Hướng dẫn cách ghi chứng từ khấu trừ thuế tncn hay nhất 2024

1. Xác định thu nhập chịu thuế

• Thu nhập chịu thuế là thu nhập sau khi trừ các khoản miễn giảm theo quy định của pháp luật.
• Các khoản miễn giảm thuế bao gồm:
  • Khoản thuế đã nộp trong kỳ quyết toán trước.
  • Khoản thuế đã nộp trong kỳ quyết toán hiện tại.
  • Khoản tiền phạt đã nộp trong kỳ quyết toán hiện tại.
  • Khoản tiền lãi phạt đã nộp trong kỳ quyết toán hiện tại.

2. Xác định mức thuế áp dụng

• Mức thuế áp dụng được quy định trong Luật Thuế thu nhập cá nhân.
• Mức thuế áp dụng phụ thuộc vào mức thu nhập chịu thuế.

3. Tính tiền thuế phải nộp

• Tiền thuế phải nộp được tính bằng cách lấy thu nhập chịu thuế nhân với mức thuế áp dụng.

4. Ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được ghi vào sổ ghi thuế.
• Sổ ghi thuế được lập theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành.
• Trong sổ ghi thuế, người nộp thuế cần ghi rõ các thông tin sau:
  • Họ và tên người nộp thuế.
  • Ngày tháng năm sinh của người nộp thuế.
  • Địa chỉ thường trú của người nộp thuế.
  • Mã số thuế của người nộp thuế.
  • Số tiền thu nhập chịu thuế.
  • Mức thuế áp dụng.
  • Số tiền thuế phải nộp.
  • Ngày nộp thuế.

5. Nộp thuế

• Người nộp thuế phải nộp thuế vào ngân sách nhà nước theo thời hạn quy định.
• Thời hạn nộp thuế được quy định trong Luật Thuế thu nhập cá nhân.

6. Lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN

• Người nộp thuế phải lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong thời hạn ít nhất 6 năm kể từ ngày nộp thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là gì và khi nào được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN? Trong bài chia sẻ ngày hôm nay, MISA meInvoice xin được gửi tới quý bạn đọc những nội dung tổng hợp mới nhất về quy định và thủ tục liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Mời bạn đọc cùng theo dõi…

1.1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại chứng từ.

Do đó, để hiểu rõ khái niệm về chứng từ khấu trừ thuế TNCN chúng ta cần hiểu rõ bản chất “chứng từ” và “khấu trừ thuế” là gì.

Theo quy định tại tại Khoản 4, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ có khái niệm như sau:

Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC:

Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.

Như vậy, qua quy định trên, chúng ta có thể hiểu rằng:

• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một loại giấy tờ do tổ chức/cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động bị khấu trừ thuế TNCN để ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN đã khấu trừ.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập dưới dạng chứng từ giấy (quyển biên lai) – đặt in, tự in hoặc chứng từ điện tử.

Tuy nhiên, căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn, chứng từ có hiệu lực từ ngày 01/7/2022 quy định: Từ ngày 01/07/2022 các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ thuế TNCN điện tử.

Các thông tin về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sẽ được trình bày chi tiết tại mục 2 trong bài viết này.

1.2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Xét theo các trường hợp được ghi nhận trong luật quản lý thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được dùng với các mục đích sau:

• Chứng minh được khoản thuế mà người lao động (NLĐ) được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế.
• Là căn cứ để NLĐ có thể biết được mình có phải đóng thuế TNCN hay không và mức khấu trừ đó đã đúng chưa.
• Thể hiện tính minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà NLĐ được khấu trừ thuế.
• Là một trong những giấy tờ nằm trong bộ hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp người lao động trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế (ghi nhận tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP). Trường hợp tổ chức chi trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động do tổ chức chi trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì CQT căn cứ dựa trên cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho NLĐ mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

1.3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bắt buộc không?

Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bắt buộc trong trường hợp xảy ra cả 2 điều kiện sau:

• Tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người lao động trước khi trả thu nhập cho họ, và
• Người lao động đã bị khấu trừ thuế đó yêu cầu tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập cấp chứng trừ cho họ.

(Căn cứ pháp lý tại Khoản 2, Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC)

Còn với trường hợp người lao động ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức/cá nhân trả thu nhập thì tổ chức/cá nhân không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động.

1.4. Trường hợp nào phải khấu trừ Thuế TNCN và khi nào thì được cấp chứng từ?

Căn cứ tại điểm b Khoản 2, Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC có quy định cụ thể về các trường hợp được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

• Đối với NLĐ không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: NLĐ có quyền yêu cầu tổ chức/cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
• Đối với NLĐ ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Tổ chức/cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho NLĐ 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Bên cạnh đó, cá nhân NLĐ được quyền yêu cầu đơn vị chi trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mình nếu NLĐ đã bị khấu trừ thuế từ các thu nhập thuộc

Lưu ý: Trường hợp cá nhân người lao động ủy quyền quyết toán thuế cho đơn vị thì không cấp chứng từ khấu trừ.

2. Quy định mới nhất về chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123

Như đã nhắc tới ở nội dung trên, hiện nay các tổ chức/cá nhân cần chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Chính Phủ ban hành ngày 19/10/2022.

Dưới đây là một số quy định mới nhất về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:

2.1 Bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Bắt đầu từ ngày 01/07/2022, các tổ chức/doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP; đồng thời ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đặt in, tự in còn tồn trước đó.

