Hướng dẫn sắp xếp tên theo danh sách vần abc trong word

Trong Word đôi khi chúng ta sẽ sử dụng đến các bảng biểu và có cột dữ liệu Họ tên, tên sách, tài liệu tham khảo, nhất là các thầy cô giáo, nhân viên văn phòng làm về tổng hợp. Khi xử lý chúng thì người dùng cần phải sắp xếp nội dung tài liệu theo bảng chữ cái ABC.

Sắp xếp nội dung theo bảng chữ cái sẽ giúp người xem dễ dàng tìm kiếm tên và nội dung đi kèm, thay vì bảng dữ liệu xếp không theo thứ tự lộn xộn. Để sắp tên, tài liệu theo thứ tự Abc theo bảng chữ cái hoặc ngược lại hãy cùng Worklap tìm hiểu cách sắp xếp tên theo abc trong word 2010 cách sắp xếp tài liệu ngay sau đây.

Điểm tốt của việc sắp xếp được nội dung tên, tài liệu của người dùng theo bảng chữ cái là giúp người đọc dễ theo dõi và tìm kiếm tên tuổi của mình dễ dàng hơn. Thực chất cách tên theo abc trong word 2010 cũng khá đơn giản, bạn có thể dễ dàng thực hiện được ngay. Nó cũng là một dạng biến tấu của cách sắp xếp tài liệu tham khảo theo abc trong word thôi.

Cách sắp xếp tài liệu tham khảo theo thứ tự abc trong word

1. Sắp xếp họ và tên người, tên tài liệu theo thứ tự abc  

Để thực hiện cách sắp xếp tên theo abc trong word 2010 thì các bạn thực hiện như sau:
 

Bước 1: Chọn (bôi đen) ngay cả cột tên tài liệu, các bạn sau đó chọn Layout -> Sort.

Bước 2: Trong hộp thoại Sort, chúng ta tiến hành thiết lập:
 

- Chọn “Sort by” là Tên sách.
 

- Chọn kiểu sắp xếp loại Ascending hoặc Descending.

- Trong phần My list has các bạn lựa chọn ở trên tương tự, nếu chọn cả tiêu đề cột thì chọn Header row, nếu không thì chọn kiểu No header row.
 

- Nhấn OK để sắp xếp theo họ và tên với trình tự abc.
 

Trong hộp thoại Sort, thực hiện các thiết lập như trên thì sẽ hoàn thành đúng.

Trong trường hợp mà sắp xếp tên họ, có tên, giống chữ cái trùng nhau. Các bạn cần phải sắp xếp theo quy tắc là họ trước, như ở ví dụ trên nếu sắp xếp chỉ theo tên từ A->Z thì Nguyễn Trung Anh đứng trước sẽ Nguyễn Hoàng Anh, nhưng theo đúng vị trí và thứ tự A->Z thì Nguyễn Hoàng Anh phải đứng trước Nguyễn Trung Anh vì chữ H đứng trước chữ T. Thế nên phải có quy tắc.

2. Sắp xếp tên sách, tài liệu trong trường hợp có cột số thứ tự  

Trường hợp nếu bảng dữ liệu của các bạn có cột số thứ tự ở đầu tiên, nếu các bạn sắp xếp theo họ và tên thì cột thứ tự sẽ sắp xếp nhanh chóng theo mà không giữ nguyên trật tự từ 1 đến hết theo mặc định. Cách sắp xếp tên theo thứ tự abc này cũng có thể áp dụng là cách sắp xếp tài liệu tham khảo theo abc trong word. Vậy các bạn hãy thực hiện theo cách sau:

Sắp xếp thứ tự tham khảo, tên theo abc trong word 2010

Bước 1: Bôi đen cột Số Thứ Tự và chọn Layout -> Sort.

Bước 2: Trong hộp thoại Sort các bạn chọn Options, sau đó trong Sort Options các bạn chọn Sort column only để thiết lập sắp xếp chỉ những cột mà bạn chọn và nhấn OK -> OK.

Bước 3: Hãy bôi đen tất cả các cột sắp xếp cần theo khi sắp xếp theo tên, bỏ chọn cột số thứ tự đi nhé, kể cả khi cách sắp xếp tài liệu tham khảo theo abc trong word 2010 thì cũng chỉ làm với cột tên tài liệu. Tiếp theo các bạn chọn thẻ Layout -> Sort.

