Cách sum nhanh nhiều sheet trong excel

SUMIF + SUMIF để tính tổng các ô bằng cái này hoặc cái kia

Nếu bạn đang muốn tính tổng các số trong một cột và sau đó tính tổng của các cột đó thì giải pháp rõ ràng nhất là xử lý từng điều kiện riêng lẻ sau đó cộng các kết quả lại với nhau.

Trong bảng bên dưới, giả sử bạn muốn cộng doanh số cho hai sản phẩm khác nhau như Apple và Lemon. Đối với điều kiện này, bạn có thể nhập các mục quan tâm trực tiếp như ” apple” và ” lemon” vào tiêu chí của 2 hàm SUMIF khác nhau:

Hoặc bạn có thể nhập tiêu chí vào các ô riêng biệt và tham chiếu các ô đó:

Trong đó, A2:A10 là danh sách các mục (phạm vi), B2:B10 là các số để tính tổng (sum_range), E1 và E2 là các mục tiêu chí:

Cách hoạt động của công thức này:

Hàm SUMIF đầu tiên cộng doanh số của Apple, hàm SUMIF thứ hai tỉnh tổng doanh số lemon. Công thức này sẽ cộng các tổng phụ với nhau và xuất ra tổng chính.

SUMIF với hằng số mảng – công thức thu gọn với nhiều tiêu chí

Phương pháp SUMIF + SUMIF hoạt động tốt khi có 2 điều kiện. Trong trường hợp nếu bạn muốn tỉnh tổng với 3 điều kiện trở lên, công thức trên sẽ quá lớn và khó đọc. Thay vào đó sử dụng SUMIF với hằng số mảng, công thức nhỏ gọn hơn và vẫn đạt kết quả tương tự:

Hãy nhớ rằng công thức này hoạt động dựa trên các tiêu chí không đồng thời xảy ra (OR) – một ô được tính tổng khi bất kỳ điều kiện đơn lẻ nào được đáp ứng.

Trong trường hợp này, để tính tổng doanh số cho 3 mặt hàng khác nhau, công thức là:

Trong bức hình trên, các điều kiện được mã hóa cứng trong một mảng, có nghĩa bạn phải cập nhật công thức với mọi thay đổi trong điều kiện. Để tránh điều này, bạn có thể nhập điều kiện vào các ô được xác định trước và tạo cho công thức dưới dạng tham chiếu phạm vi (E1:E3 trong ví dụ này).

Trong Excel 365 hỗ trợ mảng động (dynamic array) , nó hoạt động như một công thức thông thường và được hoàn thành bằng phím ENTER. Trong các phiên bản của Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 trở về trước, công thức mảng động được nhập dưới dạng phím tắt CTRL + SHIFT+ENTER.

Hoạt động của công thức này

Một hằng số mảng mà được được gắn vào các điều kiện của SUMIF buộc nó phải trả về nhiều kết quả dưới dạng một mảng. Trong trường hợp này, đó là 3 lượng khác nhau: apple, lemon và orange.

Để có được tổng số, chúng ta sử dụng hàm Sum và hỗ trợ công thức SUMIF.

SUMPRODUCT và SUMIF để tính tổng các ô có nhiều điều kiện OR

Bạn không muốn sử dụng mảng và đang tìm kiếm một công thức bình thường giúp bạn tính tổng với nhiều điều kiện trong các ô khác nhau? Thay vì Sum thì bạn có thể sử dụng hàm SUMPRODUCT xử lý mảng nguyên bản:

Giả sử các điều kiện nằm trong các ô E1, E2 và E3 thì công thức có dạng như sau:

Công thức này hoạt động như thế nào:

Giống với ví dụ trước, hàm SUMIF trả về một mảng số, đại diện cho tổng từng điều kiện riêng lẻ. SUMPRODUCT cộng các số này lại với nhau và xuất ra tổng cuối. Không giống với hàm SUM, hàm SUMPRODUCT được thiết kế để xử lý mảng, vì vậy nó hoạt động như một công thức thông thường mà bạn không cần sử dụng tổ hợp phím ” CTRL + Shift + Enter”.

SUMIF sử dụng nhiều tiêu chí với các ký tự đại diện

Vì hàm SUMIF trong Excel hỗ trợ các ký tự đại diện nên bạn có thể đưa chúng vào nhiều tiêu chí khi bạn cần.

