá trị “Input” vào ô A1. Trong ô B1, gõ công thức này

={"",100}

Trang tính của bạn sẽ trông như thế này

Hãy thử nhập 200 vào ô C1, trên đầu 100

Ô C1 sẽ hiển thị 200, nhưng ô B1 hiện hiển thị #REF. lỗi

Bây giờ, hãy xóa giá trị bạn vừa nhập vào ô C1. Thông báo lỗi biến mất và giá trị mặc định 100 được hiển thị lại

Cuối cùng, ẩn cột B để #REF. không bao giờ thấy lỗi và bạn có giá trị mặc định là 100 được đặt cho ô C1

🎩   Xin cảm ơn người bạn Scott Ribble của tôi vì đã chỉ cho tôi giải pháp tài tình này

Giá trị mặc định nâng cao không có cột ẩn

Phương pháp trên bị một nhược điểm mặc dù. nó cần một cột ẩn

Tuy nhiên, chúng ta có thể sử dụng một công thức vòng tròn thông minh để giải quyết vấn đề này

Trong một Trang tính trống mới, hãy thêm công thức này vào ô A1

=IF(ISBLANK(B1),{"Input",100},"Input")

Ban đầu, bạn có thể thấy thông báo lỗi này về một lỗi vòng tròn (i. e. một công thức tham chiếu chính nó)

Đó là một vấn đề, nhưng chúng tôi khắc phục bằng cách bật tính toán lặp lại và giới hạn chúng ở một lần lặp duy nhất từ ​​menu

Tệp > Cài đặt

Chuyển đến "Tính toán"

Đặt “Tính toán lặp lại” thành “Bật” và “Số lần lặp lại tối đa” thành 1

(Ngưỡng có thể để ở 0. 05 vì nó không áp dụng trong trường hợp này. )

Bây giờ, bạn có thể nhập bất kỳ giá trị nào bạn muốn vào ô B1 và ​​nếu bạn xóa nó, giá trị mặc định là 100 sẽ được hiển thị

Cái này hoạt động ra sao?

Hàm IF kiểm tra xem ô B1 có trống không

Nếu nó trống, thì nó xuất ra mảng chữ

{"Input",100}

hiển thị “Đầu vào” trong ô A1 và giá trị 100 trong ô B1

Tuy nhiên, nếu ô B1 đã có giá trị thì đầu ra của hàm IF chỉ là chuỗi “Đầu vào” trong ô A1

Ghi chú. giá trị mặc định không giới hạn số. Đó có thể là văn bản, hình ảnh hoặc thậm chí là một công thức khác

Ví dụ về hộp kiểm giá trị mặc định

Bạn có thể sử dụng các giá trị mặc định để kiểm tra hoặc bỏ chọn các hộp kiểm. Đây là một minh họa thú vị về cách tạo hộp kiểm chọn tất cả trong Google Trang tính, sử dụng các giá trị điếc

Cảm ơn một trong những độc giả trong phần bình luận bên dưới đã chia sẻ giải pháp này

Các giá trị mặc định Các công thức để bắt chước các nút radio

Một trường hợp sử dụng thú vị khác cho các giá trị mặc định này là bắt chước các nút radio bằng công thức và hộp kiểm

Cột A chứa các công thức mảng để đảm bảo người dùng chỉ có thể chọn một hộp kiểm tại một thời điểm

Bạn luôn muốn có thể chọn văn bản từ trình đơn thả xuống đại diện cho một số (hoặc bất kỳ giá trị nào khác), sau đó bạn có thể sử dụng văn bản này ở bất kỳ nơi nào khác trong Google Trang tính của mình? . Kết quả cuối cùng sẽ giống như sau

Kết quả cuối cùng khi bạn làm theo các bước trong bài viết này Tại sao bạn muốn điều này?

Lựa chọn giá trị văn bản thông qua menu thả xuống sẽ tốt hơn cho trải nghiệm người dùng. Chọn một sản phẩm bằng tên của nó dễ dàng hơn là phải cung cấp số bài viết của nó, ví dụ. Các trường văn bản tự do cũng có thể gây ô nhiễm dữ liệu. Chỉ có hai lý do tại sao bạn có thể cần điều này. chúng ta hãy bắt đầu

1. Tạo Google Trang tính

Tạo một Google Trang tính mới ở đâu đó trong thư mục Drive của bạn

Tạo tệp Google Trang tính mới2. Xác định các giá trị thả xuống và biểu diễn trong một trang tính mới

Đầu tiên, tạo một tab mới nơi chúng ta sẽ lưu trữ tất cả các giá trị thả xuống cộng với các biểu diễn văn bản. Bạn có thể đặt tên cho tab này theo bất cứ điều gì bạn muốn, tôi đã chọn gọi nó là 'Dropdown values'

Tạo một trang tính mới

Thêm các giá trị và biểu diễn văn bản trong trang tính mới được tạo này. Thêm một cột để trình bày văn bản và các giá trị của nó. Nếu bạn có nhiều menu thả xuống, vui lòng chọn tiêu đề mô tả

Thêm các biểu diễn và giá trị thả xuống3. Tạo Menu thả xuống bằng xác thực dữ liệu

Mở trang tính nơi bạn muốn chọn các giá trị. Chọn ô mà bạn muốn đặt menu thả xuống. Sau đó nhấp vào 'Dữ liệu' và sau đó nhấp vào 'Xác thực dữ liệu'

Chuyển đến xác thực dữ liệu

Chọn biểu tượng lưới bên cạnh 'Danh sách từ phạm vi' và chọn các biểu diễn văn bản từ tab chúng tôi đã tạo trước đó. Hãy nhớ cập nhật phạm vi nếu bạn thêm nhiều giá trị hơn

Chọn phạm vi bạn muốn sử dụng4. Tìm nạp giá trị bằng VLOOKUP

Bây giờ chúng ta có thể tìm nạp các giá trị tương ứng bằng công thức VLOOKUP sau

=VLOOKUP(A1,'Dropdown values'!A2:B4,2,FALSE)

Nếu bạn muốn chuyển đổi các giá trị trống thành 0, thay vì '#N/A', hãy sử dụng công thức sau. Bạn có thể không muốn điều này khi bạn muốn trả về giá trị văn bản hoặc giá trị có số 0 đứng đầu (về cơ bản cũng là giá trị văn bản)

=SUMIF(VLOOKUP(A1,'Dropdown values'!A2:B4,2,FALSE),"<>#N/A")

Kết quả cuối cùng sau khi làm theo các bước trước đó

Công thức sẽ lấy giá trị văn bản của ô A1 và xem liệu giá trị này có trong bảng 'Dropdown values' trong phạm vi A2 hay không. B 4. Đây là phạm vi đầy đủ của các biểu diễn và giá trị thả xuống mà chúng tôi đã đặt. Cột đầu tiên trong phạm vi sẽ được tìm kiếm. Nếu nó tìm thấy một kết quả phù hợp, chúng tôi muốn trả về giá trị ngay bên cạnh nó. Cột đầu tiên được lập chỉ mục là 1, vì vậy chúng tôi muốn cột thứ hai, là chỉ mục 2

Xong

Bây giờ chúng tôi đã hoàn thành. Bạn cũng có thể khóa các ô truy xuất giá trị để không ai có thể làm hỏng tệp của bạn