Bước 4: Trong hộp thoại Sort chúng ta tiếp tục chọn Sort by là Tên tài liệu, Then by là nếu là phần họ, chọn kiểu sắp xếp và nhấn OK để sắp xếp. Lúc này chỉ những cột các bạn chọn mới được sắp xếp còn cột Số Thứ Tự vẫn giữ nguyên.

3. Sắp xếp tên trùng nhau theo ABC  

Trong trường hợp tên trùng nhau thì chúng ta cần phải sắp theo Họ và Tên đệm đi kèm theo các trình tự được hướng dẫn trong cách sắp xếp tên theo abc trong word 2010 như sau:
 

Bước 1: Chúng ta cần bôi đen cả cột Họ và cột Tên trong bảng dữ liệu sau đó cũng tích vào tab Layout rồi chọn công cụ Sort.

Bước 2: Trong giao diện này chúng ta sẽ tiến hành thiết lập các mục bao gồm:
 

Then by nhập cột Họ trong bảng dữ liệu.
 

Sort by sẽ nhập cột Tên trong bảng dữ liệu.

Kiểu sắp xếp chọn lựa giữa Ascending hoặc Descending.
 

Phần My list has nếu chọn cả tiêu đề cột thì chọn Header row, nếu không thì chọn No header row nhé.
 

Cuối cùng, các bạn nhấn OK để sắp xếp dữ liệu.

Sắp xếp tài liệu theo thứ tự abc dễ nhất

Kết quả chúng ta sẽ thấy những tên trùng nhau sẽ dựa trên tên sách, tài liệu có cả để sắp xếp. Khi sắp xếp cả Họ và Tên theo thứ tự A > Z thì Phạm Ngọc Tuấn sẽ xếp trước nếu trùng tên 2 học sinh là Phạm Ngọc Tuấn và Phạm Trung Tuấn.

Lời khuyên dành cho những ai đang muốn thực hiện sắp xếp tên theo thứ tự abc.
 

Có thể bạn cần nhấp vào dấu mũi tên hướng xuống cuối bảng chọn của MS Word (chẳng hạn như trình đơn Table hoặc trong Home) để mở rộng và xem tất cả tùy chọn.

Bạn có thể dùng MS Word như một công cụ để sắp xếp văn bản theo thứ tự bảng chữ cái và đưa vào bất kỳ phần mềm nào cho phép dán văn bản. Chỉ cần chỉnh sửa trong Microsoft Word trước, sau đó, sao chép danh sách đã được sắp xếp và dán vào nơi khác là ổn.

Worklap hy vọng rằng với các cách sắp xếp tài liệu tham khảo theo abc trong word 2010, cách sắp xếp tên theo abc trong word 2010 trên đây sẽ hữu ích đối với bạn.

Cách sắp xếp tên theo abc trong Word 2010 siêu dễ

Cách sắp xếp tên theo abc trong Word 2010 không hề khó. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn sắp xếp tên dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái đơn giản và nhanh chóng nhất.

• Phần mềm chuyển ảnh sang Word cực hiệu quả, dùng thử ngay
• Cách đăng xuất gmail trên điện thoại, “chấp” hết cả Android lẫn IOS

Việc sắp xếp các dữ liệu của bạn trong một danh sách, bảng hay cột sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức khi bạn hay người dùng khác muốn đọc hoặc chỉnh sửa dữ liệu, đặc biệt là với các bảng hoặc danh sách dài với nhiều thông tin khác nhau.

Thao tác sắp xếp dữ liệu theo bảng chữ cái trong Word sẽ có đôi chút khác nhau tùy thuộc vào cách bạn định dạng văn bản và phiên bản Word bạn đang sử dụng. Dưới đây là các cách sắp xếp tên theo abc trong Word 2010 và các phiên bản Word khác cho bạn tham khảo!

Sắp xếp dữ liệu trong một danh sách theo bảng chữ cái

Bạn có thể nhanh chóng sắp xếp các dữ liệu trong một hoặc nhiều danh sách khác nhau trong Word chỉ với vài lần nhấn chuột. Bạn thậm chí còn có thể sắp xếp các dữ liệu được chọn theo thứ tự xuôi hoặc ngược bảng chữ cái, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Cách sắp xếp abc trong Word 2010 rất đơn giản với tính năng sắp xếp mặc định của Microsoft Word có trên thanh công cụ.

