Biểu mẫu trong Excel là gì?

Biểu mẫu dữ liệu trong Excel cho phép bạn thêm, chỉnh sửa và xóa các bản ghi (hàng) và chỉ hiển thị những bản ghi đáp ứng các tiêu chí nhất định. Đặc biệt khi bạn có các hàng rộng và bạn muốn tránh cuộn lặp lại sang phải và trái, biểu mẫu dữ liệu có thể hữu ích

1. Mở tệp Excel có thể tải xuống

2. Thêm lệnh Biểu mẫu vào

3. Nhấp vào lệnh Biểu mẫu

4. Sử dụng các nút Tìm trước và Tìm tiếp để dễ dàng chuyển từ bản ghi (hàng) này sang bản ghi khác

Ghi chú. sử dụng nút Mới hoặc Xóa để thêm hoặc xóa bản ghi. Khi bạn bắt đầu chỉnh sửa bản ghi, bạn có thể sử dụng nút Khôi phục để hoàn tác mọi thay đổi bạn thực hiện

5. Để chỉ hiển thị những bản ghi đáp ứng các tiêu chí nhất định, hãy nhấp vào nút Tiêu chí

6. Nhập tiêu chí và nhấp vào nút Biểu mẫu

7. Giờ đây, khi bạn sử dụng các nút Tìm trước và Tìm tiếp, bạn sẽ chỉ thấy những bản ghi đáp ứng các tiêu chí này. Trong ví dụ của chúng tôi, chỉ ghi 13

Ghi chú. để chỉnh sửa tiêu chí, hãy nhấp lại vào nút Tiêu chí. Để đóng biểu mẫu dữ liệu, nhấp vào nút Đóng

Đó là một công cụ mới tuyệt vời của Microsoft cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng tạo các cuộc khảo sát, câu đố và thăm dò ý kiến

Có rất nhiều cách sử dụng tiềm năng cho những. Bạn có thể sử dụng chúng để nhận phản hồi của khách hàng, thu thập đánh giá và lời chứng thực hoặc thậm chí sử dụng chúng làm biểu mẫu nhập dữ liệu

Tôi đang sử dụng những biểu mẫu này trong các khóa học của mình để nhận phản hồi và đánh giá của sinh viên để tôi có thể cải thiện việc giảng dạy của mình. Tôi cũng đã đề xuất chúng cho một người bạn đang tìm kiếm một giải pháp nhập dữ liệu đơn giản

Hãy cùng xem

Đăng ký biểu mẫu của Microsoft

Nếu bạn đã đăng ký Office 365 thì bạn đã có Biểu mẫu Microsoft và có thể truy cập biểu mẫu này từ OneDrive, SharePoint, Excel Online hoặc trang web Biểu mẫu

Nếu chưa có tài khoản Office, bạn vẫn có thể đăng ký để sử dụng các biểu mẫu miễn phí tại đây https. //các hình thức. văn phòng. com/ bằng cách tạo một tài khoản Microsoft

Tạo một biểu mẫu hoặc bài kiểm tra mới

Có một số cách khác nhau để tạo biểu mẫu hoặc bài kiểm tra với Microsoft Forms

Tạo biểu mẫu trong OneDrive

Bạn có thể tạo biểu mẫu bên trong OneDrive cá nhân hoặc doanh nghiệp. Điều hướng đến thư mục mà bạn muốn lưu trữ kết quả biểu mẫu của mình ➜ nhấp vào Mới ➜ chọn Biểu mẫu cho Excel

Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên cho sổ làm việc được liên kết với biểu mẫu của bạn. Sổ làm việc này sẽ được lưu trong thư mục bạn đã chọn và sẽ là nơi lưu tất cả các lần gửi biểu mẫu

Tạo biểu mẫu trong SharePoint

Điều tương tự có thể được thực hiện để tạo biểu mẫu nếu bạn có tài khoản doanh nghiệp Office 365 với SharePoint trực tuyến. Điều hướng đến thư mục mà bạn muốn lưu trữ kết quả biểu mẫu của mình ➜ nhấp vào Mới ➜ chọn Biểu mẫu cho Excel

