Sổ sách kế toán hiện này theo quy định của nhà nước là loại chứng từ bắt buộc hay hướng dẫn

1. Chứng từ là gì?

Chứng từ là một loại tài liệu bắt buộc phải có trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nó được dùng để ghi lại toàn bộ nội dung của các giao dịch hay nghiệp vụ cần được hạch toán, ghi chép vào sổ kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra, chứng từ được sử dụng khá nhiều trong lĩnh vực kế toán, nhằm mục đích làm bằng chứng để ghi vào sổ kế toán về các giao dịch của doanh nghiệp. Chứng từ còn được thể hiện thông tin qua các thước đo bao gồm: hiện vật, lao động và giá trị.

Tìm việc làm, tuyển Kế toán có thể bạn quan tâm:

- Nhân viên Kế Toán Chi Nhánh TGDĐ

- Nhân viên Kế Toán Kho Trung Tâm Bách Hóa Xanh

- Nhân viên Kế Toán Nhà thuốc An Khang

2. Như thế nào là chứng từ hợp lệ?

- Tính pháp lý: Khi chứng từ có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên có liên quan được đề cập đến thì mới được xem là đảm bảo tính pháp lý. Đây là một trong các biện pháp giúp phòng tránh các tranh chấp trong quá trình diễn ra giao dịch. Trường hợp xảy ra tranh chấp, chứng từ sẽ vừa là bằng chứng, vừa là cơ sở pháp lý để phân định đúng sai và trách nhiệm của các bên. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, kế toán viên có thể vẫn chưa lường trước được những rủi ro do hóa đơn bất hợp pháp gây ra, vì chưa tìm hiểu kỹ về khái niệm chứng từ và những luật định có liên quan khác.

- Tính pháp luật: Khi thành lập chứng từ cần tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước, kể cả về mặt hình thức và nội dung phải theo đúng phân loại thì khi đó chứng từ mới có giá trị sử dụng. Ví như trong trường hợp, chứng từ không có nội dung giao dịch và không ghi rõ giá tiền giao dịch. Khi đó, chứng từ sẽ được xem là không phù hợp để tính chi phí của doanh nghiệp trong quá trình tính thuế doanh nghiệp.

- Tính trung thực: Những sự kiện được ghi nhận bởi chứng từ phải có tính khách quan và đảm bảo có thật. Không được phép bịa đặt khi trình bày nội dung chứng từ, vì đây sẽ là căn cứ để chứng minh cho các giao dịch kinh tế trong các hoạt động của nhà nước, doanh nghiệp.

- Tính rõ ràng: Nội dung trong chứng từ phải đảm bảo được sự đầy đủ, cụ thể cũng như rõ ràng. Tránh việc sử dụng các từ nhiều nghĩa vì chúng có thể gây ra sự hiểu lầm, nhầm lẫn không đáng có trong việc xét duyệt và sử dụng chứng từ. Lưu ý rằng, với bất kỳ nội dung gì được thể hiện trên chứng từ đều không được sử dụng những loại mực như mực phai, mực đỏ và mực bút chì.

II. Phân loại chứng từ

1. Dựa vào hình thức thể hiện chứng từ

- Chứng từ điện tử: Là loại chứng từ thể hiện dữ liệu ở dạng điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi khi truyền qua mạng máy tính, hoặc trên các vật mang tin. Chứng từ điện tử đang được sử dụng ngày càng phổ biến và dần thay thế cho chứng từ giấy, không bởi vì sự tiện lợi mà còn vì tính minh bạch khi sử dụng. Với chứng từ điện tử, việc khai báo thuế, hóa đơn điện tử diễn ra nhanh chóng và đơn giản hơn, hỗ trợ rất nhiều cho các doanh nghiệp và nhà nước.

- Chứng từ giấy: Là loại chứng từ có nội dung hợp lệ khi thể hiện theo biểu mẫu quy định bắt buộc, hoặc theo hướng dẫn đã được định sẵn. Với chứng từ giấy, dữ liệu được ghi nhận bằng giấy (bản cứng) nhằm chứng minh nghiệp vụ kinh tế hoàn thành, hay có phát sinh mà không ghi nhận qua dữ liệu điện tử.

