Ví dụ về thiết kế công việc

Như đã trình bày ở trên phân tích công việc giúp làm cơ sở để giải quyết nhiều nội dung của quản trị nguồn nhân lực. Một trong những vấn đề mà các thông tin trong phân tích công việc được các nhà quản trị con người sử dụng để giải quyết đó là thiết kế lại công việc.

Thiết kế lại công việc là sự thay đổi một cách hệ thống nội dung của công việc nhằm thay đổi những tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cần thiết cho công việc hoặc tăng động cơ làm việc .

Các hoạt động của Quản trị chiến lược về Nguồn nhân lực được thiết kế để kích thích hiệu quả cá nhân người lao động bằng cách sắp xếp những người phù hợp cho công việc

Một cách tổng thể các nhà quản trị tìm mọi cách để nâng cao hiệu suất và hiệu năng của các nguồn lực.

Hiệu suất: Mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra; tìm cách giảm thiểu các chi phí về nguồn lực.

Nói khác đi: “Là việc sử dụng các nguồn lực một cách tốt nhất để đạt được mục đích “.

Nghĩa là: Làm các việc cho đúng …

Hiệu năng: Khả năng xác định mục tiêu thích hợp

Nói khác đi: “Là việc chọn các mục đích có hiệu quả và đạt được chúng”.

Nghĩa là: Làm các việc đúng …

Cả hai đều quan trọng, tuy nhiên nhiều nhà quản trị cho rằng hiệu năng là tiêu chí thiết yếu. Vấn đề là: “Không phải là làm một việc thế nào cho đúng mà là làm đúng việc”.

Để có được hiệu quả cao trong sử dụng nguồn nhân lực các nhà quản trị nguồn nhân lực cần phải hiểu rõ kỹ năng, năng lực của từng cá nhân để bố trí đúng người đúng việc.

Kỹ năng có thể được hiểu là: Khả năng cụ thể để chuyển kiến thức thành hành động mà kết quả đạt được như ý muốn. Kỹ năng có thể mang tính nhận thức, vận động, chân tay, trí tuệ, và xã hội . Kỹ năng có thể tích lũy (xây dựng dần dần thông qua việc lặp lại trong thực tế) và liên tục (mỗi phần phụ thuộc vào phần trước đó và ảnh hưởng đến phần sau).

Năng lực: Khả năng thực hiện các hoạt động theo tiêu chuẩn mong muốn. Hiểu một cách khác: “Năng lực là khả năng của cá nhân để thực hiện các nhiệm vụ trong công việc”. Năng lực là sản phẩm của đào tạo và tích lũy kinh nghiệm. Nói đến năng lực của con người là bao gồm 2 yếu tố: năng lực trí tuệ và thể lực.

–                     Năng lực trí tuệ: là khả năng của cá nhân để thực hiện các hoạt động trí tuệ.

–                     Thể lực: là sức chịu đựng, sự khéo léo, sức lực và kỹ năng tương đương cần có để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Thực tế khái niệm kỹ năng và năng lực vẫn có ý kiến khác nhau, nhưng nhìn chung kỹ năng mang tính cụ thể hơn, năng lực mang tính khái quát hơn. Năng lực thường chỉ công việc quản lý và nghiệp vụ, khi những điều cần hoàn thành không dễ xác định cụ thể trước được, còn kỹ năng thì thường được sử dụng để đánh giá lao động kỹ thuật hay những hoạt động cụ thể. Như vậy, trong khi việc nghiên cứu về năng lực vẫn còn đang phát triển và vẫn chưa có được những định nghĩa thống nhất, chỉ có thể phát biểu một cách thận trọng rằng năng lực ít cụ thể rõ ràng hơn so với kỹ năng.