Thao tác này cũng nhắc bạn nhập tên sổ làm việc mới, nơi lưu các lần gửi biểu mẫu của bạn

Tạo biểu mẫu trong Excel Online

Nếu đang làm việc với Excel Online, bạn cũng có thể tạo biểu mẫu. Chuyển đến tab Chèn ➜ nhấp vào nút Biểu mẫu ➜ chọn Biểu mẫu mới từ menu

Thao tác này sẽ tạo một biểu mẫu được liên kết với sổ làm việc hiện tại

Tạo biểu mẫu từ trang web

Sau khi bạn đăng nhập vào https. //các hình thức. văn phòng. com/ bạn sẽ được đưa đến trang chủ nơi bạn có thể tạo biểu mẫu và câu đố mới. Nếu bạn không đến trang chủ, bạn luôn có thể đến đó từ bất kỳ màn hình nào bằng cách sử dụng nút ở góc trên cùng bên trái của màn hình có nhãn Biểu mẫu

Từ màn hình chính, nhấp vào Biểu mẫu mới hoặc Câu hỏi mới

Các loại câu hỏi khác nhau

Microsoft Forms hiện có hai loại biểu mẫu. Có các hình thức và câu hỏi. Cả hai đều cho phép bạn tạo cùng một loại câu hỏi. Sự khác biệt duy nhất giữa chúng là bạn có thể chỉ định giá trị điểm và câu trả lời đúng cho các câu hỏi của bài kiểm tra để tính điểm bài kiểm tra

Tất cả các câu hỏi có thể được truy cập bằng cách nhấp vào nút Thêm mới. Thao tác này sẽ hiển thị danh sách các lựa chọn câu hỏi có sẵn, nhưng lưu ý rằng một số lựa chọn bị ẩn trong menu có thể truy cập bằng cách nhấp vào Dấu ba chấm

Các loại câu hỏi

Có 7 loại câu hỏi có sẵn. Mỗi người có những lựa chọn khác nhau

• Tùy chọn Lựa chọn cho phép bạn xác định danh sách các câu trả lời có thể có để người dùng chọn một hoặc nhiều câu trả lời từ
• Tùy chọn Văn bản cho phép bạn tạo các câu hỏi văn bản trả lời dài hoặc ngắn
• Tùy chọn Xếp hạng cho phép bạn tạo câu hỏi với xếp hạng sao hoặc số từ 2 đến 10
• Tùy chọn Ngày cho phép người dùng chọn ngày từ lịch để trả lời câu hỏi
• Các câu hỏi Xếp hạng cho phép người dùng kéo và thả các mục để trả lời các câu hỏi như thứ tự ưu tiên
• Tùy chọn Likert cho phép bạn tạo các câu hỏi loại thang điểm “đồng ý/không đồng ý”
• Tùy chọn Net Promoter Score cho phép bạn tạo các câu hỏi như "Bạn có khả năng giới thiệu [thương hiệu X] cho bạn bè hoặc đồng nghiệp không?"

Mẹo. Một số loại câu hỏi như tùy chọn Lựa chọn và Xếp hạng cho phép bạn sao chép và dán từ một phạm vi trong Excel hoặc tệp văn bản được phân tách bằng dòng. Điều này rất hữu ích nếu bạn có một danh sách dài các lựa chọn cần thêm

Mỗi loại câu hỏi có một menu khác nhau. Ví dụ: hình trên hiển thị các tùy chọn có sẵn cho các câu hỏi Kiểu lựa chọn

1. Bạn có thể sao chép, xóa hoặc di chuyển câu hỏi từ menu ở trên cùng bên phải của câu hỏi
2. Bạn có thể thêm câu hỏi thực tế cùng với phụ đề (tùy chọn phụ đề được tìm thấy trong menu Dấu ba chấm)
3. Biểu mẫu có một số khả năng AI tích hợp để đề xuất câu trả lời cho một số loại câu hỏi. Bạn có thể chọn các mục riêng lẻ từ các đề xuất của nó hoặc thêm tất cả chúng
4. Đối với nhiều lựa chọn, bạn có thể thêm hoặc xóa các lựa chọn. Bạn có thể đánh dấu câu trả lời đúng (đối với câu đố) và thêm nhận xét vào các lựa chọn
5. Bạn có thể thêm nhiều tùy chọn lựa chọn
6. Đối với các câu đố, bạn có thể chỉ định một giá trị điểm cho mục đích tính điểm của bài kiểm tra
7. Bạn có thể cho phép nhiều câu trả lời và đặt câu hỏi để yêu cầu câu trả lời để gửi biểu mẫu
8. Các tùy chọn khác có sẵn trong menu Dấu ba chấm

