Đánh dấu Excel

Bất kể bảng tính Excel của bạn chứa ít hay nhiều dữ liệu, bạn có thể muốn có các ô đáp ứng các tiêu chí nhất định nổi bật. Excel cho phép bạn đặt một số quy tắc định dạng có điều kiện làm nổi bật các ô trong một phạm vi nhất định. Khi chỉ định các phạm vi này, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng xem dữ liệu quan trọng nhất đối với mình

Định dạng có điều kiện

1. Bạn tìm thấy chức năng đánh dấu của Excel dưới nút "Định dạng có điều kiện" trong phần Kiểu dưới tab Trang chủ. Khi bạn nhấp vào nó, một menu thả xuống sẽ xuất hiện với tùy chọn "Đánh dấu quy tắc ô". Từ đây, bạn có thể tạo các quy tắc định dạng so sánh dữ liệu trong bảng tính của mình và nếu nó đáp ứng các tiêu chí nhất định, sẽ thay đổi màu của các ô, làm nổi bật những ô quan trọng nhất đối với bạn. Bạn có thể so sánh các giá trị ô với các ô khác hoặc với các số cụ thể

Tùy chọn định dạng

1. Khi trỏ đến tùy chọn "Đánh dấu quy tắc ô", bạn sẽ thấy một số phép so sánh phổ biến, bao gồm các toán tử số như lớn hơn, nhỏ hơn và bằng; . Bạn cũng có thể nhấp vào tùy chọn "Quy tắc khác" để tạo các điều kiện định dạng cụ thể hơn hoặc chỉnh sửa cách so sánh các giá trị phổ biến hơn

làm nổi bật

1. Để chỉ định một khu vực trong bảng tính của bạn để đánh dấu, bạn phải nhấp và kéo chuột qua phạm vi cần thiết hoặc bạn có thể nhấp vào toàn bộ hàng hoặc cột để chọn chúng. Sau đó, với các ô đã chọn, hãy nhấp vào tùy chọn "Đánh dấu quy tắc ô" cụ thể mà bạn muốn; . " Thao tác này sẽ mở một hộp văn bản trong đó bạn nhập một giá trị để so sánh các ô đã chọn, đồng thời bạn cũng chọn màu nền và màu văn bản từ menu thả xuống. Bất cứ khi nào một giá trị trong một trong các ô vượt quá giá trị bạn đã chọn, ô đó sẽ nổi bật với màu bạn đã chọn

Làm nổi bật nâng cao

1. Các tùy chọn đánh dấu cơ bản giới hạn bạn so sánh chung chung. Tuy nhiên, nếu bạn thành thạo hơn với các tính năng nâng cao của Excel, bạn có thể chọn "Quy tắc mới" từ menu "Định dạng có điều kiện" và thậm chí tạo nhiều kịch bản nổi bật hơn, chẳng hạn như bằng cách sử dụng câu lệnh IF hoặc so sánh giá trị Boolean. Bạn cũng có thể chọn các quy tắc định dạng chi tiết hơn, chẳng hạn như quy tắc so sánh một nhóm số và dựa trên mức độ lớn hay nhỏ của chúng, làm nổi bật nền của chúng bằng các sắc thái màu sáng hơn hoặc tối hơn

   Bạn đã bao giờ nhìn chằm chằm vào một bảng tính để tìm kiếm những thứ quan trọng chưa? . Vì vậy, bạn phải tìm kiếm thông tin quan trọng hoặc có thể hành động. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tô sáng các ô trong Excel bằng tiêu chí định dạng có điều kiện được tích hợp sẵn. (Kèm file thực hành. )

   Nội dung hướng dẫn

   Tôi thường thấy kịch bản này. Bạn nhận được một bảng tính từ ai đó với hàng trăm hàng dữ liệu giống nhau. Mọi thứ đều được định dạng theo cùng một cách nhàm chán. Nhưng dữ liệu có giống nhau không?

   Định dạng có điều kiện trong Excel là gì?

