Ưu nhược điểm của phương pháp 5S
Kaizen là gì ? Là một khái niệm với nhiều cách giải thích khác nhau, Kaizen hoạt động bằng cách tạo ra sự cải tiến liên tục dựa trên ý tưởng rằng những thay đổi tích cực nhỏ, liên tục được tích luỹ trong một quá trình lâu dài để gặt hái được những cải tiến đáng kể. Mời bạn đọc cùng LIP Academy tìm hiểu sâu hơn về mô hình Kaizen và ưu nhược điểm của quy trình cải tiến liên tục. Show
Kaizen là gì?Trong cuốn sách “Kaizen: Chìa khoá thành công của người Nhật”. Kaizen được định nghĩa là cải tiến. Ngoài áp dụng trong công việc, Kaizen còn được áp dụng cả trong đời sống cá nhân, đời sống xã hội. Khi được áp dụng vào nơi làm việc thì Kaizen có nghĩa là sự cải tiến liên tục liên quan đến toàn bộ nội bộ và quá trình vận hành của doanh nghiệp đó. Kaizen là một ví dụ quan trọng của chiến lược kinh doanh tinh gọn (Lean planning) và Phương thức Toyota (Toyota way), triết lý này được kết hợp bởi hai từ 改 (“kai”) là thay đổi và từ 善 (“zen”) là tốt hơn. Song, ý nghĩa thực sự của từ Kaizen có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Câu chuyện của Kaizen có nguồn gốc từ Chiến tranh thế giới thứ hai, bắt đầu ở Mỹ và du nhập sang Nhật Bản sau đó lan rộng ra toàn thế giới. Trong khoảng thời gian trước đây, Kaizen được áp dụng phổ biến trong các công ty sản xuất như Toyota, Canon, Honda… Sự thành công của Kaizen đã giúp cho quy trình này được áp dụng rộng rãi trong các công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau và hiện nay, hầu hết các công ty trên thế giới đều đang thực hiện Kaizen trong đó có cả Việt Nam. Kaizen là gì ? Kaizen là chìa khoá thành công của người Nhật Đặc điểm của quy trình cải tiến liên tục – Kaizen:Ưu điểmKaizen tập trung vào việc cải thiện dần dần sẽ giúp tạo ra một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn để thay đổi so với những thay đổi lớn quá nhanh chóng có thể gây ra sự bất đồng và phản bát của nội bộ doanh nghiệp. Một số ưu điểm của quy trình cải tiến liên tục Kaizen có thể kể đến như:
Ưu điểm của Kaizen Nhược điểmKhi bắt đầu áp dụng triết lý Kaizen, đồng nghĩa với việc sẽ có những thay đổi trong hệ thống doanh nghiệp. Vì thế, việc ứng dụng phương pháp Kaizen đối với các doanh nghiệp đang có một hệ thống quản lý bài bản sẽ gặp khá nhiều khó khăn do tâm lý mọi người thường ngại sự thay đổi nên nhân viên thường khó chấp nhận. Các doanh nghiệp nhỏ có nền văn hoá doanh nghiệp gia đình với tính khép kín cao cần tập trung cải tạo nền văn hoá, thúc đẩy môi trường văn hoá “mở” trước khi ứng dụng Kaizen vào quá trình cải tiến. Việc khai triển chiến lược Kaizen phải được thực hiện liên tục và đó là một quá trình cải tiến trong lâu dài, các sự kiện Kaizen trong thời gian ngắn hạn hoặc bị dừng lại đột ngột sẽ không đạt hiệu quả cao vì làm giảm đi năng suất thực hiện của nội bộ doanh nghiệp. Nhược điểm của Kaizen Ứng dụng Kaizen trong sản xuất:Như đã đề cập, triết lý Kaizen có thể được áp dụng ở nhiều mô hình doanh nghiệp và ngành nghề khác nhau. Mang lại năng suất cao, sự an toàn và tiết kiệm được chi phí hơn là việc đầu tư vào các nguồn lực là ưu điểm khi áp dụng triết lý Kaizen trong sản xuất. Ứng dụng Kaizen trong sản xuất Việc áp dụng phương pháp Kaizen bao gồm 4 bước cơ bản sau: Bước 1: Xác định các yêu cầu trong việc ứng dụng KaizenĐầu tiên, bạn cần phải xác định được các nguồn lực của doanh nghiệp và đảm bảo rằng phương pháp Kaizen phù hợp và có thể áp dụng cải tiến Kaizen trong sản xuất. Bởi vì Kaizen chỉ áp dụng với một số dây chuyển sản xuất thật sự cần thiết trong toàn bộ hệ thống sản xuất. Để có thể áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng Kaizen ở một điểm nhất định, sau khi nhận được kết quả khả quan thì tăng cường mở rộng đến nhiều dây chuyền sản xuất khác nhau trong hệ thống. Bước 2: Tiến hành giai đoạn 5S5S là một trong những nội dung cơ bản của mô hình Kaizen và cũng được phát minh bởi người Nhật. Phương pháp 5S giúp quản lý, sắp xếp nơi làm việc và đề cao ý thức tự giác của con người, giúp mang lại những kết quả trực quan cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp cùng với mô hình Kaizen. 