• Bước 1: Chọn bôi đen phần dữ liệu bạn muốn sắp xếp theo bảng chữ cái.
• Bước 2: Trong tab Home, chọn Sort để mở hộp thoại Sort Text.
• Bước 3: Chọn Paragraphs trong ô Sort By và chọn Text trong ô Type.
• Bước 4: Chọn Ascending (A tới Z) để sắp xếp theo chiều xuôi hoặc Descending (Z tới A) để sắp xếp theo chiều ngược. Nhấn OK để hoàn thành việc sắp xếp.

Cách sắp xếp tên dữ liệu trong list theo abc

Các thao tác trên có thể được áp dụng với các phiên bản Word 2007, Word 2013, Word 2016, Word trong bộ Microsoft Office 365 trên cả hai nền tảng hệ điều hành Microsoft Window và Apple MacOS.

Đối với phiên bản Word 2003, các thao tác để sắp xếp dữ liệu theo bảng chữ cái có hơi khác nhưng vẫn khá đơn giản.

• Bước 1: Chọn bôi đen phần dữ liệu bạn muốn sắp xếp theo bảng chữ cái.
• Bước 2: Vào menu Table và chọn Sort để mở hộp thoại Sort Text.
• Bước 3: Chọn Paragraphs trong ô Sort By và chọn Text trong ô Type.
• Bước 4: Chọn Ascending (A tới Z) hoặc Descending (Z tới A). Nhấn OK.

Nếu các dữ liệu trong danh sách của bạn đã được đánh số, việc sắp xếp theo bảng chữ cái vẫn không ảnh hưởng đến việc đánh số thứ tự của dữ liệu. Tuy nhiên, với các danh sách đa tầng (3, 3.1, 3.2,…) dữ liệu trong danh sách sẽ không được sắp xếp chính xác.

Sắp xếp dữ liệu trong một bảng theo thứ tự bảng chữ cái

Các thao tác sắp xếp dữ liệu trong một bảng không khác nhiều sắp xếp dữ liệu trong danh sách, tuy nhiên Word có nhiều tính năng sắp xếp cho dữ liệu trong bảng hơn và vì vậy cũng có nhiều thao tác hơn.

► Nắm bắt bộ kỹ năng văn phòng cơ bản giành cho nhân viên văn phòng

Cách sắp xếp tên theo abc trong Word 2010 đối với bảng gồm các bước sau:

• Bước 1: Nhấn đúp chuột vào bảng chứa dữ liệu cần sắp xếp để kích hoạt tab Table Tools.
• Bước 2: Trong tab Table Tools, chọn tab nhỏ Layout. Trong Layout chọn Sort để mở hộp thoại Sort Text.
• Bước 3: Nếu bạn có hàng đề mục trong bảng, bạn chọn Header Row trong mục My List Has ở cạnh dưới của hộp thoại để giữ nguyên vị trí của các đề mục.
• Bước 4: Chọn các cột chứa dữ liệu bạn muốn sắp xếp trong mục Sort By.
• Bước 5: Chọn cách bạn muốn sắp xếp dữ liệu trong bảng ở mục Type. Để chọn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, chọn Text.
• Bước 6: Chọn Ascending (xuôi) hoặc Descending (ngược). Nhấn OK.

Cách sắp xếp tên dữ liệu trong bảng theo abc

Đối với các phiên bản Word 2007, Word 2013, Word 2016, Word trong bộ Office trên Window và MacOS, các thao tác trên không có gì thay đổi.

Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách sắp xếp tên theo abc trong Word 2010 và cả các phiên bản Word khác nữa. Hãy thử áp dụng ngay để văn bản Word của bạn gọn gàng và đẹp mắt hơn nhé!

Ngọc Nguyễn

Với gần 6 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tuyển dụng việc làm, tư vấn nghề nghiệp. Mình hi vọng những kiến thức chia sẻ trên website sẽ giúp ích được cho bạn trong việc tìm kiếm công việc phù hợp, thu nhập hấp dẫn