Ví dụ để tính tổng doanh số bán hàng cho tất cả các loại apples và banana, công thức là:

Nếu điều kiện của bạn nhập vào các ô riêng lẻ, bạn có thể nhập ký tự đại diện trực tiếp vào các ô đó và cung cấp tham chiếu phạm vi làm tiêu chí cho công thức SUMPRODUCT SUMIF:

Trong ví dụ này, chúng ta đặt ký tự đại diện (*) trước tên mặt hàng để khớp với bất kỳ chuỗi ký tự nào đứng trước như Green Apples và chuối Goldfinger , Để nhận tổng số bất kỳ vị trí nào trong ô hãy đặt dấu hoa thị ở cả 2 bên, ví dụ “*apple*”.

Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ giải thích sự khác biệt giữa các hàm SUMIF và SUMIFS theo cú pháp và cách sử dụng của chúng, bên cạnh đó, cũng cung cấp một số ví dụ về công thức để tính tổng các giá trị có nhiều điều kiện đồng thời xảy ra () hoặc tất cả không đồng thời xảy ra ( OR) trong phiên bản Excel 2013, 2010, 2007, 2003 và trước nữa.

range – dải của các ô được đánh giá theo điều kiện mà bạn đưa ra, mang tính bắt buộc.

criteria – điều kiện cần phải đáp ứng, mang tính bắt buộc

sum_range – các ô tính tổng nếu thỏa điều kiện, mang tính tùy chọn.

Như bạn thấy, cú pháp của hàm Excel SUMIF chỉ cho phép một điều kiện. Tuy nhiên, bên trên, chúng tôi có nói rằng Excel SUMIF có thể được sử dụng để tính tổng các giá trị với nhiều điều kiện. Làm thế nào mà có thể được? Thực tế, bạn cần thêm các kết quả của vài hàm SUMIF và sử dụng các công thức SUMIF với các điều kiện mảng, như trong ví dụ tiếp theo.

Hàm SUMIFS – cú pháp và cách sử dụng:

Bạn sử dụng SUMIFS trong Excel để tìm một tính tổng có giá trị các giá trị dựa trên nhiều điều kiện. Hàm SUMIFS đã được giới thiệu trong Excel 2007, vì vậy bạn có thể sử dụng nó trong tất cả các phiên bản của Excel 2013, 2010 và 2007.

So với SUMIF, thì cú pháp SUMIFS phức tạp hơn một chút:

sum_range – một hoặc nhiều ô tính tổng, mang tính bắt buộc. Đây có thể là một ô duy nhất, một dải ô hoặc dải có tên. Chỉ có các ô chỉ chứa số mới được tính tổng; Còn giá trị ô trống và giá trị văn bản thì sẽ bị bỏ qua.

Chú ý: Hàm SUMIFS hoạt động với biểu thức logic với AND, nghĩa là mỗi ô trong đối số sum_range chỉ được tính tổng nếu tất cả các điều kiện được chỉ định là đúng cho ô đó.

Bây giờ tập hợp các thông số trên, và bạn sẽ nhận được công thức SUMIFS sau:

= SUMIFS (C2: C9, A2: A9, F1, B2: B9, F2)

Sử dụng SUMIFS và SUMIF trong Excel – một số điều cần nhớ:

Mặc dù nét chung thì khá rõ ràng – tương đồng về điểm đến cho kết quả cuối cùng và các tham số – trong khi sự khác biệt dù không rõ rang nhưng vẫn rất cần thiết.

1. Trình tự của các đối số

Trong các hàm Excel SUMIF và SUMIFS, thứ tự các đối số là khác nhau. Cụ thể, sum_range là tham số thứ nhất trong SUMIFS, nhưng lại đứng thứ 3 trong công thức SUMIF.

Khi bắt đầu học, bạn sẽ cảm thấy có vẻ như Microsoft đã cố ý làm phức tạp hóa cho người học và người dùng nó. Tuy nhiên, khi xem xét kỹ hơn, bạn sẽ thấy lý do thực chất đằng sau nó. Vấn đề là sum_range là tùy chọn trong SUMIF. Nếu bạn bỏ qua nó, không có vấn đề, SUMIF công thức của bạn sẽ tính tổng các giá trị trong range (tham số đầu tiên).

Trong SUMIFS, sum_range là rất quan trọng và là bắt buộc, và đó là lý do tại sao nó đến trước. Có thể những người của Microsoft nghĩ rằng sau khi thêm các dải/điều kiện xem xét thứ 10 hoặc 100, thì có ai đó có thể quên xác định dải để tính tổng:)

Tóm lại, nếu bạn đang sao chép và chỉnh sửa các hàm này, hãy đảm bảo bạn đặt các thông số theo thứ tự đúng.

