Kỹ năng phản hồi cảm xúc trong tư vấn là gì
Kỹ năng phản hồi cảm xúc trong tư vấn là gì - Kỹ năng phản hồi cảm xúc là một kỹ năng quan trọng trong việc tư vấn, bởi vì nó giúp người tư vấn hiểu và đối phó với cảm xúc của người được tư vấn. Điều này có thể giúp người tư vấn giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hơn, và cũng giúp người được tư vấn cảm thấy được nghe và hiểu được. Các bước để phản hồi cảm xúc trong tư vấn bao gồm:
Có kỹ năng phản hồi hiệu quả sẽ giúp nhà quản lý định hướng công việc cho nhân viên, giúp cải thiện hiệu suất làm việc tổng thể của doanh nghiệp. Phản hồi là việc không hề dễ dàng, cần hiểu đúng, có đầy đủ kỹ năng và công cụ hỗ trợ để giảm tải công việc cho nhà quản lý. Bạn hãy tìm hiểu kỹ năng phản hồi hiệu quả trong công việc qua bài viết sau. Đầu tiên để hiểu đúng về phản hồi trong việc, cùng tìm hiểu các thông tin như kỹ năng phản hồi là gì? Nên phản hồi như thế nào? Và các ý nghĩa của phản hồi trong công việc,… Kỹ năng phản hồi là một yếu tố rất quan trọng trong giao tiếp hàng ngày và đặc biệt trong môi trường làm việc. Phản hồi trong công việc thường được nhìn nhận là khen – chê. Tuy nhiên, cách nhìn nhận như vậy chưa hoàn toàn đủ. Phản hồi trong công việc nên được xem như việc nhà quản lý trao tặng cho nhân viên một món quà để cải thiện hiệu suất, hiệu quả công việc. Phản hồi trong công việc nên được hiểu như một món quà. Và chắc chắn, với một món quà, bạn sẽ nên trao, gửi đến người nhận một cách tử tế, tôn trọng. Còn với người nhận, thông tin phản hồi (như một món quà) sẽ cần được tiếp nhận, ghi nhận một cách cẩn thận, trân trọng với sự cảm ơn. Phản hồi công việc bao gồm việc phản hồi và nhận phản hồi không phải là điều dễ dàng thực hiện. Để có thể tiến hành phản hồi hiệu quả, tổ chức của bạn sẽ cần xây dựng văn hóa làm việc, sự tin tưởng, hướng tới mục tiêu chung trong công việc giữa các thành viên. Phản hồi cho nhân viên nên được xem như việc bạn tặng họ một món quà hữu ích, kịp thời
Kỹ năng phản hồi trong công việc có những ý nghĩa quan trọng với nhà quản lý, nhân viên và với cả tổ chức. Thúc đẩy và gắn kết nhân viên Một trong những yếu tố phản hồi công việc, nhà quản lý sẽ cần phải trao đổi, thông tin đến nhân viên là sự phối hợp, gắn kết giữa các nhân viên trong team và rộng hơn là toàn công ty. Thông qua phản hồi, nhà quản lý có thể lưu ý, góp ý với những nhân viên chưa đảm bảo sự phối hợp, gắn kết với thành viên khác trong team. Ví dụ: Nhân viên trong bộ phận Chăm sóc khách hàng thường xuyên có những mâu thuẫn, xung đột, đùn đẩy trách nhiệm công việc cho nhau thì nhà quản lý sẽ cần phản hồi kịp thời để thúc đẩy, gắn kết nhân viên trong bộ phận. Nhà quản lý có thể tìm hiểu, ghi nhận các thông tin thực trạng và cùng trao đổi, phản hồi với nhân viên trong bộ phận để khắc phục, cải thiện tình hình. Tối ưu hóa quy trình làm việc Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể có những ưu điểm, kết quả công việc tích cực nhưng ngược lại cũng có những điểm hạn