Cách hiển thị số liệu trong biểu đồ Excel 2023

Trong quá trình thao tác với bảng trong Excel, ngoài việc dùng thẻ Design, ta có thể thử Format Chart Area để thiết kế lại bảng cho đẹp và hợp lý. Hãy cùng Tin học MOS tìm hiểu tất tần tật các lựa chọn chỉnh sửa biều đồ trong Excel cực chi tiết dưới đây bạn nhé.

Mục lục

Các bước chỉnh sửa biểu đồ trong Excel

Giả sử ta có bảng sau:

Xem thêm: Tất tần tật các Phím tắt Excel phổ biến và hiệu quả nhất

Bước 1: Chèn biểu đồ từ bảng

Để chèn một biểu đồ vào bảng tính sử dụng các dữ liệu trong bảng này, ta kích chọn vào một ô bất kỳ trong bảng rồi vào thẻ Insert, phần Charts, chọn Column (hoặc bất kì dạng bảng nào bạn muốn). Ngay lập tức, Excel trả về cho ta kết quả là một biểu đồ cột.

Bước 2: Mở hộp thoại chỉnh sửa biểu đồ trong Excel

Trong biểu đồ vừa tạo, kích chuột phải và chọn Format Chart Area. Lập tức hộp thoại cùng tên hiện ra.

Hộp thoại Format Chart Area ở phải trang tính Excel.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Slicer trong Excel – Công cụ lọc dữ liệu hiệu quả

Bước 3: Chỉnh sửa các Option trong hộp thoại

Trong hộp thoại vừa hiện, ta có thể thấy nhiều mục khác nhau, cho phép ta chỉnh sửa phần nền, đường viền,… của biểu đồ. 

• Fill: Đặt nền cho biểu đồ. Bạn có thể chọn tô màu đơn (Solid Fill), hoặc màu kiểu Gradient, đưa hình ảnh vào nền hoặc chỉ đơn giản là trang trí background bằng các họa tiết lặp lại (Pattern Fill).
• Border Colors và Border Styles: Chọn màu sắc(xanh, đỏ, tím, vàng,..) và loại đường( liền, ngắt quãng, đậm, nhạt,…) cho đường bao của biểu đồ.

Xem thêm: Nhóm hàm Averageif trong Excel chắc chắn dân kế toán phải biết

• Shadow và Glow and Soft Edges: Chọn độ đậm nhạt, kích thước, khoảng cách,… cho bóng của biểu đồ( Shadow) hay làm sáng và mềm các cạnh của biểu đồ với các chức năng trong Glow and Soft Edges.
• 3-D Format: Với các biều đồ dạng 3-D, chức năng này giúp bạn chọn kiểu nổi hình của biểu đồ, khiến biểu đồ trở nên thực hơn theo nhu cầu của bạn.
• Size và Properties: Đúng như tên gọi, Size giúp bạn đặt kích thước biểu đồ một cách chính xác và cụ thể hơn là dùng cách co kéo bình thường. Còn Properties giúp bạn cài đặt vị trí của biểu đồ:

Di chuyển và theo kích thước của ô (Move and size with cells)

Di chuyển nhưng không theo kích thước của ô (Move but don’t size with cells)

Không di chuyển và không theo kích thước của ô (Don’t move or size with cells)

Ngoài ra, bạn còn có thể chọn xem biểu đồ này có thể in và khóa cùng với bảng tính không.

Xem thêm: Cách đánh số thứ tự cập nhật tự động khi thêm bớt số liệu trong Excel

• Chart Title: Tại đây, bạn đặt tên cũng như ghi chép các thông tin quan trọng về biểu đồ.

Tóm lại về chỉnh sửa biểu đồ trong Excel

Ngoài vùng biểu đồ, ta cũng có thể format các vùng khác như bảng chú thích hay các cột theo ý muốn bằng cách kích chuột vào chúng và làm theo các bước tương tự như trên.

Cùng việc tạo bảng danh sách, bảng thống kê báo cáo về tình hình thời tiết, sự tăng trưởng thay đổi của mức độ tài chính, lợi nhuận hoặc tỷ lệ gia tăng của số dân của một vùng trong một năm,... đơn giản qua việc thống kê qua bảng không thôi là chưa đủ. Mục đích của bạn đó là phải làm sao thể hiện cái sự thay đổi phải thật rõ ràng. Bởi vậy mà dùng đến biểu đồ là cách mà hầu hết mọi người đều nghĩ tới. Thay vì thủ công là ngồi vẽ một cách chi tiết ra giấy và không hề chuyên nghiệp, bạn có thể sử dụng các công cụ trong Word hoặc Excel để vẽ biểu đồ một cách khoa học và chuyên nghiệp.

Biểu đồ cột là gì?

Biểu đồ cột là gì?