2. Kích thước của đối số sum_range và criteria_range

Trong hàm SUMIF, đối số sum_range không nhất thiết phải có cùng kích thước với đối số range, miễn là bạn có ô phía trên bên trái. Trong hàm SUMIFS, mỗi criteria_range phải chứa cùng một số hàng và cột như tham số sum_range.

Ví dụ, công thức = SUMIF (A2: A9, F1, C2: C18) sẽ trả lại kết quả đúng vì Excel chỉ xem ô phía trên bên trái trong đối số sum_range (C2 trong ví dụ này là đúng) và sau đó bao gồm số cột và hàng giống như kích thước của đối số range.

Công thức SUMIFS: = SUMIFS (C2: C9, A2: A9, “apples”, B2: B10, “Pete”) sẽ báo vì criter_range2 (B2: B10) không khớp với criteria_range1 (A2: A9) và sum_range (C2: C9).

Có vẻ như chúng ta đã tiếp cận tạm xong lý thuyết rồi, nên mục sau chúng ta sẽ chuyển sang thao tác thực hành (chính là các ví dụ công thức:)

Đăng ký ngay: Học Excel dành cho người đi làm

Làm thế nào để sử dụng SUMIFS trong Excel – ví dụ công thức

Ví dụ 1. Công thức SUMIFS với toán tử so sánh

Trong trường hợp bạn muốn tính tổng các giá trị với nhiều điều kiện dựa trên ngày hiện tại, hãy sử dụng hàm TODAY () trong điều kiện của hàm SUMIFS của bạn, như được trình bày bên dưới. Công thức sau đây tính tổng giá trị trong cột D nếu ngày tương ứng trong cột C rơi vào khoảng thời gian 7 ngày vừa qua, có bao gồm ngày hôm nay:

Tương tự như vậy, bạn có thể sử dụng hàm SUMIF để tính tổng các giá trị trong một dải có dữ liệu là ngày xác định. Ví dụ: công thức SUMIFS sau sẽ thêm các giá trị trong các ô C2: C9 nếu ngày trong cột B rơi trong khoảng giữa ngày 1 tháng 10 năm 2014 và ngày 31 tháng 10 năm 2014, như sau:

Kết quả tương tự có thể đạt được bằng cách tính toán sự khác biệt của hai hàm SUMIF, như được minh họa trong ví dụ này – Cách sử dụng SUMIF để tính tổng các giá trị trong một dải ngày xác định. Tuy nhiên, bạn cũng thấy rằng công thức SUMIFS là dễ dàng hơn và dễ hiểu hơn nhiều, phải không nào?

Hướng dẫn học Excel cơ bản

Ví dụ 3. Hàm SUMIFS với ô trống và không trống

Khi phân tích báo cáo và dữ liệu khác, bạn thường cần phải tính tổng các giá trị tương ứng với ô trống hoặc không trống.

Những ô trống

“=”

Tính tổng các giá trị mà có ô trống tương ứng (hoàn toàn không chứa dũ liệu – không công thức, và chuỗi có 0 kí tự)

=SUMIFS(C2:C10, A2:A10, “=”, B2:B10, “=”)

Tính tổng giá trị trong các ô C2:C10 nếu các ô tương ứng với nó trong cột A và B là ô hoàn toàn trống.

“”

Tính tổng các giá trị tương ứng với các ô trắng “nhận định trực quan”, bao gồm các giá trị chứa các chuỗi rỗng được trả về bởi một số hàm Excel khác (ví dụ: ô có công thức như = “”).

=SUMIFS(C2:C10, A2:A10, “”, B2:B10, “”)

Tính tổng các giá trị trong các ô C2:C10 (có cùng các điều kiện) như công thức ở trên, nhưng có bao gồm các chuỗi trống.

Những ô không trống

Tính tổng các giá trị mà có các giá trị tương ứng là các ô không trống, và không bao gồm chuỗi có chiều dài bằng 0

Tính tổng giá trị trong các ô C2:C10 nếu các ô tương ứng với nó trong cột A và B không là ô trống, và không bao gồm các ô với chuỗi trống.

Giả sử bạn có ngày đặt hàng trong cột B, ngày giao hàng trong cột C và số lượng trong cột D. Làm thế nào để bạn tính được tổng số sản phẩm chưa được giao? Nghĩa là bạn muốn biết tổng các giá trị tương ứng với các ô không rỗng trong cột B và các ô rỗng trong cột C.

Giải pháp là sử dụng công thức SUMIFS với 2 điều kiện:

Như đã lưu ý ở phần đầu của bài này, thì hàm SUMIFS được thiết kế với AND. Nhưng nếu bạn cần tính tổng các giá trị có nhiều điều kiện OR, nghĩa là khi có ít nhất một trong các điều kiện sẽ được đáp ứng?