2. Dựa vào yêu cầu quản lý và kiểm tra chứng từ

- Chứng từ bắt buộc: Là loại chứng từ được Nhà nước quy định về mẫu, chỉ tiêu nhằm mục đích phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân, hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Chứng từ bắt buộc được sử dụng thống nhất cho các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, hay các lĩnh vực kinh tế.

- Chứng từ hướng dẫn: Là loại chứng từ kế toán được sử dụng nhiều trong nội bộ của đơn vị. Chứng từ hướng dẫn được nhà nước hướng dẫn một số nội dung, hay các chỉ tiêu đặc trưng làm cơ sở cho các đơn vị, doanh nghiệp dựa trên đó mà vận dụng vào từng tình huống phù hợp. Ví dụ như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,...

III. Ý nghĩa và tầm quan trọng của chứng từ

Chứng từ được sử dụng để ghi lại quá trình thu chi và dòng tiền của doanh nghiệp nhằm mục đích phục vụ cho việc khấu trừ, hoàn thuế của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc lập chứng giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kế toán ban đầu, cũng như các công tác nội bộ khác.

Chứng từ được xem như là chỉ thị công tác với mục đích truyền đạt những yêu cầu nghiệp vụ, công việc giữa các cấp trong đơn vị. Đồng thời cũng là căn cứ để chứng minh cho việc hoàn thành công việc, chỉ thị được giao. Nếu doanh nghiệp không có chứng từ, hay chứng từ không hợp lệ thì các số liệu được thống kê và ghi lại dù có chứng xác dù có chính xác, cũng vẫn sẽ bị xem là ghi khống và làm giả giấy tờ, sổ sách. Với việc làm này doanh nghiệp có thể sẽ bị áp dụng các chế tài theo quy định của pháp luật và sẽ không thực hiện được quyết toán với cơ quan thuế

Vì vậy, chứng từ mang ý nghĩa vô cùng quan trọng trong tổ chức công tác kế toán, kiểm toán nội bộ. Nó không chỉ mang tính pháp lý của nghiệp vụ, mà còn là nơi thể hiện cho các số liệu kế toán được ghi chép trong sổ sách. Do đó, chứng từ luôn là loại tài liệu bắt buộc phải có trong mọi giao dịch của công ty.

IV. Tìm hiểu chứng từ kế toán là gì?

1. Chứng từ kế toán là gì?

Tại khoản 3 Điều 3 Chương I Luật Kế toán 2015 có quy định như sau: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”. Các loại giấy tờ có liên quan, bao gồm: hóa đơn, phiếu thu - chi, phiếu xuất nhập - khẩu hay những vật mang tin trong quá trình trao đổi mua bán hàng hóa.

2. Vai trò của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là một phần không thể thiếu trong kế toán quản trị, bởi việc đánh giá chất lượng của hoạt động kế toán phụ thuộc nhiều vào các loại chứng từ này. Không chỉ có vai trò giúp cho kế toán thực hiện được công việc kế toán ban đầu, chứng từ kế toán còn là căn cứ để ghi sổ kế toán theo quy định.

Thông qua việc lập chứng từ kế toán, toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay đã hoàn thành của doanh nghiệp đều sẽ được ghi lại nhằm đảm bảo về mặt pháp lý, cũng như các nghiệp vụ sau này. Chứng từ kế toán vừa thể hiện được trách nhiệm pháp lý của những thông tin, nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp; vừa là cơ sở để các cơ quan chức năng thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra nghĩa vụ tài chính trong doanh nghiệp khi cần thiết. Ngoài ra, những thông tin số liệu, giá trị được ghi nhận trên chứng từ kế toán còn là căn cứ để xác định mức độ chịu trách nhiệm và mức xử phạt của doanh nghiệp khi mắc lỗi.

