Nhập dạng text là gì
|
Trong excel, các hàm được phân chia theo từng bộ theo chức năng của hàm đó. Hôm nay chúng ta hãy cùng tìm hiểu về một hàm căn bản nhất trong bộ hàm xử lý văn bản và chuỗi ký tự trong bảng tính excel nhé. Show
Hàm text trong excelHàm Text là một hàm căn bản nhất trong excel, nó nằm trong bộ hàm xử lý văn bản và chuỗi ký tự. Hàm Text được ứng dụng để chuyển đổi giá trị số sang chuỗi văn bản ở một định dạng cụ thể. Ta có cú pháp của hàm text trong excel như sau: =TEXT(giá trị, định dạng_văn bản) Trong đó: Giá trị: là giá trị số cần chuyển sang văn bản. Tham số này có thể là số, ngày tháng, là tham chiếu của một ô chứa giá trị số hay một hàm khác trả về kết quả là số hay ngày. Định dạng văn bản: là định dạng cần chuyển đổi, cung cấp thể thức của mã định dạng được đặt trong dấu ngoặc kép, ví dụ như “mm/dd/yy”. Cách dùng hàm textHàm Text trong Excel thường được ứng dụng trong các trường hợp sau đây:
Ta có ví dụ về cách dùng hàm text trong excel: Để kéo ngày từ ô A2 sang một ô khác theo định dạng truyền thống như “Jan 1, 2016”, ta dùng hàm Text và có công thức sau: =TEXT(A2, “mmmm d, yyyy”) Với công thức trên ta nhận được kết quả:  Mã định dạng hàm textNhững định dạng cơ bản nhất của hàm text trong excel: Mã Mô tả Định dạng mã mẫu 0 Chữ số thể hiện những số 0 vô nghĩa #.00 tính đến số thập phân thứ 2. Nếu nhập 2.5. trong ô tham chiếu, số hiển thị là 2.50 # Dấu ngăn không biểu diễn thêm số 0 #.## – tính đến số thập phân thứ 2 ? Dấu để khoảng trống cho số 0 vô nghĩa nhưng không biểu diễn chúng. Thường được dùng để sắp xếp các số trong cột tại một điểm thập phân #.?? Biểu diễn tối đa 2 phần thập phân và căn nhập cho các điểm thập phân trong một cột . Điểm thập phân , Ngăn cách hàng nghìn ###,###.## biểu hiện dấu phân tách hàng nghìn và 2 số thập phân d(day) Ngày của tháng hoặc ngày của năm d – một hoặc 2 số không chứa số 0 ở đầu (từ 1 đến 31) dd – 2 số chứa số 0 ở đầu (01 đến 31) ddd – 3 kí tự viết tắt (Mon – Sun (thứ 2 đến chủ nhật) m(month) Tháng (được sử dụng như một phần của ngày) m – một hoặc 2 số không chứa số 0 ở đầu (1 đến 12) mm – 2 số chứa số 0 ở đầu (01 – 12) mmm – viết tắt của tháng (Jan – Dec) mmmm – chữ đầy đủ của tháng y(year) Năm yy- một hoặc 2 số (ví dụ 06 là 2006, hay 16 là 2016) yyyy – 4 chữ số (2006,2016) h(hour) Giờ h – một hoặc hai chữ số không chứa số 0 ở đầu (1-60) hh -2 chữ số chứa số 0 ở đầu (01-60) m(minute) Phút m – một hoặc hai chữ số không chứa số 0 ở đầu (1-60) mm -2 chữ số chứa số 0 ở đầu (01-60) s(second) Giây s – một hoặc hai chữ số không chứa số 0 ở đầu (1-60) ss -2 chữ số chứa số 0 ở đầu (01-60) Một số ví dụVí dụ 1 về ứng dụng hàm text trong excel:Ta có ô A2 là giá trị, để có thể trình bày số có 7 chữ số với số 0 là số đứng đầu thì ta có