Ví dụ 1. SUMIF + SUMIF

Giải pháp đơn giản nhất là tính tổng các kết quả trả về bởi một số hàm SUMIF. Ví dụ: công thức sau đây sẽ minh họa cách tính tổng số sản phẩm do Mike và John cung cấp:

= SUMIF (C2: C9, “Mike”, D2: D9) + SUMIF (C2: C9, “John”, D2: D9)

Ví dụ 2. SUM & SUMIF với đối số mảng

Các giải pháp trên rất đơn giản và thực sự hiệu quả cao khi chỉ có một vài điều kiện. Nhưng một công thức SUMIF + SUMIF có thể được phát triển rất nhiều nếu bạn muốn tính tổng các giá trị với nhiều điều kiện OR. Trong trường hợp này, cách tiếp cận tốt hơn là sử dụng một đối số như điều kiện mảng trong hàm SUMIF, như sau:

Bạn có thể bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các điều kiện của bạn, được ngăn cách bởi dấu phẩy và sau đó đặt chúng trong {dấu ngoặc nhọn}, điều này được gọi là mảng.

Trong ví dụ trước, nếu bạn muốn tính tổng các sản phẩm do John, Mike và Pete cung cấp, điều kiện mảng của bạn sẽ như thế này {“John”, “Mike”, “Pete”}. Và hàm SUMIF hoàn chỉnh là: =SUMIF (C2: C9, {“John”, “Mike”, “Pete”}, D2: D9).

Đối số mảng bao gồm 3 giá trị bắt buộc phải có trong công thức SUMIF để trả về ba kết quả độc lập, nhưng vì chúng ta viết công thức trong một ô duy nhất, nó sẽ chỉ trả lại kết quả đầu tiên – tức là tổng số sản phẩm do John cung cấp. Để nó hoạt động, bạn phải sử dụng vài mẹo – lồng công thức SUMIF của bạn trong một hàm SUM, như sau:

= SUM (SUMIF (C2: C9, {“John”, “Mike”, “Pete”}, D2: D9))

Phương pháp này sẽ chạy với các con số hoặc các giá trị văn bản. Ví dụ: nếu thay vì bạn có tên các nhà cung cấp trong cột C, mà bạn chỉ có ID nhà cung cấp như 1, 2, 3, v.v … thì công thức SUMIF của bạn sẽ như sau:

= SUM (SUMIF (C2: C9, {1,2,3}, D2: D9))

Không giống như các giá trị văn bản, các con số không cần phải được bao gồm trong dấu nháy kép trong đối số mảng.

Trong trường hợp, Bạn thích liệt kê các điều kiện trong vài ô thay vì chỉ định chúng trực tiếp trong công thức, thì bạn có thể sử dụng SUMIF kết hợp với hàm SUMPRODUCT để nhân nhiều thành phần trong các mảng xác định rồi trả lại tổng số lượng của các sản phẩm đó.

Nhưng tất nhiên, không có gì ngăn cản nếu bạn muốn liệt kê các giá trị trong một điều kiện mảng của hàm SUMIF”

= SUMPRODUCT (SUMIF (C2: C9, {“Mike”, “John”, “Pete”}, D2: D9))

Kết quả trả về bởi cả hai công thức sẽ giống như những gì bạn thấy trong hình:

Như thường lệ, một ví dụ có thể giúp minh họa tốt hơn điều trên. Trong bảng các nhà cung cấp trái cây của chúng tôi, hãy thêm Delivery Date (Ngày giao hàng) (cột E) và tìm tổng số lượng được Mike, John và Pete giao vào tháng 10.

Công thức được tạo ra bởi cách phương pháp này bao gồm nhiều lần lặp đi lặp lại và trông có vẻ rườm rà, tuy vậy nhưng nó rất dễ hiểu, và điểm quan trọng nhất là nó hoạt động tốt 🙂

Tôi đã cố gắng giải thích bản chất của cách tiếp cận này trong ví dụ với SUMIF, vì vậy bây giờ chúng ta chỉ có thể sao chép công thức đó, thay đổi thứ tự các đối số (có sự khác nhau ở SUMIF và SUMIFS – như trên đã đề cập) và thêm các điều kiện bổ sung. Công thức kết quả sau sẽ nhỏ gọn hơn SUMIFS + SUMIFS:

Kết quả trả về bằng công thức này giống như những gì bạn thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Ví dụ 3. SUMPRODUCT & SUMIFS

Nếu như bạn nhớ, thì cách tiếp cận SUMPRODUCT khác với hai cách trước đó theo cách bạn nhập mỗi điều kiện của bạn vào một ô riêng biệt thay vì nhập chúng trực tiếp trong công thức. Trong trường hợp một số điều kiện, hàm SUMPRODUCT sẽ không đủ và bạn sẽ phải sử dụng hàm ISNUMBER và hàm MATCH.

