Làm cách nào để thay đổi chữ thường thành chữ hoa trong Excel mà không cần công thức?

Bạn có một danh sách tên và tất cả đều là chữ thường. Bạn cần sửa lại để tất cả chúng đều được viết hoa đúng cách

Với hàng trăm cái tên trong danh sách của bạn, sẽ rất khó để xem qua và chỉnh sửa họ và tên

Rất may, có một số cách dễ dàng để thay đổi trường hợp của bất kỳ dữ liệu văn bản nào trong Excel. Chúng tôi có thể thay đổi văn bản thành chữ thường, chữ hoa hoặc trường hợp thích hợp trong đó mỗi từ được viết hoa

Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem xét việc sử dụng các hàm Excel, điền flash, truy vấn nguồn, DAX và trục nguồn để thay đổi trường hợp của dữ liệu văn bản của chúng ta

Video hướng dẫn

Sử dụng công thức Excel để thay đổi trường hợp văn bản

Tùy chọn đầu tiên chúng ta sẽ xem xét là các hàm Excel thông thường. Đây là những hàm chúng ta có thể sử dụng trong bất kỳ trang tính nào trong Excel

Có cả một danh mục các hàm Excel để xử lý văn bản và ba hàm này sẽ giúp chúng ta thay đổi trường hợp văn bản

Hàm bảng tính Excel LOWER

=LOWER(Text)

Hàm LOWER nhận một đối số là bit Văn bản mà chúng ta muốn chuyển thành chữ thường. Hàm sẽ đánh giá văn bản hoàn toàn là chữ thường

UPPER Hàm bảng tính Excel

=UPPER(Text)

Hàm UPPER nhận một đối số là bit Văn bản mà chúng ta muốn chuyển thành chữ in hoa. Hàm sẽ đánh giá văn bản là chữ hoa

Hàm trang tính Excel PROPER

=PROPER(Text)

Hàm PROPER nhận một đối số là bit Văn bản mà chúng ta muốn chuyển thành chữ hoa/thường. Hàm sẽ đánh giá văn bản hoàn toàn là chữ hoa chữ thường trong đó mỗi từ bắt đầu bằng chữ in hoa và theo sau là chữ in thường

Sao chép và dán công thức dưới dạng giá trị

Sau khi sử dụng các công thức Excel để thay đổi trường hợp của văn bản của chúng tôi, chúng tôi có thể muốn chuyển đổi chúng thành các giá trị

Điều này có thể được thực hiện bằng cách sao chép phạm vi công thức và dán chúng dưới dạng giá trị bằng lệnh dán đặc biệt

Nhấn Ctrl + C để sao chép phạm vi ô ➜ nhấn Ctrl + Alt + V để dán đặc biệt ➜ chọn Giá trị từ các tùy chọn dán

Sử dụng Flash Fill để thay đổi kiểu chữ

Flash fill là một công cụ trong Excel giúp chuyển đổi dữ liệu đơn giản. Chúng tôi chỉ cần cung cấp một vài ví dụ về kết quả mà chúng tôi muốn và flash fill sẽ điền vào phần còn lại

Flash fill chỉ có thể được sử dụng trực tiếp ở bên phải dữ liệu mà chúng tôi đang cố gắng chuyển đổi. Chúng ta cần gõ ra một vài ví dụ về kết quả mà chúng ta muốn. Khi có đủ ví dụ để tìm ra mẫu, Excel sẽ hiển thị dữ liệu được đề xuất bằng phông chữ màu xám nhạt. Chúng tôi có thể chấp nhận dữ liệu đã điền được đề xuất này bằng cách nhấn Enter

Chúng ta cũng có thể truy cập flash fill từ ribbon. Nhập dữ liệu ví dụ ➜ đánh dấu cả ví dụ và ô cần điền ➜ chuyển đến tab Dữ liệu ➜ nhấn lệnh Flash Fill có trong phần Công cụ dữ liệu

Chúng ta cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + E để điền flash

Flash fill sẽ hoạt động đối với nhiều loại chuyển đổi dữ liệu đơn giản bao gồm thay đổi văn bản giữa chữ thường, chữ hoa và chữ thường

Sử dụng Power Query để thay đổi kiểu chữ

Power query là về chuyển đổi dữ liệu, vì vậy chắc chắn có một cách để thay đổi kiểu chữ trong công cụ này

Với truy vấn nguồn, chúng ta có thể chuyển đổi trường hợp thành chữ thường, chữ hoa và chữ thường

Chọn dữ liệu chúng tôi muốn chuyển đổi ➜ chuyển đến tab Dữ liệu ➜ chọn Từ bảng/Phạm vi. Thao tác này sẽ mở trình chỉnh sửa truy vấn nguồn, nơi chúng tôi có thể áp dụng các phép biến đổi trường hợp văn bản của mình

Chữ. Chức năng truy vấn nguồn điện thấp hơn

Chọn cột chứa dữ liệu chúng tôi muốn chuyển đổi ➜ chuyển đến tab Thêm cột ➜ chọn Định dạng ➜ chọn chữ thường từ menu

