Với mặt nạ (input mask) của một trường kiểu text là ll000 thì cho phép nhập dữ liệu như thế nào?

Vị trí: Mô đun được bố trí sau khi sinh viên học xong các môn học chung, các môn cơ sở chuyên ngành đào tạo chuyên môn nghề.

Tính chất: Là mô đun cơ sở nghề.

Ý nghĩa và vai trò: Đây là mô đun chuyên nghành cung cấp cho sinh viên các kiến thức về một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, cách thức tạo lập một cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ứng dụng được Microsoft Access trong một bài toán thực tế.

Nắm bắt các khái niệm cơ bản của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access;

Tạo lập được bảng dữ liệu, xây dựng được quan hệ giữa các bảng;

Sử dụng, quản lý, bảo trì và khai thác số liệu trên các bảng;

Thực hiện được truy vấn dữ liệu;

Thiết kế đựợc các đối tượng Form , Report, Macro;

Ứng dụng được Microsoft Access trong một bài toán thực tế.

Bố trí làm việc khoa học đảm bảo an toàn cho người và phương tiện học tập.

1. Nội dung tổng quát và phân phối thời gian :

Số TT	Tên bài	Thời gian
Tổng số	Lý thuyết	Thực hành	Kiểm Tra*
1	Tổng quan về hệ quản trị CSDL Microsoft Access	3	3	0	0
2	Xây dựng bảng (TABLE)	15	5	9	1
3	Truy vấn dữ liệu (Query)	20	8	11	1
4	Xây dựng FORM	12	5	7	0
5	Macro	13	5	7	1
6	Báo biểu (Report)	12	4	8	0
	Tổng cộng	75	30	42	3

BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QTCSDL ACCESS

Mã bài:MĐ14-01

Giới thiệu: Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người sử dụng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access có khả năng thao tác dữ liệu, khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp.

Mục tiêu:

Nhắc lại các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL;

Biết được xuất xứ và khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access;

Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ ứng dụng.

Nội dung chính:

1. Các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL

Mục tiêu:

Nắm được khái niệm cơ sở dữ liệu, mô hình CSDL quan hệ, HQTCSDL quan hệ.

a. Cơ sở dữ liệu là gì?

Cơ sở dữ liệu (Database): là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau chứa thông tin về một tổ chức nào đó (như một trường đại học, một ngân hàng, một công ty, một nhà máy, ...), được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp (như băng từ, đĩa từ, …) để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với nhiều mục đích khác nhau.

b. Mô hình CSDL quan hệ là gì?

Theo mô hình này, dữ liệu được thể hiện trong các bảng. Mỗi bảng gồm các dòng và cột, mỗi cột có một tên duy nhất. Mỗi dòng cho thông tin về một đối tượng cụ thể trong quản lý (mỗi dòng thường được gọi là một bản ghi hay một mẫu tin).

c. HQTCSDL quan hệ: là phần mềm để tạo lập CSDL theo mô hình CSDL quan hệ và thao tác trên CSDL đó.

2. Giới thiệu chung về Access.

Mục tiêu:

Biết được xuất xứ, khả năng, ứng dụng và các đối tượng của phần mềm MS Access;

Phần mềm Microsoft Access (gọi tắt là Access) là hệ quản trị cơ sở dữ liệu nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office của hãng Microsoft, dùng để tạo, xử lý các cơ sở dữ liệu.

Trong Microsoft Access 2010 có thêm một số tính năng mới so với các phiên bản trước, đặc biệt là hỗ trợ định dạng Web-ready cho cơ sở dữ liệu. Trong khi những phiên bản trước của Access cho phép sử dụng các công cụ lệnh xuất cở sở dữ liệu sang Web để truy cập dữ liệu, Access 2010 đã cải tiến Web Publication giúp người dùng sử dụng dễ dàng hơn nhờ Web Database.

Từ Access 2007 trở đi, giao diện người dùng đã thay đổi, đó là thanh Ribbon và Cửa sổ Danh mục chính. Thanh Ribbon này thay thế các menu và thanh công cụ từ phiên bản trước. Cửa sổ Danh mục chính thay thế và mở rộng các chức năng của cửa sổ Database.

a. Khả năng của Access.

- Cung cấp các công cụ để khai báo, lưu trữ và xử lý dữ liệu: công cụ tạo bảng dữ liệu, form giao diện BÀI trình, query truy vấn dữ liệu, kết xuất báo cáo…Từ đó cho phép quản lý số liệu một cách thống nhất có tổ chức, liên kết các số liệu rời rạc với nhau và giúp người sử dụng có thể thiết kế BÀI trình một cách tự động.

- Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển (Development tools) khá mạnh giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ.

b. Ứng dụng của Access.

Access được sử dụng để tạo nên những phần mềm quản lý trong mô hình quản lý vừa và nhỏ: quản lý bán hàng, quản lý thu ngân, quản lý chi phí, quản lý vật tư, quản lý học sinh, quản lý điểm học sinh, quản lý giáo viên…

c. Các đối tượng của Access.

Các loại đối tượng chính trong Access 2010 là Tables, Queries, Forms, Report, Pages, Macros, Modules. Các đối tượng này sẽ được giới thiệu lần lượt ở các bài sau. (hình I.1)

3. Môi trường làm việc & Các khái niệm cơ bản

Mục tiêu:

Làm quen với môi trường làm việc, hệ thống menu và các thành phần cơ bản của một tập tin Access.

3.1. Giới thiệu môi trường làm việc.

a. Vùng làm việc

Khi khởi động Access, trong cửa sổ khởi động, mặc định tab File và lệnh New trong tab File được chọn, cửa sổ được chia thành 3 khung:

- Khung bên trái gồm các lệnh trong tab File -Khung giữa: chứa các loại tập tin cơ sở dữ liệu mà bạn có thể tạo mới.

Hình I.1 Khung bên phải: để nhập tên và chọn vị trí lưu tập tin mới tạo và thực thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu.

. Thanh Quick Access

Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc định thanh Quick Access gồm các nút công cụ Save, Undo. (Hình I.1)

B
Hình I.2
ên phải của Quick Access chứa nút Customize, khi cơ sở dữ liệu đang mở, nếu click nút Customize sẽ xuất hiện một menu giúp bạn chỉ định các nút lệnh hiển thị trên thanh Quick Access, nếu các lệnh không có trong menu, bạn có the click nút More Commands hoặc click phải trên thanh Quick Access chọn Customize Quick Access Toolbar. (hình I.2)

Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh trong khung choose commands from, click nút Add-> click OK.

. Thanh Navigation Pane

Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu. Từ khung Navigation Pane, bạn có thể mở bất kỳ Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc module trong cơ sở dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối tượng. (Hình I.3)

B
Hình I.3
ằng cách click phải vào tên của đối tượng ương Navigation Pane, bạn có thể thực hiện các thao tác với đối tượng như: đổi tên, sao chép, xoa, import, export một đối tượng...

Nhấn phím Fl1 hoặc click vào mũi tên kép ở góc trên bên phải của khung Navigation Pane để hiển thị hoặc ẩn khung Navigation Pane.

3.2. Hệ thống menu chính của Access.

File

Home

Create

External Data

Database Tools

Không như các phiên bản trước, phiên bản 2010 này tích hợp toàn bộ hệ thống menu trên 1 thanh công cụ ribbon. Thanh Ribbon được tạo bởi nhiều tab khác nhau, để truy cập vào một tab, có thể click trên nhãn của tab hoặc dùng phím tắt. Nhấn phím Alt hoặc F10 để hiển thị tên của các phím tắt của các tab.

ầu hết các tab trên Ribbon được chia thành từng nhóm khác nhau, mỗi nhóm hiển thị tiêu đề con bên dưới của nhóm. Một số nhóm trong Ribbon có hiển thị nút, khi click nút này sẽ xuất hiện cửa sổ cho phép thiết lập các thuộc tính của nhóm tương ứng.

Cửa sổ Properties

ửa sổ Properties giúp ta có thể hiệu chỉnh thuộc tính của đối tượng, tùy theo đối tượng đang được chọn mà cửa sổ thuộc tính sẽ chứa những thuộc tính tương ứng của đối tượng đó. (Hình I.4)

Để mở cửa sổ Properties, chọn đối tượng muốn thay đổi thuộc tính, chọn tab Design hoặc nhấn tổ hợp phím

Atl +Enter

Cửa sổ Properties được chia thành năm nhóm:

Hình I.4
Format: Gồm các thuộc tính định dạng đối tượng

- Data: Gồm các thuộc tính truy suất dữ liệu của đối tượng.

- Event: Gồm các sự kiện (event) của đối tượng.

- Other. Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,...

- All: Gồm tất cả các thuộc tính ương bốn nhóm trên.

3.3. Các thành phần cơ bản của một tập tin CSDL access

SDL trong Access là cơ sở dữ liệu quan hệ gổm các thành phần: Tables, Querys, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules.

C
Hình I.5 ông cụ để tạo các đối tượng trong Access được tổ chức thành từng nhóm trong tab Create của thanh Ribbon (Hình I.5)

a. Bảng (Tables)

Table là thành phần quan trọng nhất của tập tin cơ sở dữ liệu Access, dùng để lưu trữ dữ liệu. Do đó đây là đối tượng phải được tạo ra trước. Bên trong một bảng, dữ liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều dòng.

b. Truy vấn (Queries)

Query là công cụ để người sử dụng truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên dữ liệu. Người sử dụng có thể sử dụng ngôn ngữ SQL hoặc công cụ QBE để thao tác trên dữ liệu.

c. Biểu mẫu (Forms)

Form là công cụ để thiết kế giao diện cho BÀI trình, dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu. Biểu mẫu giúp thân thiện hóa quá trình nhập, thêm, sửa, xóa và hiển thị dữ liệu.

d. Báo cáo (Reports)

Report là công cụ giúp người dùng tạo các kết xuất dữ liệu từ các bảng, sau đó định dạng và sắp xếp theo một khuôn dạng cho trước và có thể in ra màn hình hoặc máy in.

e. Tập lệnh (Macros)

Macro là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện một loạt các thao tác được qui định trước. Tập lệnh của Access có thể được xem là một công cụ lập trình đơn giản đáp ứng các tình huống cụ thể.

f. Bộ mã lệnh (Modules)

Là công cụ lập trình trong môi trường Access mà ngôn ngữ nền tảng của nó là ngôn ngữ Visual Basic for Application. Đây là một dạng tự động hóa chuyên sâu hơn tập lệnh, giúp tạo ra những hàm người dùng tự định nghĩa. Bộ mã lệnh thường dành cho các lập trình viên chuyên nghiệp.

4. Một số thao tác cơ bản

Mục tiệu:

- Nắm được các thao tác khởi động, kết thúc BÀI trình.

- Nắm được các thao tác mở, tạo mới một tập tin csdl, lưu tập tin csdl.

4.1. Khởi động BÀI trình.

- Cách 1: Start (AU) Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2010.

- Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên desktop, xuất hiện cửa so khởi động Access như hình.

4.2. Thoát khỏi Access.

Khi không làm việc với Access nữa, thoát ứng dụng đang chạy bằng một trong những cách sau:

- Mở thực đơn File | Exit.

- Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4.

Hoặc đóng nút Close

trên cửa sổ Access đang mở.

4.3. Tạo mới 1 tập tin CSDL access.

− Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Database.

−

H×nh I.6
File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2010, tập tin cơ sở dữ liệu được lưu với tên có phần mở rộng là .accdb.

− Nếu không chỉ định đường dẫn thì mặc định tập tin mới tạo sẽ được lưu trong thư mục Document, ngược lại, click nút Browse

để chỉ định vị trí lưu tập tin. Click nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu. (Hình I.6)

4.4. Mở một tập tin CSDL access đã có trên đĩa.

Để mở một cơ sở dữ liệu đã có ta thực hiện một trong các cách sau:

− Cách 1:

∗ Tại cửa sổ khởi động, trong tab File → Open…

∗ Chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần mở → Open.

− Cách 2:

∗ Double click vào tên tập tin cần mở.

4.5. Lưu CSDL access.

Để lưu CSDL access, ta có thể thực hiện một trong các cách sau:

- Cách 1: Vào Menu File->Save.

- Cách 2: Click chuột vào biểu tượng

trên thanh tiêu đề.

- Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S.

CÂU HỎI KIỂM TRA

Hãy phân biệt cơ sở dữ liệu với hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Các đối tượng trong MS access là gì?.
Trình bày khả năng và các ứng dụng của MS Acess.
Với Access 2010, khi tập tin access được tạo ra, tập tin đó sẽ có phần mở rộng là gì?

BÀI 2: XÂY DỰNG BẢNG (TABLE)

Mã bài: MĐ14-02

Giới thiệu: Xây dựng bảng là công việc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ qui trình phát triển một ứng dụng trên Access. Một cơ sở dữ liệu được thiết kế và xây dựng tốt sẽ là những thuận lợi trong quá trình phát triển ứng dụng.

Mục tiêu:

Hiểu khái niệm bảng dữ liệu;

Tạo lập được bảng;

Thiết lập được các trường, thuộc tính;

Thao tác được với dữ liệu trong datasheet view.

Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính.

Nội dung:

1. Các khái niệm (bảng, trường, mẫu tin, kiểu dữ liệu, thuộc tính)\

Mục tiêu:

- Hiểu được các khái niệm bảng, trường, mẫu tin, kiểu dữ liệu, thuộc tính.

1.1.Bảng

- Bảng là thành phần quan trọng và cơ bản của CSDL trong Access. Là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó như DM NHAN VIEN, DM PHONG BAN,... mỗi hàng trong bảng là một mẫu tin(record) chứa các nội dung riêng của đối tượng đó. Mỗi mẫu tin đều có chung cấu trúc tức các trường (field)

Hình II.1

- Trong một CSDL, có thể chứa nhiều bảng, thường mỗi bảng lưu trữ nhiều thông về một đối tượng nào đó, mỗi một thông tin đều có những kiểu đặt trưng riêng, mà với Access, nó sẽ được cụ thể thành một kiểu dữ liệu nào đó (Ví dụ: cột TEN có kiểu Text)

1.2. Trường

Mỗi trường là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính của đối tượng cần quản lý. Mỗi trường tùy theo tính chất của nó mà có thể có các kiểu dữ liệu khác nhau.

Trường khóa chính (Primary key): là trường mà giá trị của các mẫu tin trong cùng một bảng là khác nhau. Như vậy trường khóa chính có tác dụng phân biệt giá trị của các mẫu tin trong cùng một bảng. Trường khóa chính có thể là một trường hay là một kết hợp của nhiều trường khác nhau.

Trường khóa ngoại (Foreign key): là trường khóa chính của một bảng khác có quan hệ với bảng chứa nó.

1.3. Mẫu tin

Mỗi mẫu tin (bản ghi) là một hàng của bảng gồm dữ liệu về các thuộc tính của đối tượng được quản lý. Các mẫu tin đều có cùng một cấu trúc (trường dữ liệu, kiểu dữ liệu, thuộc tính dữ liệu).

1.4. Kiểu dữ liệu

Trong access mỗi Field có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau:

Data Type
Kiểu dữ liệu	Dữ liệu	Kích thước
Text	Văn bản	Tối đa 255 ký tự
Memo	Văn bản nhiều dòng, nhiều Trang	Tối đa 65.535 ký tự
Number	Kiểu số (bao gồm số nguyên và số thực), dùng để thực hiện tính toán, các định dạng dữ liệu kiểu số được thiết lập trong Control Panel.	1, 2, 4, hoặc 8 byte
Date/Time	Dữ liệu kiểu Date và Time. Các định dạng của dữ liệu Date/Time được thiết lập trong Control Panel.	8 byte
Currency	Kiểu tiền tệ, mặc định là $.	8 byte
AutoNumber	Access sẽ tự động tăng tuần tự hoặc ngẫu nhiên khi một mẫu tin mới được tạo, không thể xóa, sửa.	4 byte
Yes/no	Kiểu luận lý (Boolean). Chỉ chấp nhận dữ liệu có giá trị Yes/No, True/False, On/Off	1bit
OLE Object	Dữ liệu là các đối tượng được tạo từ các phần mềm khác.	Tối đa 1 GB
HyperLink	Dữ liệu của field là các link.
Lookup Wizard	Lookup Wizard không phải là kiểu dữ liệu, mà là chức năng để tạo một danh sách mà giá trị của nó được nhập bằng tay hoặc được tham chiếu từ một bảng khác trong cơ sở dữ liệu.
Attachment	đính kèm dữ liệu từ các BÀI trình khác, nhưng bạn không thể nhập văn bản hoặc dữ liệu số.

Để thay đổi những định dạng mặc định của các kiểu dữ liệu trong môi trường Window, chọn Start-Control Panel-Regional and Language-Customize.

− Tab Numbers để thay đổi định dạng số như dấu thập phân, phân cách hàng ngàn…

− Tab Date/Time để thay đổi định dạng ngày/giờ.

− Tab Currency để thay đổi đơn vị tiền tệ.

1.5. Thuộc tính

Thuộc tính là những đặc tính riêng của từng đối tượng.

Mỗi trường dữ liệu (cột), các đối tượng điều khiển trên form/report, form/report đều có bảng thuộc tính riêng của nó.