Phần biểu mẫu

Các phần trong biểu mẫu hoặc câu đố cho phép bạn chia biểu mẫu thành nhiều phần

Nếu bạn có nhiều câu hỏi trong biểu mẫu của mình và không sử dụng các phần, thì người dùng sẽ thấy tất cả các câu hỏi trên một trang. Thêm các phần có nghĩa là bạn có thể chia phần này thành nhiều trang và người dùng sẽ chỉ thấy phần tiếp theo của câu hỏi sau khi hoàn thành phần hiện tại

Điều này có thể giúp ích cho tỷ lệ gửi biểu mẫu, vì việc xem danh sách câu hỏi dài có thể khiến người dùng không muốn trả lời tất cả các câu hỏi và gửi biểu mẫu

Bạn có thể thêm các phần bằng cách nhấp vào Thêm mới ➜ Menu Dấu chấm lửng ➜ Phần

Xem trước một biểu mẫu

Khi bạn đã tạo xong biểu mẫu của mình, bạn có thể dễ dàng xem trước biểu mẫu đó và xem chính xác những gì người dùng sẽ thấy

Nhấp vào nút Xem trước ở trên cùng bên phải để xem và kiểm tra biểu mẫu. Tuy nhiên, hãy cẩn thận vì việc gửi biểu mẫu ở chế độ xem trước sẽ vẫn thêm phản hồi vào kết quả của bạn và bạn sẽ phải xóa phản hồi theo cách thủ công để xóa phản hồi đó khỏi kết quả của mình

Bạn sẽ có thể xem trước biểu mẫu trông như thế nào trên cả thiết bị di động và máy tính để bàn bằng cách sử dụng các nút ở trên cùng bên phải khi ở chế độ xem trước

Cài đặt biểu mẫu và bài kiểm tra

Mỗi biểu mẫu có một số cài đặt quan trọng có thể tìm thấy trong menu Dấu ba chấm

1. Đối với các câu đố, bạn có thể chọn tự động hiển thị kết quả cho người trả lời sau khi gửi
2. Biểu mẫu và câu hỏi có thể công khai hoặc riêng tư đối với một tổ chức. Khi được chia sẻ trong một tổ chức, bạn có thể chọn ghi lại tên của người trả lời và giới hạn người dùng trong một lần gửi
3. Có các tùy chọn để mở hoặc đóng biểu mẫu để chấp nhận phản hồi. Bạn có thể đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc để chấp nhận phản hồi. Bạn có thể xáo trộn thứ tự các câu hỏi xuất hiện. Bạn có thể thêm thông báo cảm ơn tùy chỉnh xuất hiện sau khi người dùng gửi biểu mẫu
4. Bạn có thể đặt các tùy chọn thông báo để gửi thông báo qua email cho từng người dùng hoặc cho chính bạn khi nhận được phản hồi mới

Phân nhánh biểu mẫu

Trên đây là một ví dụ về biểu mẫu sử dụng rẽ nhánh

Phân nhánh là một trong những tính năng hữu ích nhất trong Biểu mẫu, nhưng thật không may, tính năng này lại bị ẩn bên trong menu Dấu ba chấm. Điều này sẽ cho phép bạn có các câu hỏi khác nhau xuất hiện tiếp theo dựa trên cách người dùng đã trả lời câu hỏi trước đó

Để tạo biểu mẫu có điều kiện, hãy nhấp vào Dấu ba chấm ở trên cùng bên phải ➜ rồi chọn Phân nhánh