Như vậy ta dễ dàng nhận ra rằng:

• Nếu người lao động thiếu năng lực, họ sẽ không làm tròn nhiệm vụ.
• Nếu người LĐ có trình độ chuyên môn vượt cấp, họ sẽ thực hiện thỏa đáng công việc nhưng lại không thỏa mãn.
• Nếu người LĐ làm công việc phù hợp với khả năng, chắc chắn họ sẽ hoàn thành tốt công việc và thỏa mãn nội tâm.

Thiết kế lại công việc nhằm thúc đẩy các hoạt động sau đây của Quản trị nguồn nhân lực

1. Thông tin trong bản mô tả công việc cho thấy liệu công việc có thiếu sự thách thức cần thiết và có thể thiết kế lại để tăng động cơ làm việc hay không.
2. Thông tin phân tích công việc chỉ ra những yếu tố ảnh hưởng tới sức khỏe và an toàn lao động trong khi thực hiện công việc. Nếu có những yếu tố không thể chấp nhận được thì công việc cần được thiết kế lại để loại trừ các yếu tố đó.
3. Lập kế hoạch nhân lực sẽ chỉ ra liệu có những người có hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cần thiết cho công việc bên trong tổ chức hoặc bên ngoài hay không . Nếu không, công việc cần phải thiết kế lại để sử dụng những khả năng sẵn có.
4. Số lượng ít của các đơn xin việc trong quá trình tuyển dụng người có thể cho thấy công việc thiếu hấp dẫn đối với người xin việc vì vậy cần phải thiết kế lại công việc để tăng sự hấp dẫn.
5. Công tác chọn người ít thành công có thể chỉ ra rằng phải thiết kế lại công việc cho phù hợp với hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác của người lao động trong nội bộ tổ chức hoặc trên thị trường nhân công.
6. Những công việc đã được thiết kế lại cho hấp dẫn hơn có thể đòi hỏi nhân viên phải được đào tạo thêm.
7. Thiết kế lại công việc có thể chỉ ra rằng phải thay đổi chế độ thù lao cho công việc.
8. Hiệu quả làm việc kém cho thấy nhân viên hoặc là thiếu hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác hoặc thiếu động cơ để hoàn thành tốt công việc. Nếu như vậy, công việc cần được thiết kế lại.

Công việc sẽ được tiến hành tốt và đạt được kết quả cá nhân nếu từng nhân viên đạt được ba tình trạng tâm lý sau:

• Hiểu biết về ý nghĩa công việc: Nhân viên phải cảm thấy rằng công việc là quan trọng, đáng kể và có giá trị.
• Hiểu biết về trách nhiệm đối với kết quả công việc: Người lao động phải cảm thấy có trách nhiệm và ý nghĩa đối với công việc mà họ thực hiện.
• Hiểu biết về kết quả công việc: Nhân viên phải thường xuyên được thông báo về chất lượng công việc của họ.

Tình trạng tâm lý khác nhau được kích thích bởi những đặc điểm nghề nghiệp khác nhau:

1. Hiểu biết về ý nghĩa công việc được kích thích bởi:

• Sự đa dạng về tay nghề: Mức độ đa dạng của các hoạt động mà công việc yêu cầu .Điều đó đưa đến việc đòi hỏi phải sử dụng những kinh nghiệm và năng lực khác nhau.
• Hiểu biết nhiệm vụ: Mức độ phải hoàn thành đối với toàn bộ hay một phần công việc.
• Ý nghĩa của nhiệm vụ: Mức độ ảnh hưởng của công việc tới đời sống hoặc công việc của người khác ở ngay trong tổ chức hay môi trường bên ngoài.

1.     Hiểu biết về trách nhiệm đối với kết quả công việc bị ảnh hưởng bởi :

1. Sự độc lập: Mức độ tự do và độc lập khi ra quyết định của mỗi cá nhân

2.     Hiểu biết về kết quả công việc được kích thích bởi :

1. Thông tin phản hồi: Mức độ thu thập thông tin trực tiếp và rõ ràng về hiệu quả của các hoạt động mà công việc yêu cầu ở mỗi cá nhân.

