Tìm và thay thế nhiều giá trị trong Google Trang tính

Để đảm bảo rằng bạn dành ít thời gian hơn để sàng lọc các kết quả không liên quan, bạn sẽ có thể thực hiện các tìm kiếm sắc nét để tìm chính xác những gì bạn cần

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể sử dụng hiệu quả tính năng Tìm và Thay thế của Google Trang tính để nhanh chóng tìm thấy những gì bạn cần và thay thế nó bằng chính xác những gì bạn muốn

Mục lục

• Tại sao Tìm và Thay thế Google Trang tính lại hữu ích
• Cách sử dụng Tìm và Thay thế trong Google Trang tính
• Sử dụng Hộp thoại Tìm và Thay thế Google Trang tính
  • Tìm và thay thế tất cả các trường hợp của chuỗi tìm kiếm cùng một lúc
  • Thay thế lần lượt từng trường hợp của chuỗi tìm kiếm
  • Phù hợp với toàn bộ nội dung ô
  • Phù hợp với biểu thức chính quy
  • Tìm kiếm và thay thế các chuỗi văn bản bắt đầu bằng một bảng chữ cái cụ thể
  • Tìm kiếm trong Công thức

Tại sao Tìm và Thay thế Google Trang tính lại hữu ích

Tính năng 'Tìm và thay thế' trong Google Trang tính cho phép bạn tìm kiếm trong toàn bộ sổ làm việc để tìm các giá trị cụ thể và thay thế chúng bằng bất kỳ giá trị nào bạn cần

Điều tuyệt vời về tính năng Tìm và Thay thế là nó cung cấp cho bạn tùy chọn thay thế tất cả các trường hợp của chuỗi tìm kiếm của bạn cùng một lúc hoặc thay thế từng trường hợp một

Dưới đây là một số tiện ích khác mà bạn nhận được từ Tìm và Thay thế của Google

• Nó cho phép bạn sử dụng các biểu thức chính quy để tìm kiếm các giá trị tuân theo một mẫu cụ thể
• Nó cho phép bạn sử dụng các ký tự đại diện để tìm kiếm các giá trị tương tự như chuỗi tìm kiếm của bạn
• Nó cho phép bạn tìm kiếm trong công thức và trong kết quả của công thức
• Bạn có tùy chọn để tìm kiếm các ô khớp chính xác hoặc các ô chứa chuỗi tìm kiếm
• Bạn có tùy chọn để chỉ định xem bạn có muốn thực hiện tìm kiếm phân biệt chữ hoa chữ thường hay không

Chúng ta sẽ xem xét các ứng dụng trên bằng cách đi qua các ví dụ. Chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu tưởng tượng (hiển thị bên dưới) để áp dụng các tìm kiếm của chúng tôi

Cách sử dụng Tìm và Thay thế trong Google Trang tính

Có ba cách để sử dụng Tìm và Thay thế trong Google Trang tính

1. Điều hướng đến Chỉnh sửa-> Tìm và Thay thế
2. Sử dụng phím tắt CTRL+H (trên PC Windows) hoặc CMD+SHIFT+H (trên máy Mac)
3. Sử dụng phím tắt CTRL+F (trên PC Windows) hoặc CMD+F (trên máy Mac)

Có sự khác biệt giữa phương pháp phím tắt thứ nhất và thứ hai được đề cập ở đây. Khi bạn nhấn CTRL+H, bạn sẽ thấy hộp thoại Tìm và Thay thế Google Trang tính

Mặt khác, nhấn CTRL + F sẽ mở hộp Tìm kiếm chung mà bạn có thể sử dụng bất kỳ lúc nào trên máy tính của mình

Có một sự khác biệt nhỏ nhưng thường hữu ích khác. Hộp thoại Tìm và Thay thế trong Google Trang tính cho phép bạn tìm từng chuỗi tìm kiếm của mình

