Chỉnh font chữ trong Google Form

1. Tại sao phải sử dụng Google Form:

Trong quá trình tổ chức sự kiện, vấn đề quản lý người đăng ký như truyền thống thường gây khó khăn và khó kiểm soát. Trước kia, nếu muốn đăng ký tham gia một sự kiện nào đó, thì phải tìm đúng người đảm nhiệm việc cho đăng ký, và bất cập xãy ra:

1. Người ấy không xuất hiện thường xuyên thì bạn làm thế nào để đăng ký nếu như không thể gặp được bạn phải bỏ qua sự kiện thú vị mà bạn muốn quan tâm! Còn đối với người đảm nhận danh sách đăng ký, nếu không mai mất danh sách ấy thì sao? Khi số người đăng ký lên đến 1000 người.
2. Gởi email để đăng ký cho sự kiện đó. Cách này thường được áp dụng khi công nghệ internet net phát triển, nhưng vẫn còn khó khăn cho những người tổng hợp danh sách vì nếu có 1000 người đăng ký thì hộp mail của anh ta sẽ thế nào? Và anh ta phải ngồi nhập lại tất cả và đôi lúc bực tức vì đọc những email đăng ký không đúng với form qui định ban đầu.

Nhưng bây giờ bạn không cần lo lắng về những vấn đề trên nữa, Google Form giúp bạn có thể giải quyết tốt những vấn đề trên. Bạn không cần phải tìm người để cho mình ghi danh sách đăng ký (bạn có thể truy cập vào một địa chỉ và đăng ký online), bạn không phải hoa mắt vì số mail trong hộp thư lên đến hàng nghìn mail (bạn chỉ cần vào form và chỉ việc download file về máy mà không cần tổng hợp hàng giờ bằng việc nhập liệu trên máy), bạn không còn bực tức vì những email đăng ký không đúng form mà bạn đã qui định (tất cả mọi người đều dùng một form duy nhất để đăng ký).

2. Cách sử dụng Google Form cho quản lý:

• Đăng nhập google Docs:

  Yêu cầu đầu tiên,bạn phải có một tài khoản Gmail (bạn tự tạo 1 tài khoản gmail, bước này các bạn tự thực hiện). Tiếp theo, bạn truy cập vào địa chỉ: www.docs.google.com và đăng nhập vào Google Docs.

Sau khi đăng nhập xong bạn sẽ được giao diện như sau:

• Tạo một Google Form mới:

  Bạn chọn Create new –> Form để tạo một form đăng ký mới (như hình vẽ).

Và một giao diện thiết kế hiện ra với một số công cụ như sau:

• Thiết kế giao diện đăng ký:

  Phần tiêu đề và Thông tin về sự kiện:

Bạn điền tên của Form đăng ký vào mục “Untitled form” và cung cấp thêm một số thông tin cho người dùng về chương trình mà họ sắp đăng ký vào phần textbox “You can include any text or info that will help people fill this out”. Xem ví dụ bên dưới:

Thiết kế các thông tin yêu cầu người dùng cung cấp:

• Question title: Bạn điền thông tin mà bạn muốn lấy từ người dùng như: Họ tên, MSSV, Email, Phone…
• Help text: bạn có thể nêu một ví dụ để người dùng dẽ dàng nhập thông tin của họ
• Question type: kiểu mà bạn muốn người dùng trả lời. Có thể là text, lựa chọn, list … tùy theo yêu cầu của bạn.

– Text: giống như textbox bình thường bạn có thể điền chuỗi với độ dài ngắn.

– Paragraph text: tương tự như Text nhưng độ dài chuỗi sẽ dài hơn của Text.

– Multiple choice: có nhiều Radio Button cho bạn lựa chọn. Để thêm một lựa chọn cho người dùng bạn click vào Click to add option.

Thiết kế                                                                      Hiển thị

– Checkboxes:tương tự như Multiple choice nhưng cho phép người dùng có thể chọn cùng lúc nhiều lựa chọn.

