Quả việc sử dụng địa chỉ ô trong công thức em hay chỉ ra những ưu điểm của nó

Có bốn dạng toán tử tính toán khác nhau: số học, so sánh, móc nối văn bản và tham chiếu.

Trong một số trường hợp, thứ tự tính toán được thực hiện có thể ảnh hưởng đến giá trị trả lại của công thức, vì vậy việc hiểu thứ tự được xác định thế nào và cách bạn có thể thay đổi thứ tự để đạt kết quả mà bạn muốn rất quan trọng.

Ví dụ sau đây của hàm ROUND làm tròn một số trong ô A10 minh họa cú pháp của một hàm.

1. cấu trúc. Cấu trúc của một hàm bắt đầu với dấu bằng (=), theo sau bởi tên hàm, một dấu ngoặc đơn mở, các đối số cho hàm được phân tách bởi dấu phẩy và dấu ngoặc đơn đóng.

2. Tên hàm. Đối với danh sách các hàm sẵn dùng, hãy bấm một ô và bấm SHIFT+F3.

3. Đối số. Đối số có thể là số, văn bản, giá trị lô-gic như TRUE hoặc FALSE, mảng, giá trị lỗi như #N/A, hoặc tham chiếu ô. Đối số mà bạn chỉ định phải tạo giá trị hợp lệ cho đối số đó. Đối số cũng có thể là hằng số, công thức hoặc hàm khác.

4. Mẹo công cụ về đối số. Một mẹo công cụ với cú pháp và đối số xuất hiện khi bạn nhập hàm. Ví dụ, nhập =ROUND( và mẹo công cụ xuất hiện. Mẹo công cụ chỉ xuất hiện cho các hàm dựng sẵn.

Khi bạn tạo một công thức có bao gồm một hàm, bạn có thể sử dụng hộp thoại Chèn Hàm để giúp bạn nhập các hàm cho trang tính. Khi bạn nhập một hàm vào một công thức, hộp thoại Chèn Hàm hiển thị tên của hàm, mỗi đối số của hàm, một phần mô tả của hàm và mỗi đối số, kết quả hiện tại của hàm và kết quả hiện tại của toàn bộ công thức.

Để giúp tạo và sửa các công thức dễ dàng hơn và giảm thiểu lỗi gõ nhập và cú pháp, hãy dùng chức năng Tự động Điền Công thức. Sau khi bạn nhập = (dấu bằng) và bắt đầu các chữ cái hoặc kích hoạt Hiển thị, Excel dành cho web Hiển thị, bên dưới ô, danh sách thả xuống động của các hàm hợp lệ, đối số và các tên khớp với các chữ cái hoặc kích hoạt. Bạn có thể chèn một mục từ danh sách thả xuống này vào công thức.

Trong trường hợp nhất định, bạn có thể cần sử dụng một hàm như một trong các đối số của hàm khác. Ví dụ, công thức sau đây sử dụng hàm AVERAGE được lồng vào và so sánh kết quả với giá trị 50.

1. Các hàm AVERAGE và SUM được lồng vào trong hàm IF.

Giá trị trả về hợp lệ    Khi một hàm được lồng được dùng như một đối số, hàm được lồng phải trả về dạng giá trị giống với giá trị mà đối số sử dụng. Ví dụ, nếu một hàm trả về giá trị TRUE hoặc FALSE, hàm được lồng phải trả về giá trị TRUE hoặc FALSE. Nếu hàm không có, Excel dành cho web Hiển thị #VALUE! .

Giới hạn mức độ lồng    Một công thức có thể chứa đến bảy mức độ hàm lồng. Khi một hàm (chúng ta sẽ gọi là Hàm B) được sử dụng như một đối số trong một hàm khác (chúng ta sẽ gọi là Hàm A), Hàm B đóng vai trò một hàm mức hai. Ví dụ, cả hàm AVERAGE và hàm SUM đều là hai hàm mức hai nếu chúng được sử dụng như các đối số của hàm IF. Một hàm được lồng vào trong hàm AVERAGE đã được lồng khi đó sẽ là hàm mức ba và v.v.

Kiểu tham chiếu mặc định    Theo mặc định, Excel dành cho web sử dụng kiểu tham chiếu A1, trong đó đề cập đến các cột có các chữ cái (một thông qua XFD, với tổng 16.384 cột) và tham chiếu đến các hàng có số (1 đến 1.048.576). Các chữ cái và số này được gọi là các đầu đề hàng và cột. Để tham chiếu đến một ô, nhập chữ cái của cột rồi đến số của hàng. Ví dụ: B2 tham chiếu đến ô giao cắt giữa cột B và hàng 2.

Tạo tham chiếu đến một trang tính khác    Trong ví dụ sau đây, hàm trang tính AVERAGE tính giá trị trung bình cho phạm vi B1:B10 trên trang tính có tên là Tiếp thị trong cùng sổ làm việc.