   Thay vì yêu cầu người đọc quét từng ô, bạn có thể yêu cầu Microsoft Excel thực hiện một số công việc bằng cách sử dụng một số quy tắc. Điều này cho phép Excel áp dụng định dạng đã xác định cho một dải ô đáp ứng các tiêu chí hoặc điều kiện cụ thể. Các quy tắc được xác định này đánh giá một giá trị ô để xem liệu nó có đáp ứng một tiêu chí cụ thể hay không. Nếu điều kiện được đáp ứng, định dạng nhất định sẽ được áp dụng cho ô

   Mục đích là làm cho thông tin quan trọng nổi bật để bạn có thể tìm thấy nó dễ dàng hơn

   Excel đã thực hiện một số việc này cho bạn. Ví dụ: khi bạn định dạng số, sẽ có tùy chọn hiển thị số âm màu đỏ. Đây là một ví dụ về định dạng được xác định trước

   Chương trình thậm chí còn cho phép bạn sử dụng các tùy chọn định dạng trên các ô hoặc hàng riêng lẻ. Phương pháp đơn giản nhất là để Excel áp dụng định dạng có điều kiện nếu nó đáp ứng các điều kiện hoặc vị trí nhất định. Điều này sử dụng phương pháp "Giá trị ô là"

   Các mục thả xuống Quy tắc ô Excel

   Ví dụ làm nổi bật giá trị ô

   Dưới đây là một mẫu ý tưởng nhỏ để sử dụng định dạng có điều kiện

   • Áp dụng màu nền đỏ nếu giá trị ô nhỏ hơn 50
   • Áp dụng kiểu phông chữ nghiêng, đậm nếu giá trị ô nằm trong khoảng từ 70 đến 90
   • Áp dụng màu phông chữ xanh lá cây nếu văn bản ô có chứa “Montana. ”
   • Đánh dấu các ô bằng 15 bằng đường viền màu đỏ
   • Áp dụng nền màu vàng cho các giá trị trùng lặp
   • Thêm biểu tượng Mũi tên lên vào giá trị ô trên 10%
   • Đánh dấu tất cả các ô trống

   Excel cũng cho phép bạn sử dụng các công thức để định dạng có điều kiện. Một lợi ích đối với các công thức Excel là bạn có thể tham chiếu các giá trị ở nơi khác trong bảng tính của mình. Trong ví dụ bên dưới, tôi đang sử dụng công thức Excel IF để kiểm tra xem giá trị ô trong B2 có lớn hơn giá trị trong C2 không. Nếu công thức là TRUE, áp dụng màu nền xanh lục

   Ví dụ về định dạng có điều kiện trong Excel với công thức

   Microsoft đã tăng cường đáng kể tính năng này trong những năm qua và hiện đã xác định trước các ví dụ phổ biến, vì vậy bạn không cần phải dựa nhiều vào các công thức. Dưới đây là một số ví dụ phổ biến

   Cách áp dụng định dạng có điều kiện của Excel

   Dễ dàng thêm một quy tắc định dạng mới. Phần khó nhất là tìm những gì bạn muốn đánh dấu trên bảng tính của mình. Việc suy nghĩ về nhu cầu của khán giả và những hành động họ có thể thực hiện sẽ giúp ích cho bạn

   Cách đánh dấu các ô trên một số cụ thể

   Nếu bạn muốn làm theo, đây là Ví dụ 1 từ bảng tính mẫu bên dưới. Một lần nữa, tôi sẽ đánh dấu các ô đã chọn nếu dân số của bang vượt quá hoặc bằng 2% dân số Hoa Kỳ

   Chúng tôi muốn làm nổi bật các giá trị > 2%
   1. Mở bang-đếm-cf. bảng tính mẫu xlsx và nhấp vào tab Ví dụ 1
   2. Nhấp vào ô F2
   3. Chọn toàn bộ cột bằng cách nhấn Ctrl +Shift + ↓
   4. Từ tab Trang chủ, nhấp vào nút Định dạng có điều kiện
   5. Từ menu thả xuống, chọn Đánh dấu quy tắc ô
   6. Từ menu bên, chọn Lớn hơn…
   Chọn tùy chọn Lớn hơn…
   1. Điều chỉnh giá trị trong Ô định dạng LỚN HƠN. cánh đồng

   Ghi chú. Excel sẽ điền trước trường này dựa trên các giá trị hiện có của các ô được đánh dấu của bạn

   Excel đã điền sẵn trường GREATER THAN
   1. Nhập giá trị mong muốn của bạn. Trong trường hợp của chúng tôi, đó là 2. 0%. Excel sẽ bắt đầu tô sáng các ô cho bạn
   2. Nhấp vào hình tam giác hướng xuống ▼ để thực hiện lựa chọn màu sắc của bạn
   Chọn một giá trị và màu sắc mới

   ✪ Lưu ý. Bạn có thể tạo bảng phối màu khác bằng cách chọn Định dạng tùy chỉnh.

