Nhược điểm của gg sheet

Google Drive là gì? Đây là câu hỏi chắc hẳn nhiều người đi làm hay sinh viên ngày nay đã từng nghe qua nhiều lần. Vậy dịch vụ này có những tính năng gì? Ưu, nhược điểm khi dùng là gì? Hay cách tải xuống như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để có thể biết rõ hơn về dịch vụ tiện ích này.

Google Drive – dịch vụ tích hợp nhiều tiện ích cho người dùng

1. Google drive là gì?

1.1. Khái niệm Google drive

Google Drive được xem là một dịch vụ có chức năng lưu trữ và đồng bộ hóa tệp cho Google phát triển. Ngày nay, đây là một trong những cách lưu trữ thông tin tốt nhất và được sử dụng rộng rãi, phổ biến, đặc biệt trong khi làm việc nhóm. Google Drive cũng hỗ trợ, cung cấp một số ứng dụng tiện ích văn phòng ngay cả trực tuyến và ngoại tuyến như: Google Docs, Google Slides, Google Sheets.

Khái niệm Google Drive

1.2. Ưu, nhược điểm của Google Drive​

Dưới đây là một số ưu điểm nhược điểm chính của Google Drive:

Ưu điểm

Nhược điểm

• Miễn phí lên đến 15GB cho người dùng. Chi phí để nâng cấp tài khoản không quá cao (chỉ có 100GB – 45.000đ/tháng, 2000GB – 69.000đ/tháng hay 2TB 225.000đ/tháng).
• Thuận tiện cho việc chia sẻ tài liệu. Cho phép người được chia sẻ có quyền được xem, chỉnh sửa, nhận xét hoặc có thể tải tệp về thiết bị.
• Đây được coi là nơi lưu trữ an toàn, được bảo vệ bằng mã hóa AES128 hoặc AES256 và phát triển bởi Google, một trong những công ty công nghệ hàng đầu thế giới.
• Có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị như máy tính, laptop, smartphone, máy tính bảng với điều kiện thiết bị của bạn kết nối được vào mạng.
• Dịch vụ này có thể nhận dạng được hình ảnh ngay cả văn bản trong tài liệu được quét, điều này giúp cho việc tìm kiếm tệp trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.
• Drive có thể liên kết với các ứng dụng liên quan.

• Không có quyền tùy chọn bảo mật khi người dùng mở ứng dụng.
• Việc lưu trữ dữ liệu, tải tệp lên hay tải tệp về thiết bị phải bắt buộc kết nối với Internet.

1.3. Nguyên tắc hoạt động của Google Drive

Người sử dụng Google Drive có thể lưu trữ tệp (tài liệu, hình ảnh, file nhạc, video, …) trực tuyến và có quyền truy cập chúng vào bất kỳ lúc nào mình muốn bằng các thiết bị có kết nối với internet như laptop, máy tính, smartphone, máy tính bảng… trên các hệ điều hành như Windows, iOS, Android, iOS,…

Sử dụng Google Drive mọi lúc, mọi nơi

1.4. Một số lưu ý khi dùng Google Drive

• Giới hạn độ tuổi người sử dụng Google Drive là từ 13 tuổi trở lên.
• Người dùng cần có một số kiến thức cơ bản về công nghệ, biết cách tạo tài khoản và bảo mật tài khoản Google đúng cách nhằm mục đích bảo mật thông tin một cách an toàn nhất.
• Tải tệp tin trong Microsoft Office và có định dạng mở sẽ được định dạng theo Google và người dùng có thể lưu trữ không giới hạn.
• Tài liệu sử dụng Google Docs theo định dạng (kể cả .gslides .gdoc hay .gsheet) không tính bị giới hạn.
• Trong Google+ Photos, khi lưu phải nhớ kỹ video phải ngắn hơn 15 phút và hình ảnh bắt buộc phải nhỏ hơn 2048 x 2048 pixel sẽ không giới hạn.
• Google Drive cấm người dùng sử dụng dịch vụ này sai mục đích, thực hiện những hành vi vi phạm pháp luật. Trong trường hợp người dùng vi phạm điều lệ, Google Drive có quyền cảnh cáo hoặc nghiêm trọng hơn là ngừng cung cấp dịch vụ.
• Người sử dụng Drive sẽ có thể nâng cấp dung lượng 15GB theo chi phí gói trả hàng tháng.