1. Tham chiếu trang tính có tên là Tiếp thị

2. Tham chiếu khoảng ô giữa B1 và B10, bao gồm cả hai ô này

3. Phân tách tham chiếu trang tính với tham chiếu phạm vi ô

Tham chiếu tương đối    Một tham chiếu ô tương đối trong công thức như A1, được dựa trên vị trí tương đối của ô chứa công thức và ô được tham chiếu đến. Nếu vị trí ô bao gồm các thay đổi công thức, tham chiếu được thay đổi. Nếu bạn sao chép hoặc điền công thức qua hàng ngang hoặc cột dọc, tham chiếu tự động điều chỉnh. Theo mặc định, các công thức mới sử dụng tham chiếu tương đối. Ví dụ, nếu bạn sao chép hoặc điền một tham chiếu tương đối trong ô B2 đến ô B3, nó sẽ tự động điều chỉnh từ =A1 sang =A2.

Tham chiếu tuyệt đối    Một tham chiếu ô tuyệt đối trong một công thức, như $A$1, luôn luôn tham chiếu đến một ô tại một vị trí cụ thể. Nếu vị trí ô bao gồm các thay đổi công thức, tham chiếu được thay đổi, tham chiếu tuyệt đối vẫn giữ nguyên. Nếu bạn sao chép hoặc điền công thức qua hàng ngang hoặc cột dọc, tham chiếu tuyệt đối sẽ không điều chỉnh. Theo mặc định, các công thức mới sử dụng các tham chiếu tương đối, vì vậy bạn có thể cần chuyển chúng sang các tham chiếu tuyệt đối. Ví dụ, nếu bạn sao chép hoặc điền một tham chiếu tuyệt đối trong ô B2 đến ô B3, nó sẽ giữ nguyên trong cả hai ô: =$A$1.

Tham chiếu hỗn hợp    Một tham chiếu hỗn hợp có một cột tuyệt đối và hàng tương đối, hoặc hàng tuyệt đối và cột tương đối. Tham chiếu cột tuyệt đối sẽ có biểu mẫu $A 1, $B 1, v.v. Một tham chiếu hàng tuyệt đối có biểu mẫu là $1, B $1, v.v. Nếu vị trí của ô có chứa các thay đổi công thức, tham chiếu tương đối được thay đổi và tham chiếu tuyệt đối không thay đổi. Nếu bạn sao chép hoặc điền công thức qua các hàng hoặc các cột xuống, tham chiếu tương đối tự động điều chỉnh và tham chiếu tuyệt đối không điều chỉnh. Ví dụ, nếu bạn sao chép hoặc điền tham chiếu hỗn hợp từ ô A2 đến B3, nó điều chỉnh từ = A $1 đến = B $1.

Tham chiếu thuận tiện nhiều trang tính    Nếu bạn muốn phân tích dữ liệu trong cùng một ô hoặc phạm vi các ô trên nhiều trang tính trong một sổ làm việc, hãy dùng tham chiếu 3-D. Một tham chiếu 3-D bao gồm tham chiếu ô hoặc phạm vi, trước đó là một phạm vi tên trang tính. Excel dành cho web sử dụng bất kỳ trang tính nào được lưu trữ giữa các tên bắt đầu và kết thúc của tham chiếu. Ví dụ, =SUM(Sheet2:Sheet13!B5) thêm tất cả các giá trị được bao gồm trong ô B5 trên tất cả các trang tính ở giữa và bao gồm Trang 2 và Trang 13.

• Bạn có thể sử dụng các tham chiếu 3-D để tham chiếu đến các ô trên trang tính khác, để xác định tên và để tạo công thức bằng cách sử dụng các hàm sau đây: SUM, AVERAGE, AVERAGEA, COUNT, COUNTA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCT, STDEV.P, STDEV.S, STDEVA, STDEVPA, VAR.P, VAR.S, VARA và VARPA.

• Không thể dùng tham chiếu 3-D trong công thức mảng.

• Không thể dùng tham chiếu 3-D với toán tử phần giao (một khoảng trắng) hoặc trong các công thức sử dụng giao cắt ngầm.

Điều gì xảy ra khi bạn di chuyển, sao chép, chèn, hoặc xóa trang tính    Ví dụ sau giải thích những gì xảy ra khi bạn di chuyển, sao chép, chèn, hoặc xóa trang tính nằm trong một tham chiếu 3-D. Các ví dụ sử dụng công thức =SUM(Sheet2:Sheet6!A2:A5) để thêm các ô từ A2 đến A5 trên các trang tính từ 2 đến 6.

• Chèn hoặc sao chép    Nếu bạn chèn hoặc sao chép các trang tính từ Sheet2 và Sheet6 (các điểm cuối trong ví dụ này), Excel dành cho web bao gồm tất cả các giá trị trong các ô từ A2 đến A5 từ các trang tính được thêm vào các phép tính.

• Xóa     Nếu bạn xóa bỏ các trang tính từ Sheet2 và Sheet6, Excel dành cho web sẽ loại bỏ các giá trị của chúng khỏi phép tính.

• Di chuyển    Nếu bạn di chuyển các trang tính từ giữa Sheet2 và Sheet6 đến một vị trí ngoài phạm vi trang tính được tham chiếu, Excel dành cho web sẽ loại bỏ các giá trị của chúng khỏi phép tính.