2 - Tạo lập bảng

Mục tiêu:

Biết cách tạo bảng bằng wizard.

Biết cách tự tạo bảng ở chế độ Design view.

2.1. Lập bảng nhờ sự trợ giúp Wizard

ước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, click tab Create, trong nhóm lệnh Table, click nút lệnh Table, xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng, bao gồm 1 cột ID là cột khóa chính mặc định có kiểu Autonumber và 1 cột trống Click to Add. Cột ID có thể đổi lại tên bằng cách kích chuột phải lên tên cột, chọn Rename Field.

Bước 2: Để thêm một cột mới, click chuột vào ô Click to Add. Lúc này sẽ xuất hiện bảng lựa chọn các kiểu dữ liệu cho cột mới thêm vào.

Bước 3: Thêm dữ liệu vào bảng mới tạo.

Bước 4: Đóng bảng và lưu bảng.

Hình II.2 ếu muốn sửa đổi lại bảng vừa thiết kế, chuyển đổi bảng sang chế độ Design View bằng cách chọn menu Home - chọn View – chọn Design View như hình II.2

2.2 Tạo bảng bằng chức năng Table Design

B
Hình II.3

ước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, click tab Create, trong nhóm lệnh Table, click nút lệnh Table Design (Hình II.3), xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng gồm các thành phần: (Hình II.4).

Hình II.4

− Field Name: định nghĩa các fields trong bảng.

− Data Type: chọn kiểu dữ liệu để lưu trữ dữ liệu của field tương ứng.

− Description: dùng để chú thích ý nghĩa của field.

− Field Properties: thiết lập các thuộc tính của Field, gồm có hai nhóm:

− General: là phần định dạng dữ liệu cho field trong cột Field Name.

∗ Lookup: là phần quy định dạng hiển thị / nhập dữ liệu cho Field .
Bước 2: Trong cửa sổ thiết kế, thực hiện các công việc sau:

− Nhập tên field trong cột field Name, chấp nhận khoảng trắng, không phân biệt chữ hoa, chữ thường. Nên nhập tên field theo tiêu chí: Ngắn gọn, dễ nhớ, gợi nghĩa, và không có khoảng trắng.

− Chọn kiểu dữ liệu cho field trong cột Data Type

− Chú thích cho field trong cột Description.

− Chỉ định thuộc tính cho field trong khung Field Properties.

Bước 3: Xác định khóa chính cho bảng:

− Đặt trỏ tại field được chọn làm khóa chính (hoặc chọn các field đồng thời làm khóa)

− Click nút Primary key trên thanh công cụ Table (Table

Tools), hoặc click phải trên tên field, chọn lệnh Primary key.

Bước 4: Lưu bảng vừa tạo bằng cách:

− Click vào nút

trên thanh Quick Access

Hình II.5

− Nhập tên cho bảng trong hộp thoại Save as như hình (trong trường hợp Table mới tạo, chưa đặt tên).

Hình II.6

Lưu ý: Nếu bảng chưa được đặt khóa chính thì Access sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo:

Hình II.7

* Nhấn nút Cancel để trở lại cửa sổ thiết kế, đặt khoá chính cho bảng.

* Nhấn nút No để lưu mà không cần đặt khóa chính, có thể đặt sau.

* Nhấn nút Yes để Access tự tạo khoá chính có tên là ID, kiểu Autonumber.

2.3. Chuyển qua chế độ Datasheet View

ó thể tạo bảng bằng cách định nghĩa trực tiếp các cột trong chế độ DataSheet View như sau:

−
Hình II.8
Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Table, click nút Table, xuất hiện bảng mới ở chế độ Datasheet View.

− Thanh Ribbon chuyển sang tab Field với nhóm lệnh Add & Delete giúp bạn chọn kiểu dữ liệu cho Field mới khi thêm Field vào bảng.

Hình II.9

−

Đặt trỏ trong ô bên dưới Field mới (Click to Add), sau đó chọn một trong các kiểu dữ liệu trong nhóm Add & Delete trên thanh Ribbon. Hoặc click chuột trên Click to Add, chọn kiểu dữ liệu trong menu. Có thể click nút More Fields để chọn các kiểu dữ liệu khác.

− Nhập tên cho Field mới.

−

Hình II.10
Tạo Field tính toán: Khi thiết kết bảng ở chế độ DataSheet View, bạn có thể tạo một Field mới mà nó là kết quả của một biểu thức tính toán từ các Field trước, bằng cách:

* Click tiêu đề Click to Add của Field mới như hình trên.

* Chọn lệnh Calculated Field, xuất hiện cửa sổ Expression Builder

*
Hình II.11

Nhập biểu thức tính toán.

3. Trường và các thuộc tính

Mục tiêu:

- Hiểu được các chức năng của các thuộc tính trường.

Đây là một phần không kém phần quan trọng, nó quyết định đến độ rộng dữ liệu thực sự lưu giữ trong Table, định dạng dữ liệu nhập vào,....Mỗi một kiểu dữ liệu sẽ có các thuộc tính và các đặc trưng khác nhau. Sau đây là các thuộc tính định dạng.

3.1 Các thuộc tính trường (Field Properties)

3.1.1. Field Size:

Quy định kích thước của field, tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu. Chỉ có hiệu lực với các Field có kiểu là Text hoặc Number.

− Dữ iệu kiểu text: giới hạn kích thước từ 0- 255 ký tự, mặc định là 50 ký tự.

− Dữ liệu kiểu Memo: giới hạn kích thước từ 0- 65.535 ký tự.

− Đối với kiểu dữ liệu Number: kiểu Number bao gồm một số kiểu con, giới hạn kích thước kiểu Number chính là xác định kiểu con.

Field size	Miền giá trị	Số lẻ tối đa
Byte	0- 255	0
Integer	-32768- 32767	0
Long integer	- 214783648 – 214783647	0
Single	-3.4×1038- 3.4×1038	7
Double	-1.79×10308-1.79×10308	15
Decimal	-1028-1 – 1028-1	20

3.1.2. Decimal Places:

Quy định số chữ số thập phân (chỉ sử dụng trong trường hợp số có dạng single, double). đối với kiểu Currency, Fixed, Percent luôn luôn decimal places là 2.

3.1.3. Format:

Quy định dạng hiển thị của dữ liệu trên màn hình hoặc ra máy in, phụ thuộc vào kiểu dữ liệu. Có thể chọn các định dạng do Access cung cấp sẵn hoặc tạo một chuỗi ký tự định dạng riêng.

a) Định dạng kiểu dữ liệu Text

Các ký tự định dạng kiểu dữ liệu Text
Ký tự định dạng	Tác dụng
@	Chuỗi ký tự
>	đổi toàn bộ ký tự ra chữ hoa
<	đổi toàn bộ ký tự ra chữ thường
“chuỗi ký tự”	Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy
\	Ký tự nằm sau dấu \
[Black] [White] [Red] [Green] [Blue] [Yellow] [Magenta] [Cyan]	Màu (ký hiệu màu theo sau một trong các ký tự định dạng chuỗi phía trên)

Ví dụ:

định dạng	Dữ liệu nhập	Hiển thị
@@@-@@-@@@	12345678	123-45-678
>	Lý Tự Trọng	LÝ TỰ TRỌNG
<	Lý Tự Trọng	lý tự trọng

b) Định dạng dữ liệu kiểu number

+ Các kiểu định dạng Access cung cấp sẵn

Ký tự	Tác dụng
General Number	Hiển thị đúng như số nhập vào
Currency	Có dấu phân cách, dấu thập phân và ký hiệu tiền tệ.
Fixed	Hiển thị giống như cách định dạng trong Regional Settings của Control Panel, phần số lẻ thập phân phụ thuộc vào Decimal
Standard	Giống như dạng Fix, nhưng có dấu phân cách hàng ngàn.
Percent	Hiển thị số dạng phần trăm (%)
Scientific	Hiển thị số dạng khoa học

Ví dụ:

Dạng	Dữ liệu nhập vào	Hiển thị
General Number	1234.5	1234.5
Currency	1234.5	$1,234.50
Fixed	1234.5	1234.5
Standard	1234.5	1,234.5
Percent	0.123	12.30%
Scientific	1234.5	1.23E+03

c) Các ký tự định dạng đối với dữ liệu kiểu số:

Ký tự	Tác dụng
.(period)	Dấu chấm thập phân
,(comma)	Dấu phân cách ngàn
0	Số (0-9)
#	Số hoặc khoảng trắng (blank)
$	Dấu $
%	Phần trăm
E+ E- e+ e-	Số dạng khoa học
Khoảng trắng (blank)	Khoảng trắng

d) Định dạng dữ liệu kiểu Data/Time:

+ Các kiểu định dạng Access cung cấp sẵn:

+ Các ký tự định dạng:

e) Định dạng dữ liệu kiểu Yes/No:

định dạng	Ý nghĩa
Yes/No	đúng/Sai
True/Fasle	đúng/Sai
On/Off	đúng/Sai

Chuỗi ký tự định dạng kiểu yes/no gồm 3 phần: First; Second; Third.

− First: bỏ trống, định dạng trong mục này không ảnh hưởng đến dữ liệu kiểu Yes/No.

− Second: field hợp nội dung field mang giá trị đúng.

− Third: field hợp nội dung field mang giá trị sai.

Ví dụ:

Chuỗi định dạng

Page 2



Hình II.22

Đổi tên cột: Nhấp chuột tại cột cần đổi tên. Chọn menu Fields trên thanh Ribbon, chọn Name & Caption. (Hình II.22)

Xuất hiện cửa sổ Enter Field Properties, đặt tên mới cho cột tại ô Name (Hình II.23).

Hình II.23 Sắp xếp

a) Sắp xếp theo một field

− Đặt trỏ tại field chứa dữ liệu cần sắp xếp

− Click nút sort Ascending

(sắp xếp tăng dần)/Sort Descending

(sắp xếp giảm dần) trong nhóm lệnh sort & Filter trên thanh Ribbon.

Hình II.24

b) Sắp xếp theo nhiều fields để sắp xếp theo nhiều field, trong nhóm lệnh sort & Filter trên thanh Ribbon, click nút lệnh Advanced filter options

− Chọn lệnh -Advanced Filter/Sort

− Xuất hiện cửa sổ Filter- Double click chọn các field chứa dữ liệu cần sắp xếp, thứ tự ưu tiên từ trái sang phải.

−

Ở mục Sort- chọn kiểu sắp xếp.

− Để thực hiện sắp xếp ta chọn lệnh Apply Filter/Sort

5.8. Lọc record

F
Hình II.25

Với mặt nạ (input mask) của một trường kiểu text là ll000 thì cho phép nhập dữ liệu như thế nào?

ilter by selection giúp bạn chọn ra những Record dựa trên một giá trị hiện hành. Cách thực hiện:

− đặt trỏ tại field chứa giá trị lọc, chọn giá trị làm điều kiện lọc.

− Click nút lệnh Seletion trong nhóm lệnh Sort & Filter trên thanh Ribbon.

chọn một trong các lệnh trong menu:
E
Hình II.29
quals….: lọc các records có giá trị bằng với giá trị được chọn

Does NotEquals….: lọc các records có giá trị khác với giá trị được chọn

∗ Contains …: lọc các records chứa giá trị được chọn.

∗ Does Not Contains …: lọc các records không chứa giá trị được chọn.

−
Hình II.27

Ngoài ra, cũng có thể lọc bằng cách click nút công cụ Selection button bên phải tên field.

− Đánh dấu check vào giá trị làm điều kiện lọc.

− Click OK

Thực hành: Thực hiện các thao tác ẩn cột, đổi tên cột, chỉnh chiều cao dòng, sắp xếp mẫu tin trong bảng VIDU ở mục 4 để rõ hơn.

Hướng dẫn: Xem hướng dẫn ở mục 5

6. Quan hệ giữa các bảng

Sau khi thiết kế các bảng, ta được cấu trúc của các bảng, nhưng giữa các bảng chưa có các thông tin quan hệ với nhau. Do đó việc thiết lập mối quan hệ giữa các bảng sẽ giúp MS Access quản lý dữ liệu được hợp lý hơn và bảo vệ các ràng buộc toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình nhập dữ liệu.

- Để thiết lập được quan hệ thì các field dùng liên kết giữa các Table phải có cùng kiểu dữ liệu.

6.1. Các loại quan hệ

Trong Access tồn tại 2 kiểu quan hệ: quan hệ 1-1 (một-một) và quan hệ 1-n (một-nhiều)

Quan hệ 1-1: một record của bảng này sẽ liên kết với duy nhất một record của bảng kia và ngược lại.

V
Hình II.28

í dụ:

Quan hệ 1-n: mỗi record của bảng 1 sẽ liên kết với một hoặc nhiều record của bảng n, ngược lại một record của bảng n chỉ liên kết với duy nhất một record trong bảng 1.

Ví dụ:

Thể hiện dữ liệu của quan hệ 1-n

Hình II.31

Hình II.30

6.2. Khai báo quan hệ giữa các Bảng.

− Tại cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Database Tools trên thanh Ribbon, click nút Relationships.

−

Nếu là lần đầu tiên (CSDL chưa có quan hệ) thì hộp thoại Show Tables sẽ xuất hiện. (Hình II.32)

− Nếu không có cửa sổ Show Table thì Click nút Show Table trên thanh Ribbon.

∗ Tab Tables: hiển thị tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu

∗
Hình II.32

Tab Queries: hiển thị các truy vấn đã tạo trong cơ sơ dữ liệu.

∗ Tab Both: hiển thị tất cả Table và Query.

− Chọn bảng hoặc Query cần thiết lập quan hệ, click Add.

− Click nút Close đóng cửa sổ Show Table.

− Cửa sổ RelationShips chứa các bảng muốn thiết lập quan hệ.

Hình II.33

− Drag chuột kéo field quan hệ từ bảng này sang bảng kia. (vd: Kéo field MaSV từ bảng SINHVIEN sang MaSV của bảng KETQUA). Xuất hiện cửa sổ Edit RelationShips với các tùy chọn: (Hình II.34)

*
Hình II.34
Enforce Referential Integrity nếu muốn quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹn. Quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹn. Quan hệ có tính ràng buộc toàn vẹn sẽ đảm bảo các vấn đề sau:

+ Khi nhập dữ liệu, dữ liệu của field tham gia quan hệ ở bảng “nhiều” (bảng con) phải tồn tại trong bảng “một” (bảng cha). Ví dụ: muốn nhập một sinh viên cho bảng KETQUA thì MaSV đó phải tồn tại trong bảng SINHVIEN.

+ Không thể xóa những mẩu tin trong bảng “một” khi những mẩu tin trong bảng “nhiều” có quan hệ với mẩu tin bên “một

Nếu vi phạm các nguyên tắc trên thì Access sẽ không nhận dữ liệu và thông báo lỗi. Cascade Update Related Field: cho phép bạn sửa giá trị khóa chính của mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) của quan hệ, lúc đó thay vì báo lỗi Access sẽ tự động cập nhật sự thay đổi đó vào các field tương ứng (có quan hệ)

trên các bảng “nhiều” (bảng con) của quan hệ.

∗ Cascade Delete Related Records: cho phép bạn xóa mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) của quan hệ, lúc đó thay vì báo lỗi, Access sẽ tự động xóa tất cả các mẩu tin trong bảng “nhiều” (bảng con) của quan hệ nếu như những mẩu tin đó có liên quan với mẩu tin vừa xóa.

Lưu ý:

+ Nếu cả hai field tham gia liên kết đều là khóa chính, Access tự tạo ra quan hệ 1-1 (One to one): mỗi mẩu tin trong bảng này sẽ quan hệ với 1 và chỉ một mẩu tin trong bảng kia.

+ Nếu một bên là field khóa chính, bên còn lại là khóa ngoại, Access sẽ tạo quan hệ 1-nhiều (One to many): Mỗi mẩu tin trong bảng “một” (bảng cha) có quyền quan hệ với nhiều mẩu tin trong bảng “nhiều” (bảng con), ngược lại mỗi mẩu tin trong bảng “nhiều” chỉ được quyền quan hệ với một mẩu tin trong bảng “một”.

Cách xóa quan hệ:

Muốn xóa quan hệ giữa 2 bảng, ta Click phải mối quan hệ muốn xóa, chọn Delete, hoặc chọn mối quan hệ và nhấn phím Delete. (Hình II.35)

Hình II.35

Lưu ý:

− Nếu nhập dữ liệu trước khi tạo quan hệ thì khi nhập liệu ta có thể nhập dữ liệu cho các bảng theo trình tự tùy ý.

− Ngược lại, nếu tạo quan hệ trước, nhập liệu sau thì khi nhập liệu ta phải nhập bảng 1 (bảng cha) trước và bảng n (bảng con) sau.

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Tạo một cơ sở dữ liệu mới tên QLSV.accdb với các đặc tả sau:

BÀI trình chỉ quản lý sinh viên của một trung tâm hoặc một khoa.

Lớp được phân biệt bằng MaLop.

Mỗi lớp có nhiều sinh viên, các sinh viên được phân biệt nhau bằng MaSV, một sinh viên chỉ thuộc một lớp.