Công văn của TCT – Cục Thuế TP.Hà Nội ngày 30/06/2022 về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

2.2 Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ tại Điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tại thời điểm tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN của cá nhân người lao động.

Bên cạnh đó, thời điểm lập và thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có thể khác nhau.

Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi cá nhân người lao động có yêu cầu cấp đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.

2.3 Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ vào Khoản 1, Điều 32 quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ về những nội dung cần phải có trên loại chứng từ này như sau:

1. Chứng từ khấu trừ thuế có các nội dung sau:

1. Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

4. Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

đ) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

5. Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

7. Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Nguồn: Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP Thư viện pháp luật.vn

\>> Xem thêm: Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số 03/TNCN) mới nhất 2023

2.4. Xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, còn tồn

Ngày 12/07/2022, Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn số 2455/TCT-DNNCN hướng dẫn về quy định triển khai, vận hành hóa đơn và chứng từ điện tử. Cụ thể:

• Nếu chưa kịp triển khai chứng từ khấu trừ điện tử thì các tổ chức (bao gồm Cơ quan thuế) được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự phát hành theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC đã thông báo phát hành trước ngày 01/07/2022.
• Đối với trường hợp vẫn đang còn tồn chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy do cơ quan thuế cấp cũng được phép tiếp tục sử dụng.

Lưu ý:

Từ ngày 01/07/2022, Cơ quan Thuế sẽ không tiếp tục cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN do CQT đặt in. Do vậy, nếu đã sử dụng hết chứng từ tự in, còn tồn thì tổ chức bắt buộc phải chuyển sang chứng từ khấu trừ thuế điện tử.

3. Thủ tục đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

Từ 01/07/2022, các tổ chức chi trả thu nhập sử dụng chứng từ điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Các tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến Cơ quan Thuế.

Đồng thời, các tổ chức chi trả thu nhập không thực hiện thủ tục gửi hồ sơ chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên cổng thông tin HCM Tax theo hướng dẫn mục 2, Công văn số 7563/CTTPHCM-TTHT và Công văn số 7564/CTTPHCM-TTHT về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

5 hướng dẫn cách ghi chứng từ khấu trừ thuế tncn

1. Xác định loại chứng từ khấu trừ thuế TNCN phù hợp:
   • Biên lai lương: dành cho cá nhân hưởng lương từ các doanh nghiệp, hợp tác xã.
   • Quyết định miễn, giảm thuế TNCN: dành cho cá nhân được miễn, giảm thuế TNCN theo quy định của pháp luật.
   • Các chứng từ khác: quyết định thu hồi quyết định miễn, giảm thuế, giấy chứng nhận thuế tại nước ngoài,...

2. Điền đầy đủ thông tin vào chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
   • Họ tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế.
   • Số tiền thu nhập trước khi khấu trừ thuế TNCN.
   • Số tiền thuế TNCN đã khấu trừ.
   • Số tiền thu nhập chịu thuế.
   • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nhận tiền.
   • Ngày, tháng, năm lập chứng từ.

3. Ký và đóng dấu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
   • Người lập chứng từ phải ký và đóng dấu trên chứng từ.
   • Người nhận chứng từ phải ký xác nhận đã nhận chứng từ.

4. Nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cơ quan thuế:
   • Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua dịch vụ bưu chính.
   • Nộp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày khấu trừ thuế TNCN.

5. Lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
   • Lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo đúng quy định về lưu trữ hồ sơ kế toán.
   • Thời gian lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN tối thiểu là 5 năm.

4. Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử uy tín ở đâu?

Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu chuyển đổi và sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123, Thông tư 78, MISA đã phát hành phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ chứng từ điện tử mới nhất, cùng với nhiều lợi ích tuyệt vời như:

• Cung cấp bộ hồ sơ đăng ký mẫu theo Thông tư 78, đơn vị sử dụng mẫu này nộp đăng ký với Cơ quan thuế.
• Đáp ứng thiết lập mẫu, lập và ký điện tử mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123, Thông tư 78.
• Xử lý các chứng từ đã lập khi có sai sót.
• Lập và nộp bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gửi Cơ quan thuế.
• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ: Đăng ký MST cá nhân, Đăng ký người phụ thuộc, Lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử, Quyết toán thuế TNCN, Kê khai thuế theo kỳ…

Giao diện module “Chứng từ khấu trừ thuế” trên phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN

• Giới thiệu phần mềm MISA Amis Thuế TNCN:

AMIS Thuế TNCN – Phần mềm hỗ trợ lập và kê khai thuế TNCN toàn diện, tự động

• Hướng dẫn lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử trên AMIS Thuế TNCN:

Video hướng dẫn thao tác các bước tạo và lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên phần mềm AMIS Thuế TNCN

• Về MISA – Công ty công nghệ với hơn 29+ năm uy tín trong lĩnh vực Tài chính kế toán & Quản trị doanh nghiệp:

Trên đây là tổng hợp về các quy định của Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/TT-BTC mới nhất. Bên cạnh đó, Quý doanh nghiệp quan tâm và có nhu cầu tư vấn miễn phí về phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN hãy nhanh tay đăng ký tại đây:

Đăng ký TƯ VẤN và nhận BÁO GIÁ phần mềm MISA AMIS Thuế TNCN – Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử và quản lý, kê khai thuế TNCN tự động