V. Phân loại chứng từ kế toán

1. Dựa trên công dụng chứng từ

- Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ được dùng để truyền đạt những mệnh lệnh, hoặc chỉ thị của lãnh đạo, cấp trên xuống các bộ phận thi hành cấp dưới. Bao gồm: lệnh chi tiền mặt, xuất kho vật tư,...

- Chứng từ chấp hành: Là loại chứng từ được dùng để ghi nhận thông tin một nghiệp vụ kinh tế nhất định đã được hoàn thành trong thực tế. Cụ thể như: phiếu thu, chi tiền mặt, xuất kho,...

- Chứng từ thủ tục: Là loại chứng từ được dùng để tổng hợp, hoặc phân loại các thông tin, nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo những đối tượng kế toán cụ thể. Qua đó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình ghi nhận sổ sách và đối chiếu các loại tài liệu kèm theo.

- Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm cơ bản của nhiều loại chứng từ khác nhau như chứng từ tổng hợp với chứng từ thủ tục, hoặc kết hợp các loại chứng từ với nhau.

2. Dựa trên địa điểm lập chứng từ

- Chứng từ bên trong: Là loại chứng từ được phát hành nhằm mục đích kiểm soát nội bộ doanh nghiệp để phục vụ cho việc trao đổi, hay chốt thông tin. Loại chứng từ này bao gồm: bảng thanh toán lương, phiếu báo làm thêm giờ, biên bản kiểm kê,...

- Chứng từ bên ngoài: Là loại chứng từ nhằm phản ánh những nghiệp vụ kinh tế được thành lập từ bên ngoài như ngân hàng, hay các doanh nghiệp đối tác. Loại chứng từ này bao gồm: các chứng từ ngân hàng, hóa đơn nhận người bán,...

3. Dựa trên số lần ghi trên chứng từ

- Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ được dùng để ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế được thực hiện tiến diễn nhiều lần. Mặc định cứ sau mỗi lần lập chứng từ, các giá trị hay số liệu thể hiện trong chứng từ sẽ được cộng dồn cho đến giới hạn đã xác định, tiếp đến là chuyển vào sổ sách kế toán.

- Chứng từ một lần: Là loại chứng từ được dùng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ thực hiện một lần, rồi sau đó chuyển luôn vào sổ sách kế toán.

4. Dựa trên trình tự lập ra chứng từ

- Chứng từ gốc: Hay còn gọi là chứng ban đầu, được thành lập trực tiếp khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc vừa được hoàn thành.

- Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ được dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhằm mục đích giảm nhẹ công tác kế toán hay tạo sự thuận tiện cho việc ghi nhận vào sổ sách.

5. Dựa trên tính cấp bách nghiệp vụ

- Chứng từ báo động: Là loại chứng từ được ghi nhận những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế, bao gồm: vật tư sử dụng vượt định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không đúng thời hạn,... Đây là loại chứng từ cần được xử lý kịp thời trước khi được ghi nhận vào sổ sách kế toán, hoặc xử lý tiếp theo trình tự quy định.

- Chứng từ bình thường: Là loại chứng từ được ghi nhận những thông tin thể hiện tính phù hợp với quy luật của các nghiệp vụ kinh tế xảy ra. Loại chứng từ này được tiếp tục làm thủ tục theo các yếu tố và trình tự quy định để ghi nhận vào sổ, tổng hợp và thông tin theo định kỳ. 

VI. Các loại chứng từ kế toán phổ biến

1. Chứng từ liên quan đến tài sản cố định

- Chứng từ ghi tăng tài sản cố định: Là loại chứng từ được dùng để thể hiện nội dung mua tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên.

- Chứng từ ghi giảm tài sản cố định: Là loại chứng từ được dùng để thể hiện nội dung ghi giảm trong trường hợp thanh lý, nhượng bán tài sản cố định. Hoặc trong trường hợp hạch toán, chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ.

- Điều chỉnh tài sản cố định: Là loại chứng từ nhằm mục đích phản ánh việc điều chỉnh tăng giá trị tài sản cố định.