Một sinh viên học nhiều môn học, mỗi môn học được phân biệt bằng MaMH và mỗi môn học được học bởi nhiều sinh viên.

Mỗi sinh viên ứng với mỗi môn học được thi hai lần và ứng với mỗi lần thi thì chỉ có một kết quả duy nhất.

2. Tạo các bảng trong CSDL đồng thời thiết lập khóa chính cho mỗi bảng như sau:

LOP

field Name	Data Type	Description	Field Properties
MaLop	Text	Mã Lớp	Field size 10 Format: >[Blue] Caption: Mã Lớp
TenLop	Text	Tên lớp	Field size: 30 Caption: Tên Lớp
GVCN	Text	Giáo viên CN	Field size: 30 Caption: Giáo viên CN

MONHOC

field Name	Data Type	Description	Field Properties
MaMH	Text	Mã môn học	Field size: 10 Format: >[Red] caption: Mã môn học
TeNMH	Text	Tên môn học	Field size: 30 Caption: Tên môn học
SoTC	Number	Số tín chỉ	Field size: byte Caption: Số tín chỉ

SINHVIEN

field Name	Data Type	Description	Field Properties
MaSV	Text	Mã sinh viên	Field size 10 Format >[Red] Caption: Mã Sinh viên
HoSV	Text	Họ sinh viên	Field size: 30 Caption: Họ sinh viên
TenSV	Text	Tên sinh viên	Field size: 20 Caption: Tên sinh viên
Phai	Yes/No	Phái	Format: ;”Nam”; “Nữ” Lookup Display control: Textbox
NgaySinh	Date/time	Ngày sinh	Format : short date Input mask: 00/00/00 Caption: Ngày sinh
DiaChi	Text	Địa chỉ	Field size: 50 Caption: Địa chỉ
DienThoai	Text	Điện Thoại	Field size:14 Input Mark: !\(999") "0000000;;* Caption: Điện thoại
MaLop	Text	Mã lơp	Field size: 10 Format : >[Blue] Caption: Mã lớp

DIEM

field Name	Data Type	Description	Field Properties
MaSV	Text (Lookup Wizard )	Mã sinh viên	Field size 10 Format >[Blue] Caption: Mã Sinh viên
MaMH	Text (Lookup Wizard )	Mã môn học	Field size: 10 Format: >[Red] Caption: Mã môn học
DiemLan1	Number	Điểm lần 1	Field size: Double Caption: Điểm lần 1 Validation Rule: >=0 and <=10> Validation Text: Điểm phải >=0 và <=10>
DiemLan2	Number	Điểm lần 2	Field size: Double Caption: Điểm lần 2 Validation Rule: >=0 and <=10> Validation Text: Điểm phải >=0 và <=10>

3. Nhập dữ liệu cho các bảng:

LOP		MONHOC
Mã Lớp	Tên Lớp	GV Chủ Nhiệm	Mã Môn học	Tên Môn học	Số Tín Chỉ
CDTH1A	Cao Đẳng Tin Học 1A	Nguyễn Văn Minh	CSDL	Cơ Sở Dữ Liệu	4
CDTH1B	Cao Đẳng Tin Học 1B	Nguyễn Văn Thắng	CTDL	Cấu Trúc Dữ Liệu	4
CDTH2A	Cao Đẳng Tin Học 2A	Lê Thanh Hùng	CTR	Chính trị	3
CDTH2B	Cao Đẳng Tin Học 2B	Nguyễn Văn Tùng	DHOA	Đồ họa máy tính	4
TCTH35A	Trung Cấp Tin Học 35A	Hoàng Văn Hạnh	JAVA	Lập trình JAVA	5
TCTH35B	Trung Cấp Tin Học 35B	Nguyễn Hoàng Nam	NMTH	Nhập môn tin học	4
TCTH36A	Trung Cấp Tin Học 36A	Trần Văn Hải	PPLT	Phương Pháp Lập Trình	5
TCTH36B	Trung Cấp Tin Học 36B	Nguyễn Thị Hoa	PTWB	Phát triển Web	3
	TRR	Toán Rời Rạc	3
SINHVIENnN
Mã sinh viên	Họ Sinh Viên	Tên Sinh Viên	Phái	Ngày Sinh	Địa chỉ	Điện Thoại	Mã Lớp
A101	Lê Kiều	Oanh	Nữ	12/10/78	12 Nguyễn Trãi Q3	( )7896746	CDTH1A
A102	Trần văn	An	Nam	15/11/76	14 Đinh Tiên Hoàng Q1	( )7613123	CDTH1A
A103	Nguyễn Thúy	Hiền	Nữ	12/02/78	13 Trần Bình Trọng QPN	( )9123126	CDTH1A
A104	Nguyễn Thành	Nhân	Nam	11/11/80	15 Nguyễn Trãi Q3	( )7213546	CDTH1A
A201	Nguyễn	Lâm	Nam	10/10/88	12 Trần Não PN		CDTH2A
A202	Tạ Thanh	Lam	Nữ	11/01/86	172E Nuyên Hồng GV		CDTH2A
A203	Hoàng	Minh	Nam	22/11/88	132/12 Nguyễn Trãi Q5		CDTH2A
A204	Lê thị	Hoa	Nữ	03/12/87	98/16 Nguyễn Kiệm PN	( )7892137	CDTH2A
B101	Lê Bá	Hải	Nam	12/12/78	12 Trương Định Q3	( )8131231	CDTH1B
B102	Phạm thị	Hoa	Nữ	09/09/79	5 Lê Lai Q1		CDTH1B
B103	Lê Vĩnh	Phúc	Nam	01/04/80	12 Phan văn Trị GV		CDTH1B
B104	Phạm văn	Hùng	Nam	09/04/79	50 Nguyễn Kiệm PN	( )9541312	CDTH1B
B105	Nguyễn Thanh	Tâm	Nam	05/07/81	45 Lê Quang Định BT	( )8231312	CDTH1B
B201	Đỗ	Hoàng	Nam	09/11/87	12 Nguyễn Kiệm PN	( )9347477	CDTH2B
B202	Trần thị	Dung	Nữ	10/01/89	39/12a Nguyễn Thái Sơn		CDTH2B
B203	Lê văn	Lợi	Nam	01/12/89	145/1A Nguyên Hồng GV		CDTH2B
B204	Đặng Trung	Tiến	Nam	22/12/88	11/1E Lê Lợi GV		CDTH2B
C3501	Nguyễn văn	Hùng	Nam	12/12/80	45 Bạch Đằng BT		TCTH35A
C3502	Lê thị Tường	Vi	Nữ	15/09/79	56 Hai Bà Trưng Q1	( )8512631	TCTH35A
C3503	Đỗ Kim	Loan	Nữ	03/04/82	8 Cống Quỳnh Q1	( )7231232	TCTH35A
C3504	Trần	Hùng	Nam	03/04/82	45 Nguyễn Trãi Q5	( )7213131	TCTH35B
C3505	Nguyễn Văn	Cường	Nam	12/11/89	123 Nguyễn Oanh GV	( )7879899	TCTH35B
C3506	Trần	Lâm	Nam	11/01/89	45 Quang Trung GV		TCTH35B
E3601	Nguyên Hoàng	Nam	Nam	07/12/85	12/A Võ thị Sáu Q3		TCTH36A
E3602	Nguyễn Hoàng	Ly	Nữ	07/03/85	32/1 Phan Đăng Lưu BT		TCTH36A
E3603	Võ Tấn	Lộc	Nam	20/12/90	21/E Nguyễn Đình Chiểu Q3	( )8392879	TCTH36A
E3604	Trần thị Ngọc	Anh	Nữ	18/04/90	89 Nguyễn t Minh Khai Q3		TCTH36B
E3605	Trần Thanh	Tuấn	Nam	22/12/89	38 Võ Văn Tần Q3	( )3732839	TCTH36B
E3606	Phạm Hoàng	Long	Nam	14/02/87	12/21a Nguyễn V Lượng GV		TCTH36A

Chia sẻ với bạn bè của bạn:

Page 3

Vị trí: Mô đun được bố trí sau khi sinh viên học xong các môn học chung, các môn cơ sở chuyên ngành đào tạo chuyên môn nghề.

Tính chất: Là mô đun cơ sở nghề.

Tạo lập được bảng dữ liệu, xây dựng được quan hệ giữa các bảng;

Sử dụng, quản lý, bảo trì và khai thác số liệu trên các bảng;

Thực hiện được truy vấn dữ liệu;

Thiết kế đựợc các đối tượng Form , Report, Macro;

Ứng dụng được Microsoft Access trong một bài toán thực tế.

Bố trí làm việc khoa học đảm bảo an toàn cho người và phương tiện học tập.

1. Nội dung tổng quát và phân phối thời gian :

Số TT	Tên bài	Thời gian
Tổng số	Lý thuyết	Thực hành	Kiểm Tra*
1	Tổng quan về hệ quản trị CSDL Microsoft Access	3	3	0	0
2	Xây dựng bảng (TABLE)	15	5	9	1
3	Truy vấn dữ liệu (Query)	20	8	11	1
4	Xây dựng FORM	12	5	7	0
5	Macro	13	5	7	1
6	Báo biểu (Report)	12	4	8	0
	Tổng cộng	75	30	42	3

BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QTCSDL ACCESS

Mã bài:MĐ14-01

Mục tiêu:

Nhắc lại các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL;

Biết được xuất xứ và khả năng ứng dụng của phần mềm MS Access;

Thực hiện các thao tác cơ bản trên cửa sổ ứng dụng.

Nội dung chính:

1. Các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL

Mục tiêu:

Nắm được khái niệm cơ sở dữ liệu, mô hình CSDL quan hệ, HQTCSDL quan hệ.

a. Cơ sở dữ liệu là gì?

b. Mô hình CSDL quan hệ là gì?

c. HQTCSDL quan hệ: là phần mềm để tạo lập CSDL theo mô hình CSDL quan hệ và thao tác trên CSDL đó.

2. Giới thiệu chung về Access.

Mục tiêu:

Biết được xuất xứ, khả năng, ứng dụng và các đối tượng của phần mềm MS Access;

a. Khả năng của Access.

b. Ứng dụng của Access.

c. Các đối tượng của Access.

Các loại đối tượng chính trong Access 2010 là Tables, Queries, Forms, Report, Pages, Macros, Modules. Các đối tượng này sẽ được giới thiệu lần lượt ở các bài sau. (hình I.1)

3. Môi trường làm việc & Các khái niệm cơ bản

Mục tiêu:

Làm quen với môi trường làm việc, hệ thống menu và các thành phần cơ bản của một tập tin Access.

3.1. Giới thiệu môi trường làm việc.

a. Vùng làm việc

Khi khởi động Access, trong cửa sổ khởi động, mặc định tab File và lệnh New trong tab File được chọn, cửa sổ được chia thành 3 khung:

- Khung bên trái gồm các lệnh trong tab File -Khung giữa: chứa các loại tập tin cơ sở dữ liệu mà bạn có thể tạo mới.

Hình I.1 Khung bên phải: để nhập tên và chọn vị trí lưu tập tin mới tạo và thực thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu.

. Thanh Quick Access

Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc định thanh Quick Access gồm các nút công cụ Save, Undo. (Hình I.1)

Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh trong khung choose commands from, click nút Add-> click OK.

. Thanh Navigation Pane

Nhấn phím Fl1 hoặc click vào mũi tên kép ở góc trên bên phải của khung Navigation Pane để hiển thị hoặc ẩn khung Navigation Pane.

3.2. Hệ thống menu chính của Access.

File

Home

Create

External Data

Database Tools

Cửa sổ Properties

Để mở cửa sổ Properties, chọn đối tượng muốn thay đổi thuộc tính, chọn tab Design hoặc nhấn tổ hợp phím

Atl +Enter

Cửa sổ Properties được chia thành năm nhóm:

Hình I.4
Format: Gồm các thuộc tính định dạng đối tượng

- Data: Gồm các thuộc tính truy suất dữ liệu của đối tượng.

- Event: Gồm các sự kiện (event) của đối tượng.

- Other. Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,...

- All: Gồm tất cả các thuộc tính ương bốn nhóm trên.

3.3. Các thành phần cơ bản của một tập tin CSDL access

SDL trong Access là cơ sở dữ liệu quan hệ gổm các thành phần: Tables, Querys, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules.

C
Hình I.5 ông cụ để tạo các đối tượng trong Access được tổ chức thành từng nhóm trong tab Create của thanh Ribbon (Hình I.5)

a. Bảng (Tables)

b. Truy vấn (Queries)

c. Biểu mẫu (Forms)

d. Báo cáo (Reports)

e. Tập lệnh (Macros)

f. Bộ mã lệnh (Modules)

4. Một số thao tác cơ bản

Mục tiệu:

- Nắm được các thao tác khởi động, kết thúc BÀI trình.

- Nắm được các thao tác mở, tạo mới một tập tin csdl, lưu tập tin csdl.

4.1. Khởi động BÀI trình.

- Cách 1: Start (AU) Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2010.

- Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên desktop, xuất hiện cửa so khởi động Access như hình.

4.2. Thoát khỏi Access.

Khi không làm việc với Access nữa, thoát ứng dụng đang chạy bằng một trong những cách sau:

- Mở thực đơn File | Exit.

- Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4.

Hoặc đóng nút Close

trên cửa sổ Access đang mở.

4.3. Tạo mới 1 tập tin CSDL access.

− Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Database.

−

H×nh I.6
File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2010, tập tin cơ sở dữ liệu được lưu với tên có phần mở rộng là .accdb.

− Nếu không chỉ định đường dẫn thì mặc định tập tin mới tạo sẽ được lưu trong thư mục Document, ngược lại, click nút Browse

để chỉ định vị trí lưu tập tin. Click nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu. (Hình I.6)

4.4. Mở một tập tin CSDL access đã có trên đĩa.

Để mở một cơ sở dữ liệu đã có ta thực hiện một trong các cách sau:

− Cách 1:

∗ Tại cửa sổ khởi động, trong tab File → Open…

∗ Chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần mở → Open.

− Cách 2:

∗ Double click vào tên tập tin cần mở.

4.5. Lưu CSDL access.

Để lưu CSDL access, ta có thể thực hiện một trong các cách sau:

- Cách 1: Vào Menu File->Save.

- Cách 2: Click chuột vào biểu tượng

trên thanh tiêu đề.

- Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S.

CÂU HỎI KIỂM TRA

Hãy phân biệt cơ sở dữ liệu với hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Các đối tượng trong MS access là gì?.
Trình bày khả năng và các ứng dụng của MS Acess.
Với Access 2010, khi tập tin access được tạo ra, tập tin đó sẽ có phần mở rộng là gì?

BÀI 2: XÂY DỰNG BẢNG (TABLE)

Mã bài: MĐ14-02

Mục tiêu:

Hiểu khái niệm bảng dữ liệu;

Tạo lập được bảng;

Thiết lập được các trường, thuộc tính;

Thao tác được với dữ liệu trong datasheet view.

Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính.

Nội dung:

1. Các khái niệm (bảng, trường, mẫu tin, kiểu dữ liệu, thuộc tính)\

Mục tiêu:

- Hiểu được các khái niệm bảng, trường, mẫu tin, kiểu dữ liệu, thuộc tính.

1.1.Bảng

Hình II.1

1.2. Trường

Trường khóa ngoại (Foreign key): là trường khóa chính của một bảng khác có quan hệ với bảng chứa nó.

1.3. Mẫu tin

1.4. Kiểu dữ liệu

Trong access mỗi Field có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau:

Data Type
Kiểu dữ liệu	Dữ liệu	Kích thước
Text	Văn bản	Tối đa 255 ký tự
Memo	Văn bản nhiều dòng, nhiều Trang	Tối đa 65.535 ký tự
Number	Kiểu số (bao gồm số nguyên và số thực), dùng để thực hiện tính toán, các định dạng dữ liệu kiểu số được thiết lập trong Control Panel.	1, 2, 4, hoặc 8 byte
Date/Time	Dữ liệu kiểu Date và Time. Các định dạng của dữ liệu Date/Time được thiết lập trong Control Panel.	8 byte
Currency	Kiểu tiền tệ, mặc định là $.	8 byte
AutoNumber	Access sẽ tự động tăng tuần tự hoặc ngẫu nhiên khi một mẫu tin mới được tạo, không thể xóa, sửa.	4 byte
Yes/no	Kiểu luận lý (Boolean). Chỉ chấp nhận dữ liệu có giá trị Yes/No, True/False, On/Off	1bit
OLE Object	Dữ liệu là các đối tượng được tạo từ các phần mềm khác.	Tối đa 1 GB
HyperLink	Dữ liệu của field là các link.
Lookup Wizard	Lookup Wizard không phải là kiểu dữ liệu, mà là chức năng để tạo một danh sách mà giá trị của nó được nhập bằng tay hoặc được tham chiếu từ một bảng khác trong cơ sở dữ liệu.
Attachment	đính kèm dữ liệu từ các BÀI trình khác, nhưng bạn không thể nhập văn bản hoặc dữ liệu số.

Để thay đổi những định dạng mặc định của các kiểu dữ liệu trong môi trường Window, chọn Start-Control Panel-Regional and Language-Customize.

