Bản break-down trong xây dựng là gì

WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure, tạm dịch là Cấu trúc phân chia công việc. Như đúng tên gọi, WBS là phương pháp giúp phân rã và cấu trúc các đối tượng công việc trong toàn bộ phạm vi dự án.

Đơn vị công việc nhỏ nhất được gọi là các gói công việc (Work package) và được dùng để lập lịch trình cho dự án. Trong PMBOK (sách về Hướng dẫn các cốt lõi trong quản lý dự án) còn hướng dẫn chia tách tiếp các gói công việc này thành các hoạt động (activities) để từ đó ước lượng nguồn lực và thời gian cần thiết. Từ đó đảm bảo khả năng dự án thành công là cao nhất.

Lợi ích của WBS

• Tạo được nhận thức chung trong công việc: Thông qua WBS, các nội dung công việc của dự án được minh bạch hóa từ đó có thể giảm được việc phát sinh sai lệch về phạm vi công việc với người phụ trách công việc đó.
• Xây dựng được lịch trình cho dự án: Bằng cách phân tách công việc nhỏ hơn,chúng ta có thể nhìn rõ được thời gian và nguồn lực cho từng nhiệm vụ và có kế hoạch phân bổ cho các nhiệm vụ đó.
• Giảm rủi ro cho dự án: Việc xây dựng một WBS tốt sẽ giúp làm phát lộ sớm các vấn để trong dự án. Khi một vấn đề dù tốt hay xấu được phản ánh trong WBS, với tư cách là quản lý dự án chúng ta có thể nhanh chóng đánh giá được tầm ảnh hưởng của nó tới cả tiến trình thông qua cấu trúc phân cấp công việc rõ ràng.

Các bước để tạo một WBS hiệu quả

Bước 1: Viết sản phẩm tổng quát nhất cần chuyển giao sau dự án. Ví dụ: Sản phẩm sau dự án là Phần mềm quản lí bán hàng, phần mềm quản trị nhân sự.

Để thực hiện được bước này, người quản lý dự án cần thường xuyên phải rà soát phạm vi dự án để cụ thể được các sản phẩm đầu ra.

Bước 2: Xác định cấu trúc WBS: dùng biểu đồ hình cây hay dạng outline

Bước 3: Xác định cách tổ chức WBS.

Thông thường có 2 dạng tổ chức WBS đó là tổ chức theo phase hoặc theo các sản phẩm chuyển giao trong dự án.

• Tổ chức theo phase: trong cách tổ chức này, các pha của vòng đời dự án được xác định làm mức phân tách thứ hai, trong khi các sản phẩm chuyển giao trong dự án được chèn ở cấp thứ ba.
• Tổ chức theo các sản phẩm chuyển giao trong dự án: trong cách tổ chức này, các sản phẩm chuyển giao sẽ được tổ chức ở mức phân tách thứ hai như hình vẽ.

Bước 4: Tạo danh sách các sản phẩm. Phân rã sản phẩm chung nhất thành các sản phẩm con ở các mức thấp hơn.

Bước 5: Tạo lập danh sách công việc để hoàn thành các sản phẩm con. Sau đó phân rã từng công việc chi tiết hơn theo quy tắc “2 tuần hoặc 80 giờ” (tức là nếu một công việc cần làm nhiều hơn 2 tuần hoặc 80 giờ thì nên phân rã tiếp)

Bước 6: Gán mã cho các phần tử trong WBS một mã số duy nhất. Sản phẩm ở mức cao nhất có mã số là 0.0, kế tiếp là 1.0, 2.0,… Mã số này chỉ ra mối liên quan giữa các phần tử trong dự án.

Bước 7: Xem xét lại tính logic và tính đầy đủ của WBS để đảm bảo rằng:

• Mỗi sản phẩm đều có mã số.
• Mỗi tên sản phẩm là danh từ.
• Mỗi công việc phải làm cho sản phẩm là 1 động từ.
• Thời gian thực hiện từng sản phẩm.

Các phương pháp để tạo Work breakdown structure

Có 4 phương pháp tạo WBS:

• Top-down: là tạo cấu trúc phân chia công việc từ tổng quan đến chi tiết.
• Bottom-up: là tạo cấu trúc phân chia công việc từ dưới lên hay từ chi tiết đến tổng quan.
• Analogy: là tạo cấu trúc phân chia công việc dựa trên kinh nghiệm từ các dự án tương tự đã từng được triển khai..
• Brainstorming: là dùng tư duy, tổng hợp ý kiến của nhiều người để tạo lập cấu trúc phân chia công việc. Có thể kết hợp Top-down và Brainstorming trên cùng một WBS.

Sơ đồ xây dựng các bước của WBS

Cách tạo WBS hiệu quả trong mô hình Agile/Scrum

WBS được sử dụng trong nhiều dạng dự án khác nhau, cả trong mô hình truyền thống (Waterfall) và Agile. Tuy nhiên, thay vì tập trung vào việc lập kế hoạch dài hạn từ đầu như phương pháp truyền thống, Agile/Scrum chú trọng đến việc lập kế hoạch thích ứng với các thay đổi của thị trường và khách hàng. Do đó, đây là phương pháp phù hợp nhất đối với các dự án lớn và phức tạp.

Mỗi dự án sẽ được chia nhỏ thành các phần gọi là Sprint. Mỗi Sprint diễn ra trong thời gian ngắn (trung bình 1-2 tuần). Trong mỗi Sprint, nhóm Scrum sử dụng cấu trúc phân chia công việc WBS tương ứng là Sprint Backlog. Sprint Backlog chứa danh sách các hạng mục được phát triển trong Sprint và các công việc cần làm tương ứng với từng hạng mục.

Để học cách tạo WBS hiệu quả trong dự án Agile/Scrum, bạn có thể tham khảo ngay khóa học Quản trị dự án Agile (Agile Project Management) của Học viện Agile. Khóa học cung cấp kiến thức về quản trị dự án theo Agile một cách bài bản, hệ thống, cùng với đó là các phương pháp và công cụ thực hành như WBS, Sprint Backlog,… giúp các cá nhân, doanh nghiệp triển khai dự án hiệu quả và tối ưu chi phí.

Sau khóa học, nhà quản lý dự án sẽ:

• Có được tầm nhìn bao quát về một dự án hiệu quả theo đúng chuẩn Agile
• Có khả năng định hướng một dự án chuẩn xác ngay từ khi bắt đầu
• Nâng cấp kỹ năng tổ chức đội dự án hiệu suất cao và điều phối mối quan hệ với các bên liên quan Biết cách lập kế hoạch và thực thi dự án theo Agile để quản lý rủi ro, cải tiến liên tục và thích ứng nhanh với các thay đổi