Bảng Excel có bao nhiêu dòng

Bài viết này Bluesofts sẽ demo tính năng mạnh nhất và duy nhất trên thế giới về chia sẻ Excel cho nhiều người dùng chung một sheet Excel với Add-in A-Tools.

+ Cho phép tùy chọn nhiều người cùng làm chung sheet một lúc. Không cần một đoạn code vba nào!

+ Phê duyệt từng dòng dữ liệu, không cho soạn thảo những dòng đã phê duyệt, phân quyền người được quyền phê duyệt. 

+ Đặt thời gian quá hạn không cho chỉnh sửa dữ liệu, chỉ người nhóm trưởng mới sửa được của người khác,...

Hướng dẫn chưc năng phân quyền nhập liệu file Excel chia sẻ qua mạng nhiều người dùng chung

- Bước 1: Khởi tạo máy chủ để chia sẻ file và thiết lập phân quyền.

Để chia sẻ file Excel qua mạng cho các máy khách dùng chung, trước tiên ta phải khởi tạo máy chủ để chia sẻ file Excel và thiết lập phân quyền chi tiết cụ thể. Để khởi tạo máy chủ, ta mở file Excel bất kỳ, chọn "A-Tools" trên thanh công cụ, chọn "Tạo máy chủ".

Màn hình chức năng "Tạo máy chủ"

- Bước 2: Chia sẻ file Excel lên máy chủ

Tại mục "Cơ sở dữ liệu" trong màn hình quản trị máy chủ, chọn "Thêm" để thêm file Excel cần chia sẻ.

- Bước 3:Thiết lập cài đặt cho từng phân vùng, từng sheet trong file Excel.

Tại mục "Cơ sở dữ liệu" của màn hình quản trị, ta trỏ chuột tới mũi tên tại các thư mục để mở đến một sheet cụ thể trong một file Excel. Tại màn hình bên phải hiển thị chi tiết thiết lập cho phân vùng và sheet trong file Excel được chia sẻ.

+ Cột ghi ngày, giờ máy chủ: Cần bôi đen vùng 2 cột: Cột ghi tên user nhập giá trị và thời gian nhập.

+ Cột phê chuẩn: Cột nhận lệnh “Phê chuẩn”, “Hủy phê chuẩn”.

Dòng nào có trạng thái “Phê chuẩn” sẽ không sửa xóa. 

Chức năng này chỉ được thực hiện nếu user được phân quyền “Phê duyệt” ở chức năng phân quyền.

Người được phân quyền phê duyệt có thể bôi đen dòng cần phê duyệt, chọn nhanh bằng cách kích chuột phải, chọn "Phê duyệt" hoặc "Hủy phê duyệt" dòng.

+ Thời gian đợi khóa: Khóa dữ liệu sau thời gian chỉ định.

Nếu giá trị là -1 là mặc định không khóa theo thời gian.

+ Ẩn cột: Ẩn một hay nhiều cột tại máy khách.

+ Ản dòng:  Ẩn một hay nhiều dòng ở máy khách.

+ Tham chiếu: Sheet có tham chiếu tới các sheet khác trong workbook.

+ Chia sẻ VBA: Sheet có sử dụng VBA Macro. 

+ Lưu máy chủ: Nếu không chọn, dữ liệu trên máy khách sẽ không đồng bộ trên máy chủ. Nếu sheet là dạng BÁO CÁO thì không nên chọn mục này.

+ Số lượng kết nối: Nếu là -1 không giới hạn số user mở sheet/range này. Trường hợp khác là giới hạn.

+ Số lượng đã kết nối: Số user đang online và mở sheet/range trong mạng.

+ Vùng không hợp lệ: Vùng không cho soạn thảo.

+ Mô tả: Mô tả thông tin liên quan đến sheet dữ liệu.

- Bước 4: Tạo nhóm và người dùng.

Tại mục "Nhóm và Người dùng (users)" trong màn hình quản trị máy chủ, ta thiết lập Thêm, bớt, sửa, xóa các nhóm người dùng.

Đối với người dùng được tích chọn quyền "Trưởng nhóm" sẽ được quyền sửa, xóa dữ liệu của các thành viên còn lại trong nhóm. Các thành viên còn lại không thể sửa xóa hay can thiệp vào vùng dữ liệu đã nhập liệu của nhau.

- Bước 5: Phân quyền chi tiết cho nhóm người dùng

Tại mục "Thiết lập quyền" tại màn hình quản trị, ta có thể phân quyền theo từng vùng, từng sheet, từng file cho người dùng với các quyền : chỉ đọc, định dạng, sao chép, in ấn, xác nhận, phê duyệt,...

Khi một nhóm được tích chọn phân quyền chức năng "Xác nhận" hoặc "Phê duyệt" thì tại giao diện màn hình máy khách 2 nút chức năng "Xác nhận" và "Phê duyệt" được hiện sáng và người dùng có thể tích chọn trong trường hợp không muốn người dùng khác trong mạng sửa dữ liệu đã được nhập liệu. Để hủy chức năng trên, người dùng được phân quyền có thể nhấn "Hủy xác nhận" hoặc "Hủy phê chuẩn" để file trở về trạng thái share bình thường.

Sự khác biệt giữa "Xác nhận" và "Phê chuẩn":

"Xác nhận": Khi người được phân quyền tích chọn "Xác nhận" thì những người dùng khác trong mạng không thể sửa nhưng không thể in vùng dữ liệu này trừ khi được phân quyền có thể in ấn.