công thức sau: =TEXT(A2,”0000000″) Với ta nhận được kết quả trả về từ công thức hàm Text thêm đã thêm số 0 đứng đầu theo yêu cầu để tạo chuỗi 7 ký tự như sau: Lưu ý rằng: kết quả trả về từ hàm Text trong Excel luôn được mặc định là chuỗi văn bản (định dạng text), ngay cả khi kết quả trả về tưởng chừng là số. Ví dụ 2 về ứng dụng hàm Text trong excel: Để biểu diễn số trong ô A2 theo số điện thoại 7 chữ số truyền thống theo định dạng 123-456, ta áp dụng hàm text vào công thức: =TEXT(A2, “###-####”) Nếu một vài giá trị gốc chứa mã khu vực (giả sử có thể là 7 chữ số hay 10 chữ số), bao gồm cả mã định dạng có điều kiện sau đây để hiển thị số có 10 chữ số theo định dạng (123) 246-789: =TEXT(A2,”[<=9999999]###-####;(###) ###-####”) Ta có công thức hàm text thực hiện như sau: Hàm Text là một hàm căn bản và có tên gọi dễ nhất trong excel, tuy nhiên tính ứng dụng của hàm này vô cùng rộng và được sử dụng phổ biến. Với bài viết này, mong rằng bạn đã hiểu sâu hơn về hàm text trong excel. Hàm TEXT là một hàm được sử dụng thường xuyên trên phần mềm Excel, nó có tác dụng chuyển đổi giá trị của số thành một chuỗi văn bản và có thể định dạng những văn bản ấy. Để tìm hiểu rõ hơn về công thức và cách sử dụng hàm TEXT trong Excel hiệu quả, mời bạn theo dõi bài viết dưới đây của Sforum nhé. Mục lục
Hàm TEXT là gì?Hàm TEXT được nhiều người sử dụng để thay đổi số thành một văn bản nào đó có định dạng cụ thể. Sử dụng hàm TEXT giúp những con số trở nên dễ đọc và cũng dễ sử dụng hơn rất nhiều. Bên cạnh đó, hàm TEXT còn được sử dụng để kết hợp các con số lại với văn bản hoặc ký hiệu. Công thức sử dụng hàm TEXTKhi sử dụng hàm TEXT trong Excel, người dùng dựa vào cú pháp như sau: TEXT(value, format_text) Value (giá trị): là những giá trị số mà bạn muốn chuyển đổi thành một văn bản hoặc ký tự nào đó. format_text (định dạng_văn bản): đây là một chuỗi những văn bản kèm định dạng mà bạn muốn chúng được áp dụng trên value (giá trị). Mã định dạng sẽ được đặt trong ngoặc kép. Những lưu ý khi sử dụng hàm TEXTViệc sử dụng hàm TEXT để chuyển đổi những con số thành văn bản có thể khiến việc thực hiện các phép tính trong Excel trở nên khó khăn hơn. Bởi vì kết quả của hàm TEXT luôn luôn là chuỗi văn bản, mặc dù nó có hình thức giống con số. Người dùng nên giữ lại giá trị gốc ở một ô trong Excel rồi mới sử dụng hàm TEXT trên một ô khác. Việc này giúp bạn có thể tham chiếu giá trị gốc bất cứ lúc nào, tránh xảy ra một số nhầm lẫn ảnh hưởng đến kết quả. Một số loại mã định dạng của hàm TEXTCông thứcMô tả=TEXT(5521.467,”$#,##0.00″)Sử dụng cho việc tách phần nghìn và 2 số thập phân trên tiền tệ. Kết quả sẽ trả về tương ứng $5,521.47 (Excel sẽ tự động làm tròn giá trị đến 2 chữ số thập phân”).