2. Các tính năng chính của Google drive

2.1. Sao lưu dữ liệu từ điện thoại

Ngày nay, việc sao lưu các dữ liệu điện thoại vào Google Drive là điều vô cùng dễ dàng. Bạn chỉ cần thực hiện một số thao tác đơn giản trên Google Drive của điện thoại: Settings -> Backup và bấm chọn phần bạn muốn sao lưu như danh bạ, hình ảnh, video,.. Sau đó hãy bật On Auto Backup và chờ một lúc để điện thoại của bạn có thể sao lưu. Đồng thời, hãy luôn đảm bảo trong suốt quá trình sao lưu điện thoại của bạn luôn kết nối với Wi-Fi.

Google Drive giúp người dùng sao lưu dữ liệu của điện thoại

2.2. Gửi trực tiếp tệp thông qua gmail

Bạn có thể gửi trực tiếp tệp từ Google Drive qua Gmail nhanh chóng và người nhận sẽ mở trực tiếp hoặc sao lưu tệp đó vào Drive của họ mà không cần thiết phải tải về. Để thực hiện được điều đó, bạn chỉ cần bấm vào biểu tượng của Drive ở phía dưới thanh công cụ và chọn tệp cần gửi.

Gửi trực tiếp tệp của Google Drive thông qua gmail

2.3. Tạo bảng khảo sát, thu thập dữ liệu

Bạn có thể tạo bảng khảo sát, thu thập dữ liệu từ Google Drive bằng một số thao tác đơn giản, cụ thể là: bấm mở tạo File và chọn “Google biểu mẫu” sau đó làm theo các bước hướng dẫn. Nhờ tính năng tuyệt vời này mà bạn có thể kết hợp hiệu quả nhiều loại hình câu hỏi như văn bản đơn thuần, chọn câu trả lời có sẵn (với hộp kiểm) hay các loại hình khác.

Cung cấp chức năng tạo bảng khảo sát, thu thập dữ liệu

2.4. Cộng tác trực tuyến trở nên dễ dàng

Nhiều người khi chưa biết đến Google Drive vẫn hay dùng cách gửi từng phần công việc hay bài của mình cho cả nhóm và sau đó kết hợp chỉnh sửa lại để tạo ra một tệp hoàn chỉnh. Ưu điểm lớn nhất của Google Drive là cho phép cùng lúc nhiều tài khoản chỉnh sửa trên một tệp văn bản, trang trình bày hay trang tính. Đồng thời, những thao tác trên tệp đều được tự động sao lưu khi kết nối trực tiếp nhờ đó mà quá trình làm việc nhóm trở nên dễ dàng hơn.

Giúp cho việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn

Một số mẹo hay khác:

• Bạn có quyền xem danh sách đầy đủ những phím tắt trên Google Drive, chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + / từ bất cứ nơi nào trong trang web.
• Để thuận tiện trong việc theo dõi lịch sử thao tác của các thành viên trong nhóm, bạn chỉ thực hiện nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt+Shift+G

2.5. Liên kết với bộ ứng dụng của Google

Bộ ứng dụng của Google Drive bao gồm: Google Docs, Google Slide, Google Sheets.

• Google Docs có vai trò trình xử lý văn bản trực tuyến tương tự như Microsoft Word.
• Google Slides có chức năng trình chiếu trực tuyến tương tự như Microsoft PowerPoint
• Google Sheets được xem là một ứng dụng bảng tính trực tuyến tương tự như Microsoft Excel.

Ba bộ ứng dụng chính được liên kết với Google Drive

2.6. Chia sẻ dữ liệu

Người dùng có quyền chia sẻ dữ liệu của mình chỉ bằng một đường link liên kết, việc này giúp tiết kiệm dung lượng khi làm việc nhóm.

Google Drive giúp việc chia sẻ dễ liệu trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn.

2.7. Xem tệp với nhiều định dạng

Bạn có thể xem và lưu trữ tệp trên Google Drive với nhiều định dạng khác nhau, cụ thể:

• Tệp nén (.RAR, .ZIP, tar, gzip).
• Tệp hình ảnh (.PNG, .GIF.,JPEG, .BMP).
• Tệp văn bản (.TXT).
• Tệp video (.MPEG4, .MOV, .AVI, .3GPP, WebM, .MPEGPS, .FLV, .WMV, .ogg).
• Tệp đánh dấu/mã ( .HTML, .PHP, .C, .CSS, .CPP, .JS, .H, .HPP).
• Định dạng âm thanh (MP3, WAV, MPEG, .ogg).
• Bên cạnh đó, các tệp Microsoft và Adobe cũng được hỗ trợ trên Drive.