Trước khi hướng dẫn bạn cách vẽ biểu đồ cột trong Excel và Word thì bạn cần phải biết được biểu đồ cột là gì. Biểu đồ cột được dùng cho dữ liệu định danh hay thứ bậc. Chiều cao của mỗi cột biểu diễn tần số hay tần suất của trường hợp biểu diễn bởi cột đó, có thể áp dụng để biểu diễn cho một hoặc nhiều tập dữ liệu trên cùng một biểu đồ. Thông thường người dùng hay sử dụng biểu đồ cột dọc, biểu đồ cột ngang, biểu đồ cột chồng, biểu đồ cột ghép,... Trong Excel và Word cũng có rất nhiều các loại biểu đồ cột khác nhau.

Cách vẽ biểu đồ cột trong Excel

Để vẽ biểu đồ cột trong Excel, các bạn làm theo các bước dưới đây:

Xem thêm:

• Cách vẽ biểu đồ Line trong Excel cực đơn giản

Bước 1: Mở File Excel và nhập số liệu cụ thể cho biểu đồ. Lựa chọn bảng dữ liệu tiến hành vẽ chọn Insert rồi chọn Recommended Charts.

Cách vẽ biểu đồ cột trong Excel

Bước 2: Insert Chart xuất hiện chọn All Charts, tại đây bạn chọn mục Column để sử dụng biểu đồ hợp lý trong phần Bar. Có nhiều sự gợi ý để bạn có thể dễ dàng đưa ra lựa chọn như:

• Cột 2D
• Cột 2D xếp chồng
• Cột 3D
• Cột 3D xếp chồng

Khi bạn lựa chọn được dạng biểu đồ bạn ấn “OK”

Bước 3: Thao tác vẽ biểu đồ cột

Di chuyển và chỉnh sửa kích thước cho biểu đồ cột: Giữ con trỏ chuột vào phần biểu đồ bạn muốn chỉnh sửa, di chuyển đến nơi bạn muốn sau đó thả nhấp chuột là hoàn thành.

Điền tiêu đề cho biểu đồ cột: Click vào mục Chart Title rồi nhập tiêu đề

Một số các thành phần có trong biểu đồ sẽ hiện ra bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng “+” bên cạnh biểu đồ để thao tác một số lệnh cơ bản như:

• Legend: Chú thích các thành phần có trong biểu đồ
• Gridlines: Đường lưới ngang và dọc theo biểu đồ
• Data Labels: Dán nhãn dữ liệu của cột
• Data Table: Dữ liệu cho vẽ biểu đồ
• Chart Title: Tiêu đề chính của biểu đồ
• Axis Title: Tiêu đề trục ngang, dọc
• Axes: Thanh trục ngang và dọc

Ấn thì bỏ dấu tích chọn vào ô vuông để thành phần hiển thị cho phần bạn mong muốn.

Để thay đổi lại tùy chỉnh bạn chọn biểu tượng tam giác để thiết lập lại.

– Thay đổi kiểu biểu đồ cột: Để chọn biểu đồ cột bạn ấn vào mục Chart Tools sau đó bạn chọn, Design và Format. Tiếp đó bạn thao tác chọn Design -> chọn kiểu biểu đồ mục Chart Styles. Để thêm lựa chọn kiểu biểu đồ cột bạn nhấn chọn biểu tượng More.

– Thay đổi bố cục của biểu đồ cột: Design -> Quick Layout và chọn kiểu bố cục cho từng biểu đồ cột của bạn.

– Thay đổi màu sắc: Design -> Change Colors -> chọn bộ màu sắc để làm sinh động biểu đồ của bạn theo ý thích của mình.

– Định dạng kiểu chữ, cỡ chữ: Click Home -> chỉnh sửa Font: Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ và màu chữ,…

– Thay đổi vị trí hàng, cột của biểu đồ: Design -> Switch Row/Column.

– Thay đổi dữ liệu biểu đồ cột: Design -> Select Data, trong Select Data Source bạn có thể thay đổi dữ liệu tùy ý.

– Di chuyển biểu đồ sang một sheet khác: Chọn biểu đồ -> Design -> Move Chart. Trong hộp thoại Move Chart bạn chọn vị trí cần di chuyển biểu đồ:

• New sheet (di chuyển đến sheet mới)
• Object in (di chuyển biểu đồ sang một sheet có sẵn)

Hoàn thành nhấn “OK” để di chuyển biểu đồ.

Cách vẽ biểu đồ cột chồng trong Excel đơn giản

Để có thể hoàn thành được cách vẽ biểu đồ cột chồng trong Excel bạn cần thực hiện những bước cơ bản dưới đây để hoàn thiện như:

Bước 1: Điều đầu tiên là bạn cần tạo một bảng số liệu hoặc mở dữ liệu mà bạn đã thao tác trước đó.

Bước 2: Nhấn chuột trái chọn mục Insert.