=TEXT(TODAY(),”MM/DD/YY”)Để định dạng ngày tháng, ví dụ như ngày hôm nay là 12/06/2022.=TEXT(TODAY(),”DDDD”)Để định dạng ngày thứ trong tuần, ví dụ như ngày hôm nay là Thứ 3.=TEXT(NOW(),”H:MM SA/CH”)Để định dạng múi giờ hiện tại, ví dụ như bây giờ là 10:50SA.=TEXT(0.525,”0,0%”)Để định dạng các con số thành phần trăm, ví dụ như 52.5%.= TEXT (5.2,”#?/?”)Để định dạng dữ liệu thành phân số, ví dụ như kết quả của 5.2 là 26/5.=TRIM(TEXT(0,34,”# ?/?”))Để định dạng dữ liệu thành phân số, ví dụ như 1/3. Điểm khác biệt của công thức này là sử dụng hàm TRIM để có thể loại bỏ dấu cách ở đầu dòng bằng một giá trị thập phân.=TEXT(28400000,”0.00E+00″)Để định dạng dữ liệu thành ký hiệu khóa học. Ví dụ như 2.84E + 07.=TEXT(234567,”0000000″)Để thêm số 0 đứng trước dãy số. Ví dụ như 0234567.=TEXT(165233,”##0° 00′ 00””)Tùy chỉnh – Vĩ độ/Kinh độ địa lýNhững ví dụ để sử dụng hàm TEXTKết nối văn bản và số (ngày) theo định dạng tùy chỉnhĐể có thể tạo ra một bản tóm tắt hoặc báo cáo, ngoài những thao tác tính tổng, phần trăm và các số liệu tương tự, người dùng còn phải giải thích ý nghĩa chính của chúng. Để có thể thực hiện, người dùng cần sử dụng hàm Concatenate để nhập văn bản, số kết hợp với hàm TEXT để định dạng số (hoặc ngày) theo ý muốn. Thêm định dạng số trong chuỗi văn bảnVới mục tiêu là tính ra tổng số tiền cần phải chi trả với những số liệu như sau: Để có thể ra được kết quả, các bạn cần làm như sau: Thành tiền = Đơn giá * Số lượng * % (lấy 1 – % giảm) Nếu thực hiện phép tính thông thường, bạn chỉ cần nhập =A2*B2*(1-C2). Excel sẽ tự động tính toán và đưa ra kết quả là 156.8 cho bạn. Nhưng chỉ một con số đơn thuần thì không thể nói lên được gì. Bạn cần phải có các đơn vị, định dạng hoặc chú thích để người nhìn dễ dàng theo dõi hơn. Để mọi thứ dễ nhìn hơn, bạn chỉ việc chèn thêm vài chú thích như “Thành tiền:” trước mục giá tiền, đồng thời để số tiền trở nên sinh động thì bạn có thể chèn thêm biểu tượng $ hoặc các dấu phân cách hàng nghìn, chữ số thập phân. Bạn có thể sử dụng hàm TEXT bằng 1 trong 2 cách sau đây: Cách 1: Nối một chuỗi văn bản bằng ký hiệu trên hàm TEXT. =”Thành tiền: “&TEXT(A2*B2*(1-C2),”$###,###.00”) Cách 2: Sử dụng hàm CONCATENATE kết hợp với hàm TEXT để nối chuỗi ký tự. Thao tác như sau: =CONCATENATE (text1, text2,…). Trong đó: text1 và text2 là chuỗi văn bản, giá trị nằm trong công thức hoặc tham chiếu ô. Để thực hiện ví dụ trên, bạn cần thao tác như sau: =CONCATENATE(“Thành tiền: “,TEXT(A2*B2*(1-C2),”$###,###.00”)) Kết nối văn bản với ngày thángVí dụ bạn đang có một dữ liệu và muốn chúng có thêm chú thích “Ngày khởi tạo dữ liệu:”, các dữ liệu ngày tháng năm cần được hiển thị theo: Ngày, tháng, năm (Ví dụ: 16/06/2022). Để có thể thực hiện, bạn chỉ việc ghép hàm TODAY vào công thức hàm TEXT để khai báo định dạng “dd/mm/yyyy”. Có 