Tái thiết kế công việc là hoạt động diễn ra phổ biến và thường xuyên tại các doanh nghiệp hay các đơn vị sử dụng lao động nói chung để khích lệ và truyền cảm hứng cho nhân viên của mình. Tái thiết kế công việc là hoạt động bao hàm đa dạng các hành vi khác nhau để tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Nghiên cứu về tái thiết kế công việc là phải giải thích được: Tái thiết kế công việc là gì? Nội dung ra sao và ưu điểm của tái thiết kế công việc như thế nào? Đây cũng sẽ là những câu hỏi chi phối bài viết dưới đây của Luật Dương Gia.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

1. Tái thiết kế công việc là gì?

Tái thiết kế công việc là quá trình xem xét các yếu tố công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm để đưa ra và triển khai một phiên bản cải tiến, có thể liên quan đến cải tiến quy trình, phân bổ nhiệm vụ khác nhau và các thay đổi có liên quan khác.

Tái thiết kế công việc là một nỗ lực trong đó các trách nhiệm và nhiệm vụ công việc được xem xét, và có thể được phân bổ lại giữa các nhân viên, để cải thiện kết quả đầu ra. Tái thiết kế công việc có thể dẫn đến cải thiện cả năng suất và sự hài lòng trong công việc.

Tái thiết kế công việc giải quyết các cân nhắc sau:

– Công việc có thể được thiết kế như thế nào để tạo điều kiện chia sẻ công việc hoặc làm việc bán thời gian?

– Làm thế nào để giảm thiểu các khía cạnh đòi hỏi về thể chất đối với công việc?

– Nhiệm vụ nào nên vẫn là một phần của công việc và nhiệm vụ nào nên bị loại bỏ?

– Công việc nên chuyên sâu hay nên mở rộng phạm vi hơn?

Xem thêm: KPIs là gì?​ Ý nghĩa, phân loại và cách xây dựng của KPIs?

– Có nên sử dụng công nghệ mới đó không?

– Mức thù lao nào sẽ có ý nghĩa?

– Hiệu suất công việc nên được đo lường như thế nào?

– Môi trường vật chất nên được điều chỉnh như thế nào để phù hợp với hồ sơ lực lượng lao động?

– Những công việc khác sẽ bị ảnh hưởng như thế nào bởi những thay đổi trong công việc này?

Tái thiết kế công việc có thể có nhiều hình thức. Sau đây là một số cách tiếp cận phổ biến hơn:

– Mở rộng công việc – yêu cầu một người giữ công việc làm được nhiều việc hơn (thường ở cấp độ công việc tương tự)

– Nâng cao công việc – yêu cầu một người giữ công việc làm nhiều công việc có giá trị gia tăng hơn (thường bằng cách chuyển giao công việc và trách nhiệm từ cấp cao hơn tiếp theo)

Xem thêm: Vải ren là gì? Nguồn gốc, phân loại và ứng dụng của vải ren?

– Chia sẻ công việc – chia nhỏ công việc sao cho công việc được hoàn thành bởi 2 người trở lên

Ví dụ về tái thiết kế công việc:

Hãy lấy Mary, một đại diện dịch vụ khách hàng tại một trung tâm cuộc gọi lớn. Cô ấy thực hiện các nhiệm vụ tương tự trong ngày, chủ yếu trả lời các cuộc điện thoại của khách hàng yêu cầu hỗ trợ về các vấn đề thanh toán. Nếu nỗ lực tái thiết kế công việc được thực hiện tại trung tâm cuộc gọi của cô ấy, vị trí của cô ấy có thể thay đổi theo một số cách khác nhau. Cô ấy có thể tăng hoặc giảm số lượng cuộc gọi mỗi ngày; cô ấy có thể được đào tạo để có thể chuyển sang một nhóm chuyên biệt hơn, chẳng hạn như hỗ trợ kỹ thuật hoặc bán hàng, cho một phần hoặc tất cả các vị trí của mình; hoặc cô ấy có thể có sự thay đổi trong vai trò của mình, chẳng hạn như vị trí giám sát hoặc đào tạo.