Vì vậy, khi bạn nhấn nút Tìm trong hộp thoại, bạn chỉ có thể thấy lần xuất hiện đầu tiên của chuỗi tìm kiếm trong trang tính của mình

Để xem lần xuất hiện tiếp theo, bạn cần nhấn nút Tìm tiếp theo. Vì vậy, nó không thực sự cung cấp cho bạn cách biết có bao nhiêu phiên bản của chuỗi cho đến khi bạn thực sự thay thế tất cả

Mặt khác, nếu bạn sử dụng hộp Tìm kiếm chung, bạn có thể thấy tất cả các trường hợp của chuỗi tìm kiếm được đánh dấu, sau đó bạn có thể điều hướng qua từng trường hợp một bằng cách sử dụng mũi tên lên và xuống

Sử dụng Hộp thoại Tìm và Thay thế Google Trang tính

Hộp thoại Tìm và Thay thế cung cấp cho bạn một số tùy chọn để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn và thay thế các trường hợp đã tìm thấy trong chuỗi tìm kiếm của bạn

Chúng ta hãy lần lượt xem xét từng tùy chọn bằng các ví dụ tìm kiếm khác nhau

Tìm và thay thế tất cả các trường hợp của chuỗi tìm kiếm cùng một lúc

Đây là bảng tính chúng tôi muốn làm việc một lần nữa

Giả sử bạn muốn thay thế tất cả các phiên bản của chuỗi tìm kiếm 'Sản xuất' bằng chuỗi 'Sản xuất'

1. Nhập các đầu vào sau vào hộp thoại Tìm và Thay thế
   • Tìm thấy. Chế tạo
   • Thay thế bằng. Sản xuất
   • Tìm kiếm. Tờ này
2. Tại thời điểm này, bạn có thể để trống hoặc bỏ chọn tất cả các đầu vào khác
3. Nhấp vào nút Thay thế tất cả
   
4. Bạn sẽ thấy một thông báo cho bạn biết có bao nhiêu phiên bản của chuỗi tìm kiếm đã được tìm thấy và thay thế
   
5. Nhấp vào Xong

Bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các trường hợp của từ 'Sản xuất' được thay thế bằng từ 'Sản xuất'

Ghi chú. Hộp thoại Tìm và Thay thế cho phép bạn tìm thấy những gì bạn cần trong trang tính hiện tại, tất cả các trang tính hoặc thậm chí một phạm vi ô đã chọn. Chỉ cần chọn danh sách mũi tên thả xuống bên cạnh “Tìm kiếm” và chọn tùy chọn bạn cần

Thay thế lần lượt từng trường hợp của chuỗi tìm kiếm

Bây giờ, giả sử bạn muốn thay thế chuỗi 'Hoạt động' bằng các số bộ phận Hoạt động khác, như Hoạt động-1 và Hoạt động-2

Trong những trường hợp như vậy, sẽ không hợp lý nếu thay thế tất cả các trường hợp của từ 'Hoạt động' cùng một lúc. Để thay thế từng phiên bản của chuỗi tìm kiếm, hãy làm theo các bước sau

1. Điều hướng đến Chỉnh sửa-> Tìm và Thay thế
2. Nhập các đầu vào sau vào hộp thoại Tìm và Thay thế
   1. Tìm thấy. hoạt động
   2. Tìm kiếm. Tờ này
3. Tại thời điểm này, bạn có thể để trống hoặc bỏ chọn tất cả các đầu vào khác
4. Bấm vào nút Tìm
   
5. Điều này sẽ đánh dấu vị trí của chuỗi tìm kiếm trong trang tính của bạn và bây giờ bạn sẽ thấy nút Thay thế được kích hoạt
   
