Vlookup với bộ lọc google sheet

Nếu bạn thường xuyên xử lý các tập dữ liệu lớn hoặc tạo báo cáo động và trang tổng quan cần tìm dữ liệu cụ thể dựa trên các giá trị khác nhau, thì bạn sẽ thích hàm VLOOKUP trong Google Trang tính

VLOOKUP hoặc Tra cứu theo chiều dọc là một chức năng nâng cao trong Google Trang tính có thể quét hàng nghìn ô theo chiều dọc, tìm mối quan hệ giữa các bộ giá trị khác nhau và hiển thị dữ liệu bạn đang tìm kiếm trong các ô bạn muốn

Nghe có vẻ khó hiểu?

Đến cuối bài viết này, bạn sẽ biết chính xác VLOOKUP là gì và cách sử dụng nó trong Google Trang tính để tiết kiệm thời gian và tạo báo cáo động cho bất kỳ tập dữ liệu nào

Hãy đi sâu vào

VLOOKUP trong Google Trang tính là gì?

VLOOKUP hay Tra cứu dọc là một chức năng trong Google Sheets cho phép bạn tìm kiếm theo chiều dọc từ trên xuống dưới một giá trị (search_key) trong một bảng (dải dữ liệu) và trả về giá trị của một ô được chỉ định trong hàng của giá trị đó (search_key)

Kết quả của hàm VLOOKUP là kết quả động, nghĩa là chúng sẽ thay đổi khi giá trị của các ô được sử dụng trong công thức thay đổi

Hãy để tôi đơn giản hóa điều này với một ví dụ

Hãy tưởng tượng một thực đơn nhà hàng liệt kê các món súp, salad, món khai vị, món chính và món tráng miệng cùng với giá cả, số lượng đánh giá và xếp hạng sao trung bình.

Với chức năng VLOOKUP, bạn có thể thiết lập một ô mà bạn sẽ nhập tên của bất kỳ món ăn nào từ menu và VLOOKUP sẽ hiển thị cho bạn giá được liệt kê bên cạnh món ăn đó trong menu

Hiểu rồi?

Bạn cũng có thể sử dụng VLOOKUP để tìm món rẻ nhất trên menu, món có nhiều đánh giá nhất, xếp hạng sao tốt nhất hoặc các món trong một ngân sách giá nhất định

Điều đó giống như sơ lược về những gì VLOOKUP có thể làm cho bạn nhưng tôi chắc chắn rằng điều này sẽ làm rõ những gì chức năng này làm cho bạn

Ở phần sau của bài viết, tôi sẽ chia sẻ nhiều ví dụ về cách bạn có thể sử dụng VLOOKUP để làm cho tiện ích của nó trở nên rõ ràng hơn

Tại sao nên sử dụng VLOOKUP?

Tôi không biết về bạn nhưng tôi không thích ý tưởng tìm kiếm thủ công hàng trăm giá trị trong bảng tính hoặc bảng và nhập nó vào một ô khác

Và ngay cả khi ai đó thích làm việc này theo cách thủ công, họ sẽ cần cập nhật các giá trị mỗi khi giá trị ban đầu thay đổi

VLOOKUP không chỉ tự động thực hiện việc này trong chưa đầy một giây mà còn cho phép bạn chơi với dữ liệu của mình theo nhiều cách khác nhau

Ví dụ: bạn có thể lấy dữ liệu từ các trang tính khác nhau, đặt tiêu chí để lọc ra các giá trị khỏi kết quả của mình và luôn nhận được kết quả cập nhật mới nhất dựa trên dữ liệu gốc của bạn

Ngoài ra, vì tất cả dữ liệu đến một cách tự động mà không có bất kỳ sự can thiệp nào của con người nên khả năng xảy ra bất kỳ sai sót nào trong kết quả của bạn gần như bằng không

Công việc duy nhất của bạn là đảm bảo rằng các bảng hoặc bảng tính của bạn có đúng dữ liệu và hàm VLOOKUP đang sử dụng đúng tiêu chí

Google Trang tính sẽ lo phần còn lại

VLOOKUP so với. Tìm (Ctrl+F) – Điểm khác biệt là gì?