Trong nỗ lực tái thiết kế công việc tốt, các mục tiêu cá nhân của Mary và các kỹ năng của cô ấy sẽ được tính đến khi xác định vị trí đã thay đổi của cô ấy. Việc sử dụng tốt hơn khả năng của mình và hướng tới các mục tiêu cá nhân sẽ khiến cô ấy hài lòng hơn với vị trí của mình và cô ấy cũng sẽ có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong ngày làm việc.

Quy trình tái thiết kế công việc:

– Sửa đổi nội dung công việc: Quy trình thiết kế lại công việc bao gồm việc thu hồi và sửa đổi thông tin liên quan đến công việc để xác định sự không nhất quán giữa con người và công việc.

– Phân tích thông tin liên quan đến công việc: Một khi nhà phân tích công việc đã hoàn thành việc thu thập và sửa đổi nội dung công việc, phân tích sự khác biệt là bước tiếp theo. Nó được thực hiện để xác định những trở ngại trong việc thực hiện các nhiệm vụ và công việc liên quan đến công việc và điều tra lý do tại sao một nhân viên không thể mang lại kết quả như mong đợi.

– Thay đổi các yếu tố công việc: Bước tiếp theo là sửa đổi các yếu tố công việc. Nó có thể bao gồm cắt giảm trách nhiệm phụ hoặc bổ sung nhiều chức năng hơn và mức độ trách nhiệm cao hơn. Mục đích cơ bản của việc thay đổi nội dung công việc là thiết kế công việc theo cách khuyến khích nhân viên làm việc chăm chỉ hơn và thực hiện tốt hơn.

Xem thêm: Stylist là gì? Các công việc, yếu tố trở thành một Stylist?

– Cải cách mô tả và đặc điểm công việc: Sau khi thay đổi các yếu tố công việc, một nhà phân tích công việc cần phải cải cách mô tả và đặc điểm kỹ thuật công việc để đảm bảo rằng người lao động được bố trí tại một địa điểm cụ thể có thể cung cấp những gì được mong đợi ở anh ta.

– Sắp xếp lại các nhiệm vụ và nhiệm vụ liên quan đến Công việc: Tiếp theo là phân bổ lại các nhiệm vụ và chức năng mới hoặc thay đổi cho nhân viên. Nó có thể được thực hiện bằng cách xoay vòng, làm phong phú, phóng to và thiết kế công việc. Ý tưởng là để tạo động lực cho những người thực hiện trong khi tăng mức độ hài lòng của họ.

2. Ưu điểm của tái thiết kế công việc:

Theo báo cáo của Robert Half’s Jobs và AI Anxiety, chúng ta đang ở đỉnh cao của sự bùng nổ trí tuệ nhân tạo (AI). Tương lai có thể mang đến một thế giới nơi các chuyên gia tài chính và AI làm việc cùng nhau, mỗi bên phát huy thế mạnh của bên kia. Điều này sẽ đòi hỏi phải tái thiết kế nhiều công việc để nhân viên con người có thể rời xa các công việc thường ngày để tập trung hơn vào các dự án chiến lược.

Tái thiết kế công việc mang lại rất nhiều các điểm tích cực, cụ thể:

– Nâng cao chất lượng cuộc sống công việc: Việc thiết kế lại công việc tạo động lực cho nhân viên và nâng cao chất lượng cuộc sống làm việc của họ. Nó làm tăng năng suất làm việc của họ và khuyến khích họ làm việc tốt hơn.

– Tăng năng suất của tổ chức và nhân viên: Việc thay đổi chức năng và nhiệm vụ công việc của họ làm cho nhân viên thoải mái hơn nhiều và làm tăng mức độ hài lòng của họ. Các trách nhiệm và nhiệm vụ công việc rõ ràng thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ hơn và đưa ra kết quả tốt nhất của họ. Không chỉ vậy, nó còn giúp tăng năng suất của tổ chức.