− Tab Numbers để thay đổi định dạng số như dấu thập phân, phân cách hàng ngàn…

− Tab Date/Time để thay đổi định dạng ngày/giờ.

− Tab Currency để thay đổi đơn vị tiền tệ.

1.5. Thuộc tính

Thuộc tính là những đặc tính riêng của từng đối tượng.

Mỗi trường dữ liệu (cột), các đối tượng điều khiển trên form/report, form/report đều có bảng thuộc tính riêng của nó.

2 - Tạo lập bảng

Mục tiêu:

Biết cách tạo bảng bằng wizard.

Biết cách tự tạo bảng ở chế độ Design view.

2.1. Lập bảng nhờ sự trợ giúp Wizard

Bước 2: Để thêm một cột mới, click chuột vào ô Click to Add. Lúc này sẽ xuất hiện bảng lựa chọn các kiểu dữ liệu cho cột mới thêm vào.

Bước 3: Thêm dữ liệu vào bảng mới tạo.

Bước 4: Đóng bảng và lưu bảng.

2.2 Tạo bảng bằng chức năng Table Design

B
Hình II.3

Hình II.4

− Field Name: định nghĩa các fields trong bảng.

− Data Type: chọn kiểu dữ liệu để lưu trữ dữ liệu của field tương ứng.

− Description: dùng để chú thích ý nghĩa của field.

− Field Properties: thiết lập các thuộc tính của Field, gồm có hai nhóm:

− General: là phần định dạng dữ liệu cho field trong cột Field Name.

∗ Lookup: là phần quy định dạng hiển thị / nhập dữ liệu cho Field .
Bước 2: Trong cửa sổ thiết kế, thực hiện các công việc sau:

− Chọn kiểu dữ liệu cho field trong cột Data Type

− Chú thích cho field trong cột Description.

− Chỉ định thuộc tính cho field trong khung Field Properties.

Bước 3: Xác định khóa chính cho bảng:

− Đặt trỏ tại field được chọn làm khóa chính (hoặc chọn các field đồng thời làm khóa)

− Click nút Primary key trên thanh công cụ Table (Table

Tools), hoặc click phải trên tên field, chọn lệnh Primary key.

Bước 4: Lưu bảng vừa tạo bằng cách:

− Click vào nút

trên thanh Quick Access

Hình II.5

− Nhập tên cho bảng trong hộp thoại Save as như hình (trong trường hợp Table mới tạo, chưa đặt tên).

Hình II.6

Lưu ý: Nếu bảng chưa được đặt khóa chính thì Access sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo:

Hình II.7

* Nhấn nút Cancel để trở lại cửa sổ thiết kế, đặt khoá chính cho bảng.

* Nhấn nút No để lưu mà không cần đặt khóa chính, có thể đặt sau.

* Nhấn nút Yes để Access tự tạo khoá chính có tên là ID, kiểu Autonumber.

2.3. Chuyển qua chế độ Datasheet View

ó thể tạo bảng bằng cách định nghĩa trực tiếp các cột trong chế độ DataSheet View như sau:

− Thanh Ribbon chuyển sang tab Field với nhóm lệnh Add & Delete giúp bạn chọn kiểu dữ liệu cho Field mới khi thêm Field vào bảng.

Hình II.9

−

− Nhập tên cho Field mới.

−

* Click tiêu đề Click to Add của Field mới như hình trên.

* Chọn lệnh Calculated Field, xuất hiện cửa sổ Expression Builder

*
Hình II.11

Nhập biểu thức tính toán.

3. Trường và các thuộc tính

Mục tiêu:

- Hiểu được các chức năng của các thuộc tính trường.

3.1 Các thuộc tính trường (Field Properties)

3.1.1. Field Size:

Quy định kích thước của field, tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu. Chỉ có hiệu lực với các Field có kiểu là Text hoặc Number.

− Dữ iệu kiểu text: giới hạn kích thước từ 0- 255 ký tự, mặc định là 50 ký tự.

− Dữ liệu kiểu Memo: giới hạn kích thước từ 0- 65.535 ký tự.

− Đối với kiểu dữ liệu Number: kiểu Number bao gồm một số kiểu con, giới hạn kích thước kiểu Number chính là xác định kiểu con.

Field size	Miền giá trị	Số lẻ tối đa
Byte	0- 255	0
Integer	-32768- 32767	0
Long integer	- 214783648 – 214783647	0
Single	-3.4×1038- 3.4×1038	7
Double	-1.79×10308-1.79×10308	15
Decimal	-1028-1 – 1028-1	20

3.1.2. Decimal Places:

Quy định số chữ số thập phân (chỉ sử dụng trong trường hợp số có dạng single, double). đối với kiểu Currency, Fixed, Percent luôn luôn decimal places là 2.

3.1.3. Format:

a) Định dạng kiểu dữ liệu Text

Các ký tự định dạng kiểu dữ liệu Text
Ký tự định dạng	Tác dụng
@	Chuỗi ký tự
>	đổi toàn bộ ký tự ra chữ hoa
<	đổi toàn bộ ký tự ra chữ thường
“chuỗi ký tự”	Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy
\	Ký tự nằm sau dấu \
[Black] [White] [Red] [Green] [Blue] [Yellow] [Magenta] [Cyan]	Màu (ký hiệu màu theo sau một trong các ký tự định dạng chuỗi phía trên)

Ví dụ:

định dạng	Dữ liệu nhập	Hiển thị
@@@-@@-@@@	12345678	123-45-678
>	Lý Tự Trọng	LÝ TỰ TRỌNG
<	Lý Tự Trọng	lý tự trọng

b) Định dạng dữ liệu kiểu number

+ Các kiểu định dạng Access cung cấp sẵn

Ký tự	Tác dụng
General Number	Hiển thị đúng như số nhập vào
Currency	Có dấu phân cách, dấu thập phân và ký hiệu tiền tệ.
Fixed	Hiển thị giống như cách định dạng trong Regional Settings của Control Panel, phần số lẻ thập phân phụ thuộc vào Decimal
Standard	Giống như dạng Fix, nhưng có dấu phân cách hàng ngàn.
Percent	Hiển thị số dạng phần trăm (%)
Scientific	Hiển thị số dạng khoa học

Ví dụ:

Dạng	Dữ liệu nhập vào	Hiển thị
General Number	1234.5	1234.5
Currency	1234.5	$1,234.50
Fixed	1234.5	1234.5
Standard	1234.5	1,234.5
Percent	0.123	12.30%
Scientific	1234.5	1.23E+03

c) Các ký tự định dạng đối với dữ liệu kiểu số:

Ký tự	Tác dụng
.(period)	Dấu chấm thập phân
,(comma)	Dấu phân cách ngàn
0	Số (0-9)
#	Số hoặc khoảng trắng (blank)
$	Dấu $
%	Phần trăm
E+ E- e+ e-	Số dạng khoa học
Khoảng trắng (blank)	Khoảng trắng

d) Định dạng dữ liệu kiểu Data/Time:

+ Các kiểu định dạng Access cung cấp sẵn:

+ Các ký tự định dạng:

e) Định dạng dữ liệu kiểu Yes/No:

định dạng	Ý nghĩa
Yes/No	đúng/Sai
True/Fasle	đúng/Sai
On/Off	đúng/Sai

Chuỗi ký tự định dạng kiểu yes/no gồm 3 phần: First; Second; Third.

− First: bỏ trống, định dạng trong mục này không ảnh hưởng đến dữ liệu kiểu Yes/No.

− Second: field hợp nội dung field mang giá trị đúng.

− Third: field hợp nội dung field mang giá trị sai.

Ví dụ:

Chuỗi định dạng

Page 4

Mã Sinh viên	Mã Môn học	Điểm lần 1	Điểm Lần 2
A101	PPLT	3	6
A102	PPLT	7
A103	PPLT	9
A104	PPLT	5
B101	PPLT	4	4
B102	PPLT	7
B103	PPLT	7
B104	PPLT	8
B105	PPLT	5
C3505	PPLT	3	5
E3601	PPLT	3
E3602	PPLT	7
E3603	PPLT	6
E3604	PPLT	8
E3607	PPLT	8
A101	PTWB	5
A102	PTWB	8
A103	PTWB	8
A104	PTWB	6
A201	PTWB	8
B101	PTWB	10
B102	PTWB	2	3
B103	PTWB	6
B104	PTWB	8.5
B105	PTWB	8
C3501	PTWB	8
C3503	PTWB	9
C3504	PTWB	3	5
E3602	PTWB	6
E3604	PTWB	9
A101	TRR	7
A102	TRR	9
A103	TRR	9
A104	TRR	3	5
A204	TRR	6.5
B101	TRR	5
B102	TRR	9
B103	TRR	9
B104	TRR	8
B105	TRR	6
C3501	TRR	10
C3502	TRR	9.5
C3503	TRR	3

DIEM
Mã Sinh viên	Mã Môn học	Điểm lần 1	Điểm Lần 2
B204	CSDL	7.5
C3501	CSDL	8
C3502	CSDL	9
C3503	CSDL	10
C3504	CSDL	6
E3601	CSDL	5
E3603	CSDL	5
E3604	CSDL	8
E3607	CSDL	6
A203	CTDL	5
A204	CTDL	7
B204	CTDL	4	3
C3501	CTDL	4	6
C3502	CTDL	4	8
C3504	CTDL	4	3
C3505	CTDL	6
E3603	CTDL	4	6
E3604	CTDL	7
A101	CTR	6
A103	CTR	8
A104	CTR	2	5
B101	CTR	3	1
B102	CTR	9
B105	CTR	4	7
C3501	CTR	6
E3603	CTR	5
E3604	CTR	7
A102	DHOA	6.5
A103	DHOA	4
A104	DHOA	9
C3505	DHOA	8
E3607	DHOA	7
A202	JAVA	4
A204	JAVA	7
C3503	JAVA	6
C3505	JAVA	4	6.5
C3506	JAVA	7
A103	NMTH	7.5
A104	JAVA	3
B102	NMTH	8
B104	NMTH	3
E3601	NMTH	6

4. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng:

Hướng dẫn:

Bảng nào không có tham chiếu tạo trước, bảng nào có khóa ngoại tham chiếu thì tạo sau. Cụ thể, thứ tự tạo các bảng như sau: 1. LOP, MON HOC. 2. SINHVIEN. 3. DIEM.

Trong đó, trường Malop là khóa ngoại của bảng SINHVIEN tham chiếu đến trường Malop của bảng LOP. Trường MaSV là khóa ngoại của bảng DIEM tham chiếu đến trường MaSV của bảng SINHVIEN. Trường MaMH là khóa ngoại của bảng DIEM tham chiếu đến trường MaMH của bảng MONHOC. Do đó, 3 trường khóa ngoại này sẽ có kiểu dữ liệu là Lookup wizard.

Khi đã tạo xong các bảng, vào menu Database Tools – Chọn Relationships. kích chuột phải lên các dây quan hệ, check vào 3 hộp kiểm để đảm bảo toàn vẹn dữ liệu.

Cuối cùng là nhập dữ liệu như yêu cầu.

BÀI 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU

Mã bài: MĐ14-03

Giới thiệu: Sức mạnh thực sự của một hệ quản trị CSDL là khả năng tìm đúng và đầy đủ thông tin mà chúng ta cần biết, trình bày dữ liệu sắp xếp theo ý muốn. Để đáp ứng yêu cầu trên, Acces cung cấp một công cụ truy vấn cho phép truy xuất và xử lý dữ liệu đang chứa trong các bảng của CSDL.

Mục tiêu:

Hiểu khái niệm truy vấn dữ liệu;

Tạo và áp dụng được các truy vấn dựa trên các bảng dữ liệu;

Áp dụng được các biểu thức khi xây dựng truy vấn dữ liệu.

Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính.

Nội dung chính:

1. Giới thiệu chung

Mục tiêu:

Hiểu khái niệm truy vấn dữ liệu (query) và chức năng của các loại query trong access;

1.1. Khái niệm query.

Query là câu lệnh truy vấn dữ liệu nhằm mục đích đáp ứng như cầu tra cứu và xử lý dữ liệu của các bảng thuộc cơ sở dữ liệu. Bản chất của query là các câu lệnh SQL (Structured Queries Laguage – ngôn ngữ truy vấn dữ liệu có cấu trúc, một ngôn ngữ được sử dụng phổ biến trong hầu hết các hệ QTCSDL hiện nay.

1.2. Các loại query trong Access.

− Select query: là truy vấn lựa chọn thông tin từ một hoặc nhiều bảng, tạo ra một recordset. Nói chung, dữ liệu trả về của một truy vấn lựa chọn là có thể cập nhật và thường được sử dụng để đưa các form và report.

Total Query: là loại truy vấn dùng dùng để tính toán dữ liệu theo từng nhóm: có tính chất tổng cộng, thống kê tổng hợp số liệu

Ví dụ: Tính tổng tiền học bổng của học sinh theo từng lớp.

Hình III.1

- Query có tham số: là loại truy vấn sẽ được thực hiện với giá trị tham số được nhập từ bàn phím cho kết quả hoặc điều kiện.

- Crosstab Query: là loại truy vấn dùng để tổng hợp dữ liệu, trong đó giá trị của một số trường trong bảng hoặc query nguồn được dùng làm tiêu đề dòng, giá trị của một trường (hoặc một biểu thức) được dùng làm tiêu đề cột và giá trị tổng hợp của một trường (hoặc một biểu thức) được dùng làm giá trị của các ô trong Crosstab query.

Action query: có 4 loại query

- Append Query: Thêm 1 số record lấy từ các Table hoặc Query khác cho vào một bảng khác. Nếu ta muốn thêm 1 các record vào CSDL thì bảng được thêm vào phải tồn tại. Các bản ghi có thể được nối vào bảng trong CSDL hiện thời đang làm việc hoặc có thể được nối vào bảng thuộc CSDL khác. Ta sử dụng loại query này khi muốn lưu lại một thông tin nào đó để theo dõi và lưu trữ hay nối tiếp dữ liệu vào một bảng đã có. Ví dụ:

+ Lưu lại các hóa đơn đã thực hiện trong năm 2008.

+ Lưu lại những nhân viên có doanh số bán hàng cao nhất trong năm 2008.

+ Lưu lại những học sinh đạt thủ khoa của khóa 2008.

- Delete Query: là loại truy vấn dùng để xóa các bản ghi thỏa điều kiện nào đó.

- Update Query: là loại truy vấn dùng để sửa đổi dữ liệu cho nhiều record ở nhiều bảng theo điều kiện.

- Make table Query: là loại truy vấn dùng để tạo ra một bảng mới với dữ liệu được lấy từ các bảng hoặc query khác. Khi sử dụng query Select, Total, Crosstab ta thu được kết quả là một bảng dữ liệu tức thời tại thời điểm đó. Tuy nhiên khi trong cơ sở dữ liệu đã thay đổi thì có thể ta không thu được kết quả như vậy nữa. Để lưu lại kết quả tại thời điểm thực thi query, ta sử dụng lệnh Make table Query.

Hình III.2
. Select query.

Mục tiêu:

Tạo được select query bằng wizard.

Tự tạo select query ở chế độ thiết kế.

2.1. Tạo select query bằng wizard.

B1: Để tạo query, chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Query Wizard trong nhóm lệnh Queries (Hình III.2). Xuất hiện cửa sổ New Query

B2: Chọn Simple query wizard. Click OK.

3: Chọn Field (trường) từ bảng hoặc query tại hộp thoại xổ xuống Tables/Queries. (Nếu dữ liệu cần hiển thị liên quan đến nhiều bảng thì có thể chọn nhiều hơn 1 bảng hoặc query tại bước này). (Hình III.3)

Nhấn Next.

Hình III.4 hấn Next.

B4: Đặt tên query. Tại bước này có 2 tùy chọn:

+ Open the query to view information: xem kết quả query.

+
Hình III.5
Modify the query design: mở query ở chế độ thiết kế để chỉnh sửa query.

Nhấn Finish. (Hình III.5)

Thực hành: Tạo một query hiển thị danh sách điểm của các sinh viên bằng công cụ wizard. Thông tin bao gồm: Masv, Hosv, Tensv, Tenmonhoc, Diemlan1, Diemlan2.

Hướng dẫn: Làm theo các bước ở mục 2.1.

2.2. Tự tạo select query ở chế độ thiết kế (Design view)

2.2.1. Các bước tạo select query ở chế độ thiết kế

B1: Để tạo query, chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút query Design trong nhóm lệnh Queries.

Xuất hiện cửa sổ thiết kế query và cửa sổ Show table cho phép chọn các bảng hoặc query tham gia truy vấn. (HÌnh III.6)

Hình III.6

B2: Chọn Tables hoặc Queries hoặc cả hai tham gia vấn tin tại hộp thoại Show Table.

Muốn chọn nhiều bảng cùng lúc, nhấn nút Shift hoặc Ctrl và nhấp chọn. Sau đó nhấn Add  nhấn Close.