2 cách sau đây: Cách 1: Sử dụng hệ thống ký hiệu có sẵn để nối chuỗi văn bản với hàm TEXT: =”Ngày thực hiện: ” & TEXT(TODAY(), “dd/mm/yyyy”) Cách 2: Kết hợp giữa CONCATENATE và hàm TEXT =CONCATENATE(“Ngày thực hiện: “, TEXT(TODAY(), “dd/mm/yyyy”)) Chèn số 0 vào đầu các dãy sốNhững kết quả được trả về từ phương pháp này sẽ không thể làm dữ liệu để thực hiện các phép tính khác vì chúng là chuỗi văn bản. Các con số trong cột được thêm những số 0 Hàm TEXT sẽ được sử dụng để thêm những số 0 trước các con số trong một cột sao cho chúng có cùng đơn vị số với nhau. =TEXT(A2,”000000”) Thêm số 0 về những dữ liệu số điện thoại Số không trước số điện thoại thường bị Excel tự động xóa đi gây nên sự khó khăn khi kiểm tra hoặc liên lạc. Để có thể thêm số 0 cho những dữ liệu ấy, người dùng cần thực hiện thao tác như sau: =”0”&TEXT(C2, “#### ### ###”) Lưu ý khi sử dụng: Những dữ liệu số điện thoại cần có cùng số lượng con số (số điện thoại 10 số sẽ thực hiện chung với 10 số, 11 số sẽ thực hiện chung với 11 số) Chuyển số điện thoại thành định dạng khácBạn có thể sử dụng các dấu đặc biệt như “-” hoặc “()” bằng hàm TEXT trong Excel để thực hiện một số định dạng phục vụ cho công việc của mình. Ví dụ như các số điện thoại cần mã vùng ở đầu số. Bạn có thể thiết lập như sau: =TEXT(A2,”[<=9999999]### ####;(###) ### ####”) Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm TEXT trong ExcelNhững công thức trên Excel cần phải được thao tác chuẩn chỉ đến từng ký tự. Vì thế không thể tránh khỏi tình trạng lỗi trong quá trình thao tác, hãy cùng Sforum tìm hiểu một số lỗi thường gặp sau đây nhé! Lỗi #NAME? khi sử dụng hàm TEXT trên ExcelLỗi #NAME? thường xảy ra khi người dùng không thêm dấu “”. Cách khắc phục đơn giản như sau: Kiểm tra lại công thức và thêm dấu ngoặc kép từ =TEXT(D2,mm/dd/yy) thành =TEXT(D2,”mm/dd/yy”). Lỗi khi nhập sai cú pháp trên ExcelSẽ có 2 nguyên nhân chính thường dẫn đến sai cú pháp trong Excel Nguyên nhân 1: Có thể do người dùng nhập sai công thức hoặc copy một đoạn công thức ở nơi nào đó mà dấu “” bị sai định dạng. Thông thường, Excel sẽ báo There’s a problem with this formula. Người dùng có thể khắc phục bằng cách nhập tay lại công thức để chắc chắn đúng định dạng của máy. Nguyên nhân 2: Có thể do sự khác nhau giữa thiết lập ngôn ngữ của phần mềm Excel ở một số quốc gia. Ví dụ như Excel ở nước Đức: Thông thường, người dùng tại Việt Nam sẽ nhập =TEXT(A1,”mm/dd/yy”) nhưng những người dùng ở Đức phải nhập =TEXT(A1;”mm/tt/jj”). Bài viết trên là toàn bộ những điều mà người dùng cần biết khi sử dụng hàm TEXT Excel. Hy vọng rằng bạn sẽ có thể áp dụng chúng trong công việc. Nếu còn bất cứ điều gì thắc mắc, hãy để lại bình luận để được Sforum giải đáp thêm nhé. Cảm ơn bạn đã xem bài viết. |