– Mang lại cảm giác thuộc về nhân viên: Thiết kế lại công việc và cho phép nhân viên làm những gì họ giỏi tạo ra cảm giác thân thuộc trong họ đối với tổ chức. Đó là một chiến lược hiệu quả để giữ chân nhân tài trong tổ chức và khuyến khích họ thực hiện trách nhiệm của mình một cách tốt hơn.

– Tạo ra một người phù hợp với công việc: Thiết kế lại công việc đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra một công việc phù hợp đúng người trong khi khai thác toàn bộ tiềm năng của nhân viên. Nó giúp tổ chức cũng như nhân viên đạt được mục tiêu hoặc mục tiêu của họ.

Xem thêm: Zara là hãng nào? Xuất xứ từ đâu? Tổng quan về Zara?

Do đó, mục đích của việc tái thiết kế công việc là xác định tầm quan trọng của nhiệm vụ và sự đa dạng về kỹ năng hiện có trong tổ chức và phân bổ lại các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến công việc theo các kỹ năng cụ thể mà một nhân viên sở hữu.

Thế giới thay đổi và việc làm cũng thay đổi cùng với nó. Tái thiết kế công việc là một trong những công cụ trong bộ công cụ phát triển tổ chức. Khi được áp dụng tốt, nó có thể giúp tạo ra một công việc phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và môi trường bên ngoài, đồng thời phù hợp với kỹ năng và năng lực của người lao động. Các kỹ thuật khác có liên quan cần đọc trước khi tham gia vào thiết kế lại công việc bao gồm thiết kế công việc, mở rộng công việc, làm giàu công việc, luân chuyển công việc và đơn giản hóa công việc.

Mặc dù tái thiết kế công việc nghe có vẻ đơn giản nhưng không phải lúc nào việc này cũng dễ thực hiện. Trước tiên, bạn cần phải phù hợp với sở thích và khả năng của nhân viên – và biết liệu họ có cởi mở và sẵn sàng cho việc làm giàu hoặc mở rộng việc làm hay không. Dưới đây là một số điều nên làm và không nên ghi nhớ khi bạn cân nhắc có nên sử dụng thiết kế lại công việc như một chiến lược để giữ chân nhân viên hay không:

– Thảo luận cơ hội 1-1 với nhân viên

Các thành viên trong nhóm của bạn có thể đã có một số ý tưởng về cách họ muốn thay đổi vai trò và trách nhiệm của mình. Vì vậy, bước đầu tiên, hãy nói chuyện trực tiếp với họ để lấy ý kiến ​​của họ. Hỏi họ xem họ có thể nổi trội ở đâu và làm thế nào họ nghĩ rằng họ có thể mang lại nhiều giá trị nhất cho tổ chức.

– Đừng suy nghĩ về tương lai

Khi thiết kế lại một công việc, hãy cân nhắc xem vị trí đó có thể phát triển như thế nào trong thời gian tới. Các tiến bộ công nghệ hoặc một hướng kinh doanh mới sẽ ảnh hưởng đến vai trò như thế nào? Bạn có thể không đủ khả năng chứng minh một vị trí trong tương lai, nhưng bạn có thể nghĩ về những gì có thể được yêu cầu sâu hơn.

Ngoài ra, hãy tránh các cơ hội làm giàu hoặc mở rộng việc làm được thiết kế quá phù hợp. Nếu bạn thiết kế lại một công việc cho phù hợp với một cá nhân cụ thể, thì bạn có thể phải đối mặt với một số thách thức tổ chức nếu người đó rời đi. Vì vậy, khi thiết kế lại công việc, hãy nghĩ về cách những thay đổi đối với vai trò có thể mang lại lợi ích cho cả nhóm chứ không chỉ cách chúng có thể làm tăng mức độ hài lòng trong công việc của một người.