B3: Xác định các nội dung vấn tin tại phần dưới của cửa sổ Select Query:

− Chọn các field cần hiển thị trong kết quả vào lưới thiết kế bằng cách drag chuột kéo tên field trong field list hoặc double click vào tên field. Nếu cần tạo một field mới không có sẵn trong các bảng (trường này được gọi là trường tính toán) thì cách tạo như sau: :

− Sort: sắp xếp dữ liệu hay không. Có 3 tùy chọn trong Sort:

+ Ascending: Sắp xếp giảm dần.

+ Decending: Sắp xếp tăng dần.

+ No Sort: Không sắp xếp.

- Show: hiển thị hay không hiển thị trường lên bảng kết quả sau khi chạy query. Đánh dấu kiểm là cho phép hiển thị, không đánh dấu là trường này bị ẩn đi.

- Nhập điều kiện lọc tại dòng Criteria.

- Or: thêm các điều kiện lọc tương ứng với phép OR, nếu các biểu thức điều kiện ở các field cùng đặt trên một dòng thì tương ứng với phép AND, khác dòng thì tương ứng với phép OR.

Chia sẻ với bạn bè của bạn:

Page 5

B4: Xem kết quả, thực thi và lưu query.

−

Hình III.7
Click nút View để xem trước kết quả, click nút Run để thực thi. (Hình III.7)

- Lưu query, bằng cách vào Menu File\Save (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S hoặc kích vào biểu tượng

để lưu lại query). Đặt tên query nếu lưu lần đầu tiên.

Thực hành: Tạo query cho xem điểm thi của các sinh viên, thông tin bao gồm: MaSV, HoTen:[HoSV]&” “&[TenSV], TenMH, DiemLan1, DiemLan2, kết quả sắp xếp theo MaSV.

Hướng dẫn: Thiết kế bảng như Hình III.8:

Hình III.8

2.2.2. Cách nhập biểu thức điều kiện tại dòng Criteria

Biểu thức điều kiện là các quy tắc lọc áp dụng cho dữ liệu khi chúng được chiết xuất từ cơ sở dữ liệu, nhằm giới hạn các mẫu tin trả về của truy vấn.

a. Dấu bọc các loại dữ liệu dates, times, text, và giá trị trong biểu thức điều kiện:

Kiểu dữ liệu	Dấu bọc	Ví dụ
Text	“giá trị văn bản“	“CDT1A”
Date	#giá trị ngày tháng#	#1-Feb-2010#
Time	#giá trị giờ#	#12:00AM#
Number	Không có dấu bọc	10
Field name	[tên trường]	[MaSV]

b. Toán tử được sử dụng trong biểu thức điều kiện:

Toán tử	Ví dụ
> =	>10 [Ngaylaphd]=#01/01/08#
< <	<10>[Ngaylaphd]<#01>
>= < =	>10 Year([ngaysinh])<=1980<>
<=>>	<=10>[soluong]>50
= > =	=”TH” [dongia]>=100
<> <>	<>10 [donvitinh]<>”Kg”
Between… and	Between 1/1/99 And 12/31/99
Like	Like "s*"
Is [not] null	Is null
In(v1, v2, …)	In(“java”, “c++”)

c. Một số ví dụ thực hành về cách đặt điều kiện trong query

Ví dụ 1: xem thông tin về các sinh viên của một lớp CDTHA. (Hình III.9)

Hình III.9

Ví dụ 2: Tìm những sinh viên có điểm môn CSDL >=5 (Hình III.10)

Hình III.10

Ví dụ 3: Tìm những sinh viên có điểm môn “CSDL” hoặc “CTDL” >=5 (Hình III.11)

Hình III.11

2.3. Tự tạo select query có tính chất thống kê (total query)

Mục tiêu:

Tạo được total query.

2.3.1. Chức năng Total query

Total query có chức năng kết nhóm các record và thực hiện các phép thống kê dữ liệu trên nhóm record đó. Các hàm count, sum, min, max, avg là các hàm cơ bản trong Total Query.

Ví dụ: Đếm tất cả các học sinh trong mỗi lớp.

Kết quả của query trước khi tổng hợp dữ liệu (HÌnh III.12)

Hình III.12

Sau khi tổng hợp dữ liệu ta có kết quả:

Hình III.13

2.3.2. Các bước tạo Total query

B1: Tạo một query mới bằng Design view.

B2: Chọn Tables hoặc Queries hoặc cả hai tham gia vấn tin tại hộp thoại Show Table.

Hình III.14
3: Chọn các field chứa dữ liệu cần thống kê vào lưới thiết kế.

B4: Chọn Query Tools, chọn tab Design.

− Trong nhóm lệnh Show/Hide, click nút Totals. (Hình III.14)

− Trên lưới thiết kế query xuất hiện thêm dòng Total. (Hình III.14)

− Tại mỗi field, chọn các tùy chọn trên dòng Total.

− Đặt điều kiện ở dòng Criteria (nếu có)

Hình III.15

Dòng Total: có các hàm sau:

+ Group by: Gộp các cột có giá trị giống nhau trên cột thành một nhóm.

+ Sum: Hàm tính tổng các giá trị trên cột của nhóm.

+ Count: Hàm đếm số record có trong nhóm mà tại đó cột có giá trị.

+ Min: Lấy giá trị nhỏ nhất trong các giá trị trên cột của nhóm.

+ Max: Lấy giá trị lớn nhất trong các giá trị trên cột của nhóm.

+ First: Tìm giá trị đầu tiên trong các giá trị trên cột của nhóm.

+ Last: Tìm giá trị cuối cùng trong các giá trị trên cột của nhóm.

+ Expression: Cho biết cột là một biểu thức tính toán.

+ Where: Cho biết cột là một biểu thức điều kiện dùng để lọc Record trước khi tính toán và không hiện nội dung khi xem kết quả.

B5: Xem kết quả, thực thi và lưu query. (giống Select query)

Thực hành: Tạo query “Đếm tất cả các học sinh trong mỗi lớp”. Thông tin bao gồm MaLop, Ten Lop, TongsoSV.

Hướng dẫn: Màn hình lưới thiết kế của câu query như Hình III.16.

Hình III.16

2.4. Tự tạo select query có tham số.

Mục tiêu:

Tạo được select query có tham số.

Query tham số là query nhắc người dùng nhập điều kiện cho query tại thời điểm query thực thi.

Cách tạo:

B1: Trong cửa sổ thiết kế query, chọn các bảng/query tham gia truy vấn.

B2: - Chọn các field hiển thị trong kết quả .

- Tại field chứa điều kiện lọc, nhập câu nhắc trên dòng Critetia và đặt trong cặp dấu [ ].

B3: - Xem kết quả, thực thi và lưu query.

Thực hành: Tạo query xem thông tin điểm của một sinh viên tùy ý. Thông tin bao gồm Masv, TenSV, MaMH, DiemLan1.

Hướng dẫn: Thiết kế query như hình III.17, thực thi query được kết quả như hình III.18.

Hình III.17

− Khi thực thi query, BÀI trình yêu cầu nhập giá trị cho masv (Hình III.18)

Hình III.18

3. Action query

Mục tiêu:

Tạo được Update query, Append query, Delete query, Make table query.

3.1. Cách tạo một query Update

B1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon chọn tab Create, trong nhóm lệnh Queries, click nút Query Design.

2: Chọn các bảng chứa dữ liệu muốn cập nhật.

− Thanh Ribbon chuyển sang tab Design

B
Hình III.19
3: Trong nhóm lệnh Query Type, Click nút Update. (Hình III.19). Trong lưới thiết kế xuất hiện dòng Update to.

− Chọn field chứa dữ liệu cần cập nhật và các field chứa điều kiện đưa vào lưới thiết kế.

− Tại cột field chứa dữ liệu muốn cập nhật và trên dòng Update to ta nhập biểu thức cập nhật dữ liệu.

B4: Thực thi và lưu query.

Thực hành: Tăng số tín chỉ của môn học CSDL lên 1.

Hướng dẫn: Thiết kế query như hình III.20

Hình III.20

3.2. Cách tạo Append Query.

B1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon chọn tab Create, trong nhóm lệnh Queries, click nút Query Design.

B2: Chọn các bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho Append Query. Thanh Ribbon chuyển sang tab Design.

B3: Chọn các field chứa dữ liệu nối vào bảng có sẵn, các field được chọn phải tương ứng với các field trong bảng muốn nối dữ liệu vào.

− Click nút Append trong nhóm lệnh Query Type.

− Xuất hiện hộp thoại Append-Chọn bảng muốn nối dữ liệu vào.

− Trong lưới thiết kế xuất hiện dòng Append to, chứa tên các field tương ứng trong bảng có sẵn.

B4: Thực thi và lưu query.

Thực hành: Thêm một môn học mới gồm các thông tin sau:

• Mã môn học: XLA

• Tên môn học: Xử lý ảnh

• Số tín chỉ: 4

Hướng dẫn: Chọn menu Create-Query Design-Append-Append to Table Name: chọn bảng MONHOC.

Thiết kế query như hình III.21

Hình III.21

3.3. Cách tạo Delete Query.

Hình III.22

Hình III.23

1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon chọn tab Create, trong nhóm lệnh Queries, click nút Query Design.

B2: Chọn bảng hoặc query chứa dữ liệu cần xóa. Thanh Ribbon chuyển sang tab Design.

B3: Click nút Delete trong nhóm Query Type. (Hình III.22)

- Chọn field chứa điều kiện xóa, lưới thiết kế xuất hiện dòng Delete→tại field chứa điều kiện xóa ta chọn where.

Nhập điều kiện xóa trên dòng Criteria

B4: Thực thi và lưu query.

Thực hành: Xoá tất cả những sinh viên trong bảng SINHVIEN sinh trước tháng 5 năm 1988.

Hướng dẫn:

Chọn menu Create - Query Design - chọn bảng SINHVIEN - chọn Delete trong nhóm lệnh Query type.

Thiết kế query như hình III.23:

3.4. Cách tạo câu lệnh Make-Table query

B1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon chọn tab Create, trong nhóm lệnh Queries, click nút Query Design.

B2: Chọn các bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho Make-Table. Thanh Ribbon chuyển sang tab Design

B3: Chọn các field muốn hiển thị trong bảng mới.

−

Hình III.23
Trong nhóm lệnh Query Type, click nút Make-Table. (Hình III.23)

− Xuất hiện hộp thoại Make Table với các tùy chọn:

∗ Table name: Nhập tên bảng mới.

∗ CurrentDatabase: Bảng mới được lưu trong cơ sở dữ liệu hiện hành.

∗ Another Database: Bảng mới được lưu trong một cơ sở dữ liệu khác, click nút browse để tìm cơ sở dữ liệu chứa bảng mới.

− Click nút OK để tạo Make-Table.

B4: Thực thi và lưu query.

Thực hành: Thực hiện lưu kết quả thực thi của query ở hình III.15 (giả sử tên query là query15) vào một bảng có tên BANGQUERY15.

Hướng dẫn: Chọn menu Create - Query Design - chọn tab Queries – chọn query15 - chọn Make Table trong nhóm lệnh Query type – Make new table, Table name: gõ vào tên bảng mới là BANGQUERY15. Nhấn OK.

- Trong lưới thiết kế query, chọn * để đưa tất cả các trường của query15 vào. Bấm Run để thực thi query. Vào lại mục Object Tables để xem nội dung bảng BANGQUERY15.

4. Crosstab Query

Mục tiêu: Tạo được crosstab query.

Một crosstab query cần ít nhất là 3 field:

− Một field để lấy giá trị làm tiêu đề cho cột gọi là column heading.

− Một field (hoặc nhiều field) để lấy giá trị làm tiêu đề cho dòng gọi là row heading.

− Một field chứa dữ liệu thống kê (Value) (Hình III.24)

Hình III.24

Hình III.25
.1. Tạo query Crosstab bằng wizard.

B1: Trên thanh Ribbon, click nút Create.

− Trong nhóm lệnh Query, chọn Query Wizard.

− Trong cửa sổ New Query, chọn Crosstab Query Wizard (Hình III.25)→OK.

B2: Chọn dữ liệu nguồn cho Crosstab Query, có thể là table hoặc Query→Next.

B3: Chọn field làm Row heading trong khung Available Fields

− Click nút > để chọn field →Click Next.

B4: Chọn field làm column heading→Next.

B5: − Chọn field chứa dữ liệu thống kê trong khung Fields.

− Chọn hàm thống kê trong khung Function→Next.

B6: Nhập tên cho query và click nút Finish để kết thúc.

4.2. Tạo query Crosstab bằng lệnh Crosstab query.

B1: Trong cửa sổ thiết kế Query, trên thanh Ribbon, chọn Query Tools, chọn Tab Design. Trong nhóm lệnh Query Type, chọn Crosstab (Hình III.26)

Hình III.26

−Trong lưới thiết kế query xuất hiện thêm dòng Crosstab và dòng Total.

B2: − Dòng Crosstab có các lựa chọn sau:

+ Row Heading: Chọn trường làm tiêu đê dòng.

+ Column Heading: Chọn trường làm tiêu đề cột.

+ Value: Chọn trường làm giá trị hiển thị ở các ô.

− Dòng Total có các lựa chọn như trong Total query.

− Đặt điều kiện để thay đổi ở dòng Criteria (nếu có), chọn các hàm tính toán trong phần Total và chọn cách thức hiển thị tại dòng Crosstab.

B3 : Thực thi và lưu query.

Thực hành: Thống kê tổng số sinh viên đạt và không đạt ứng với từng môn học . Trong đó nếu điểm thi lần 1 >=5 thì đạt, ngược lại là không đạt.

Hướng dẫn: Chọn menu Create - Query Design - chọn bảng KETQUA và bảng MONHOC để đưa vào lưới thiết kế - chọn Crosstab trong nhóm lệnh Query type.

Thiết kế query như hình III.27:

Hình III.27

Kết quả:

Hình III.28

5. Áp dụng biểu thức

Mục tiêu:

Hiểu được thế nào là biểu thức.

Nắm được các phép toán và cú pháp các hàm thông dụng trong access.

Biểu thức là một sự kết hợp giữa các toán tử (operator), các toán hạng (operand) và các cặp dấu ngoặc đơn ( ) theo đúng một trật tự nhất định.

Mỗi toán hạng có thể là một hằng, một biến, một hàm hoặc một biểu thức khác, cặp dấu ngoặc đơn () để chỉ định toán tử nào được thực hiện trước.

5.1. Các hàm thông dụng

5.1.1. Các hàm xử lý dữ liệu kiểu Text

Hàm	Ý nghĩa	Ví dụ	Kết quả
Left(chuỗi, n)	Trích ra n ký tự tính từ bên trái của chuỗi string	Left("ABCDEF",4)	“ABCD”
Right(chuỗi, n)	Trích ra n ký tự tính từ bên phải của chuỗi string	Right("ABCDEF",4)	“CDEF”
Mid(chuỗi,m,n)	Trích ra n ký tự tính từ vị trí thứ m trong chuỗi string	Mid("ABCDEF",2,3)	“CDE”
Len(chuỗi)	Trả về độ dài của chuỗi string	Len("ABCDEF")	6
Format(exp)	Định dạng biểu thức theo các dạng thức thích hợp.	Format(Date(), “dd- mm-yyyy” )
UCase(chuỗi)	Trả về chữ in hoa của chuỗi	UCase(“Ngọc Lan”)	“NGỌC LAN”
LCase(chuỗi)	Trả về chữ in thường của chuỗi	LCase(“Ngọc Lan”)	“ngọc lan”
Str(số)	Hàm trả về một chuỗi số được chuyển từ một số	Str(123.42)	“123.42”
Val(chuỗi_dạng_số)	trả về một số được chuyển từ một chuỗi số	Val(“123.42”)	123.42

5.1.2. Các hàm về ngày giờ

Hàm	Ý nghĩa	Ví dụ	Kết quảquảưuquả
Date()	Hàm trả về kết quả là ngày hiện hành của máy.	Date()	Ngày hiện hành của máy
Day(date)	Trả về ngày trong tháng.	Day(#6/12/2012#)	6
Month(date)	Trả về kết quả là tháng trong biểu thức ngày	Month(#6/12/2012#)	12
Year(exp)	Trả về kết quả là năm trong biểu thức ngày.	Year(#6/12/2012#)	2012
datePart(“d/ m/ww/q/yyy y”, exp)	d: trả về ngày trong biểu thức ngày. m: trả về tháng trong biểu thức ngày. ww: trả về tuần trong biểu thức ngày. q: trả về quý trong biểu thức ngày. yyyy: trả về năm trong biểu thức ngày.	Datepart(“q”,#6/12/ 2012#)	2

5.1.3.Hàm điều kiện

Cú pháp: IIF (, ,)

Ý nghĩa: Trả về giá trị 1 nếu biểu thức điều kiện đúng, trả về giá trị 2 nếu biểu thức điều kiện sai.

Ví dụ: IIF([Diem]>=5, “Đậu”, “Rớt”)

5.1.4. Hàm cơ sở dữ liệu

Là các hàm xử lý trên cơ sở các bảng dữ liệu, có thể là Table hoặc Query. Các hàm này có ký tự bắt đầu là chữ D tiếp theo là tên (ví dụ: DSUM)

Các hàm này có chung cú pháp như sau:

TÊN HÀM (biểu thức, nguồn, [điều kiện])

- Biểu thức: là một chuỗi thể hiện một biểu thức thường là một biến trường hoặc phép tính trên các biến trường.(ví dụ: ''[HOLOT] + [TEN]'')

- Nguồn: là một chuỗi mang tên bảng dữ liệu hoặc tên truy vấn.