"Phê chuẩn": Khi người được phân quyền tích chọn "Phê duyệt" thì những người dùng khác trong mạng không thể sửa nhưng được in vùng dữ liệu này.

Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng.

Sức mạnh của Excel còn được các lập trình viên tích hợp vào các công cụ phân tích và tìm kiếm rất nhiều. Đặc biệt có thể kể đến là các công cụ liên quan đến Facebook. Với sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của Facebook cũng như là quảng cáo trên Facebook thì việc lọc ra danh sách dựa theo các tiêu chí và xuất ra file Excel được rất nhiều người quan tâm. Không chỉ dừng lại ở đấy Excel còn được nhiều lập trình viên đánh giá là một công cụ tuyệt vời nhất. Cái mà toàn bộ những tính năng của nó không biết khi nào mới có thể tận dụng hết được. Và với mọi phần mềm khác khi xuất ra bất kỳ file để đánh giá thì Excel chính là lựa chọn hàng đầu bởi hiệu quả mà nó mang lại.

Trước đây, Microsoft đã giới thiệu một phần mềm bảng tính được gọi là Multiplan vào năm 1982, phần mềm rất được phổ biến trên hệ điều hành CP/M, nhưng trên MS-DOS thì nó đã không còn được như vậy. Điều đó đã thúc đẩy sự phát triển 1 chương trình bảng tính mới mang tên Excel với khẩu hiệu "'do everything 1-2-3 does and do it better'" (làm mọi thứ (Lotus) 1-2-3 có thể làm và còn làm tốt hơn). Phiên bản đầu tiên của Excel được phát hành lần đầu tiên trên máy MAC năm 1985 và trên Windows (đánh số 2.0 xếp ngang hàng với MAC và được tích hợp với môi trường run-time của Windows) vào tháng 11 năm 1987. Lotus đã quá chậm trong việc phát hành 1-2-3 cho Windows và cho đến cuối năm 1988, Excel bắt đầu bán được nhiều hơn so với 1-2-3 và giúp Microsoft đạt được vị trí hãng phát triển phần mềm hàng đầu. Trung bình cứ 2 năm Microsoft lại ra mắt phiên bản mới của Excel 1 lần hoặc lâu hơn. Phiên bản gần đây nhất là Excel 2021.

Gần đây, Excel đã trở thành mục tiêu của một vụ kiện. Lý do là một công ty khác đã bán một gói phần mềm đã lấy tên "excel" trong công nghiệp tài chính trước đó. Kết quả của cuộc tranh cãi trên yêu cầu đối chiếu tất cà văn bản và hồ sơ pháp lý của phần mềm "Microsoft Excel". Tuy nhiên khi xử lý vụ việc này người ta đã lờ nó đi và Microsoft luôn xử lý vấn đề khi họ mua nhãn hiệu của chương trình khác. Microsoft cũng động viên người sử dụng ký tự XL như một cách viết tắt của chương trình. Trong khi tên của chương trình đang được tranh cãi thì biểu tượng của nó vẫn mặc định là chữ X màu xanh lá cây và phần mở rộng của Excel là .xls.

Excel cung cấp cho người sử dụng khá nhiều giao diện làm việc. Tuy nhiên, bản chất thì chúng đều giống nhau. Excel là chương trình đầu tiên cho phép người sử dụng có thể thay đổi font, kiểu chữ hay hình dạng của bảng tính, excel cũng đồng thời gợi ý cho người sử dụng nhiều cách xử lý vấn đề thông minh hơn. Đặc biệt là excel có khả năng đồ thị rất tốt.

Lần đầu tiên xuất hiện trong gói Microsoft Office năm 1993. Microsoft Word và Microsoft PowerPoint đã có 1 giao diện khá giống với Excel.

Từ năm 1993, Excel đã bao gồm Visual Basic for Applications (viết tắt là VBA). Một ngôn ngữ lập trình dựa trên nền tảng của Visual Basic, nó đã được thêm vào giúp tự động hóa các công việc trong Excel và cho phép người dùng tạo ra những hàm tùy biến. VBA là một chương trình hữu ích, trong những phiên bản gần đây, nó đã bao gồm những môi trường phát triển tổng hợp (IDE). Chức năng ghi lại những đoạn macro có thể tạo ra những đoạn mã VBA cho những hành động có tính chất lặp lại của người sử dụng, cho phép những thao tác thông dụng được tự động hóa, VBA cho phép tạo ra bảng biểu và điều kiện bên trong bảng tính để trực tiếp giao thông với người sử dụng. Ngôn ngữ hỗ trợ sử dụng (nhưng không tạo ra), DLL ActiveX (COM), những phiên bản về sau tăng thêm sự hỗ trợ dành cho các module, cho phép sử dụng các công nghệ lập trình hướng đối tượng cơ bản.

Những hàm tự động được tạo ra bởi VBA đã giúp Excel trở thành một đối tượng cho những virus macro. Đây là một lỗi nghiêm trọng trong Office, cho đến khi những nhà sản xuất phần mềm chống virus bắt đầu phát hiện chúng. Microsoft đã có những biện pháp phòng ngừa những cách sử dụng sai trái bằng cách thêm vào các lựa chọn: Hoàn toàn bỏ đi tính năng macro, kích hoạt macro khi mở workbook hoặc là tin tưởng những macro được công nhận bởi một nguồn đáng tin.

Từ phiên bản 5.0 tới 9.0, Excel đã có những quả trứng phục sinh, mặc dù từ phiên bản 10 Microsoft đã có những tính toán để hạn chế thậm chí hoặc xóa bỏ hẳn những tính năng không được công bố trong các sản phẩm của họ.