Hướng dẫn khai báo tăng giảm bảo hiểm xã hội update 2024

Bảo hiểm xã hội là một trong những loại hình bảo hiểm quan trọng đối với người lao động, giúp bảo vệ quyền lợi và cung cấp an sinh xã hội. Trên thực tế, việc khai báo tăng giảm bảo hiểm xã hội là một quy trình quan trọng mà các cơ quan, tổ chức cần thực hiện để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý nhân sự cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực lao động. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước khi khai báo tăng giảm bảo hiểm xã hội, giúp bạn hiểu rõ quy trình và thực hiện đúng theo quy định.

Bước 1: Chuẩn bị số liệu, giấy tờ cần thiết

Trước khi thực hiện khai báo tăng giảm bảo hiểm xã hội, bạn cần chuẩn bị các số liệu và giấy tờ sau đây:

Bước 2: Điền thông tin vào tờ khai

Sau khi chuẩn bị đầy đủ số liệu và giấy tờ cần thiết, bạn cần thực hiện việc điền thông tin vào tờ khai theo các bước sau:

1. Ghi rõ tên cơ quan, đơn vị, tổ chức khi khai báo.
2. Đánh dấu vào cột tương ứng với mục đích của tờ khai (tăng, giảm, hủy, tạm hoãn, phục hồi...).
3. Điền đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ liên hệ, mã số thuế, số điện thoại, email của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
4. Kê khai danh sách lao động tăng, giảm theo quy định tại Mẫu HĐ1-TSV hoặc Mẫu HĐ1-TNCN.
5. Ghi rõ số tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp của từng lao động.
6. Xác nhận tình hình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp của người đại diện cơ quan, tổ chức.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Sau khi điền thông tin vào tờ khai, bạn cần thực hiện việc nộp hồ sơ theo các phương thức sau:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại các cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương.
• Hoặc nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Bước 4: Chờ cơ quan bảo hiểm xã hội xử lý

Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành kiểm tra và xử lý hồ sơ theo các bước sau:

• Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ kiểm tra và xử lý hồ sơ trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
• Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ cấp giấy xác nhận tăng, giảm bảo hiểm xã hội.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ trả lại hồ sơ và hướng dẫn bổ sung, sửa chữa.

Một số câu hỏi khác

Làm thế nào để biết được mình cần phải khai báo tăng giảm bảo hiểm xã hội?

Việc cần phải khai báo tăng giảm bảo hiểm xã hội thường xuất phát từ những thay đổi trong số lượng lao động của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Những thay đổi này có thể bao gồm tăng/giảm số lượng lao động, tạm hoãn, phục hồi bảo hiểm xã hội. Do đó, khi có bất kỳ thay đổi nào về lao động, bạn cần kiểm tra và thực hiện khai báo tăng giảm bảo hiểm xã hội theo quy định.

Tôi có thể thực hiện khai báo tăng giảm bảo hiểm xã hội trực tuyến như thế nào?

Để thực hiện khai báo tăng giảm bảo hiểm xã hội trực tuyến, bạn cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và thực hiện các bước theo hướng dẫn trên trang web của cổng thông tin. Thông qua việc nộp hồ sơ trực tuyến, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức so với việc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương.

9 hướng dẫn khai báo tăng giảm bảo hiểm xã hội

1. Xác định thời điểm cần khai báo:
   • Trường hợp lao động nghỉ việc/mất việc làm/chết: thông báo trong vòng 15 ngày
   • Trường hợp lao động nghỉ hưu: thông báo trước ít nhất 01 tháng
   • Trường hợp doanh nghiệp/hợp tác xã/quỹ tín dụng nhân dân ngừng hoạt động: thông báo ngay khi biết trước ít nhất 01 tháng
   • Trường hợp doanh nghiệp/hợp tác xã/quỹ tín dụng nhân dân phá sản: thông báo ngay khi biết
   • Trường hợp lao động tham gia khác: Doanh nhân được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định của Luật Doanh nghiệp; Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Hội đồng thành viên, Uỷ viên Ban Giám đốc, Giám đốc; Người quản lý hợp tác xã; Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm hộp tín dụng nhân dân; Người làm việc theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc khác có thời hạn được hưởng trợ cấp thất nghiệp trong thời gian nghỉ việc do hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc chấm dứt: thông báo trong vòng 15 ngày.