- Điều kiện: là một chuỗi biểu thức điều kiện lựa chọn các mẫu tin.(Mục này có thể không có, khi đó hàm sẽ tính trên tất cả các mẫu tin)

Sau đây là một bảng dữ liệu cơ sở được sử dụng trong ví dụ dưới :

BẢNG LƯƠNG:

STT

MANV

HỌ

TÊN

PHÒNG

CVỤ

LƯƠNG

A01

B01

A02

C02

B03

Nguyen

Hoang

Thanh

Anh

Tuan

Kim

Binh

PGD

550000

450000

430000

300000

450000

Một số hàm cơ sở dữ liệu thông dụng:

Chia sẻ với bạn bè của bạn:

Page 6

<5>
Hướng dẫn: Xem ở BÀI 3, mục 2.3

B. Select query dùng chức năng Total (Total query)

1) Tạo query tính tổng số sinh viên theo lớp, thông tin bao gồm MaLop, TenLop, GVCN, SiSoLop, trong đó SiSoLop=count([MaSV]), kết nhóm theo MaLop, TenLop, GVCN.

2) Tạo query cho xem điểm trung bình của từng sinh viên, thông tin gồm các field: MaSV, HoTen, DiemTB, XepLoai.

Trong đó:

 DiemTB= Round(Avg(IIf([diemlan1]>nz([diemlan2],0),[diemlan1],[diemlan2])),1)

(Hàm NZ(exp,valueifnull): Chuyển giá trị null thành 0)

 XepLoai:

 Nếu DiemTB >=8, xếp loại Giỏi

 8> DiemTB >=6.5, xếp loại Khá

 6.5> DiemTB>=5, xếp loại Trung bình

 Còn lại là loại Yếu

Kết nhóm theo MaSV, HoTen.

3) Tạo query để xem danh sách các sinh viên đạt học bổng, với yêu cầu sau: những sinh viên có DiemTB >=8.5 và DiemLan1 của tất cả các môn phải >5 thì đạt học bổng 500000, ngược lại thì học bổng là 0. Cách tính điểm trung bình tương tự câu số 2.

4) Tạo query cho biết tổng số sinh viên thi lại theo lớp, thông tin bao gồm MaLop, TenLop, TSSV_thilan2, nhóm theo MaLop, TenLop.

5) Tạo query cho biết tổng số sinh viên thi lại theo môn học, thông tin bao gồm MaMH, TenMH, TSSV_thilan2, nhóm theo MaMH, TenMH.

Hướng dẫn: Xem ở BÀI 3, mục 2.2.

C. Query tham số

1. Tạo query cho xem danh sách các sinh viên thuộc lớp tùy ý gồm các field MaSV, HoTen, Phai, NgaySinh, DiaChi.

2. Tạo query để xem điểm của một sinh viên tùy ý gồm các thông tin: MaSV, HoTen, DiemLan1, DiemLan2

3. Hiển thị bảng điểm của các sinh viên đạt yêu cầu (DiemLan1>=5) của một môn học tùy ý, thông tin gồm MaSV, HoTen, MaLop, TenMH.

4. Cho biết danh sách những sinh viên của một lớp, gồm: Mã sinh viên, Họ tên sinh viên, Giới tính, Tên lớp. Trong đó, giá trị mã lớp cần xem danh sách sinh viên sẽ được người dùng nhập khi thực thi câu truy vấn

5. Liệt kê danh sách sinh viên có điểm môn Cơ sở dữ liệu lớn hơn một giá trị bất kỳ do người sử dụng nhập vào khi thực thi câu truy vấn, thông tin gồm: Mã sinh viên, Họ tên sinh viên, Tên môn, Điểm

6. Cho kết quả thi của các sinh viên theo môn, tên môn cần xem kết quả sẽ được nhập vào khi thực thi câu truy vấn. Thông tin hiển thị gồm: Mã sinh viên, Tên lớp, Tên môn, Điểm

7. Thêm một sinh viên mới vào cơ sở dữ liệu, giá trị của các field sẽ được nhập khi thực thi truy vấn

8. Cập nhật Số tiết cho môn học CSDL với giá trị của Số tiết sẽ được nhập khi thực thi truy vấn

Hướng dẫn: xem ở BÀI 3, mục 2.4.

D. CROSSTAB QUERY

1. Thống kê số sinh viên giỏi, khá, trung bình, yếu theo từng lớp.

2. Thống kê tổng số sinh viên đạt và không đạt ứng với từng môn học . Trong đó nếu điểm thi lần 1 >=5 thì đạt, ngược lại là không đạt.

3. Cho xem điểm cao nhất của từng môn theo từng lớp.

4. Thống kê tổng số sinh viên nam và nữ theo từng lớp.

Hướng dẫn: xem ở BÀI 3, mục 2.4.

E. ACTION QUERY

E.1. Make table Query

1. Dùng Make table Query, để tạo ra bảng SV_Dat chứa các sinh viên không thi lần 2, gồm các Field Masv, hoten, tenlop, tenmh, DiemLan1

2. Dùng Make table Query, để tạo ra bảng SV_HocBong gồm các Field Masv, hoten, phai, malop, hocbong. Trong đó học bổng được tính như sau:

 Những sinh viên có trung bình của DiemLan1 >=8.5 và không có DiemLan1 nào <5>
Hướng dẫn: xem ở BÀI 3, mục 3.4.

E.2. Append query

1. Thêm một sinh viên mới gồm các thông tin sau:

• Mã sinh viên: A105

• Họ sinh viên: Lê Thành

• Tên sinh viên: Nguyên

• Phái: Nam

• Ngày sinh: 20/10/1987

• Địa chỉ: 15 Phan Châu Trinh, Đà Nẵng

• Mã lớp: CDTH1B

2. Thêm một môn học mới gồm các thông tin sau:

• Mã môn học: XLA

• Tên môn học: Xử lý ảnh

• Số tiết: 45

3. Thêm vào bảng kết quả gồm các thông tin sau:

• Mã sinh viên: lấy tất cả những sinh viên của lớp CDTH1A

• Mã môn học: CSDL

• Điểm lần 1: 6

5. Thêm vào bảng kết quả gồm các thông tin sau:

• Mã sinh viên: A105

• Mã môn học: lấy tất cả những môn học có trong bảng môn học

• Điểm: 8

Hướng dẫn: xem ở BÀI 3, mục 3.2.

E.3. Update query

1. Cập nhật số tín chỉ của môn CSDL thành 5

2. Cập nhật tên của sinh viên Trần Văn An thành Trần Văn Anh

3. Cập nhật phái của sinh viên Trần Văn Anh thành phái Nữ

4. Cập nhật ngày sinh của sinh viên Nguyễn Thúy Hiền thành 05/08/1988

5. Cộng thêm 5 điểm môn Nhập môn tin học cho các sinh viên của lớp CDTH1A. Điểm tối đa của môn là 10

Hướng dẫn: xem ở BÀI 3, mục 3.1.

E.4. Delete query

1. Viết câu truy vấn để tạo bảng có tên DeleteTable gồm các thông tin sau: Mã sinh viên, Họ tên sinh viên, Phái, Ngày sinh, Địa chỉ, Điện thoại, Mã lớp.

2. Xoá tất cả những sinh viên trong bảng DeleteTable sinh trước tháng 5 năm 1988

3. Xoá tất cả những sinh viên nam của lớp CDTH1B trong bảng DeleteTable

Hướng dẫn: xem ở BÀI 3, mục 3.4.

BÀI 4: XÂY DỰNG FORM

Mã bài: MĐ14-04

Giới thiệu: Truy vấn query mới chỉ giúp chúng ta truy xuất và xử lý tính toán trên dữ liệu và hiển thị kết quả dưới dạng bảng đơn điệu. Với công cụ form, dữ liệu sẽ được hiển thị dưới dạng các biểu mẫu có thể xem, nhập, hiệu chỉnh dữ liệu, hoặc có thể dùng form để tạo ra các hộp thoại nhằm thiết lập các tùy chọn cho công việc quản lý của mình. Đây là công cụ tạo ra giao diện của một BÀI trình quản lý bằng Access.

Mục tiêu:

Hiểu ứng dụng của Form trong CSDL Access;

Thiết kế được form;

Hiểu và thiết lập được các thuộc tính cho form và đối tượng.

Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính.

Nội dung chính:

1. Khái niệm về form

Mục tiêu:

Nắm được khái niệm form và các thành phần trong một form.

Tự tạo select query ở chế độ thiết kế.

Form là thể hiện giao diện của BÀI trình. Khi sử dụng một ứng dụng, đa phần công việc của người dùng làm trên các hộp thoại (Dialogue), cửa sổ (Windows). Cả 2 thành phần này trong lập trình đều được gọi là Form.

Có 2 cách chính để tạo Form trong Access:

- Sử dụng trình Form Wizard: Là công cụ tạo form qua các bước trung gian với một loạt các câu hỏi gợi ý để giúp bạn chọn lựa và xây dựng một form phù hợp nhất. Đây là cách rất đơn giản, nhanh chóng, dễ dùng giúp tạo nhanh một Form. Tuy nhiên Form được tạo ra có nhiều hạn chế, không gần gũi với yêu cầu của người dùng.

- Sử dụng trình Form Design View - một công cụ tương đối hoàn chỉnh để tạo ra các form đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của người sử dụng.

Ngoài ra Access 2010 còn có thêm 2 lựa chọn tạo form nhanh nữa là Blank Form và Navigation Form.

- Blank Form: Tạo ra một form trống, form mới không bị ràng buộc với một nguồn dữ liệu, và nó sẽ mở ra trong chế độ Layout View, sau đó chỉ định một nguồn dữ liệu (bảng hoặc truy vấn) và thiết kế form bằng cách thêm các điều khiển từ field list.

- Navigation Form: là một form đặc biệt hoàn toàn mới trong Access 2010, nhằm thiết kế form dạng điều hướng nhiều tab, trong đó mỗi tab là một form hoặc report. Do đó nó cho phép người dùng dễ dàng di chuyển đến các form hoặc report khác nhau thong qua các tab mà chỉ cần trên một giao diện form.

Các thành phần trong một form:

+ Form Header: tiêu đề đầu của Form

+ Page Header: tiêu đề đầu của trang.

+ Detail: chứa nội dung chính của form, phần này hiển thị nội dung trong dữ liệu nguồn của form hoặc các control đưa vào từ toolbox.

+ Page Footer: Tiêu đề cuối của trang

Form Footer: Tiêu đề cuối của Form, thường đặt các ô tính toán thống kê dữ liệu cho form trong phần form footer

2. Cách tạo form bằng wizard

Mục tiêu:

Hình IV.1
ạo được single form bằng wizard.

B1: Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Create trên thanh Ribbon.

−
Hình IV.2
Click nút Form Wizard trong nhóm lệnh Forms. (Hình IV.1). Xuất hiện cửa sổ Form Wizard (Hình IV.2)

B2: Chọn Table hoặc Query làm dữ liệu nguồn cho form.

− Chọn các field hiển thị trên form trong khung Available Fields, click nút

để chọn một field, click nút

để chọn tất cả các field trong Table/Query dữ liệu nguồn, có thể chọn nhiều fields trên nhiều bảng. Click Next.

B3: Chọn dạng form gồm các dạng:

∗ Columnar: Access sẽ tự tạo Form sắp các field theo thứ tự từ trái qua phải. Dạng này cửa sổ của form chỉ hiển thị 1 mẫu tin hiện thời, trong đó giá trị của tất cả các trường (trong nguồn dữ liệu) của mẫu tin được hiển thị đầy đủ.

Hình IV.3
Tabular: Access sẽ tự tạo form dạng bảng. Dạng này sẽ hiển thị tất cả các mẫu tin từ nguồn dữ liệu, trong đó giá trị của tất cả các trường (trong nguồn dữ liệu) của mẫu tin được hiển thị đầy đủ.

* Datasheet: Access sẽ tự tạo form dạng datasheet. Dạng này sẽ hiển thị tất cả các mẫu tin từ nguồn dữ liệu, trong đó giá trị của tất cả các trường (trong nguồn dữ liệu) của mẫu tin được hiển thị đầy đủ.

− Click Next.

B4: Nhập tiêu đề cho form Finish.

3. Tạo form từ cửa sổ Design

Mục tiêu:

Tự tạo single form ở chế độ thiết kế.

Công cụ Form và Form Wizard giúp thiết kế form một cách nhanh chóng và dễ dàng. Với Design view, ta sẽ thiết kế một form bằng tay mà không có sự hỗ trợ nào của Access. Có hai cách để thiết kế một form bằng Design view: Form Design và Layout View (Blank Form).

a) Layout View

Với cách thiết kế này ta có thể can thiệp vào các control: Textbox, checkbox, label, … như di chuyển chúng, thay đổi kích thước chúng, thêm hoặc loại bỏ các điều khiển. Layout view làm cho việc sắp xếp các control trở nên dễ dàng hơn.

Cách tạo:

Page 7

B

Hình IV.4
1: Chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Blank Form trong nhóm lệnh Forms. (HÌnh IV.1). Xuất hiện một form trắng ở chế độ Layout view.

B2: Tại cửa sổ Property sheet, chỉ định nguồn dữ liệu cho form (là table hoặc query) làm nguồn dữ liệu cho form. Nhấn vào biểu tượng Add Existing Fields trên thanh Ribbon (HÌnh IV.4) để xuất hiện ra Field List (Hình IV.3)

B3: Drag chuột kéo các field từ field list vào form.

B4: Click nút View trên thanh Ribbon  chọn Form View để xem kết quả.

b) Design view

Hình IV.5 hi thiết kế form bằng Design view thì các control khi thả vào form nó không tự động canh theo hàng và cột như Blank Form.

Cách tạo:

B1: Chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Form Design trong nhóm lệnh Forms (HÌnh IV.1). Xuất hiện một form trắng ở chế độ Design view và sheet thuộc tính của form. Form trắng thông thường chỉ có phần Detail, nếu form cần làm phần tiêu đề trang, chân trang hay tiêu đề form, chân form thì click chuột phải lên góc trái trên của form ngang với phần Detail (tại vòng tròn đỏ hình IV.5), sẽ thấy tùy chọn Page Header/Footer và Form Header/Footer.

B2: Tại cửa sổ Property sheet, chỉ định nguồn dữ liệu cho form (là table hoặc query) làm nguồn dữ liệu cho form. Nhấn vào biểu tượng Add Existing Fields trên thanh Ribbon để xuất hiện ra Field List

B3: Drag chuột kéo các field từ field list vào form (Hình IV.6).

B
Hình IV.6
4: Click nút View trên thanh Ribbon  chọn Form View để xem kết quả.

4. Các thuộc tính trên form và trên đối tượng

Mục tiêu:

Nắm được các thuộc tính trên form.

Nắm được các thuộc tính trên đối tượng.

Hình IV.7
.1. Các thuộc tính trên form.

Xem và chỉnh thuộc tính của form: Kích đôi chuột tại ô vuông

ở đầu thước (hoặc kích phải chọn Properties hoặc Click nút Properties Sheet). Cửa sổ Properties Sheet hiện ra như hình IV.7.

Tab Format

Caption: Nội dung hiển thị trên thanh tiêu đề của cửa sổ trình bày form.

Default View: Quy định cách biểu diễn của form.

+ Single form: Tại một thời điểm, cửa sổ form chỉ biểu diễn dữ liệu của 1 record mà thôi.

+ Continuous form: Trong cửa sổ form, các record được hiển thị kế tiếp nhau.

+ Datasheet: Trong cửa sổ form, các record được hiển thị dạng sheet như excel.

Views Allowed: Xác định người sử dụng được phép xem form ở chế độ nào.

+ Form: chỉ được xem form ở chế độ Form View.

+ Datasheet: xem form ở chế độ dạng sheet như excel.

+ Both: Được xem form ở cả 2 chế độ.

Allow Edits: Cho phép hay không (Yes/No) người sử dụng có thể sửa dữ liệu.

Allow Deletions: Cho phép hay không (Yes/No) người sử dụng có thể xóa mẫu tin.

Allow Adds: Cho phép hay không (Yes/No) người sử dụng có thể thêm mẫu tin.

The ScrollBars: Hiển thị hay không các thanh trượt.

+ Neither: Không hiển thị các thanh trượt.

+ Vertical Only: Chỉ hiển thị thanh trượt đứng.

+ Horizontal Only: Chỉ hiển thị thanh trượt ngang.

+ Both: Hiển thị cả 2 thanh trượt.

Record Selectors: Có hay không (Yes/No) hiển thị dấu hiệu chỉ định mẫu tin hiện thời.

Navigation Buttons: Có hay không (Yes/No) hiển thị thanh điều hướng mẫu tin trên form.

Dividing lines: Có hay không (Yes/No) hiển thị đường ngăn cách mỗi mẫu tin khi xem dạng Form View. Thuộc tính này luôn được dùng kiểu xem form mặc định là Continuous forms.