5S có nguồn từ 5 tiếng Nhật với chữ “S”: Seri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Khi phương pháp Kaizen trở nên phổ biến, 5S được dịch thành các từ khác nhau nhưng vẫn mang các ý nghĩa cơ bản:
Một trong những nội dung cơ bản của mô hình Kaizen – Phương pháp 5S
Bước 3: Vận hành trong quy trình sản xuấtViệc áp dụng phương pháp 5S cần được thực hiện đồng bộ trong mọi hoạt động của quy trình sản xuất để mang lại hiệu quả tối ưu. Bước 4: Vận dụng phương pháp quản lý trực quanNhằm nhận định được tình hình hiện tại và đưa ra các giải pháp cải tiến mới, nhiệm vụ của các nhà quản lý, giám đốc sản xuất cần phải tìm hiểu và thu thập thông tin từ các bộ phận sản xuất với tần suất thường xuyên để có thể nắm rõ được các quy trình sản xuất. Nguyên tắc của mô hình Kaizen:
Quy trình 7 giai đoạn cải tiến liên tục của Kaizen Quy trình 7 giai đoạn cải tiến liên tục của Kaizen:Kaizen có thể được thực hiện theo chu trình bảy bước để tạo ra một môi trường dựa trên sự cải tiến liên tục trong thời gian dài với mục đích tạo ra những cải tiến về năng suất, hiệu suất đơn giản hơn. Phương pháp hệ thống này bao gồm các giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Thu hút sự tham gia của nhân viênTruyền thông trong nội bộ và thu hút sự tham gia của nhân viên, bao gồm cả việc kêu gọi sự giúp đỡ của họ trong việc xác định các vấn đề và đóng góp ý kiến. Thông thường, trong bước này sẽ được thực hiện bởi các nhóm cá nhân cụ thể chịu trách nhiệm thu thập và chuyển tiếp thông tin từ một nhóm nhân viên rộng hơn. Giai đoạn 2: Phát hiện vấn đềPhân tích dữ liệu phản hồi thu thập được trong giai đoạn 1, lập ra danh sách hiện trạng các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải. Giai đoạn 3: Đề xuất giải phápDoanh nghiệp khuyến khích nhân viên đưa ra mọi giải pháp sáng tạo, tôn trọng mọi ý tưởng dù cho đó là bình thường cho đến điên rồ. Hãy luôn tôn trọng mọi cải tiến từ mọi người, không có giải pháp tốt nhất vì thế rất có thể người đưa ra giải pháp không tốt hôm nay sẽ là người đưa ra các giải pháp tốt hơn trong tương lai và hãy giữ lửa cho mọi nhân viên. Giai đoạn 4: Thử nghiệm các giải phápTrển khai thực thi các giải pháp đã được xác định tại giai đoạn 3 với các tệp nhân viên đã tham gia. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ tạo các chương trình thử nghiệm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp. Giai đoạn 5: Phân tích dữ liệuNhững nhà quản lý cấp cao sẽ liên tục kiểm tra tiến độ thực hiện bằng một kế hoạch cụ thể ở nhiều khoảng thời gian khác nhau đồng thời đo lường và xác định mức độ thành công của mô hình. Giai đoạn 6: Chuẩn hoá và tối ưuTrong quá trình triển khai phương pháp, có thể xuất hiện các lỗi nhỏ và nhược điểm của giải pháp, cứ tiếp tục cải tiến, điều chỉnh và loại bỏ tối đa những nhược điểm này để đạt được kết quả tối ưu nhất của một phương pháp Kaizen. Giai đoạn 7: Lặp lại các giải pháp đã chuẩn hoá và tối ưuKhi đã thống nhất và thực hiện phương pháp Kaizen, cần triển khai lại quy trình và lặp lại liên tục với giải pháp được cải tiến và thử nghiệm. Khi đã tìm ra được mô hình Kaizen toàn diện và không còn các yếu điểm phát sinh, bạn có thể triển khai mô hình này ra toàn bộ hệ thống. Quy trình 7 giai đoạn cải tiến liên tục của Kaizen
|