chế, thiếu sót. Nhà quản lý có thể và nên sử dụng phản hồi thường xuyên để giúp nhân viên liên tục tối ưu hóa quy trình làm việc. Bạn có thể hình dung quá trình phản hồi công việc cũng giống như việc nhà quản lý thường xuyên tra dầu vào các mối nối của một cỗ máy. Một phản hồi đúng lúc, phù hợp sẽ giúp “cỗ máy” công việc của tổ chức đạt hiệu suất, khả năng vận hành vượt trội. Tạo ra văn hóa trách nhiệm – cam kết Một công việc, nhiệm vụ được giao cho nhân viên nhưng không có cơ chế phản hồi phù hợp sẽ dễ dẫn đến tình trạng chệch hướng, không đạt được mục tiêu. Khi nhà quản lý tiến hành phản hồi công việc thường xuyên với nhân viên sẽ giúp nhân viên có trách nhiệm và cam kết hơn với công việc. Quá trình phản hồi này được thực hiện thường xuyên và sẽ dần hình thành văn hóa làm việc có trách nhiệm, cam kết ở cả quản lý và nhân viên. Điều đó có nghĩa là với mỗi nhiệm vụ, nhà quản lý và nhân viên sẽ cùng thiết lập các mục tiêu, đánh giá, phản hồi công việc thường xuyên để liên tục cải tiến công việc với tinh thần trách nhiệm và cam kết đạt được mục tiêu. Khi bạn thực hiện phản hồi công việc hiệu quả, bạn sẽ nhận thấy các trường hợp nhân viên nói “em tưởng”, “là vì”, “tại vì” khi mục tiêu công việc không đạt được giảm dần. Nhân viên nhận được phản hồi công việc thường xuyên và sẽ xác định rõ việc thực hiện công việc này là trách nhiệm của họ, của team và cam kết nỗ lực hoàn thành. Về phân loại, kỹ năng phản hồi có thể chia ra thành 2 loại là phản hồi tích cực và tiêu cực: Phản hồi tích cực Đây là loại phản hồi đánh giá cao những kết quả, thành tích công việc nhân viên đạt được. Phản hồi tích cực có sắc thái khuyến khích, động viên nhân viên nỗ lực tiếp tục phát huy trong công việc. Tuy nhiên, phản hồi tích cực không đồng nhất với những lời tán dương, khen ngợi đầy cảm tính. Khi nhà quản lý đưa ra phản hồi tích cực dành cho nhân viên cũng nên hướng và gắn với công việc nhân viên thực hiện. Bạn không nên biến buổi phản hồi với nhân viên trở thành buổi tán dương, khen ngợi thân mật. Kể cả khi bạn đưa ra phản hồi tích cực cũng nên giữ thái độ bình hòa, trung tính, khen ngợi đúng mực, phù hợp. Tìm hiểu thêm: 10 cách khen ngợi nhân viên & 5 sai lầm cần tránh Phản hồi tiêu cực Phản hồi tiêu cực từ người quản lý có thể giúp nhân viên nhìn nhận được công việc qua một góc nhìn khác. Từ đó, nhân viên sẽ nhìn nhận được đúng hơn, chân thật hơn về công việc họ đang thực hiện. Một nghiên cứu được thông tin trên trang Plan.io cho biết: 92% người nói rằng những phản hồi tiêu cực giúp họ cải thiện được hiệu suất công việc. Tuy nhiên, phản hồi tiêu cực cũng khiến nhân viên của bạn gia tăng mức độ căng thẳng, áp lực trong công việc. Điều đó sẽ có thể dẫn đến 2 phản ứng khác nhau: nhân viên nỗ lực cải thiện công việc trên cơ sở phản hồi hoặc nản chí, suy giảm hiệu suất và bỏ cuộc. Như vậy xét về tổng quan, phản hồi tiêu cực nếu sử dụng với “liều lượng” đủ, đúng lúc, đúng người thậm chí có thể giúp nhân viên cải tiến được hiệu suất công việc.
