Hướng dẫn how to identify duplicates in excel and delete them - cách xác định các bản sao trong excel và xóa chúng

Lọc cho các giá trị duy nhất và loại bỏ các giá trị trùng lặp là hai tác vụ tương tự, vì mục tiêu là trình bày một danh sách các giá trị duy nhất. Tuy nhiên, có một sự khác biệt quan trọng: khi bạn lọc cho các giá trị duy nhất, các giá trị trùng lặp chỉ được ẩn tạm thời. Tuy nhiên, loại bỏ các giá trị trùng lặp có nghĩa là & nbsp; bạn đang xóa vĩnh viễn các giá trị trùng lặp.

Một giá trị trùng lặp là một trong đó tất cả các giá trị trong ít nhất một hàng là giống hệt nhau & nbsp; với tất cả các giá trị trong một hàng khác. Một so sánh các giá trị trùng lặp & nbsp; phụ thuộc vào những gì xuất hiện trong ô, không phải giá trị cơ bản được lưu trữ trong ô. Ví dụ: nếu bạn có cùng giá trị ngày trong các ô khác nhau, một ô được định dạng là "3/8/2006" và cái còn lại là "tháng 8, 2006", các giá trị là duy nhất.

Kiểm tra trước khi loại bỏ các bản sao: Trước khi xóa các giá trị trùng lặp, trước tiên, hãy cố gắng lọc trên định dạng hoặc định dạng có điều kiện trên các giá trị duy nhất để xác nhận rằng bạn đạt được kết quả mà bạn mong đợi. Before removing duplicate values, it's a good idea to first try to filter on—or conditionally format on—unique values to confirm that you achieve the results you expect.

Thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn phạm vi của các ô hoặc đảm bảo rằng ô hoạt động nằm trong bảng.

2. Nhấp vào Dữ liệu> Nâng cao (trong nhóm Sắp xếp & Bộ lọc).Data > Advanced (in the Sort & Filter group).

3. Trong hộp bật lên bộ lọc nâng cao, hãy thực hiện một trong những điều sau đây:Advanced Filter popup box, do one of the following:

Để lọc phạm vi của các ô hoặc bảng tại chỗ:

• Nhấp vào Lọc danh sách, tại chỗ.Filter the list, in-place.

Để sao chép kết quả của bộ lọc vào một vị trí khác:

• Nhấp vào Sao chép vào một vị trí khác.Copy to another location.

• Trong bản sao vào hộp, nhập tham chiếu ô.Copy to box, enter a cell reference.

• Ngoài ra, nhấp vào hộp thoại sụp đổ để tạm thời ẩn cửa sổ bật lên, chọn một ô trên bảng tính, sau đó nhấp vào & nbsp; mở rộng.Collapse Dialog

  to temporarily hide the popup window, select a cell on the worksheet, and then click Expand
  .

• Chỉ kiểm tra các bản ghi duy nhất, sau đó & nbsp; bấm OK.Unique records only, then click OK.

Các giá trị duy nhất từ ​​phạm vi & nbsp; sẽ sao chép vào vị trí mới.

Khi bạn loại bỏ các giá trị trùng lặp, hiệu ứng duy nhất là trên các giá trị trong phạm vi của ô hoặc bảng. Các giá trị khác bên ngoài phạm vi của ô hoặc bảng sẽ không thay đổi hoặc di chuyển. & NBSP; Khi các bản sao được loại bỏ, sự xuất hiện đầu tiên của giá trị trong danh sách & nbsp; được giữ, & nbsp; nhưng các giá trị giống hệt khác sẽ bị xóa. & Nbsp;

Bởi vì bạn đang xóa dữ liệu vĩnh viễn, nên sao chép phạm vi gốc hoặc bảng ban đầu sang bảng tính hoặc sổ làm việc khác trước khi xóa các giá trị trùng lặp.

Thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn phạm vi của các ô hoặc đảm bảo rằng ô hoạt động nằm trong bảng.

2. Nhấp vào Dữ liệu> Nâng cao (trong nhóm Sắp xếp & Bộ lọc).Data tab, click Remove Duplicates (in the Data Tools group).

3. Trong hộp bật lên bộ lọc nâng cao, hãy thực hiện một trong những điều sau đây:

   • Để lọc phạm vi của các ô hoặc bảng tại chỗ:Columns, select one or more columns.

   • Nhấp vào Lọc danh sách, tại chỗ.Select All.

   • Để sao chép kết quả của bộ lọc vào một vị trí khác:Unselect All.

     Nhấp vào Sao chép vào một vị trí khác.Unselect All, and then under Columns, select those columns.

     Trong bản sao vào hộp, nhập tham chiếu ô.Data will be removed from all columns, even if you don't select all the columns at this step. For example, if you select Column1 and Column2, but not Column3, then the “key” used to find duplicates is the value of BOTH Column1 & Column2.  If a duplicate is found in those columns, then the entire row will be removed, including other columns in the table or range.

4. Ngoài ra, nhấp vào hộp thoại sụp đổ để tạm thời ẩn cửa sổ bật lên, chọn một ô trên bảng tính, sau đó nhấp vào & nbsp; mở rộng.OK, and a message will appear to indicate how many duplicate values were removed, or how many unique values remain. Click OK to dismiss this message.

5. Chỉ kiểm tra các bản ghi duy nhất, sau đó & nbsp; bấm OK.

Các giá trị duy nhất từ ​​phạm vi & nbsp; sẽ sao chép vào vị trí mới.You cannot conditionally format fields in the Values area of a PivotTable report by unique or duplicate values.