Auto Resize: tự động điều chỉnh cửa sổ form tự động.

Auto center: Có hay không (Yes/No) form sẽ xuất hiện tại trung tâm của ứng dụng khi được mở.

Tab Data

Record source: Nguồn dữ liệu của form có thể là bảng hay query. Khi ta chọn nguồn dữ liệu thì thuộc tính này sẽ điền tự động mã SQL tương ứng với nguồn dữ liệu ta vừa chọn.

Filter: cho phép đặt 1 điều kiện lọc các mẫu tin từ nguồn dữ liệu để xuất hiện trên form. Chức năng lọc sẽ xuất hiện khi xem form.

Order by: Có hay không sắp xếp dữ liệu theo trường nào đó, nếu có nhiều trường cần sắp xếp thứ tự phân cách bằng dấu “;”.

Allow filters: Nếu thiết lập là No, các tùy chọn Filter trên toolbar hay trên Record Menu bị ngừng kích hoạt.

Allow Edits: Cho phép hay không (Yes/No) người sử dụng có thể sửa dữ liệu.

Allow Deletions: Cho phép hay không (Yes/No) người sử dụng có thể xóa mẫu tin.

Allow Adds: Cho phép hay không (Yes/No) người sử dụng có thể thêm mẫu tin.

Data entry: Mặc định được thiết lập là No. Nếu thiết lập là Yes, thì khi chạy form những mẫu tin đã tồn tại không xuất hiện, thay vào đó là 1 mẫu tin trống để có thể thêm những mẫu tin mới. Thuộc tính này sẽ được sử dụng khi một người nào đó cần đưa dữ liệu vào form mà không cần phải truy cập vào những mẫu tin đã tồn tại.

Tab other

Pop Up: thiết lập form Pop Up là form ở trên những cửa sổ khác, khi đặt thuộc tính này form được gọi sẽ xuất hiện tràn màn hình (nếu ở chế độ maximize) và sẽ che lấp hết tất cả các form khác. Nếu ở chế độ Minimize thì form này sẽ ở trên cùng những form khác (form gọi nó).

Modal: Khi 1 form được thiết lập thuộc tính này thì người dùng cần phải đóng form này lại thì mới có thể quay trở lại làm việc với form gọi nó, hay quay trở lại cửa sổ CSDL.

Để minh họa cho sự khác nhau giữa 2 thuộc tính này, ta tạo 1 form mới là Form1 và 1 nút lệnh để mở form thứ 2 là Form2. Ta đặt thuộc tính Pop up và Modal lần lượt là Yes, No cho Form2 rồi lần lượt cho thực thi.

4.2. Các thuộc tính trên đối tượng.

a) Đối tượng Check Box/ Option Button/ Toggle Button

Control Source: quy định trường liên kết với đối tượng.

b) Đối tượng Option Group

Option Value: Quy định giá trị cho các thành phần của đối tượng.

Control Source: Quy định trường dữ liệu để lưu các giá trị của các đối tượng được chọn vào trường đó.

c) Đối tượng Combo Box (hay List Box)

Control Source: quy định trường liên kết với đối tượng.

Row Source Type:

+ Table/Query: danh sách lây từ dữ liệu của table hoặc quẻy.

+ Value List: tự định giá trị cho danh sách

+ Field List: danh sách là tên các field trong 1 table/query.

Row Source: Nguồn giá trị trong danh sách (là câu lệnh SQL để lấy về mẫu tin xuất, các giá trị cách nhau bởi dấu phẩy ",")

Bound Column: Cột được lấy làm giá trị của field.

Column Count: Số cột sẽ được hiển thị trong danh sách.

Column Heads: Có sử dụng không tên field hay dữ liệu dòng đầu tiên trong danh sách làm tiêu đề cho các cột trong danh sách..

Column Widths: Độ rộng các cột trong danh sách.

List Row: Số dòng hiển thị trong danh sách.

List Width: Tổng độ rộng các cột trình bày trong danh sách.

List To Limit: Nếu Yes, thì giới hạn giá trị nhập vào phải có trong danh sách, Nếu No thì có thể nhập 1 giá trị ngoài danh sách cho Field.

d) Đối tượng Tab Control.

Caption: Tiêu đề của các trang tab.

Picture: Hình ảnh trên các trang tab.

e) Đối tượng Command.

Caption: Tiêu đề xuất hiện trên nút lệnh.

Picture: Hình ảnh trên nút lệnh.

Onclick: Thiết lập hành động cho nút lệnh (đoạn mã VBA).

f) Đối tượng Bound Object Image.

Control Source: quy định trường liên kết với đối tượng.

5. Kỹ thuật Main/Sub Form

Mục tiêu:

Tạo được main/sub form bằng wizard.

Tạo được main/sub form ở chế độ design view.

Main Form là form hiện tại đang làm. Sub Form là form con được sử dụng bên trong Main Form. Thông thường Sub form là form được dùng để hiển thị các mẫu tin tương ứng với một giá trị của trường chính trong Main form.

Access sử dụng các thuộc tính LinkMasterFields và LinkChildFields của subform để liên kết giữa Mainform và Subform (tức lựa chọn các record trong subform có liên quan đến mỗi record trong mainform).

Hình sau minh họa cho một Main/Sub Form (Hình IV.8)

Hình IV.8

5.1. Tạo Main/Sub Form bằng wizard

Hình IV.9
1: Chọn create trên thanh ribbonForm wizard. Xuất hiện cửa sổ form wizard (Hình IV.9)

B2: (HÌnh IV.10) Chọn nguồn dữ liệu cho Main form tại combo box Tables/Queries bằng cách chỉ định bảng hoặc query.

Chọn các trường trong danh sách Available Fields muốn xuất hiện trên main form, nhấn vào nút > để đưa vào danh sách trường được chọn Selected Fields như hình bên. Nếu muốn chọn tất cả thì nhấn vào nút >>, muốn bỏ chọn trường nào đó lại thì nhấn nút <,>
C

Hình IV.10 họn nguồn dữ liệu cho Subform tại combobox Tables/Queries bằng cách chỉ định bảng hoặc query.
Chọn các trường trong danh sách Available Fields muốn hiển thị trên subform (cách chọn như main form ở trên).
Nhấn nút Next.

B3: (HÌnh IV.11)Chọn cách thức muốn xem dữ liệu.

Hình IV.11

Chọn tùy chọn Form with subform(s).
Nhấn nút Next.

B4: (HÌnh IV.12) Chọn kiểu trình bày cho subform:

+ Dạng Tabular: là dạng bảng.

+ Dạng Datasheet : là dạng lưới như excel.

Hình IV.12

B5: (HÌnh IV.13) Đặt tiêu đề cho Form và Sub Form. Tại đây có 2 lựa chọn:

+ Open the form to view or enter information: mở form để xem và nhập dữ liệu.

+ Modify the form’s design: mở form ở chế độ thiết kế để chỉnh sửa.

Hình IV.13

Kết quả được form dạng Main/sub như sau: (hình IV.14)

Hình IV.14

Thực hành: Từ CSDL QLSV ở BÀI 2, tạo form dạng Main/Sub như hình IV.14.

Hướng dẫn: Xem ở mục 5.1.

5.2. Tạo Main/Sub Form ở chế độ Design View.

1: Tạo Subform bằng wizard hoặc design như mục 2 và 3 ở trên.

B
Hình IV.15
2:Chọn create trên thanh Ribbon  Form Design. Xuất hiện một form trắng ở chế độ Desgin view và sheet thuộc tính của form (HÌnh IV.15). Form trắng thông thường chỉ có phần Detail, nếu form cần làm phần tiêu đề trang, chân trang hay tiêu đề form, chân form thì click chuột phải lên góc trái trên của form ngang với phần Detail (tại vòng tròn đỏ hình IV.16), sẽ thấy tùy chọn Page Header/Footer và Form Header/Footer.

Hình IV.16

B3: Chỉ định nguồn dữ liệu cho main form tại thuộc tính Record Source. Nhấn vào biểu tượng Add Existing Fields trên thanh Ribbon (Hình IV.17) để xuất hiện ra Field List. (Hình IV.18)

Hình IV.17

Hình IV.18

K
éo các trường trong field list muốn hiển thị trên main form vào Form đang thiết kế.

B4: (Hình IV.19) Kéo subform đã tạo ở bước B1 vào phần Detail của form.

B
Hình IV.19
5: Nhấn vào biểu tượng View trên thanh Ribbon chọn Form View để xem kết quả. Kết quả có được giống kết quả tạo được bằng Wizard ở trên.

Thực hành: Tạo form dạng Main/Sub như hình IV.14 ở chế độ Design View.

Hướng dẫn: Thực hiện các bước hướng dẫn như ở mục 5.2.

CÂU HỎI KIỂM TRA

Đối tượng Form trong Access là gì? Có bao nhiêu cách tạo Form trong MS Access?
Trình bày công dụng của các công cụ sau trên thanh Toolbox của Access: Selected Object, Control Wizard, Label, Text box, Option Group, Option button, Check box, Combo box, List box, Command button.
Hãy nêu khái niệm Main Form và Sub Form. Trình bày các bước tạo 1 main/sub form bằng wizard.
Trong việc tạo Form, để gán nguồn dữ liệu cho Form ta sử dụng thuộc tính nào của Form?
Muốn Form hiển thị toàn bộ bản ghi tại cùng một thời điểm, ta thiết lập thuộc tính cuả Form như thế nào?
Trong quá trình tạo Form, để thiết đặt trường liên kết với một đối tượng trên Form ta sử dụng thuộc tính nào của đối tượng?
Phân biệt sự khác nhau giữa Form dạng Pop Up và Form dạng Modal.
Giữa Mainform và Subform có một mối liên kết với nhau thông qua thuộc tính nào?

BÀI TẬP THỰC HÀNH

1. Tạo form bằng chức năng Auto, lấy dữ liệu nguồn từ bảng LOP, form sẽ hiển thị danh sách các record quan hệ của bảng lớp dưới dạng subform.

2. Thiết kế form có dạng sau:

 Main form chứa thông tin về lớp và tổng số sinh viên của lớp

 Subform chứa danh sách các sinh viên của từng lớp

 Nút đóng form thiết kế bằng wizard, dùng để đóng form

3. Thiết kế form thông tin sinh viên có dạng sau:

 Main form chứa thông tin sinh viên, field Phai dùng công cụ Option Group

 Subform chứa thông tin điểm của tất cả các môn học của sinh viên đó

 Trung bình:

=Round(Avg(IIf([diemlan1]>nz([diemlan2],0),[diemlan1],[diemlan2])),1)

 Xếp loại dựa vào điểm trung bình tính như trong phần query

4. Form Main-sub, gồm 2 Subform đặt trong tabControl

Thiết kế form theo mẫu dưới đây với yêu cầu sau:

− Main form chứa combobox chọn mã lớp.

− Subform1 hiển thị danh sách sinh viên của lớp được chọn.

− Subform2 hiển thị điểm của từng sinh viên trong subform1, và thông tin điểm trung bình, xếp loại.

BÀI 5. MACRO – TẬP LỆNH

Mã bài: MĐ14-05

Giới thiệu: Macro giúp thực hiện các công việc hàng ngày bằng cách tự động hóa chúng. Thay vì thực hiện bằng tay các công việc lặp đi lặp lại, chúng ta có thể ghi lại một macro đơn giản cho toàn bộ công việc một lần.

Mục tiêu:

Hiểu ứng dụng của Macro trong CSDL Access;

Các thuộc tính và sự kiện thường dùng trong macro;

Tạo được các macro và áp dụng các macro trên form.

Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính.

Nội dung chính:

1.Khái niệm macro.

Mục tiêu:

Nắm được khái niệm macro và phân biệt được các loại macro.

Một macro là một tập hợp của một hoặc nhiều hành động thực hiện chính xác theo một trình tự từ trên xuống để phục vụ các yêu cầu thao tác trên các đối tượng trong cơ sở dữ liệu.

Xây dựng macro bao gồm các hành động lựa chọn từ một danh sách, và sau đó điền vào các đối số của hành động.

Giả sử xây dựng một form với nút đóng form bằng cách tạo nút trên form và xây dựng một macro để đóng form sau đó gán macro cho sự kiện Click của nút.

Object: Button

Hình V.1

Có 3 loại Macro

− Standalone macros: Là một đối tượng của cơ sở dữ liệu, macro này sau khi được tạo và lưu thì nó xuất hiện trong phần Macro của Navigation Pane..

− Data macros: Là loại macro được lưu trữ như một phần của một table. Bạn có thể thiết kế sao cho table thực thi macro trước hoặc sau khi một record được thêm, chỉnh sửa hoặc xóa

− Embedded macros: Là loại macro được lưu trữ như một phần của một form hoặc report. Macros này chỉ thực thi khi form hoặc report hoặc một đối tượng trên form hoặc report chịu tác động của một sự kiện.

2. Tạo macro

Mục tiêu:

Tạo được một macro đơn giản.
Tạo được một nhóm các macro.
Tạo được một macro có điều kiện.

2.1. Tạo một macro.

−

Chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Macro & Code, click nút Macro. (Hình V.2)

−
Hình V.2
Xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro với các thành phần: (Hình V.3)

* Khung bên trái dùng để chọn các action trong Macro.

* Khung bên phải chứa các Action theo nhóm và các đối tượng trong cơ sở dữ liệu đã được gán macro.

Hình V.3

− Chọn Action trong khung Add New Action.

− Ứng với những Action khác nhau thì xuất hiện

c
Hình V.4

ác ô để chọn hoặc nhập các argument tương ứng.

− Ví dụ: khi chọn Action là GotoRecord

thì sẽ xuất hiện các Argument như hình V.5.

Hình V.5

− Tiếp tục chọn Action tiếp theo bằng cách click Add new Action.

2.2. Tạo Nhóm macro.

Là Macro chứa các macro con, thay vì tạo ra nhiều macro với nhiều tên khác nhau thì các macro này được gom lại thành một tên chung nhằm giảm bớt số lượng và thuận lợi trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên các Macro được nhóm khi chúng có liên quan với nhau.

Có thể có nhiều Macro trong nhóm có cùng hành động, tuy nhiên chúng được phân biệt bởi tên Macro.

Đặt tên cho Macro ta thực hiện:

+ Tại chế độ thiết kế Macro: View/Macro name

+ Đặt tên cho Macro tại cột Macro name.

Cách thực hiện 1 macro trong macro name:

2.3. Tạo macro có điều kiện.

Là macro có chứa các điều kiện thi hành cho mỗi hành động.

Cách tạo Macro có điều kiện:

+ Tại chế độ thiết kế Macro: Chọn View/Conditions

+ Tại cột Condition : Đặt điều kiện thi hành cho mỗi hành động.

2.4. Thi hành macro.

− đối với macro không gán cho sự kiện của một đối tượng cụ thể thì chọn tên macro và click nút run

để thực thi hoặc double click vào tên macro, thường dùng cho các macro chứa các lệnh Open.

Ví dụ: macro mở form.

− đối với macro mà chỉ có thể thực thi khi tác động vào một đối tượng cụ thể trên form hoặc report thì sau khi tạo và lưu macro thì phải gán macro cho sự kiện của đối tượng cụ thể. Cách thực hiện:

∗ Mở form hoặc report chứa đối tượng cần gán macro.

∗

Click phải trên đối tượng chọn properties, hoặc chọn đối tượng-Mở properties Sheet. (Hình V.6)

∗ Chọn tab Event, chọn sự kiện (event).

∗
Hình V.6

Trong danh sách xổ xuống chọn tên Macro.

3. Tạo các nút lệnh trên form.

Mục tiêu:

Nắm được các thuộc tính của một nút lệnh trên form.
Nắm được cách gán macro vào các thuộc tính của nút lệnh.

3.1. Quy tắc chung khi gọi một đối tượng trên form.

Đối với form : Forms![Tên form]![Tên đối tượng]

Đối với Report : Reports![Tên Report]![Tên đối tượng]

3.2. Các thuộc tính của một nút lệnh trên form.

Muốn gắn một nút lệnh trên một biểu mẫu hoặc báo cáo với một Macro nào đó vào nút lệnh này ta thực hiện: Click chuột phải vào nút lệnh, chọn Properties và gắn Macro vào các hành động tương ứng.

On Enter: Macro thi hành khi nhấn Enter vào bên trong đối tượng

On Exit: Macro thi hành khi thoát khỏi đối tượng

On Got Focus: Thiết lập nhận biết khi có di chuyển con trỏ đến một form hoặc 1 trường trên form đang mở.

On Click: Macro thi hành khi click vào đối tượng

On Dbl Click: Macro thi hành khi Double click vào đối tượng.

On Mouse Down: Macro thi hành khi ấn và giữ chuột tại đối tượng

On Mouse Move: Macro thi hành khi di chuyển chuột ra khỏi đối tượng.

On Mouse Up: Macro thi hành khi nhã chuột ra khỏi đối tượng.

On Key Down: Macro thi hành khi ấn và giữ một phím đối tượng.

On Key Press: Macro thi hành khi ấn một phím đối tượng.