- Chứng từ khấu hao tài sản cố định: Là loại chứng từ dùng vào cuối tháng kế toán trích khấu hao tài sản cố định. Được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, hoặc chi phí sản xuất nếu tài sản đó trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất.

- Chứng từ ghi tăng công cụ dụng cụ: Là loại chứng từ được đính kèm theo hoá đơn mua mới công cụ dụng cụ.

- Chứng từ ghi giảm công cụ dụng cụ: Là loại chứng từ được phát sinh trong trường hợp báo hỏng công cụ dụng cụ.

- Chứng từ phân bổ công cụ dụng cụ: Là loại chứng từ dùng vào cuối tháng kế toán tính việc phân bổ công cụ dụng cụ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Báo hỏng, báo mất công cụ dụng cụ: Là loại chứng từ dùng để ghi nhận việc báo hỏng, báo mất công cụ dụng cụ.

2. Chứng từ liên quan đến tiền

- Phiếu thu tiền: Là loại chứng từ ghi nhận việc thu tiền từ các dịch vụ bán hàng hoá, thành phẩm mà khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.

- Phiếu chi tiền: Là loại chứng từ ghi nhận việc chi tiền để mua hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, dịch vụ đã thanh toán ngay cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.

- Séc tiền mặt: Là loại chứng từ được sử dụng trong trường hợp công ty phát hành séc, sau đó cho nhân viên đi rút tiền từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.

- Uỷ nhiệm chi: Là loại chứng từ được sử dụng trong trường hợp thanh toán tiền cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản. Uỷ nhiệm chi được xem là căn cứ chứng minh việc giao dịch thanh toán cho nhà cung cấp đã hoàn thành. Vì vậy, khi viết giấy uỷ nhiệm chi cần phải viết chính xác các thông tin đơn vị của mình và của bên nhà cung cấp.

- Nộp tiền vào tài khoản: Là loại chứng từ dùng để thể hiện các nội dung như khi khách hàng chuyển tiền vào tài khoản để thanh toán tiền mua hàng cho công ty. Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, hoặc tiền lãi của tiền gửi hàng tháng.

- Chuyển tiền nội bộ: Là loại chứng từ dùng để ghi nhận việc chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi bằng VNĐ sang tài khoản ngoại tệ. Nhằm mục đích thanh toán cho nhà cung cấp, hoặc ngược lại.

- Tiền đang chuyển: Là loại chứng từ dùng để thể hiện nội dung tiền đang chuyển, tiền đó chưa vào tài khoản của nhà cung cấp.

3. Chứng từ liên quan đến hóa đơn

- Hoá đơn bán hàng: Là loại chứng từ dùng để ghi nhận việc bán thành công các sản phẩm, hàng hoá và đã được nhân viên kế toán ghi nhận vào doanh thu.

- Hoá đơn mua hàng: Là loại chứng từ ghi nhận việc mua các loại hàng hoá, dịch vụ, sản phẩm.

- Hàng bán trả lại: Là loại chứng từ được đính kèm hoá đơn khách hàng trả lại hàng, sử dụng trong trường hợp hàng bán rồi nhưng bị khách hàng trả lại.

- Hàng mua trả lại hàng: Là loại chứng từ được đính kèm hoá đơn đầu ra, dùng để ghi nhận việc mua hàng hóa, sản phẩm nhưng rồi trả lại nhà cung cấp.

- Tổng hợp hoá đơn bán lẻ: Là loại chứng từ tổng hợp các hoá đơn bán lẻ đính kèm cùng hoá đơn bán hàng. Trên chứng từ có chữ ký giữa người bán và người mua.

4. Chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hoá

- Phiếu nhập kho: Là loại chứng từ dùng để ghi nhận việc nhập kho nguyên vật liệu từ hoá đơn mua nguyên vật liệu, nhập kho hàng hoá từ hoá đơn mua hàng hoá, nhập kho thành phẩm. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu hoàn thành quy trình sản xuất sản phẩm.