Khi bạn loại bỏ các giá trị trùng lặp, hiệu ứng duy nhất là trên các giá trị trong phạm vi của ô hoặc bảng. Các giá trị khác bên ngoài phạm vi của ô hoặc bảng sẽ không thay đổi hoặc di chuyển. & NBSP; Khi các bản sao được loại bỏ, sự xuất hiện đầu tiên của giá trị trong danh sách & nbsp; được giữ, & nbsp; nhưng các giá trị giống hệt khác sẽ bị xóa. & Nbsp;

Thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn phạm vi của các ô hoặc đảm bảo rằng ô hoạt động nằm trong bảng.

2. Nhấp vào Dữ liệu> Nâng cao (trong nhóm Sắp xếp & Bộ lọc).Home tab, in the Style group, click the small arrow for Conditional Formatting, and then click Highlight Cells Rules, and select Duplicate Values.
   

3. Trong hộp bật lên bộ lọc nâng cao, hãy thực hiện một trong những điều sau đây:

Để lọc phạm vi của các ô hoặc bảng tại chỗ:

Thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn phạm vi của các ô hoặc đảm bảo rằng ô hoạt động nằm trong bảng.

2. Nhấp vào Dữ liệu> Nâng cao (trong nhóm Sắp xếp & Bộ lọc).Home tab, in the Styles group, click the arrow for Conditional Formatting, and then click Manage Rules to display the Conditional Formatting Rules Manager popup window.
   

3. Trong hộp bật lên bộ lọc nâng cao, hãy thực hiện một trong những điều sau đây:

   • Để lọc phạm vi của các ô hoặc bảng tại chỗ:New Rule to display the New Formatting Rule popup window.

   • Nhấp vào Lọc danh sách, tại chỗ.Show formatting rules for list. If necessary, choose another range of cells by clicking Collapse

     button in the Applies to popup window temporarily hide it. Choose a new range of cells on the worksheet, then expand the popup window again
     . Select the rule, and then click Edit rule to display the Edit Formatting Rule popup window.

4. Trong chọn loại quy tắc, chỉ nhấp vào Định dạng chỉ các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp.Select a Rule Type, click Format only unique or duplicate values.

5. Trong định dạng tất cả danh sách & nbsp; chỉnh sửa mô tả quy tắc, chọn duy nhất hoặc trùng lặp.Format all list of Edit the Rule Description, choose either unique or duplicate.

6. Nhấp vào Định dạng để hiển thị cửa sổ Popup Cell Tế bào.Format to display the Format Cells popup window.

7. Chọn số, phông chữ, đường viền hoặc định dạng điền mà bạn muốn áp dụng khi giá trị ô thỏa mãn điều kiện, sau đó nhấp vào OK. Bạn có thể chọn nhiều hơn một định dạng. Các định dạng mà bạn chọn được hiển thị trong bảng xem trước.OK. You can choose more than one format. The formats that you select are displayed in the Preview panel.

Loại bỏ các giá trị trùng lặp

Khi bạn loại bỏ các giá trị trùng lặp, hiệu ứng duy nhất là trên các giá trị trong phạm vi của ô hoặc bảng. Các giá trị khác bên ngoài phạm vi của ô hoặc bảng sẽ không thay đổi hoặc di chuyển. Khi các bản sao được loại bỏ, sự xuất hiện đầu tiên của giá trị trong danh sách được giữ, nhưng các giá trị giống hệt khác sẽ bị xóa.

Quan trọng: & nbsp; bạn luôn có thể nhấp vào hoàn tác để lấy lại dữ liệu của mình sau khi bạn đã xóa các bản sao. Điều đó đang được nói, đó là một ý tưởng tốt để sao chép phạm vi ban đầu của ô hoặc bảng vào một bảng tính hoặc sổ làm việc khác trước khi xóa các giá trị trùng lặp.You can always click Undo to get back your data after you have removed the duplicates. That being said, it's a good idea to copy the original range of cells or table to another worksheet or workbook before removing duplicate values.

Thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn phạm vi của các ô hoặc đảm bảo rằng ô hoạt động nằm trong bảng.

2. Trên tab Dữ liệu, bấm Xóa các bản sao.Data tab, click Remove Duplicates .

3. Trong hộp thoại Xóa trùng lặp, hủy bỏ bất kỳ cột nào mà bạn không muốn xóa các giá trị trùng lặp.Remove Duplicates dialog box, unselect any columns where you don't want to remove duplicate values.

   Lưu ý: & nbsp; dữ liệu sẽ bị xóa khỏi tất cả các cột, ngay cả khi bạn không chọn tất cả các cột ở bước này. Ví dụ: nếu bạn chọn Cột1 và cột2, nhưng không phải cột3, thì & nbsp; khóa khóa được sử dụng để tìm bản sao là giá trị của cả cột1 & cột2. & Nbsp; & nbsp; nếu tìm thấy một bản sao trong cột1 và cột2, thì toàn bộ Hàng sẽ được xóa, bao gồm dữ liệu từ cột3.Data will be removed from all columns, even if you don't select all the columns at this step. For example, if you select Column1 and Column2, but not Column3, then the “key” used to find duplicates is the value of BOTH Column1 & Column2.  If a duplicate is found in Column1 and Column2, then the entire row will be removed, including data from Column3.

4. Nhấp vào OK, và một tin nhắn sẽ xuất hiện để cho biết có bao nhiêu giá trị trùng lặp đã bị xóa. Bấm OK để loại bỏ tin nhắn này.OK, and a message will appear to indicate how many duplicate values were removed. Click OK to dismiss this message.

Lưu ý: & nbsp; nếu bạn muốn lấy lại dữ liệu của mình, chỉ cần nhấp vào hoàn tác (hoặc nhấn Ctrl+Z trên bàn phím).If you want to get back your data, simply click Undo (or press Ctrl+Z on the keyboard).