Thiết kế                                                                           Hiển thị

– Choose from a list: cho phép người dùng chọn một mục từ một list mà người thiết kế cài đặt.

Thiết kế                                                              Hiển thị

– Scale: thanh chia mức độ. ví dụ sau buổi thuyết trình bạn muốn biết mức độ hiểu của người xem về nội dung bạn. Bạn có thể chọn độ dài của thước chia là từ 1 đến 10 (ở ví dụ này mình chọn 6 mức độ từ 1 đến 6). Bạn có thể điền mức độ cực đại và cực tiểu cho việc khảo sát. Vd: Bad và Very good như hình vẽ.

Thiết kế                                                       Hiển thị

– Grid: tương tự như Scale nhưng có nhiều dòng và cột để lựa chọn.

Đến đây bạn đã có thể cài đặt một yêu cầu để người dùng đáp ứng những yêu cầu đó.

Bạn có thể nhắc nhỡ người dùng phải nhất định điền thông tin ở những mục như: Họ tên, MSSV… và khi người dùng bỏ những mục này thì form sẽ thông báo cho người dùng phải điền thông tin đó cho bạn. Để làm điều này bạn check vào dòng Make this a required question khi đó thuộc tính này sẽ có dấu “*” màu đỏ để nhắc nhở bạn không được bỏ trống thông tin này.

Thiết kế                                                       Hiển thị

Lỗi nhắc nhở khi bạn bỏ trống thuộc tính bắt buộc.

Sau đó bạn chọn button Done để kết thúc một thuộc tính.

Thêm một thuộc tính mới: vào Add item và chọn những thuộc tính mà bạn muốn như: Text, Paragraph text…

Chỉnh sửa những thông tin yêu cầu: có 3 icon bên góc phải của mõi thuộc tính bạn có thể chỉnh sữa thông tin, nhân bản, và xóa thuộc tính.

Thay đổi Theme cho Form của bạn: vào “Theme: Plain” sau đó chọn 1 theme mà bạn thích.

Sau khi đã chọn được theme bạn chọn Apply để lưu lại theme cho form của bạn. Chú ý bạn chọn những theme mả phù hợp với font chữ.

Đến đây việc thiết kế cho form đã hoàn tất và bạ copy link ở góc dưới của form và cho người sữ dụng đăng ký.

• Quản lý Form – Xuất danh sách:

  Sau khi bạn tắt trình duyệt và đăng nhập lại vào Google Docs thì bạn sẽ thấy tiêu đề của Form bạn vừa tạo xuất hiện ở trên cùng. Bạn chọn form đó và một giao diện như Excel hiện ra cho phép bạn theo dõi thông tin những những người đăng ký.

Ở mục Form(1) cho bạn biết có bao nhiêu người đã đăng ký. Ở đây có một người đăng ký nên chỉ số trong ngoặc đơn là 1.

Bạn có thể chỉnh sữa Form: Form –> Edit form hoặc đi đến link của form mà người dùng đăng ký: Form –> Go to live form. Nếu như bạn không muốn cho người khác đăng ký vì đã hết thời hạn đăng ký thì bạn chọn Form –> Delete form.

Chia sẽ cho một số người cùng quản lý: chọn Share –> Sharing setting…

Một cửa sổ Sharing setting hiện ra và bạn điền một email của người mà bạn muốn chia sẽ để cùng bạn quản lý form này. Phần hình chữ nhật màu đỏ của hình bên dưới ở đây mình chọn email . Sau đó chọn Share.

Và cuối cùng người quản lý chỉ cần download file đăng ký về. File –> Download as –> Excel. Bạn cũng có thể download bằng các định dạng khác như HTML, PDF …

Tóm lại: Bài viết nhằm giúp các bạn sử dụng tốt Google Form để tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lý danh sách đăng ký giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn. Chúc các bạn thành công!