CTRL+F là phím tắt phổ biến mà bạn có thể sử dụng để tìm bất kỳ giá trị nào trong Google Trang tính (và hầu hết các chương trình quản lý tài liệu khác)

Nhưng nó có giống với VLOOKUP không?

thậm chí không gần

CTRL+F là phím tắt, không phải là hàm động trong Google Trang tính

Bạn có thể sử dụng nó để tìm các giá trị trong một trang tính theo cách thủ công nhưng bạn không thể sử dụng nó trong một ô để tự động tìm dữ liệu

Mặt khác, VLOOKUP là một hàm ô lấy kết quả động dựa trên nguồn dữ liệu gốc của bạn

Ngoài ra, nó có thể khớp các tập dữ liệu khác nhau, lọc ra các kết quả không đáp ứng tiêu chí của bạn và hiển thị kết quả của nó trong các ô bạn muốn

Nói tóm lại, không có sự giống nhau nào giữa CTRL+F và VLOOKUP

Cú pháp VLOOKUP trong Google Trang tính

Đây là công thức VLOOKUP chuẩn trong Google Trang tính

VLOOKUP (khóa_tìm_kiếm, phạm vi, chỉ mục, [được_sắp_xếp])

Hãy để tôi giải thích riêng từng thành phần của công thức này

Để hiểu rõ hơn, hãy sử dụng cùng một bảng mà tôi đã sử dụng trước đó trong bài viết

Search_Key. Đây là ô chứa giá trị mà bạn muốn tìm kiếm trong một tập dữ liệu nhất định. Nó còn được gọi là giá trị tra cứu hoặc mã định danh duy nhất. Lấy ví dụ về menu nhà hàng, search_key sẽ là tên các món ăn/sản phẩm trong menu mà bạn muốn tìm kiếm giá. Trong ví dụ này, bạn sẽ nhập giá trị đó vào ô số A19

Phạm vi. Đây là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn xem xét để tìm kiếm. Cột đầu tiên của phạm vi được sử dụng để tìm kiếm giá trị trong search_key. Ví dụ: nếu chúng tôi chọn hai cột đầu tiên của bảng này (Tên món ăn và Giá), phạm vi của chúng tôi sẽ từ ô A2 đến B16 trong khi cột đầu tiên (Món ăn) sẽ được sử dụng để tìm kiếm giá trị mà bạn nhập search_key

Mục lục. Đây là cột mà bạn muốn tìm kiếm giá trị tương ứng cho search_key. Trong công thức, bạn sẽ biểu thị cột này bằng số sê-ri của nó so với cột đầu tiên trong phạm vi dữ liệu của bạn. Ví dụ: nếu phạm vi dữ liệu của bạn là A2. B16, giá trị khóa_tìm kiếm của bạn là A19 và bạn muốn tìm Số lượng đánh giá cho Sản phẩm 3, số chỉ mục cho cột này sẽ là 3 trong công thức của bạn (cột đầu tiên của phạm vi, Món ăn, luôn được biểu thị bằng 1)

[được_sắp_xếp]. Điều này thể hiện dữ liệu trong cột bạn muốn tìm kiếm (cột đầu tiên từ trái sang) đã được sắp xếp hay chưa. Nếu dữ liệu được sắp xếp, bạn sẽ gõ TRUE. Nếu nó không được sắp xếp, bạn sẽ gõ FALSE. Nếu bạn để trống phần này, nó sẽ được đặt thành TRUE theo mặc định

ý nghĩa của tùy chọn này là gì?