6. Bây giờ hãy nhập 'Hoạt động-1' vào hộp nhập bên cạnh 'Thay thế bằng'
7. Bấm vào nút Thay thế
   
8. Lần xuất hiện đầu tiên của từ Operations sẽ được thay thế bằng từ Operations-1
   
9. Đồng thời, lần xuất hiện tiếp theo của từ Hoạt động sẽ được chọn
   
10. Nhập 'Hoạt động-2' vào hộp nhập bên cạnh 'Thay thế bằng'
11. Nhấp vào nút Thay thế một lần nữa
    
12. Lần này, lần xuất hiện thứ hai của từ Hoạt động sẽ được thay thế bằng Hoạt động-2
    
13. Nhấp vào Xong

Đây là giao diện của trang tính bây giờ

Phù hợp với toàn bộ nội dung ô

Bây giờ, nếu bạn muốn thay thế tất cả các phiên bản của tên 'Paul Lee' bằng tên 'Paula Lee thì sao?'

Lưu ý nếu bạn tìm kiếm tên 'Paul', Tìm và Thay thế sẽ xem xét cả hai tên 'Paul Lee' và 'Paul Rodriguez'

Tuy nhiên, nếu bạn chỉ muốn thay thế các trường hợp có tên 'Paul Lee' chứ không phải 'Paul Rodriguez', thì bạn cần thực hiện như sau

1. Điều hướng đến Chỉnh sửa-> Tìm và Thay thế
2. Nhập các đầu vào sau vào hộp thoại Tìm và Thay thế
   1. Tìm thấy. Paul Lee
   2. Thay thế bằng. Paula Lee
   3. Tìm kiếm. Tờ này
3. Chọn hộp kiểm bên cạnh tùy chọn 'Khớp toàn bộ nội dung'
4. Nhấp vào nút Thay thế tất cả
   
5. Bạn sẽ thấy một thông báo cho bạn biết có bao nhiêu phiên bản của chuỗi tìm kiếm đã được tìm thấy và thay thế
   
6. Nhấp vào Xong

Bạn sẽ tìm thấy tất cả các trường hợp của tên 'Paul Lee' được thay thế bằng tên 'Paula Lee'

Ghi chú. nếu bạn cũng muốn làm cho tìm kiếm của mình phân biệt chữ hoa chữ thường, thì bạn sẽ cần chọn hộp kiểm bên cạnh tùy chọn Khớp chữ hoa chữ thường

Phù hợp với biểu thức chính quy

Một tùy chọn tuyệt vời mà bạn nhận được với hộp thoại Tìm và Thay thế là khả năng sử dụng các biểu thức chính quy (Regex) để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn

Sử dụng tính năng này, bạn có thể tìm kiếm các chuỗi khớp với một mẫu cụ thể, chẳng hạn như định dạng ID, địa chỉ email hoặc URL

Biểu thức chính quy là gì?

Biểu thức chính quy là một chuỗi các ký tự, bao gồm ký hiệu, chữ cái và số được kết hợp để tạo thành chuỗi tìm kiếm

Một biểu thức chính quy thường được đặc trưng bởi một số ký hiệu đặc biệt, còn được gọi là 'siêu ký tự'. Dưới đây là một số ví dụ về siêu ký tự mà bạn có thể sử dụng

Siêu ký tự Đại diện cho cái gì^Phần đầu của chuỗi$Phần cuối của chuỗi. Một ký tự đơn?Không hoặc một lần xuất hiện của một ký tự hoặc chuỗi*Không hoặc nhiều lần xuất hiện của một ký tự hoặc chuỗi+Một hoặc nhiều lần xuất hiện của một ký tự hoặc chuỗi. Toán tử Or() Cái này chứa một nhóm siêu ký tự bên trong nó và đại diện cho chuỗi ký tự đó[]Cái này chứa một bộ ký tự và đại diện cho bất kỳ một trong các ký tự bên trong nó[^]Cái này chứa một bộ ký tự và đại diện cho bất kỳ một trong số

Tìm kiếm và thay thế các chuỗi văn bản bắt đầu bằng một bảng chữ cái cụ thể

Giả sử bạn muốn tìm tất cả các tên bắt đầu bằng chữ 'P'