2. Chuẩn bị hồ sơ:
3. Đơn đề nghị (Mẫu số 01, 02, 03 ban hành kèm theo Thông tư 05/2016/TT-BHXH)
4. Phiếu báo thay đổi thông tin đối tượng tham gia (Mẫu M3 - BN)
5. Bản sao Quyết định nghỉ việc/Hợp đồng lao động (nếu có)
6. Bản sao Giấy khai tử (nếu người lao động chết)
7. Bản sao Quyết định giải thể/Thanh lý hợp đồng hoạt động/Giấy chứng nhận phá sản (nếu có)
8. Bản sao giấy chứng nhận của doanh nhân được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định của Luật Doanh nghiệp; Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Hội đồng thành viên, Uỷ viên Ban Giám đốc, Giám đốc; Người quản lý hợp tác xã; Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm hộp tín dụng nhân dân; Người làm việc theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc khác (nếu có)

3. Điền đơn đề nghị: Nộp tại Phòng bảo hiểm xã hội cấp quận/huyện theo nơi nộp tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của đơn vị; hoặc tại Trung tâm chánh thể trực thuộc Bộ Nội vụ. Nộp bằng văn bản, gửi qua bưu điện hoặc bằng phương tiện điện tử tại Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam, nơi tham gia BHXH.

4. Nộp hồ sơ: Nộp trực tiếp tại Phòng bảo hiểm xã hội cấp quận/huyện theo nơi nộp tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của đơn vị; hoặc tại Trung tâm chánh thể trực thuộc Bộ Nội vụ. Gửi qua đường bưu điện đến địa chỉ phòng Bảo hiểm xã hội; Cơ quan Bảo hiểm xã hội; Trung tâm Chánh thể trực thuộc Bộ Nội vụ cấp tỉnh. Gửi bằng phương tiện điện tử tại Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam

5. Theo dõi kết quả: Khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng, ban Bảo hiểm xã hội cấp huyện sẽ xác nhận thời gian tiếp nhận trực tiếp hoặc thời gian tiếp nhận được hiểu là ngày đóng dấu bưu điện ở đơn vị gửi; Ngày tiếp nhận qua phương tiện điện tử là ngày trên Báo cáo kết quả tiếp nhận của Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Ngày tiếp nhận tại trung tâm trực thuộc các bộ Nội vụ tiếp nhận. Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, cơ quan Bảo hiểm xã hội căn cứ nội dung hồ sơ để thông báo cho người nộp hồ sơ.

6. Cập nhật thông tin:
7. Sau khi xác định tăng giảm lao động, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành điều chuyển quỹ bảo hiểm xã hội, hoặc tiến hành thanh toán trợ cấp thất nghiệp cho người lao động.
8. Người sử dụng lao động cần thường xuyên cập nhật thông tin về lao động của đơn vị mình để đảm bảo quyền lợi của người lao động.

7. Kiểm tra và điều chỉnh: Trong quá trình thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, nếu phát hiện có sai sót trong quá trình khai báo tăng giảm, đơn vị sử dụng lao động cần chủ động liên hệ với cơ quan bảo hiểm xã hội để được hướng dẫn điều chỉnh kịp thời.

8. Lưu trữ hồ sơ: Bảo quản hồ sơ khai báo tăng giảm lao động tại đơn vị trong suốt thời gian chế độ bảo hiểm xã hội còn hiệu lực.

9. Liên hệ hỗ trợ: Khi gặp khó khăn trong quá trình khai báo tăng giảm lao động, đơn vị sử dụng lao động có thể liên hệ với cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc trung tâm hỗ trợ khách hàng của bảo hiểm xã hội theo số điện thoại: {19009068}.

Kết luận

Qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu quy trình và các bước cơ bản khi thực hiện khai báo tăng giảm bảo hiểm xã hội. Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy định mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý nhân sự, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực lao động và bảo vệ quyền lợi của người lao động.