On Key Up: Macro thi hành khi nhã một phím đối tượng.
BÀI TẬP THỰC HÀNH

Tạo form FORMDIEMSO như mẫu với yêu cầu như sau:

Nút Xem chi tiết sẽ hiện ra FORM FormDIEMTHEOMON hoặc FormDIEMTONGHOP tùy theo tùy chọn của người sử dụng.

Nút Quay lại sẽ đóng form FORMDIEMSO và trở về cửa sổ giao diện BÀI trình chính.

1.FORMDIEMSO

Hướng dẫn:

Tại sự kiện (event) click của nút Xem chi tiết, gán macro macroNutXemChiTiet (sửa lại Form Name cho đúng là FORMDIEMTHEOMON thay cho 4FKETQUAMON và FORMDIEMTONGHOP cho 5FKETQUATONGHOP). Trong đó dieukhien là tên của điều khiển Option group.
Tại sự kiện (event) click của nút Quay lại, gán macro macroNutQuayLaiCuaFDiemSo.

2. FORMDIEMTHEOMON

3. FORMDIEMTONGHOP

Hướng dẫn: FORMDIEMTHEOMON và FORMDIEMTONGHOP là form dạng Main/Sub Form. Các bước hướng dẫn làm Main/Sub xem ở BÀI 4, mục 5.

BÀI 6: BÁO BIỂU (REPORT)

Chia sẻ với bạn bè của bạn:

Page 8

Mã bài: MDD14-06

Giới thiệu: Báo cáo là phương thức hữu hiệu giúp người sử dụng trình bày dữ liệu dưới dạng đầy đủ và dễ hiểu, nhanh chóng, đẹp mắt để khi in ấn. Người sử dụng có thể tích hợp trong báo cáo các dạng thức trình bày dữ liệu khác nhau như: hình ảnh, biểu đồ, văn bản...

Mục tiêu:

Hiểu ứng dụng của report trong CSDL Access;

Biết cách tạo ra các report;

Vận dụng được report, biết cách thực thi report.

Thực hiện các thao tác an toàn với máy tính.

Nội dung chính:

1. Giới thiệu report.

Mục tiêu:

Nắm được các dạng mẫu của report, các chế độ hiển thị và các thành phần của một report.

Biết cách tạo ra các report;

1.1. Các dạng mẫu của report.

- Báo cáo dạng cột (columnar): báo cáo dạng này sẽ được trình bày theo dạng một cột và kèm theo phần nhãn của mỗi cột dữ liệu bên trái, mỗi dòng tương ứng với một trường dữ liệu.

- Báo cáo dạng hàng (Tabular): Báo cáo sẽ trình bày dữ liệu theo dạng bảng bao gồm nhiều hàng và nhiêu cột.

- Báo cáo dạng nhóm/ Tổng (Group/Total): Báo cáo dạng này sẽ tổ chức dữ liệu thành các nhóm, mỗi nhóm sẽ trình bày dữ liệu theo dạng Tabular. Người sử dụng có thể nhóm dữ liệu theo cấp và có thể tính toán giá trị tổng cho mỗi nhóm và một giá trị tính tổng cho toàn bộ các nhóm.

- Báo cáo dạng biểu đồ (Chart)

- Báo cáo dạng nhãn (Label Report)

- Báo cáo với báo cáo con.

1.2. Các chế độ hiển thị của report.

Báo cáo có thể được trình bày theo 3 chế độ sau:

Report design: Chế độ thiết kế báo cáo.

Layout PreView: Chế độ trình bày dữ liệu trong báo cáo.

Print PreView: Chế độ xem hình thức báo cáo trước khi in ấn.

1.3. Các thành phần trong một report.

- Báo cáo không phân nhóm (Hình VI.1)

Hình VI.1

- Báo cáo có sắp xếp và phân nhóm (Hình VI.2)

Hình VI.2

2. Cách tạo và sử dụng report bằng wizard.

Mục tiêu:

Biết cách tạo ra các report bằng wizard.

Hình VI.3

B1: (Hình VI.3) Chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report Wizard.

− Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report.

− Chọn các field hiển thị trên Report trong khung Available Field click nút

để chọn một field và click nút

để chọn nhiều field. Click Next.

Hình VI.4

B2: (Hình IV.4) Nếu report lấy dữ liệu nguồn từ một bảng thì bỏ qua bước này, ngược lại nếu dữ liệu lấy từ nhiều bảng thì chọn field kết nhóm. Click Next.

B3: (Hình VI.5) Chọn field muốn sắp xếp dữ liệu cho report. Có thể sắp xếp kết quả trong report bằng cách kết hợp tối đa là 4 field.

Hình VI.5

Hình VI.6

B4: (Hình VI.6) Chọn dạng Report

∗ Layout: gồm 3 dạng Columnar, Tabular, Justified.

∗ Orientation:chọn hướng trang in Portrait (trang đứng), Landscape (trang ngang). Click Next.
B

5: (Hình VI.7) Nhập tiêu đề cho report

− Chọn chế độ xem report sau khi tạo xong

* Preview the report: xem trước report vừa tạo.

* Modify the report’s design: mở report ở chế độ design để chỉnh sửa.

−
Hình VI.7 Click Finish để kết thúc.

Kết quả: (HÌnh VI.8)

Hình VI.8

Thực hành: Từ CSDL ở BÀI 2, thực hiện hướng dẫn ở mục 2 để tạo báo cáo như hình VI.8.

3. Tạo và sử dụng report từ cửa sổ Design.

Mục tiêu:

Biết cách tạo ra các report không phân nhóm và report có phân nhóm từ cửa sổ design.

3.1. Tạo mới báo cáo.

B1: Chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report Design. Xuất hiện cửa sổ thiết kế report và cửa sổ Property Sheet. (Hình VI.9)

Hình VI.9

Thông thường, report trắng xuất hiện chỉ có phần Detail, muốn xuất hiện phần Report Header/Footer và Page Header/ Footer thì click chuột vào góc trái trên của Report ngang với phần Detail để xuất hiện các lựa chọn này.

Màn hình thiết kế báo cáo hiện ra với 4 chế độ song song tồn tại, đó là:

- Report View: Xem hình ảnh báo cáo vừa tạo.

- Design View: Mở báo cáo ở chế độ tự thiết kế báo cáo.

- Print Preview: Xem hình ảnh của báo cáo với kích thước thật và dữ liệu thật để in ra.

- Layout Preview: Chỉ xem hình ảnh của báo cáo, còn dữ liệu chưa chắc chính xác, vì Access có thể bỏ qua các điều kiện chọn, kết nối, …

Trên màn hình thiết kế báo cáo cũng luôn để 2 công cụ là Toolbox và Fieldlist giống như trong cửa sổ thiết kế biểu mẫu. Các thành phần trong cửa sổ thiết kế báo cáo gồm:

- Detail: Lặp lại theo từng bộ dữ liệu (từng bản ghi trong bảng hoặc truy vấn nguồn).

- Page Header/Page Footer: Lập lại mỗi trang một lần. Phần này thường chứa số trang, ngày tháng lập báo cáo, …

- Report Header/Report Footer: Mỗi báo cáo lặp một lần. Phần này chứa tiêu đề chung của toàn báo cáo và các dạng tổng cộng.

- Ngoài ra các báo cáo có phân nhóm còn chứa Group Header/Footer dùng làm tiêu đề và các dòng tổng cộng cho từng nhóm trong báo cáo.

B2: Chỉ định Table hoặc query làm nguồn dữ liệu cho Report tại thuộc tính Record Source ở cửa sổ Property Sheet.

B3: Nhấn vào biểu tượng Add Existing Fields để xuất hiện ra cửa sổ Field List, lần lượt dùng chuột kéo các field trong Field List hoặc các control trong nhóm lệnh Controls trên thanh Ribbon thả vào report.

Thực hành: Tạo báo cáo Danh Sách Sinh viên dạng: (Hình VI.10)

Hình VI.10

Hướng dẫn: Báo cáo được thiết kế như sau: (Hình VI.11)

Hình VI.11

3.2. Thiết kế các một số dạng báo cáo.

a) Thiết kế báo cáo dạng văn bản

Gồm những văn bản giống nhau được gửi tới mỗi đối tượng có thông tin trong CSDL. Đặc trưng của các báo cáo dạng này là văn bản trộn lẫn với thông tin trong CSDL. Vì vậy, toàn bộ thiết kế nằm trong phần Detail. Trong báo cáo thường gồm các điều khiển:

- Nhãn: Chứa các đoạn văn bản với font chữ theo yêu cầu thực tế.

- Textbox: Có thể chứa thông tin lấy trực tiếp từ nguồn dữ liệu hoặc kết xuất từ những thông tin trong CSDL. Do vậy Text box gồm 2 loại: bị buộc và tính toán được.

- Ảnh: Có thể bị buộc hoặc không bị buộc.

b) Thiết kế báo cáo đơn giản dạng bảng

- Tiêu đề: Nếu tiêu đề xuất chỉ xuất hiện ở trang đầu chọn Report Header. Nếu tiêu đề xuất hiện trên mọi trang chọn Page Header.

- Đầu cột: Thường để ở Page Header (trừ trường hợp dán nối các trang thì đẻ ở Report Header).

- Text box chứa dữ liệu nguyên dạng: Kéo các dữ liệu xuất hiện trong bảng từ Field List vào phần Detail. Xóa nhãn đi kèm điều khiển. Việc căn chỉnh giống như căn chỉnh điều khiển trên form.

+ Nếu muốn các giá trị trùng nhau chỉ xuất hiện 1 lần, ví dụ tên người đi kèm tên ngoại ngữ mà người đó biết, mở thuộc tính của Textbox đặt Hide Duplicate là Yes.

+ Để có các textbox có độ cao giống nhau, nên chọn cách sao chép hoặc tác động vào thuộc tính của điều khiển.

- Tạo các Textbox (điều khiển tính toán được) chứa dữ liệu kết xuất dạng: = . Trong đó đặc biệt là điều khiển số thứ tự. Nhưng phải đặt thuộc tín Running Sum là Over All.

- Có những Textbox được dùng làm trung gian để tính giá trị cho những textbox khác. Khi ấy phải đặt thuộc tính Visible là No.

- Dòng tổng cộng đặt tại Report Footer.

- Số trang hoặc ngày lập báo cáo có thể để ở Page Footer. Hàm Page, cho biết số của trang hiện thời. Hàm Pages, cho biết tổng số trang của báo cáo.

- Muốn kẻ khung dùng các điều khiển dạng Line. Muốn chính xác sử dụng thuộc tính left, width, top, height. Tại Textbox đặt thuộc tính Border Style chọn Solid/Dashes …

- Cuối báo cáo (Report Footer) thường có các dòng tổng cộng là các điều khiển dạng tính toán được với các hàm thư viện hoặc các hàm thư viện có điều kiện, đó là:

= Sum| Avg| StDev| StDevP| Var| VarP ()

=Count| Min| Max ()

=DCount| DMin| DMax (;;<điều>)

c) Thiết kế báo cáo thống kê

Nguồn dữ liệu của các báo cáo này trong trường hợp đơn giản là các truy vấn dạng crosstab, ngoài ra có thể dùng bảng trắng và viết mã lệnh VBA để tính toán dữ liệu, dồn vào bảng.

3.3. Sắp xếp và phân nhóm trên báo cáo.

Muốn dữ liệu xuất hiện trong báo cáo được sắp xếp theo một thứ tự nào đó, không nhất thiết phải sắp xếp trên truy vấn. Có thể sắp xếp ngay trên báo cáo. Để thực hiện công việc này, cần mở hộp thoại Group, Sort & Totals (Có thể mở hộp thoại Group, Sort & Totals bằng cách click nút Group & Sort trong nhóm lệnh Grouping & Totals). Cửa sổ Group, Sort & Totals xuất hiện bên dưới cửa sổ thiết kế.

Hình VI.12

− Click khung Add a Sort để chọn field sắp xếp.

− Click nút Add a group để chọn field kết nhóm, chọn field kết nhóm trong field list, trên cửa sổ thiết kế xuất hiện thanh group header.

Ví dụ: Báo cáo được thiết kế như hình VI.13:

Hình VI.13

(Lưu ý: Nguồn dữ liệu cho report này là một Total query)

Kết quả của báo cáo ở hình VI.13 là: (Hình VI.14)

Hình VI.14

Thực hành: Tạo một báo cáo dạng có phân nhóm như sau: (HÌnh VI.1)

Hình VI.15

Hướng dẫn: (Hình VI.16)

Hình VI.16

3.4. Báo cáo chính phụ.

Cũng như trên form, khi tạo báo cáo với nguồn dữ liệu lấy từ nhiều bảng và phải đảm bảo đúng khuôn dạng thực tế, người ta phải dùng báo cáo chính-phụ, ví dụ phiếu xuất vật tư, lý lịch nhân viên, …

Cách tạo báo cáo chính – phụ cũng giống như trên Form, gồm các bước sau:

- Tạo báo cáo chính.

- Tạo báo cáo phụ như một báo cáo độc lập.

- Mở đồng thời cửa sổ thiết kế báo cáo chính và cửa sổ Database. Kéo báo cáo phụ từ cửa sổ Database vào.

- Mở thuộc tính của điều khiển Subreport trên báo cáo chính. Kiểm tra sự kết nối dữ liệu qua các thuộc tính LinkMasterFields và LinkChildFields. Chú ý rằng các thuộc tính LinkMasterFields và LinkChildFields còn xuất hiện cả trong biểu đồ. (Không cần tạo báo cáo phụ dạng biểu đồ mà nên dùng Insert\Chart). Do vậy có thể liên kết dữ liệu ở dạng báo cáo chính và dữ liệu ở biểu đồ trong đó.

4. Thực thi report

Mục tiêu:

Biết cách xem trước report để in.

Hình VI.17
au khi thiết kế xong, phải xem Report trước khi in, hình thức của report xem ở chế độ preview sẽ là hình thức khi in ra giấy.

Để xem report trước khi in, chọn một trong các cách sau: (HÌnh VI.17)

− Chọn Tab File- Chọn Print- Print Preview.

− Chọn tab Home- View- Print Preview.

Thực hành: Thực thi báo cáo ở hình VI.16

CÂU HỎI KIỂM TRA

Report trong access là gì? Trình bày các thành phần trong một report không phân nhóm.
Trong quá trình tạo Report, để liên kết nguồn dữ liệu với Report, ta sử dụng thuộc tính nào của Report?
Để tạo report có sắp xếp và phân nhóm, cần gọi đến cửa sổ hộp thoại nào?
Khi thiết kế báo cáo, muốn báo cáo in ra số trang, ngày lập báo cáo, ta cần đặt điều khiển gì lên báo cáo và đặt ở phần nào của báo cáo?
Khi thiết kế báo cáo, muốn đặt một điều khiển để thống kê số liệu tính toán, ta đặt điều khiển ở phần nào của báo cáo?
Với cùng một nhãn (label), nếu đặt ở Report Header và Page Header thì kết quả khác nhau như thế nào? Trong trường hợp nào thì khi xem trước báo cáo sẽ cho kết quả giống nhau?
Để tạo một điều khiển textbox thể hiện số thứ tự, cần thiết kế report như thế nào? (đặt điều khiển ở đâu? Thiết đặt thuộc tính cho điều khiển như thế nào?)

BÀI TẬP THỰC HÀNH

. Mở cơ sở dữ liệu QLSV, Thiết kế report danh sách sinh viên theo lớp, kết nhóm theo lớp.

2. Dùng cơ sở dữ liệu QLSV để thiết kế report theo mẫu với các yêu cầu như sau:

- Kết nhóm theo sinh viên

- Điểm kết quả là điểm cao nhất của điểm lần 1 và điểm lần 2, nếu không thi lần 2 thì điểm kết quả là điểm lần 1.

- Điểm trung bình dựa vào điểm kết quả.

- Xếp loại dựa vào điểm trung bình, cách xếp loại giống như trong query.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1]. Bùi Thế Tâm. Giáo trình Ms Access căn bản và nâng cao. Nhà xuất bản giao thông vận tải – Năm 2005

[2]. Ông Văn Thông. Quản trị cơ sở dữ liệu với MS Access. Nhà xuất bản thống kê – Năm 2001

[3]. Internet. Giáo trình Microsoft Access 2010.
DANH SÁCH BAN BIÊN SOẠN GIÁO TRÌNH DẠY NGHỀ

TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP, CAO ĐẲNG

Tên giáo trình: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Tên nghề: Quản trị mạng

1. Bà Đặng Quý Linh Chủ nhiệm

2. Bà Doãn Thị Ngọc Thi Phó chủ nhiệm 3. Bà Ngô Thị Thanh Trang Thư ký

Chia sẻ với bạn bè của bạn:

Hỏi Đáp Thế nào

Với mặt nạ (input mask) của một trường kiểu text là ll000 thì cho phép nhập dữ liệu như thế nào?

Page 2

Page 3

Page 4

Page 5

Page 6

Page 7

Page 8

Bài Viết Liên Quan

Quảng Cáo

Có thể bạn quan tâm

Toplist được quan tâm

Quảng cáo

Xem Nhiều

Quảng cáo

Chúng tôi

Điều khoản

Trợ giúp

Mạng xã hội