Để có kỹ năng phản hồi hiệu quả cho nhân viên, nhà quản lý sẽ cần quan tâm, rèn luyện một số kỹ năng liên quan như sau: Những phản hồi bạn đưa ra cho nhân viên cần gắn với mục tiêu công việc cụ thể. Điều đó sẽ giúp cả quản lý, nhân viên và công ty đạt được nhiều lợi ích như:
Để phản hồi gắn được với mục tiêu, khi tiến hành buổi phản hồi, bạn nên tra cứu lại và nắm rất rõ mục tiêu công việc nhân viên đang cần thực hiện là gì. Buổi phản hồi không nên bắt đầu bằng câu hỏi: giờ em đang làm gì? Đó là thông tin nhà quản lý cần nắm rất rõ trước khi bắt đầu buổi phản hồi công việc. Thay vào đó, nhà quản lý có thể hỏi nhân viên: để hoàn thành được mục tiêu A, tuần này em đã có thêm những hoạt động, kết quả gì? Kỹ năng phản hồi công việc cần gắn với mục tiêu công việc
Khi đưa ra phản hồi cho nhân viên, bạn nên kiểm tra và hiểu rất rõ ý định bạn định đưa ra phản hồi để làm gì? Đồng thời, bạn cần hiểu rõ phản hồi mình đưa ra sẽ tác động như thế nào đến người nhận phản hồi. Ví dụ:
Như vậy, trên cơ sở công việc nhân viên đang thực hiện cần tiếp tục, cần tạm dừng hay cần thay đổi, cải thiện mà bạn sẽ đưa ra các phản hồi tương ứng. Bạn nên xem phản hồi cho nhân viên như cách bạn dành tặng họ một món quà. Và khi tặng cho ai đó một món quà, bạn hãy thể hiện sự tôn trọng, bình hòa. Bạn có thể phản hồi cho nhân viên dưới dạng một lời khuyên hay những gợi ý, hướng dẫn họ vượt qua khó khăn trong công việc. Bước vào buổi check-in, phản hồi công việc, bạn có thể yêu cầu nhân viên cung cấp các thông tin về tiến độ dự án, thực tế triển khai công việc. Sau đó bạn có thể đưa ra các phản hồi của mình như xin phép tặng nhân viên một món quà hữu ích, kịp thời. Để phản hồi công việc cho nhân viên hiệu quả, bạn cần thực hiện phản hồi liên tục, thậm chí là theo thời gian thực. Việc phản hồi công việc sẽ bị suy giảm tác dụng thậm chí trở thành vô nghĩa nếu chu kỳ phản hồi quá dài như theo thời gian 3 tháng, 6 tháng hoặc thậm chí là 1 năm. Muốn phản hồi liên tục theo thời gian thực, bạn có thể áp dụng quản lý hiệu suất liên tục (CPM). Theo đó, bạn có thể tiến hành theo các bước như sau:
Có thể bạn cần biết: Phản hồi liên tục là gì? 4 lợi ích của phản hồi liên tục Phản hồi liên tục theo thời gian thực sẽ giúp nhân viên của bạn vượt trội hơn theo thời gian thực
Những phản hồi công việc nên tập trung và chỉ hướng vào việc giúp nhân viên cải thiện công việc. Điều đó có nghĩa là bạn nên hướng việc phản hồi vào hành vi, hoạt động công việc của nhân viên thay vì bản thân nhân viên, nếu các yếu tố cá nhân đó không ảnh hưởng đến công việc. Bạn không nên cá nhân hóa hoặc thậm chí biến buổi phản hồi công việc trở thành một buổi chỉ trích, công kích cá nhân. Ví dụ: Nhân viên thường xuyên đi muộn gây ảnh hưởng đến các buổi họp team đầu buổi sáng thì bạn nên góp ý, phản hồi cho nhân viên trên cơ sở chỉ rõ, tập trung vào hành vi đi muộn đó. Bạn không nên biến phản hồi về đi muộn trở thành những lời mạt sát, chỉ trích cá nhân nhân viên công khai. Điều đó sẽ khiến nhân viên rất khó tiếp thu phản hồi và thay đổi tích cực. Khi bạn phản hồi về hành vi, hoạt động công việc của nhân viên thì đồng thời cần giải thích tác động của hành vi đó. Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ bản chất của hành vi, hoạt động để thực hiện công việc đúng hướng, hiệu quả hơn. Ví dụ: Bạn phản hồi cho nhân viên tuyển dụng nên trao đổi với ứng viên có thể qua nhiều kênh khác nhau nhưng khi đã chốt thông tin thì cần gửi qua email công ty một cách chính thức. Bạn có thể giải thích thêm để nhân viên hiểu rằng việc chốt thông tin qua email như vậy sẽ giúp đạt được nhiều lợi ích như:
Khi nhân viên hiểu rõ tác động của hành vi, họ sẽ có xu hướng nỗ lực cao hơn và đạt hiệu suất tốt hơn trong công việc. Trên cơ sở thực tế công việc nhân viên đang triển khai, bạn nên đưa ra lời khuyên hữu ích, kịp thời hoặc làm mẫu nếu cần thiết để nhân viên thực hiện theo. Về vận hành công việc trong dài hạn, bạn nên tập hợp các lời khuyên, các biểu mẫu công việc này thành những quy trình công việc cụ thể. Ví dụ quy trình tuyển dụng, quy trình giới thiệu nhân viên mới, quy trình viết tin bài nội bộ, quy trình công bố thông tin nội bộ… Như vậy, khi nhân viên làm việc có thể tham khảo và tuân theo các quy trình này. Với những công việc mới phát sinh, chưa có quy trình thì bạn nên ngồi lại cùng nhân viên để thảo luận và cùng nghĩ phương án xử lý tốt nhất. Những lời khuyên, biểu mẫu phù hợp nhất là những lời khuyên, biểu mẫu giúp nhân viên giải quyết được công việc một cách hiệu quả, hiệu suất hơn. Về thái độ, tinh thần kỹ năng phản hồi, bạn nên đảm bảo phản hồi theo hướng tích cực. Sự tích cực ở đây là suy nghĩ, tìm giải pháp tích cực thay vì chỉ hướng đến việc tìm lỗi, chỉ trích nhân viên. Thực tế, khi kết quả công việc có những điểm nghẽn, tiêu cực thì cách bạn đối diện, giải quyết vấn nhiều khi còn quan trọng hơn kết quả đó. Bởi vì kết quả công việc có tính nhất thời còn năng lượng, phản hồi tích cực mà bạn đem đến cho nhân viên sẽ có tác dụng lâu dài, giúp nhân viên cải thiện năng suất, hiệu quả công việc. Ví dụ: Nhân viên trong quá trình làm việc có thể phát sinh những thiếu sót. Bạn nên suy nghĩ, tìm hiểu, trao đổi với nhân viên để hiểu rõ vấn đề phát sinh do đâu. Từ đó, bạn có thể phản hồi, góp ý để nhân viên cải thiện công việc theo hướng tích cực hơn. Phản hồi trên tinh thần tích cực sẽ giúp team của bạn tìm được giải pháp công việc tối ưu
Những kỹ năng phản hồi của bạn với nhân viên cũng chưa chắc đã hoàn toàn chính xác, phù hợp thực tế công việc. Do đó, sau khi phản hồi bạn cần dành thời gian lắng nghe ý kiến của nhân viên. Nhân viên là những người trực tiếp, thực tế triển khai công việc nên có thể họ sẽ có những góc nhìn riêng của người trong cuộc. Chính những ý kiến của nhân viên có thể gợi mở cho bạn thêm thông tin mới để hiểu rõ hơn vấn đề công việc cần giải quyết. Kỹ năng lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người quản lý. Chỉ khi biết cách lắng nghe đúng cách, bạn mới có thể có thêm thông tin, dữ liệu để gợi mở giải pháp, phản hồi đúng cho nhân viên. Ví dụ: Nhân viên của bạn cung cấp thông tin tuyển dụng những tháng cuối năm rất khó khăn. Bạn có thể góp ý nhân viên sử dụng những cách tuyển dụng mới như:
Khi đã đưa ra phản hồi, bạn có thể lắng nghe thêm ý kiến của nhân viên để quyết định chỉ sử dụng dịch vụ headhunter cho các vị trí tuyển dụng quản lý cấp cao. Khi bạn phản hồi công việc cho nhân viên, bạn hãy đảm bảo được sự công bằng, tránh bị ảnh hưởng hay gắn phản hồi với cảm xúc cá nhân của mình. Bạn cũng không nên dùng kỹ năng phản hồi theo phong cách “sandwich”. Một chiếc sandwich nhiều lớp có thể giúp bạn gia tăng được mùi vị, kích thích vị giác nhưng việc phản hồi công việc cho nhân viên không nên được tiến hành với nhiều lớp như vậy. Điều đó có nghĩa là phản hồi một vài ý tiêu cực xong lại xoa dịu nhân viên bằng một vài phản hồi tích cực. Điều đó không khiến nhân viên cảm thấy thoải mái khi tiếp nhận ý kiến của bạn mà chỉ khiến họ bị rối loạn, nhiễu thông tin. Thay vào đó, sau khi ghi nhận thông tin công việc từ nhân viên, bạn hãy tiến hành phản hồi một cách rõ ràng, thẳng thắn những điểm tích cực cần phát huy, điểm hạn chế cần khắc phục. Khi số lượng nhân viên bạn quản lý quá lớn, bạn có thể cân nhắc sử dụng các công cụ hỗ trợ phản hồi để giảm tải công việc và thực hiện phản hồi hiệu quả hơn. Phản hồi Niko-Niko được thể hiện trực quan qua các biểu tượng cảm xúc
Kỹ thuật phản hồi Niko-Niko là kỹ thuật phản hồi bằng những biểu tượng cảm xúc, căn cứ theo các tiêu chí công việc như: khả năng đáp ứng tiến độ công việc, tỷ lệ phát sinh lỗi, chất lượng công việc… Bảng phản hồi theo kỹ thuật Niko-Niko còn được gọi là lịch mặt cười. Cách phản hồi theo các biểu tượng khuôn mặt mếu, bình thường, cười sẽ giúp nhân viên của bạn hiểu rõ ràng, nhanh chóng ý kiến phản hồi. Để áp dụng kỹ thuật phản hồi Niko-Niko, bạn sẽ thiết lập một bảng theo dõi với cột dọc là tên nhân viên của mình và hàng ngang là tiến độ công việc theo ngày, theo tuần. Ở giao điểm giữa các trường thông tin, bạn sẽ thể hiện các khuôn mặt cảm xúc tương ứng với phản hồi công việc của nhân viên:
Sau chu kỳ hàng tuần, bạn có thể đánh giá, xem xét xu hướng làm việc của nhân viên. Bạn có thể xem xét một số gợi ý đánh giá dưới đây:
Phần mềm GoalF được phát triển dựa trên lý thuyết về quản lý hiệu suất liên tục (CPM). Với GoalF, bạn có thể áp dụng phản hồi hiệu quả, nhanh chóng cho nhân viên của mình. GoalF có các tính năng nổi bật như:
Đặc biệt, phần mềm GoalF đang áp dụng chính sách dùng thử miễn phí trong 5 tuần. Nếu bạn cần thêm thông tin về kỹ năng phản hồi hay muốn tư vấn về phần mềm GoalF, bạn có thể liên hệ với GoalF. Đội ngũ các chuyên gia của GoalF luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn. GoalF
|