Cách vẽ biểu đồ cột chồng trong Excel

Bước 3: Chọn vào mục Column.

Bước 4: Ở mục 2-D Column bạn chọn ô Stacked Column

Bước 5: Khi đã thao tác xong biểu đồ cho bảng dữ liệu thì chúng ta thường gặp một số vấn đề chính là số liệu của tổng nằm trong cùng một cột chồng. Để có thể tách rời ra bạn nhấn chuột phải vào màu của số liệu.

Bước 6: Nhấn chuột vào mục Change Series Chart Type.

Bước 7: Nhấn vào mục Line và chọn bất kỳ một đường để biểu diễn mà bạn muốn.

Bước 8: Để hiển thị rõ ràng số liệu một cách cụ thể, bạn nhấp chuột phải vào đường biểu diễn vừa rồi mới thao tác vẽ.

Bước 9: Chọn Add Data Labels

Bước 10: Thao tác xong thì số liệu tổng sẽ hiển thị, bạn cần thao tác ẩn đường biểu diễn đi, thể thực hiện bạn cần chính là nhấp chuột vào dữ liệu tổng.

Bước 11: Tiếp theo click chuột vào mục Format Data Series

Bước 12: Ấn vào mục Line Color, rồi chọn mục No Line.

Thao tác hoàn tất và đây là kết quả của bạn:

Cách vẽ biểu đồ cột ghép trong Excel

Bước 1: Chọn tab Format trong phần Current Selection – Plot Area chọn tiếp vùng dữ liệu bạn muốn làm trục tung thứ 2 trong Excel.

Bước 2: Sau khi đã chọn xong bạn làm trục tung thứ 2 trong biểu đồ kết hợp với cột và đường rồi ấn Format Selection.

Bước 3: Trong Dialog chọn ” Format Data Series” tiếp đó bạn chọn “Secondary Axis” trong mục “Plot Series On” và nhấn ” Close”.

Cách vẽ biểu đồ cột trong Word

Bước 1: Thao tác vẽ biểu đồ cột để so sánh

Bước 2: Trong biểu đồ cột vừa vẽ nhấn chọn cột màu hiển thị của 1 trong 2 đối tượng thực hiện so sánh vào thẻ Design và chọn Change Chart Type.

Hộp thoại của Change Chart Type xuất hiện trong dòng biểu thị đối tượng cần so sánh và chọn mục Chart Type để chọn kiểu biểu đồ muốn thay đổi tích vào phần Secondary Axis, để có thể đưa biểu đồ sang trục tung thứ 2 nhấn “OK” để lưu lại.

Chỉnh sửa biểu đồ cột trong Word

Đây là kết quả sau khi hoàn thành thao tác vẽ biểu đồ cột trong Word.

Lưu ý trước khi vẽ biểu đồ trong Excel

Dữ liệu cần được tổng hợp lại, không phải dữ liệu chi tiết: tức là cùng một đối tượng nhưng xuất hiện nhiều lần, trên nhiều dòng và mỗi dòng thể hiện một nội dung chi tiết, nhờ đó ta sẽ vẽ được biểu đồ thể hiện đúng và đầy đủ nội dung.

Dữ liệu vẽ biểu đồ phải thống nhất về định dạng và loại dữ liệu: cụ thể các dữ liệu phải cùng loại cùng là Text hoặc cùng là Number, % chứ không được lẫn lộn giữa các loại này và các dữ liệu cùng loại phải nằm trên cùng một hàng hoặc cùng một cột, nhờ đó có thể xác định được dạng biểu đồ phù hợp.

Các trường dữ liệu (gồm tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ ràng: việc này ảnh hưởng khi vẽ lên biểu đồ, vì ta có thể gặp tình trạng không biết các thành phần của biểu đồ thể hiện nội dung gì. Phải xác định rõ các nội dung thì mới đọc được ý nghĩa của biểu đồ và nhờ đó sẽ xác định được ý nghĩa của từng nội dung được thể hiện trên biểu đồ.

Một trong các sai lầm hay gặp phải khi muốn vẽ biểu đồ trên Excel là bất kỳ dữ liệu nào cũng vẽ thành biểu đồ được. Điều này gây ra các lỗi rất khó sửa, như là:

• Không biết lựa chọn loại biểu đồ nào.
• Dữ liệu biểu diễn không chính xác trên biểu đồ.
• Thiếu hoặc thừa nội dung cần được biểu diễn.
• Biểu đồ sai mà không biết nguyên nhân và không biết sửa thế nào cho đúng.

Lời kết

Như vậy bài viết đã hướng dẫn bạn cách tạo biểu đồ cột trong Excel và Word với thao tác đơn giản và hiệu quả. Đây cũng là một trong những kỹ năng văn phòng cơ bản mà chắc chắn bạn cần nắm rõ, hy vọng bài viết hữu ích với bạn.