SAI. Nếu bạn đặt phần này thành FALSE, công thức sẽ trả về kết quả khớp chính xác của giá trị bạn đang tìm kiếm. Trong trường hợp nhiều giá trị đáp ứng tiêu chí tìm kiếm của bạn, giá trị đầu tiên sẽ được hiển thị. Và nếu không có giá trị nào phù hợp với tìm kiếm của bạn, hàm sẽ hiển thị #N/A

THẬT. Nếu bạn đặt phần này thành TRUE, công thức sẽ trả về một giá trị nhỏ hơn hoặc bằng với khóa tìm kiếm của bạn (bất kỳ giá trị nào gần nhất). Nếu tất cả các giá trị trong cột tìm kiếm đều lớn hơn khóa tìm kiếm của bạn, nó sẽ hiển thị #N/A

Để tóm tắt phần này, đây là cách bạn sẽ sử dụng VLOOKUP để tìm kiếm giá của sản phẩm trên menu

VLOOKUP (A19, A2. B16, chỉ mục, 2, SAI)

Đây là cách cú pháp xuất hiện trong Google Trang tính

Bạn có thể áp dụng hàm này cho nhiều ô trong một trang tính để hiển thị các kết quả khác nhau hoặc tìm kiếm nhiều giá trị trong một tập dữ liệu

Cách sử dụng VLOOKUP trong Google Trang tính để tìm kiếm đối sánh chính xác

Sử dụng VLOOKUP trong Google Sheets khá đơn giản như tôi đã hướng dẫn bạn trong phần trước. Nhưng hãy để tôi chia sẻ chi tiết từng bước của quy trình để không còn nhầm lẫn

Bước 1. Mở Google Trang tính trên máy tính của bạn
Bước 2. Mở tệp chứa tập dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm.
Bước 3. Nhấp vào một ô bên ngoài tập dữ liệu của bạn nơi bạn muốn hiển thị kết quả tìm kiếm của mình.

Bước 4. Bây giờ hãy xác định ô mà bạn sẽ nhập khóa tìm kiếm của mình

Bước 5. Áp dụng hàm VLOOKUP cho ô liên quan

Bước 6. Chọn ô mà bạn sẽ nhập khóa tìm kiếm của mình. Trong ví dụ này, đó là A19

Bước 7. Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm khóa tìm kiếm của mình. Trong ví dụ này, phạm vi dữ liệu là từ ô A3 đến B16

Bước 8. Bây giờ hãy chọn cột mà bạn muốn lấy giá trị tương ứng cho khóa tìm kiếm của mình. Trong ví dụ này, cột là Giá có nghĩa là chúng tôi sẽ biểu thị nó bằng 2 vì đây là cột thứ hai trong phạm vi dữ liệu của bạn

Bước 9. Chúng tôi muốn tìm giá chính xác của tên sản phẩm mà chúng tôi nhập, do đó, chúng tôi sẽ đặt thông số [is_sorted] là “FALSE”

Bước 10. Nhấn phím ENTER để hoàn thành công thức VLOOKUP trong ô Google Trang tính của bạn.
Bước 11. Bây giờ hãy nhập tên sản phẩm vào ô tìm kiếm để tìm giá của nó.

Bước 11. Nếu bạn muốn áp dụng công thức này cho các ô bên dưới nó, chỉ cần chọn và kéo nó xuống cho đến ô bạn muốn. Làm điều này cho cả ô khóa tìm kiếm và ô chứa công thức VLOOKUP

Cách sử dụng VLOOKUP trong Google Trang tính để tìm kiếm kết quả phù hợp nhất

Nếu bạn muốn tìm kết quả khớp gần nhất với khóa tìm kiếm của mình thay vì tìm kiếm khớp chính xác, bạn sẽ đặt tham số [is_sorted] thành TRUE

Trong ví dụ về thực đơn nhà hàng, giả sử bạn muốn tìm sản phẩm phù hợp nhất với ngân sách của mình

Đây là cách bạn sẽ sử dụng VLOOKUP để tìm nó.
Bước 1. Trước hết, hãy sắp xếp dữ liệu của bạn theo cách mà cột giá xuất hiện trước danh sách sản phẩm vì VLOOKUP không thể tìm kiếm ở bên trái phạm vi dữ liệu của bạn.