Người dùng có thể xem tệp với nhiều định dạng khác nhau

3. Cách tải Google Drive trên điện thoại?

Để thuận tiện trong việc truy cập vào Google Drive ở bất kì nơi đâu, bạn hãy nhanh chóng tải ngay ứng dụng Google Drive cho chiếc smartphone của bạn.

• Google Drive: iOS – Android

Ứng dụng Google Drive dành cho máy tính bảng và thiết bị di động có sẵn cho cả iOS và Android. Trong tình huống bạn muốn tạo tập tin, chỉnh sửa và sắp xếp tập tin khi đang di chuyển bên ngoài, bạn chỉ cần tải xuống các ứng dụng độc lập của Google như Google Tài liệu (Google Docs), Google Trang trình bày (Google Slides), Google Trang tính (Google Sheet), Google Hình ảnh (Google Photos).

• Google Tài liệu: iOS – Android
• Google Trang trình bày: iOS – Android
• Google Trang tính: iOS – Android

Tải ứng dụng Google Drive nhanh chóng trên điện thoại

Mỗi ứng dụng trên đều được tích hợp sẵn hỗ trợ ngoại tuyến để có thể làm việc mà không cần kết nối Wifi. Ngoài ra, trong trường hợp bạn muốn lưu trữ dữ liệu trên máy tính, PC và Mac được xem là hai hệ điều hành có nhiệm vụ Sao lưu và Đồng bộ hóa , từ đó giúp bạn thực hiện dễ dàng sao lưu tệp vào Google Drive.

4. Một số câu hỏi thường gặp về Google Drive

4.1. Google Drive cho phép lưu trữ định dạng file nào?

Google Drive cho phép người dùng lưu trữ nhiều định dạng file dữ liệu như tài liệu, hình ảnh, video, nhạc,.. cụ thể như sau:

Kích thước file của các dạng dữ liệu:

• Tài liệu: Tối đa 1,02 triệu ký tự. Yêu cầu văn bản chuyển đổi sang định dạng Google Docs tối đa là 50MB.
• Bảng tính: Tối đa 2 triệu ô cho bảng tính được tạo mới hoặc chuyển đổi sang Google Sheets.
• Tập tin trình chiếu: Tối đa 100MB cho bản trình bày được chuyển đổi thành Google Slides.
• Tất cả các tập tin khác: Tối đa 5TB.

Lưu trữ một số định dạng file với dung lượng nhất định

4.2. Google Drive có cần trả phí? Dung lượng bao nhiêu?

Ngày nay, Google Drive cho phép người dùng sử dụng miễn phí tối đa là 15 GB. Trong tình huống, bạn cần sử dụng nhiều dung lượng hơn do tính chất công việc của bạn bắt buộc, bạn có thể tham khảo và đăng ký Google One với chi phí dưới đây:

• 100GB với $1,99/tháng
• 200GB với $2,99/tháng
• 2TB với $9,99/tháng
• 10TB với $99,99/tháng
• 20TB với $199,99/tháng
• 30TB với $299,99/tháng

Các gói dung lượng của Google Drive

4.3. Google Drive có dùng được khi gặp tình trạng “ ngoại tuyến”?

Khi đã nắm rõ Google Drive là gì thì có một lưu ý cho người dùng là này ứng dụng này chỉ có thể hỗ trợ làm việc ngoại tuyến nếu bạn sử dụng trình duyệt Chrome. Nếu bạn sử dụng một số trình duyệt web khác ngoài Google Chrome như Safari, Yahoo,… thì cách tốt nhất là bạn hãy chuyển sang dùng trình duyệt Chrome để tránh mất tài liệu đang làm việc khi ngoại tuyến hay trong việc thực hiện các thay đổi trong Drive của mình. Ngoài ra, khi bạn sử dụng Google Drive trên các trên các thiết bị di động, bạn nên tải xuống ứng dụng Drive và bật ngay chế độ sử dụng ngoại tuyến.

Bật chế độ ngoại tuyến cho máy khi dùng Google Drive

5. Lời kết

Qua những chia sẻ phía trên, hi vọng bạn sẽ nắm bắt được phần nào Google Drive là gì. Có thể thấy rằng, ngày nay Google đã và đang ngày càng nỗ lực phát triển để đem đến cho người dùng những dịch vụ tiện ích, hiệu quả nhất. Vì vậy, khi bạn đã hiểu được cách dùng đúng cách cũng như những chức năng cơ bản của dịch vụ này, điều sẽ giúp bạn cải thiện và nâng cao hiệu suất công việc.