   1. Nhấp vào OK

   Bây giờ bạn sẽ thấy kết quả của mình được áp dụng

   Cách làm nổi bật 10 mục hàng đầu

   Một yêu cầu phổ biến là tìm các mục hàng đầu, cho dù chúng là một số cố định hay tỷ lệ phần trăm. Đây là ví dụ về một trong các định dạng cài sẵn hoặc cài sẵn của Excel. Nói cách khác, bạn không cần nhập các giá trị cụ thể như đã làm trong Ví dụ 1. Thay vào đó, các giá trị đặt trước này được xây dựng xung quanh các mục phổ biến mà mọi người tìm kiếm, chẳng hạn như Top 10 hoặc người hoạt động dưới mức trung bình. Ưu điểm là bạn không phải làm toán

   Trong ví dụ này, tôi muốn làm nổi bật 10 tiểu bang hàng đầu theo Ghế Hạ viện Hoa Kỳ ở Cột D

   Tìm kiếm 10 quốc gia hàng đầu theo số lượng Hạ viện Hoa Kỳ
   1. Mở bang-đếm-cf. bảng tính mẫu xlsx và nhấp vào tab Ví dụ 2
   2. Nhấp vào ô D2
   3. Chọn toàn bộ cột bằng cách nhấn Ctrl +Shift + ↓
   4. Từ tab Trang chủ, nhấp vào nút Định dạng có điều kiện
   5. Từ trình đơn thả xuống Định dạng có điều kiện, chọn Quy tắc trên/dưới
   6. Từ menu bên, chọn 10 mục hàng đầu…
   7. Trong hộp thoại 10 mục hàng đầu, hãy điều chỉnh số lượng hoặc bảng phối màu của bạn nếu cần
   8. Nhấp vào OK

   Một lợi thế khi sử dụng màu là Excel cũng có thể sắp xếp theo màu. Ngoài ra, bạn cũng có thể TỔNG hoặc ĐẾM các ô có màu

   Cách sử dụng thanh dữ liệu thay vì màu nền

   Một tùy chọn hữu ích khác là sử dụng “Thanh dữ liệu. ” Đây là một kiểu trực quan khác mà bạn có thể áp dụng. Điểm khác biệt chính với định dạng Thanh dữ liệu là nó hiển thị tất cả các ô thay vì những ô đáp ứng một điều kiện cụ thể

   Theo mặc định, Excel sẽ giữ nền giá trị văn bản. Tôi thấy rằng điều này có thể gây mất tập trung. Trong ví dụ này, tôi đã sao chép cột % Change nhưng bảo Excel không đưa giá trị dữ liệu vào Cột I. Kết quả chỉ là thanh dữ liệu

   Định dạng thanh dữ liệu không hoạt động tốt với tất cả các loại dữ liệu. Đây là một ví dụ điển hình về việc thử các định dạng khác nhau để xem định dạng nào phù hợp nhất với dữ liệu của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có giá trị âm hoặc phạm vi hẹp

   Ví dụ về Thanh dữ liệu không có nền văn bản
   1. Mở bang-đếm-cf. bảng tính mẫu xlsx và nhấp vào tab Ví dụ 3
   2. Nhấp vào ô I2
   3. Chọn toàn bộ cột bằng cách nhấn Ctrl +Shift + ↓
   4. Từ tab Trang chủ, nhấp vào nút Định dạng có điều kiện
   5. Từ danh sách thả xuống Định dạng có điều kiện, chọn Thanh dữ liệu
   6. Từ menu bên, chọn Thêm quy tắc…
   Chọn Thêm quy tắc…
   1. Trong phần Chỉnh sửa Mô tả Quy tắc. phần, hãy kiểm tra Chỉ hiển thị thanh
   Tắt nền văn bản
   1. Nhấp vào OK

   Cách đánh dấu một hàng

   Đánh dấu các ô có màu khác là rất tốt, nhưng đôi khi nếu bạn có một bảng tính lớn, bạn có thể không nhìn thấy các ô được tô màu vì chúng nằm ngoài màn hình. Trong những tình huống này, nó giúp làm nổi bật toàn bộ hàng. Bằng cách đó, bất kể bạn đang xem cột nào, bạn sẽ biết hàng nào là quan trọng. Điều này hoạt động tốt nhất khi bạn có 1 điều kiện

   Điểm khác biệt chính ở đây là chúng tôi sẽ không tô sáng một cột mà toàn bộ bảng tính. Đó là cách chúng ta có được hiệu ứng hàng