Bước 2. Bây giờ hãy áp dụng các bộ lọc trên tập dữ liệu của bạn

Bước 3. Sắp xếp cột giá từ A đến Z (tăng dần). Nếu dữ liệu không được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, hàm VLOOKUP cho khớp biến sẽ không hoạt động bình thường

Bước 4. Bây giờ hãy tạo hai ô riêng biệt bên ngoài phạm vi dữ liệu của bạn. Một để nhập khóa tìm kiếm và một để hiển thị kết quả của VLOOKUP

Bước 5. Bây giờ hãy áp dụng hàm VLOOKUP theo cách tương tự như được mô tả trong phần trước

Bước 6. Nhưng lần này đặt tham số [is_sorted] thành TRUE thay vì FALSE

Bước 7. Bây giờ hãy nhập ngân sách của bạn vào ô khóa tìm kiếm

Bước 8. VLOOKUP sẽ hiển thị cho bạn tên sản phẩm bằng hoặc thấp hơn ngân sách của bạn (đối sánh gần nhất)

Như bạn có thể thấy, ngân sách tôi đã nhập là 55 mà VLOOKUP hiển thị Sản phẩm 11 là mục duy nhất trong ngân sách của tôi

Nếu bạn nhìn vào bảng bên trái, không có mặt hàng nào có giá 55. Vì vậy, kết quả phù hợp nhất tiếp theo là Sản phẩm 11 với giá 55. Các mặt hàng còn lại có giá cao hơn 55 và như tôi đã đề cập trước đó, VLOOKUP chỉ tìm kiếm các giá trị bằng hoặc nhỏ hơn từ khóa tìm kiếm của bạn

Trong các ví dụ này, chúng tôi đã áp dụng VLOOKUP cho dữ liệu trong một Trang tính Google

Hãy xem cách sử dụng VLOOKUP cho nhiều Google Trang tính

Sử dụng VLOOKUP trong nhiều Google Trang tính

Bạn cũng có thể sử dụng VLOOKUP để lấy dữ liệu từ nhiều Google Trang tính

Giả sử chúng tôi có một trang tính khác (Trang tính 2) trong tệp chứa tên và tuổi của khách hàng

Nếu bạn muốn kéo tuổi của khách hàng trong Bảng 1 bằng cách nhập tên của khách hàng, đây là công thức chúng tôi sẽ sử dụng

Bước 1. Tạo các ô mà bạn muốn nhập tên khách hàng (phím tìm kiếm) và kéo tuổi của họ từ trang tính khác

Bước 2. Nhập hàm VLOOKUP vào ô tuổi

Bước 3. Chọn ô tiếp theo Tên khách hàng làm khóa tìm kiếm của bạn

Bước 3. Khi chọn vùng dữ liệu, nhấp vào Sheet 2 và chọn hai cột trong vùng dữ liệu

Bước 4. Nhấn enter để hoàn thành chức năng

Bước 5. Bây giờ hãy nhập tên khách hàng vào ô khóa tìm kiếm để lấy tuổi của họ từ Trang 2

Sử dụng cùng một định dạng, bạn có thể lấy dữ liệu từ bao nhiêu trang tính trong một tệp tùy thích

Bạn có thể tự tin sử dụng VLOOKUP trong Google Trang tính không?

Tôi đã chia sẻ cú pháp cơ bản và một số cách sử dụng phổ biến của hàm VLOOKUP trong Google Trang tính. Như bạn có thể thấy, đây là một chức năng tiện dụng có thể giúp bạn tìm kiếm trong hàng nghìn ô và tìm thấy thông tin mà bạn đang tìm kiếm. Các ví dụ tôi chia sẻ trong bài viết này rất cơ bản để bạn có thể hiểu chức năng này hoạt động như thế nào. Nhưng cũng có nhiều cách nâng cao mà bạn có thể sử dụng. Vì vậy, hãy tiếp tục và thử nghiệm với các đoạn dữ liệu lớn bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP để xem nó có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn như thế nào. Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi

Bạn có thể bật VLOOKUP khi bật bộ lọc không?

Bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP với hàm IF trên Google Trang tính không?