Vì vậy, giả sử rằng các tên người cung cấp nằm trong các ô H1: H3, Ngày bắt đầu (Start date) nằm trong ô H4 và ngày kết thúc (End date) trong ô H5, công thức SUMPRODUCT của chúng tôi có dạng sau:

Tôi hy vọng lời giải thích trên có ý nghĩa với bạn. Và thậm chí nếu không, thì thực sự là bạn chỉ cần nhớ nguyên tắc này – sử dụng toán tử đôi (-) khi bạn sử dụng các toán tử so sánh trong các công thức SUMPRODUCT.

Sử dụng hàm SUM trong các công thức mảng

Như bạn đã biết, thì Microsoft đã thực hiện hàm SUMIFS trong Excel 2007. Nếu ai đó vẫn sử dụng Excel 2003, 2000 hoặc phiên bản trước đó, thì bạn sẽ phải sử dụng công thức mảng SUM để thêm các giá trị có nhiều điều kiện AND. Đương nhiên, phương pháp tiếp cận này cũng hoạt động trong các phiên bản hiện đại của Excel 2013 – 2007, và có thể được coi là sự lỗi thời của hàm SUMIFS.

Ví dụ 1. Sum với các điều kiện AND trong Excel 2003 và phiên bản trước đó:

Chúng ta hãy quay lại ví dụ đầu tiên mà chúng ta tính tổng số lượng ứng với một loại trái cây và nhà cung cấp nhất định:

= SUMIFS (C2: C9, A2: A9, “apples”, B2: B9, “Pete”)

Điều kiện 1: A2: A9 = “apples”

Điều kiện 2: B2: B9 = “Pete”

Sau đó, bạn viết một công thức SUM có nhân tất cả trong trường hợp: tương ứng với các cặp dải / điều kiện của bạn, mỗi cặp được đặt trong ngoặc đơn. Hệ số nhân cuối cùng là dải để tính tổng, là C2: C9 trong trường hợp này:

= SUM ((A2: A9 = “apples”) * (B2: B9 = “Pete”) * (C2: C9))

Như được minh họa trong hình bên dưới, thì công thức này hoạt động rất tốt trong phiên bản Excel 2013 mới nhất.

Ví dụ 2. Các công thức mảng SUM trong các phiên bản Excel hiện đại

Ngay cả trong các phiên bản hiện đại của Excel 2013, 2010 hoặc 2007, sức mạnh của hàm SUM không bao giờ bị đánh giá thấp. Công thức mảng SUM không chỉ đơn giản là luyện tập hướng suy nghĩ mà còn có giá trị thực tế, như trong ví dụ sau đây:

Giả sử bạn có hai cột, B và C, và bạn cần phải biết được cột C lớn hơn gấp bao nhiêu lần so với cột B, khi một giá trị trong cột C lớn hơn hoặc bằng 10. Một giải pháp mà bạn có thể nghĩ ra đo là sử dụng công thức mảng SUM:

Điều kiện 1: Giá trị trong cột B (Ordered items) lớn hơn 0

Điều kiện 2: Một giá trị trong cột C (Delivered) ít hơn trong cột B

Điều kiện 3: Ngày trong cột D (Due date) ít hơn 11/1/2014.

Đặt ba cặp range / điều kiện lại với nhau, bạn sẽ nhận được công thức sau:

Ngoài hàm SumIf, SumIfS giúp tính tổng theo nhiều điều kiện, chúng ta còn có thể sử dụng các hàm khác như SUMPRODUCT để làm việc này. Trong thực tế thì yêu cầu tính toán và đặc điểm dữ liệu sẽ quyết định tới việc chúng ta sẽ cần dùng hàm nào, dùng như thế nào. Do đó bạn cần bổ sung thêm cho mình càng nhiều kiến thức về hàm, về tổ chức dữ liệu thì càng thuận lợi khi làm việc.

Tiếp đó là việc cần phải kết hợp các công cụ của Excel để tăng hiệu quả công việc như: định dạng dữ liệu, định dạng theo điều kiện, trích lọc, sắp xếp, báo cáo bằng Pivot Table, vẽ biểu đồ…

Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học Excel từ cơ bản đến chuyên gia dành cho người đi làm