• Di chuyển điểm cuối    Nếu bạn di chuyển Sheet2 hoặc Sheet6 đến một vị trí khác trong cùng một sổ làm việc, Excel dành cho web điều chỉnh tính toán để phù hợp với dải ô mới giữa chúng.

• Xóa điểm cuối    Nếu bạn xóa Sheet2 hoặc Sheet6, Excel dành cho web điều chỉnh tính toán để phù hợp với phạm vi các trang tính giữa chúng.

Bạn cũng có thể dùng một kiểu tham chiếu mà trong đó đánh số cả hàng và cột trên trang tính. Kiểu tham chiếu R1C1 có ích trong việc tính toán các vị trí hàng và cột trong macro. Trong kiểu R1C1, Excel dành cho web cho thấy vị trí của một ô có một số "R" theo sau là một số hàng và chữ "C" theo sau là một số cột.

Khi bạn ghi một macro, Excel dành cho web ghi lại một số lệnh bằng cách sử dụng kiểu tham chiếu R1C1. Ví dụ, nếu bạn ghi một lệnh, chẳng hạn như bấm vào nút tự động tính tổng để chèn một công thức thêm một phạm vi ô, Excel dành cho web ghi lại công thức bằng cách sử dụng kiểu R1C1, chứ không phải kiểu A1, tham chiếu.

Có một vài kiểu tên mà bạn có thể tạo và sử dụng.

Tên đã xác định    Một tên gọi biểu thị cho một ô, phạm vi ô, công thức hoặc giá trị hằng số. Bạn có thể tạo tên xác định của riêng mình. Ngoài ra, Excel dành cho web đôi khi tạo tên đã xác định cho bạn, chẳng hạn như khi bạn đặt vùng in.

Tên bảng    Tên cho bảng Excel dành cho web, đây là tập hợp dữ liệu về một chủ đề cụ thể được lưu trữ trong các bản ghi (hàng) và các trường (cột). Excel dành cho web tạo tên bảng mặc định Excel dành cho web của "Table1", "Table2", và như vậy, mỗi lần bạn chèn bảng Excel dành cho web, nhưng bạn có thể thay đổi các tên này để làm cho chúng có ý nghĩa hơn.

Bạn tạo tên bằng cách dùng tạo tên từ vùng chọn. Bạn có thể tạo các tên từ các nhãn hàng và cột hiện có một cách thuận tiện bằng cách dùng một vùng chọn các ô trong trang tính.

Lưu ý: Theo mặc định, tên sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối.

Bạn có thể nhập tên bằng cách:

• Đánh    Nhập tên, ví dụ như là một đối số trong công thức.

• Dùng chức năng Tự động Điền Công thức    Dùng danh sách thả xuống Tự động điền Công thức, trong đó các tên hợp lệ sẽ tự động được liệt kê cho bạn.

Trong một công thức thông thường, bạn có thể nhập tham chiếu đến ô bao gồm một giá trị hoặc chính giá trị đó, còn gọi là hằng số. Tương tự, trong một công thức mảng, bạn có thể nhập một tham chiếu đến một mảng hoặc nhập mảng giá trị được bao gồm trong ô, còn gọi là hằng số mảng. Các công thức mảng chấp nhận các hằng số theo cách giống như các công thức không mảng, nhưng bạn phải nhập vào các hằng số mảng theo định dạng nhất định.

Hằng số mảng có thể chứa số, văn bản, giá trị lô-gic chẳng hạn như TRUE và FALSE và giá trị lỗi, chẳng hạn như #N/A. Có thể có các dạng giá trị khác nhau trong cùng hằng số mảng  — ví dụ, {1,3,4;TRUE,FALSE,TRUE}. Các số trong hằng số mảng có thể là theo định dạng số nguyên, thập phân hoặc khoa học. Văn bản phải được bao gồm trong dấu ngoặc kép — ví dụ, "Thứ ba".

Hằng số mảng không thể bao gồm các tham chiếu ô, cột hoặc hàng có độ dài không bằng nhau, công thức hoặc các ký tự đặc biệt $ (dấu đôla), dấu ngoặc đơn hoặc dấu phần trăm (%).

Khi bạn định dạng các hằng số mảng, hãy đảm bảo bạn:

• Bỏ chúng vào trong một dấu ngoặc nhọn ( { } ).

• Phân tách các giá trị trong các cột khác nhau bằng cách sử dụng dấu phẩy (,). Ví dụ, để đại diện các giá trị 10, 20, 30 và 40, bạn nhập {10,20,30,40}. Hằng số mảng này được biết như là một mảng 1 x 4 và tương đương với một tham chiếu 1 hàng x 4 cột.

• Phân tách các giá trị trong các cột khác nhau bằng cách sử dụng dấu chấm phẩy (;). Ví dụ, để đại diện các giá trị 10, 20, 30 và 40 trong một hàng và 50, 60, 70 và 80 trong hàng ngay bên dưới, bạn nhập một hằng số mảng 2 x 4: {10,20,30,40;50,60,70,80}.