= Table.AddColumn(#"Changed Type", "lowercase", each Text.Lower([Name]), type text)

Điều này sẽ tạo một cột mới với tất cả văn bản được chuyển đổi thành chữ thường bằng cách sử dụng Văn bản. Chức năng truy vấn năng lượng thấp hơn

Chữ. Chức năng truy vấn quyền lực cao hơn

Chọn cột chứa dữ liệu mà chúng ta muốn chuyển đổi ➜ chuyển đến tab Thêm cột ➜ chọn Định dạng ➜ chọn CHỮ HOA từ menu

= Table.AddColumn(#"Changed Type", "UPPERCASE", each Text.Upper([Name]), type text)

Điều này sẽ tạo một cột mới với tất cả văn bản được chuyển đổi thành chữ in hoa bằng cách sử dụng Văn bản. Chức năng truy vấn nguồn cấp trên

Chữ. Chức năng truy vấn nguồn thích hợp

Chọn cột chứa dữ liệu mà chúng ta muốn chuyển đổi ➜ chuyển đến tab Thêm cột ➜ chọn Định dạng ➜ chọn Viết hoa từng từ từ menu

= Table.AddColumn(#"Changed Type", "Capitalize Each Word", each Text.Proper([Name]), type text)

Điều này sẽ tạo một cột mới với tất cả văn bản được chuyển đổi thành chữ hoa thường, trong đó mỗi từ được viết hoa, sử dụng Văn bản. Chức năng truy vấn nguồn thích hợp

Sử dụng công thức DAX để thay đổi kiểu chữ

Khi nghĩ về bảng tổng hợp, chúng ta thường nghĩ đến việc tóm tắt dữ liệu số. Nhưng bảng tổng hợp cũng có thể tóm tắt dữ liệu văn bản khi chúng tôi sử dụng mô hình dữ liệu và công thức DAX. Thậm chí còn có công thức DAX để thay đổi trường hợp văn bản trước khi chúng tôi tóm tắt nó

Trước tiên, chúng ta cần tạo một bảng tổng hợp với dữ liệu văn bản của mình. Chọn dữ liệu cần chuyển đổi ➜ chuyển đến tab Chèn ➜ chọn PivotTable từ phần bảng

Trong menu hộp thoại Tạo PivotTable, chọn tùy chọn Thêm dữ liệu này vào Mô hình Dữ liệu. Điều này sẽ cho phép chúng tôi sử dụng công thức DAX cần thiết để chuyển đổi trường hợp văn bản của chúng tôi

Việc tạo công thức DAX trong bảng tổng hợp của chúng tôi có thể được thực hiện bằng cách thêm thước đo. Nhấp chuột phải vào bảng trong cửa sổ Trường PivotTable và chọn Thêm số đo từ menu

Thao tác này sẽ mở hộp thoại Đo lường, nơi chúng tôi có thể tạo các công thức DAX của mình

Hàm LOWER DAX

=CONCATENATEX( ChangeCase, LOWER( ChangeCase[Mixed Case] ), ", ")

Ta có thể nhập công thức trên vào Measure editor. Cũng giống như các hàm trang tính Excel, có một hàm DAX để chuyển đổi văn bản thành chữ thường

Tuy nhiên, để biểu thức trở thành thước đo hợp lệ, nó sẽ cần được gói trong hàm tổng hợp văn bản như CONCATENATEX. Điều này là do các thước đo cần đánh giá thành một giá trị duy nhất và hàm LOWER DAX không tự thực hiện việc này. Hàm CONCATENATEX sẽ tổng hợp kết quả của hàm LOWER thành một giá trị duy nhất

Sau đó, chúng tôi có thể thêm cột văn bản gốc vào Hàng và số đo Chữ thường mới vào khu vực Giá trị của bảng tổng hợp để tạo ra các giá trị văn bản được chuyển đổi của chúng tôi

Lưu ý tổng số lớn của bảng tổng hợp chứa tất cả các tên trong văn bản chữ thường được phân tách bằng dấu phẩy và ký tự khoảng trắng. Chúng ta có thể ẩn phần này bằng cách đi tới tab Thiết kế công cụ bảng ➜ Tổng cộng ➜ chọn Tắt cho Hàng và Cột

Hàm UPPER DAX

=CONCATENATEX( ChangeCase, UPPER( ChangeCase[Mixed Case] ), ", ")

Tương tự, chúng ta có thể nhập công thức trên vào trình chỉnh sửa Đo lường để tạo công thức DAX chữ hoa của bạn. Cũng giống như các hàm trang tính Excel, có một hàm DAX để chuyển đổi văn bản thành chữ hoa

Tạo bảng tổng hợp để hiển thị văn bản chữ hoa là quy trình tương tự như với thước đo chữ thường

Thiếu Hàm PROPER DAX

Chúng tôi có thể thử và tạo một công thức DAX tương tự để tạo văn bản viết hoa chữ thường phù hợp. Nhưng hóa ra không có hàm nào trong DAX tương đương với hàm trang tính PROPER