Giả sử bạn muốn thay thế tên bằng từ 'được phân loại'. Trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng biểu thức chính quy ^P[a-zA-Z ]+$ để tìm tất cả các tên bắt đầu bằng chữ P

Lưu ý rằng các ký hiệu “[a-zA-Z ]

Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện để sử dụng biểu thức chính quy này trong hộp thoại Tìm và Thay thế

1. Chọn cột Tên (dãy A2. A8)
2. Điều hướng đến Chỉnh sửa-> Tìm và Thay thế
3. Nhập các đầu vào sau
   1. Tìm thấy. ^P[a-zA-Z ]+$
   2. Thay thế bằng. được phân loại
   3. Tìm kiếm. phạm vi cụ thể
4. Chọn hộp kiểm bên cạnh tùy chọn 'Tìm kiếm bằng biểu thức chính quy'
5. Bạn sẽ nhận thấy rằng hộp kiểm bên cạnh tùy chọn 'Trường hợp phù hợp' cũng được kiểm tra tự động
6. Nhấp vào nút Thay thế tất cả
   
7. Bạn sẽ thấy một thông báo cho bạn biết có bao nhiêu phiên bản của chuỗi tìm kiếm đã được tìm thấy và thay thế
   
8. Nhấp vào Xong

Bạn nên tìm tất cả các tên bắt đầu bằng chữ 'P' được thay thế bằng từ 'được phân loại'

Tìm kiếm trong Công thức

Nói chung, Tìm và Thay thế chỉ tìm kiếm thông qua nội dung ô và kết quả của công thức. Nếu bạn cũng muốn xem liệu từ tìm kiếm của mình có nằm trong công thức thực tế của các ô hay không, thì cũng có một tùy chọn cho điều đó

Trong ví dụ của chúng tôi, nếu bạn xem nội dung của cột E, bạn sẽ nhận thấy rằng chúng tôi đã sử dụng một công thức để tính Tổng và sau đó hiển thị nó cùng với chuỗi “chỉ”

Giả sử bạn muốn xóa từ “chỉ” khỏi tất cả các công thức. Đối với điều này, bạn sẽ cần phải làm theo các bước dưới đây

1. Điều hướng đến Chỉnh sửa-> Tìm và Thay thế
2. Nhập các đầu vào sau vào hộp thoại Tìm và Thay thế (vì chúng tôi muốn xóa từ “chỉ”, chúng tôi chỉ cần để trống trường ‘Thay thế bằng’
   1. Tìm thấy. chỉ có
   2. Thay thế bằng
   3. Tìm kiếm. Tờ này
3. Chọn hộp kiểm bên cạnh tùy chọn 'Cũng tìm kiếm trong công thức'
4. Nhấp vào nút Thay thế tất cả
   
5. Bạn sẽ thấy một thông báo cho bạn biết có bao nhiêu phiên bản của chuỗi tìm kiếm đã được tìm thấy và thay thế
   
6. Nhấp vào Xong

Bạn sẽ tìm thấy tất cả các lần xuất hiện của từ "chỉ" bị xóa khỏi công thức (và do đó là kết quả của công thức)

Chúng tôi đã thảo luận các chiến lược khác nhau trong hướng dẫn này để giúp bạn tìm thấy những gì bạn cần một cách nhanh chóng và hiệu quả để sau đó bạn có thể thay thế nó bằng những gì bạn muốn

Hộp thoại Tìm và Thay thế của Google trang tính là một công cụ có giá trị cao. Nó cung cấp cho bạn một số tùy chọn, bao gồm tùy chọn thay thế một số hoặc tất cả các lần xuất hiện của chuỗi tìm kiếm, để tìm kiếm các chuỗi tuân theo một mẫu và cũng để xem các công thức bên trong

Cách tốt nhất để thành thạo công cụ này là thông qua thực hành. Theo thời gian, bạn sẽ thấy mình ngày càng giỏi hơn trong việc nghĩ ra chuỗi tìm kiếm phù hợp để thực hiện tìm kiếm và thay thế một cách dễ dàng và chính xác