   Làm nổi bật toàn bộ hàng
   1. Mở bang-đếm-cf. xlsx và nhấp vào tab Ví dụ 4
   2. Nhấp vào ô I2
   3. Chọn tất cả các hàng bằng cách nhấn Ctrl +Shift + ↓ + ←
   4. Từ tab Trang chủ, nhấp vào nút Định dạng có điều kiện
   5. Chọn Quy tắc mới…
   6. Trong hộp thoại Chỉnh sửa Quy tắc Định dạng, chọn Sử dụng công thức để xác định các ô cần định dạng
   7. Trong các giá trị Định dạng nơi công thức này là đúng. gõ tiêu chí của bạn
   Cung cấp công thức cho điều kiện True
   1. Nhấp vào nút Định dạng để áp dụng màu đánh dấu của bạn
   2. Nhấp vào tab Điền
   3. Chọn màu của bạn
   4. Nhấn OK để chấp nhận màu của bạn
   5. Nhấn OK để đóng hộp thoại

   Trong ví dụ trên, tôi muốn đánh dấu bất kỳ hàng nào có giá trị trong cột F (Phần trăm tổng dân số Hoa Kỳ) lớn hơn 2%. Màu sắc nổi bật là màu xanh lá cây. Tôi cũng đang sử dụng tham chiếu ô hỗn hợp bằng cách đặt ký hiệu $ trước F2 trong công thức

   ✪ Mẹo. Nếu bạn không chắc mình có công thức chính xác, bạn luôn có thể kiểm tra nó ở một cột khác. Ví dụ, tôi có thể nhập vào ô H2 công thức này =$F2>20%. Ô H2 sẽ được đánh giá là TRUE hoặc FALSE. Sau đó, bạn có thể sao chép công thức xuống cột để đảm bảo rằng bạn nhận được kết quả như mong đợi.

   1. Nhấp vào OK

   Tìm quy tắc định dạng có điều kiện hiện có

   Đôi khi, chúng tôi được cung cấp một bảng tính và bạn thấy các ô hoặc hàng được đánh dấu. Nhưng… các quy tắc có điều kiện ở đâu hoặc ai đó đã định dạng các ô này theo cách thủ công? . Bạn có thể sử dụng bảng tính mẫu để theo dõi hoặc sử dụng bảng tính của riêng bạn

   1. Mở bảng tính của bạn
   2. Từ tab Trang chủ, nhấp vào Định dạng có điều kiện
   3. Chọn Quản lý quy tắc… từ danh sách thả xuống
   Tìm Quy tắc có điều kiện trên trang tính của bạn
   1. Trong hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện, hãy chọn trang tính của bạn
   2. Nhấp vào OK
   Chọn trang tính của bạn để xem điều kiện

   Trong ví dụ trên, bạn có thể thấy quy tắc tôi đã áp dụng để đánh dấu hàng. Từ đây, bạn có thể thêm quy tắc, chỉnh sửa hoặc xóa quy tắc đó

   Làm nổi bật Mẹo & Thủ thuật

   Hướng dẫn này đề cập đến một số cách bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các giá trị ô. Cách tốt nhất để học là thử nghiệm với một số dữ liệu, cho dù đó là dữ liệu của riêng bạn hay bảng tính mẫu. Dưới đây là một số lời khuyên khác cho bạn

   • Bạn có thể có nhiều quy tắc trong cùng một cột. Ví dụ: bạn có thể muốn có các giá trị phạm vi khác nhau, có các màu khác nhau
   • Chơi xung quanh với các định dạng khác nhau để xem loại nào hoạt động tốt nhất cho dữ liệu của bạn
   • Nếu bạn nhận được kết quả không mong muốn, hãy kiểm tra xem liệu nhiều điều kiện có đang được chạy hay không và thứ tự quy tắc. Bạn có thể cần phải thay đổi thứ tự
   • Bạn có thể đặt phạm vi trên thanh dữ liệu. Ví dụ: nếu bạn có cột % Hoàn thành, bạn có thể muốn đặt phạm vi từ 0 đến 1
   • Bạn có thể xóa quy tắc định dạng có điều kiện bằng tùy chọn Xóa quy tắc 
   • Áp dụng quy tắc của bạn sau khi bạn đã nhập dữ liệu. Đôi khi các quy tắc trùng lặp được tạo khi bạn chèn hàng

   Định dạng có điều kiện của Excel có thể làm cho bảng tính của bạn hữu ích hơn nếu được sử dụng một cách thích hợp. Mọi người sẽ không lãng phí thời gian để tìm kiếm những thay đổi quan trọng hay “mò kim đáy bể”. ” Chơi xung quanh và tạo các kiểu ô tùy chỉnh và định dạng có điều kiện của riêng bạn

   Chỉ cho tôi cách làm video

   Để xem các ví dụ trên, hãy nhấp vào hình ảnh bên dưới để được đưa đến video và bản ghi kèm theo