Sử dụng công thức mức hàng Power Pivot để thay đổi trường hợp văn bản

Phương pháp này cũng sẽ sử dụng bảng tổng hợp và Mô hình Dữ liệu, nhưng thay vì công thức DAX, chúng ta có thể tạo phép tính mức hàng bằng phần bổ trợ Power Pivot

Công thức trục nguồn có thể được sử dụng để thêm các cột được tính toán mới trong dữ liệu của chúng tôi. Các phép tính trong các cột này diễn ra cho từng hàng dữ liệu tương tự như các hàm trang tính Excel thông thường của chúng tôi

Không phải mọi phiên bản Excel đều có sẵn trục nguồn và bạn sẽ cần bật phần bổ trợ trước khi có thể sử dụng phần bổ trợ này. Để bật phần bổ trợ power pivot, hãy chuyển đến tab Tệp ➜ Tùy chọn ➜ chuyển đến tab Phần bổ trợ ➜ Quản lý phần bổ trợ COM ➜ nhấn Đi ➜ chọn hộp Microsoft Power Pivot cho Excel

Chúng tôi sẽ cần tải dữ liệu của mình vào mô hình dữ liệu. Chọn dữ liệu ➜ chuyển đến tab Power Pivot ➜ nhấn lệnh Thêm vào Mô hình Dữ liệu

Đây là cùng một mô hình dữ liệu khi tạo bảng tổng hợp và sử dụng tùy chọn hộp kiểm Thêm dữ liệu này vào Mô hình dữ liệu. Vì vậy, nếu dữ liệu của chúng tôi đã có trong mô hình dữ liệu, chúng tôi có thể sử dụng tùy chọn Quản lý mô hình dữ liệu để tạo các phép tính trục công suất của mình

Chức năng xoay vòng điện LOWER

Dễ dàng thêm một cột được tính toán mới vào mô hình dữ liệu. Chọn một ô trống trong cột có nhãn Thêm cột, sau đó nhập công thức trên vào thanh công thức. Bạn thậm chí có thể tạo các tham chiếu trong công thức đến các cột khác bằng cách nhấp vào chúng bằng con trỏ chuột

Nhấn Enter để chấp nhận công thức mới

Công thức sẽ xuất hiện trong mỗi ô của cột mới bất kể ô nào được chọn. Điều này là do mỗi hàng phải sử dụng cùng một phép tính trong một cột được tính toán

Chúng tôi cũng có thể đổi tên cột mới của mình bằng cách nhấp đúp vào tiêu đề cột. Sau đó, chúng tôi có thể đóng cửa sổ trục nguồn để sử dụng cột được tính toán mới của mình

Khi chúng tôi tạo một bảng tổng hợp mới với mô hình dữ liệu, chúng tôi sẽ thấy cột được tính dưới dạng một trường mới có sẵn trong bảng của chúng tôi và chúng tôi có thể thêm nó vào khu vực Hàng của bảng tổng hợp. Điều này sẽ liệt kê tất cả các tên trong dữ liệu của chúng tôi và tất cả chúng sẽ là văn bản chữ thường

UPPER Power Pivot Chức năng

=UPPER(ChangeCase[Mixed Case])

Ta có thể làm tương tự để tạo cột tính chuyển chữ sang chữ in hoa bằng cách thêm cột tính mới với công thức trên

Một lần nữa, sau đó chúng ta có thể sử dụng trường này làm trường mới trong bất kỳ bảng tổng hợp nào được tạo từ mô hình dữ liệu

Thiếu chức năng PROPER Power Pivot

Thật không may, không có chức năng trục nguồn để chuyển đổi văn bản thành trường hợp thích hợp. Vì vậy, giống như DAX, chúng tôi sẽ không thể thực hiện điều này theo cách tương tự với các phương pháp trục nguồn chữ thường và chữ hoa

kết luận

Có nhiều cách để thay đổi kiểu chữ của bất kỳ dữ liệu văn bản nào giữa chữ thường, chữ hoa và chữ thường

• Công thức Excel nhanh chóng, dễ dàng và sẽ tự động cập nhật nếu đầu vào thay đổi
• Flash fill rất phù hợp cho các chuyển đổi một lần khi bạn cần sửa nhanh một số văn bản và không cần cập nhật hoặc thay đổi dữ liệu sau đó
• Power query hoàn hảo để sửa dữ liệu sẽ được nhập thường xuyên vào Excel từ nguồn bên ngoài
• DAX và trục nguồn có thể được sử dụng để sửa văn bản hiển thị trong bảng tổng hợp

Mỗi tùy chọn đều có điểm mạnh và điểm yếu khác nhau, vì vậy tốt nhất bạn nên làm quen với tất cả các phương pháp để bạn có thể chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình

Phím tắt cho trường hợp thay đổi trong Excel là gì?

Phím tắt để chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa trong Excel là gì?