Ví dụ này hỏi người dùng xem họ đã sử dụng Microsoft Forms trước đây chưa và đưa ra hai tùy chọn, Có hoặc Không. Nếu người dùng chọn có, thì họ được yêu cầu xếp hạng sản phẩm trên 5 sao. Nếu người dùng trả lời không, thì họ được hỏi tại sao không. Bằng cách này, người dùng không được hiển thị các câu hỏi không liên quan đến họ

Xem kết quả biểu mẫu

Tại một số thời điểm, bạn sẽ muốn xem các câu trả lời đã được gửi bởi những người sử dụng biểu mẫu của bạn. Điều này có thể được thực hiện trong tab Phản hồi ở bất kỳ biểu mẫu nào mà bạn có thể xem phiên bản tóm tắt của kết quả

1. Bạn có thể xem chi tiết của từng kết quả riêng lẻ
2. Bạn có thể xem tất cả các kết quả trong tệp Excel được liên kết
3. Bạn có thể chia sẻ kết quả bằng cách tạo một liên kết tóm tắt. Nhấp vào Dấu ba chấm ➜ chọn Tạo liên kết tóm tắt

Trên thực tế, tôi đã tạo một liên kết tóm tắt đến ví dụ trên mà bạn có thể xem tại đây

Chủ đề biểu mẫu

Bạn không thể làm gì nhiều để thay đổi giao diện của biểu mẫu, nhưng bạn có thể thay đổi màu sắc hoặc hình nền

Chuyển đến menu Chủ đề ở trên cùng bên phải. Tại đây, bạn có thể chọn từ một vài chủ đề cài sẵn hoặc nếu bạn nhấp vào biểu tượng dấu cộng, bạn có thể chọn màu tùy chỉnh hoặc hình nền

Chia sẻ biểu mẫu của bạn

Làm thế nào để bạn sẽ sử dụng hình thức mới của bạn?

Toàn bộ mục đích của việc tạo biểu mẫu là thu thập thông tin từ người dùng, vì vậy sau khi tạo biểu mẫu, bạn sẽ cần chia sẻ biểu mẫu đó với đối tượng người dùng của mình. Tất cả điều này có thể được thực hiện từ menu Chia sẻ ở trên cùng bên phải

1. Bạn có thể chọn cung cấp biểu mẫu cho bất kỳ ai có liên kết hoặc chỉ những người trong tổ chức của bạn
2. Bạn có thể sao chép liên kết này và gửi cho bất kỳ ai bạn muốn để hoàn thành biểu mẫu
3. Việc chia sẻ biểu mẫu có thể được thực hiện qua liên kết, mã QR, mã biểu mẫu HTML được nhúng (xem ví dụ về biểu mẫu được nhúng ở trên) hoặc qua email
4. Bạn có thể chia sẻ một bản sao biểu mẫu của mình dưới dạng mẫu thông qua một liên kết để những người khác có thể sửa đổi biểu mẫu đó để họ sử dụng
5. Bạn có thể cộng tác tạo biểu mẫu trong một tổ chức hoặc với người dùng bên ngoài bằng tài khoản Office
6. Bạn có thể sao chép và chia sẻ liên kết để cộng tác chỉnh sửa biểu mẫu với bất kỳ ai mà bạn muốn cấp quyền truy cập để chỉnh sửa biểu mẫu

kết luận

Nếu bạn cần thu thập thông tin từ những người dùng khác nhau thì Microsoft Forms có thể là công cụ dành cho bạn

Với các biểu mẫu, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng tạo bảng câu hỏi mà bạn có thể chia sẻ cả nội bộ hoặc bên ngoài từ công việc của mình

Các biểu mẫu này sẽ tự động thu thập và lưu trữ các câu trả lời bên trong sổ làm việc Excel để có thể dễ dàng xem và phân tích chúng sau này

Đó là một công cụ tuyệt vời khác trong bộ Office hoạt động tốt với Excel và là một công cụ mà bạn chắc chắn sẽ muốn khám phá bằng cách sử dụng

Làm thế nào để tạo biểu mẫu trong Excel?

Sự khác biệt giữa Biểu mẫu cho Excel và sổ làm việc Excel là gì?

Tab biểu mẫu trong Excel ở đâu?

Tôi có thể tạo biểu mẫu có thể điền trong Excel không?