- Phiếu xuất kho: Là loại chứng từ dùng để ghi nhận việc xuất kho nguyên vật liệu, nhằm mục đích sản xuất thành phẩm, xuất kho hàng hoá bán ra. Căn cứ trên hoá đơn bán hàng hoá, xuất kho thành phẩm để bán cho khách hàng.

- Chuyển kho: Là loại chứng từ có liên quan đến việc chuyển kho vật tư thành kho hàng hoá để xuất bán. Hoặc chuyển kho hàng hoá thành kho vật tư để đưa vào quá trình sản xuất.

5. Các loại chứng từ kế toán liên quan khác

- Chứng từ nghiệp vụ khác: Là các chứng từ nhằm phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ trích lương phải trả cho nhân viên các bộ phận. Bao gồm các khoản trích sau: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn, Bảo hiểm tai nạn, tiền thuế môn bài phải nộp, tiền thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp hàng quý. Bên cạnh đó còn để xác định lại chênh lệch thuế thu nhập doanh nghiệp cuối năm phải nộp thêm.

- Chừng từ ghi đồng thời: Là loại chứng từ được sinh ra khi hạch toán các bút toán về ngoại tệ. Cụ thể như việc mua ngoại tệ các loại.

VII. Chứng từ kế toán theo quy định pháp luật

1. Nội dung chứng từ kế toán

Tại Điều 16 Mục 1 Chương II Luật Kế toán 2015 đã có quy định về nội dung của một chứng từ kế toán như sau:

“1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

2. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.”

2. Quy định về lập và lưu trữ chứng từ kế toán

- Các quy định lập chứng từ kế toán

Theo Điều 18 Mục 1 Chương II Luật Kế toán 2015 có quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán như sau:

“1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.

3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

5. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.”

- Loại chứng từ kế toán phải lưu trữ

Theo Điều 8 Mục 1 Chương II Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

“1. Chứng từ kế toán.

2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.”

- Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Bên cạnh đó, thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán cũng được quy định rõ ràng tại Điều 15 Mục 1 Chương II Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:

“1. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán quy định tại Điều 12 khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với các tài liệu kế toán quy định tại khoản 3 Điều 13 của Nghị định này được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.

3. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập đơn vị tính từ ngày thành lập; tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án được tính từ ngày hoàn thành thủ tục giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án; tài liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra.”

3. Quy định về việc ký chứng từ kế toán

Theo Điều 19 Mục 1 Chương II Luật Kế toán 2015 có quy định về việc ký chứng từ kế toán như sau:

“1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.”

4. Quy định về quản lý và sử dụng chứng từ

Theo Điều 21 Mục 1 Chương II Luật Kế toán 2015 có quy định về việc quản lý, sử dụng chứng từ kế toán như sau:

“1. Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.

2. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

3. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

4. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.”

5. Tiêu hủy và thủ tục tiêu hủy chứng từ kế toán

- Tiêu hủy chứng từ kế toán

Theo Điều 16 Mục 1 Chương II Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về việc tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

“1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”

- Thủ tục tiêu hủy chứng từ kế toán:

Theo Điều 17 Mục 1 Chương II Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

“1. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

2. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".

3. "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.”

Xem thêm:

- Mẫu mục tiêu nghề nghiệp kế toán ghi điểm với nhà tuyển dụng chi tiết

- Tổng hợp công việc của kế toán cần phải làm tại doanh nghiệp chi tiết

- Kế toán doanh nghiệp: mô tả công việc và cơ hội nghề nghiệp hiện nay

Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về khái niệm chứng từ, đặc biệt là khái niệm chứng từ trong kế toán. Bên cạnh đó, cung cấp thêm cho bạn đọc những thông tin liên quan đến thuật ngữ chứng từ và phân loại các chứng từ kế toán phổ biến hiện nay. Chúc bạn thành công hơn nữa trong công việc, và đừng quên chia sẻ nếu bạn thấy bài viết này hay nhé!