Ví dụ về hệ thống thông tin trong thực tế mới nhất 2024

1. Hệ thống đặt chỗ: Hệ thống đặt chỗ cho phép khách hàng đặt phòng khách sạn, vé máy bay hoặc vé tàu trực tuyến hoặc qua điện thoại. Nó lưu trữ thông tin về tình trạng sẵn có của phòng hoặc vé, giá cả và các dịch vụ khác có sẵn.
2. Hệ thống quản lý khách hàng (CRM): Hệ thống CRM thu thập và quản lý thông tin về khách hàng, chẳng hạn như tên, địa chỉ, số điện thoại, lịch sử mua hàng và nhu cầu của họ. Hệ thống này giúp các doanh nghiệp theo dõi tương tác với khách hàng và cung cấp dịch vụ tốt hơn.
3. Hệ thống quản lý kho: Hệ thống quản lý kho giám sát lượng hàng tồn kho và kiểm soát các hoạt động nhập, xuất và phân phối hàng hóa. Nó giúp các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho có sẵn, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
4. Hệ thống quản lý tài chính: Hệ thống quản lý tài chính theo dõi các khoản thu, chi, tài sản và nợ của một doanh nghiệp. Nó giúp các doanh nghiệp lập ngân sách, quản lý dòng tiền và báo cáo tình hình tài chính.
5. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Hệ thống ERP là một hệ thống phần mềm tích hợp quản lý các quy trình kinh doanh chính của một doanh nghiệp, chẳng hạn như tài chính, kế toán, bán hàng, marketing và sản xuất. Nó giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm chi phí.
6. Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng: Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng quản lý các hoạt động lưu trữ, vận chuyển và phân phối hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng. Nó giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng và giảm chi phí.
7. Hệ thống quản lý dự án: Hệ thống quản lý dự án theo dõi tiến độ, chi phí và rủi ro của một dự án. Nó giúp các doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả hơn và tránh tình trạng chậm trễ hoặc vượt chi phí.
8. Hệ thống quản lý nhân sự: Hệ thống quản lý nhân sự lưu trữ thông tin về nhân viên, chẳng hạn như tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, chức danh, mức lương và lịch sử làm việc. Nó giúp các doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả hơn và tuân thủ các yêu cầu của pháp luật.
9. Hệ thống quản lý tài liệu: Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu điện tử của một doanh nghiệp. Nó giúp các doanh nghiệp tìm kiếm, truy cập và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng và an toàn.
10. Hệ thống quản lý kiến thức: Hệ thống quản lý kiến thức lưu trữ, quản lý và chia sẻ kiến thức của một doanh nghiệp. Nó giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả học tập và sáng tạo, cũng như tăng cường khả năng cạnh tranh.

Hệ thống thông tin là gì?

Ở cấp độ cơ bản nhất, một hệ thống thông tin (IS) là một tập hợp các thành phần hoạt động cùng nhau để quản lý việc xử lý và lưu trữ dữ liệu. Vai trò của nó là hỗ trợ các khía cạnh chính của việc điều hành một tổ chức, chẳng hạn như giao tiếp, lưu giữ hồ sơ, ra quyết định, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa. Các công ty sử dụng thông tin này để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ, đưa ra các quyết định chiến lược và đạt được lợi thế cạnh tranh.

Hệ thống thông tin thường bao gồm sự kết hợp của phần mềm, phần cứng và mạng viễn thông. Ví dụ, một tổ chức có thể sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý quan hệ khách hàng để hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu của mình, có được khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại. Công nghệ này cho phép các công ty thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động bán hàng, xác định nhóm mục tiêu chính xác của chiến dịch tiếp thị và đo lường sự hài lòng của khách hàng.

Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

• Gia tăng hiệu suất của doanh nghiệp

Công nghệ hiện đại có thể tăng đáng kể hiệu suất và năng suất của công ty bạn. Hệ thống thông tin cũng không ngoại lệ. Các tổ chức trên toàn thế giới dựa vào họ để nghiên cứu và phát triển các cách mới để tạo doanh thu, thu hút khách hàng và hợp lý hóa các nhiệm vụ tốn thời gian.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí

Với một hệ thống thông tin, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi đưa ra quyết định thông minh hơn. Các bộ phận nội bộ của một công ty, chẳng hạn như tiếp thị và bán hàng, có thể giao tiếp tốt hơn và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn.

• Giảm mắc lỗi

Vì công nghệ này được tự động hóa và sử dụng các thuật toán phức tạp, nó làm giảm lỗi của con người. Hơn nữa, nhân viên có thể tập trung vào các khía cạnh cốt lõi của một doanh nghiệp thay vì dành hàng giờ để thu thập dữ liệu, điền vào giấy tờ và phân tích thủ công.

• Thu thập thông tin nhanh chóng

Nhờ hệ thống thông tin hiện đại, các thành viên trong nhóm có thể truy cập lượng dữ liệu khổng lồ từ một nền tảng. Ví dụ: họ có thể thu thập và xử lý thông tin từ các nguồn khác nhau, chẳng hạn như nhà cung cấp, khách hàng, kho hàng và đại lý bán hàng, với một vài cú click chuột.

Ứng dụng công nghệ trong quản lý hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Có nhiều loại hệ thống thông tin khác nhau và mỗi loại có một vai trò khác nhau. Chẳng hạn, hệ thống thông minh kinh doanh (BI) có thể biến dữ liệu thành những hiểu biết có giá trị.

Loại công nghệ này cho phép báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn, quyết định kinh doanh tốt hơn và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. Một lợi ích lớn khác là trực quan hóa dữ liệu, cho phép các nhà phân tích diễn giải lượng lớn thông tin, dự đoán các sự kiện trong tương lai và tìm các mẫu trong dữ liệu lịch sử.

Các tổ chức cũng có thể sử dụng phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu trên các lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất đến tài chính và kế toán. Loại hệ thống thông tin này bao gồm nhiều ứng dụng cung cấp cái nhìn 360 độ về hoạt động kinh doanh.

Giống như các hệ thống thông tin khác, ERP cung cấp những hiểu biết có thể hành động và giúp bạn quyết định các bước tiếp theo. Nó cũng giúp dễ dàng đạt được sự tuân thủ quy định, tăng cường bảo mật dữ liệu và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận. Ngoài ra, nó giúp đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ tài chính của bạn là chính xác và cập nhật.

Về lâu dài, phần mềm ERP có thể giảm chi phí vận hành, cải thiện sự hợp tác và tăng doanh thu của bạn. Gần một nửa số công ty thực hiện hệ thống này báo cáo lợi ích lớn trong vòng sáu tháng.

Vào cuối ngày, các hệ thống thông tin có thể cung cấp cho bạn một lợi thế cạnh tranh và cung cấp dữ liệu bạn cần để đưa ra quyết định kinh doanh nhanh hơn, thông minh hơn. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể lựa chọn hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống quản lý kiến thức, hệ thống hỗ trợ quyết định và hơn thế nữa. Khi chọn một, hãy xem xét ngân sách, ngành và quy mô kinh doanh của bạn. Tìm kiếm một hệ thống thông tin phù hợp với mục tiêu của bạn và có thể hợp lý hóa các hoạt động hàng ngày của bạn.

Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp trong doanh nghiệp là công cụ hữu hiệu, hỗ trợ tối ưu cho doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều hệ thống quản lý để doanh nghiệp tham khảo và áp dụng. Trong bài viết dưới đây, Viindoo sẽ giới thiệu những hệ thống thông tin quản lý hiệu quả mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

1. Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp là gì?

Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp là công cụ cung cấp dữ liệu để phục vụ công tác quản lý ở đơn vị. Hệ thống này bao gồm các yếu tố như: Con người, thiết bị, quy trình xử lý dữ liệu, phân tích, đánh giá, cung cấp thông tin cần thiết để doanh nghiệp đưa ra các quyết định quan trọng trong tổ chức. Ngoài ra, hệ thống này còn là công cụ đắc lực để doanh nghiệp và các nhà điều hành quản trị sự thay đổi và quản trị rủi ro trong thị trường đầy biến động hiện nay.

Hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp

\>>>> Đọc Thêm Về: Xây dựng bộ quy trình quản lý doanh nghiệp đơn giản, hiệu quả

2. Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp phổ biến

2.1 Hệ thống CRM quản trị quan hệ khách hàng​

Hệ thống CRM quản trị quan hệ khách hàng là công cụ giúp doanh nghiệp xác định và đánh giá trải nghiệm dịch vụ trải nghiệm khách hàng. Hệ thống sẽ thu nhập tất cả các thông tin về hành vi mua sắm và nhu cầu của khách hàng. Mỗi một lượt tương tác của khách hàng sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin có giá trị về cả khách hàng hiện tại lẫn tiềm năng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của công ty trong tương lai.

Hệ thống CRM quản trị quan hệ khách hàng

2.2 Hệ thống thông tin quản lý (Management information system)

Thông thường, để đưa ra các quyết định đúng đắn, doanh nghiệp cần phải có được dữ liệu từ hệ thống giao dịch. Vậy nên, hệ thống thông tin quản lý MIS ra đời nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và phân tích thông tin để hỗ trợ quản lý cấp cao trong quá trình ra quyết định. Tuy nhiên, MIS chủ yếu tập trung vào việc thu thập, xử lý và phân phối thông tin để hỗ trợ các hoạt động hàng ngày và định kỳ của doanh nghiệp.

Các thông tin này sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định được các vấn đề đang tồn đọng trong doanh nhiều. Ví dụ như: Xác định được các hoạt động gây lãng phí, không hiệu quả và tạo ra chi phí ẩn trong kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể nhận định đúng và đưa ra những hành động hiệu quả để cải thiện các hoạt động kinh doanh.

\>>>> Xem Thêm: B2B là gì? Mô hình kinh doanh Doanh nghiệp với doanh nghiệp

2.3 Hệ thống Xử lý giao dịch (Transaction processing system)

Hệ thống xử lý giao dịch là được sử dụng để thu thập, xử lý và theo dõi thông tin về các giao dịch kinh doanh và tài chính trong doanh nghiệp. TPS thường được sử dụng để quản lý các giao dịch mua bán, thanh toán cũng như các giao dịch khác liên quan đến dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp. Hệ thống này có khả năng đáp ứng nhanh để đảm bảo rằng các giao dịch trong hệ thống được xử lý một cách hiệu quả và chính xác..

Hệ thống Xử lý giao dịch

\>>>> Tìm Hiểu Ngay: Trực quan hóa dữ liệu là gì? Lợi ích và các bước thực hiện

2.4 Hệ thống thông tin điều hành (Executive Information System)

Hệ thống Thông tin điều hành (EIS) là một loại hệ thống thông tin được thiết kế để cung cấp và phân tích các thông tin kinh doanh chi tiết cho các quản lý cấp cao trong doanh nghiệp. Hệ thống này sẽ cung cấp các thông tin cụ thể như: Báo cáo, đồ thị, kế hoạch chi tiết, phân tích dự đoán để doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa ra quyết định mà không cần phải tìm kiếm thêm dữ liệu.

Khác với Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Hệ thống Thông tin điều hành (EIS) có khả năng cung cấp các thông tin chi tiết về hoạt động của doanh nghiệp và phân tích các xu hướng để giúp quản lý đưa ra các quyết định mang tính chiến lược hơn.

2.5 Hệ thống quản trị nhân sự (HRM)

Hệ thống quản trị nhân sự là hệ thống quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự trong một tổ chức hay doanh nghiệp. Phần mềm HRM tập trung vào việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển, nâng cao năng lực và năng suất lao động của nhân sự trong công ty. Không chỉ vậy, hệ thống HRM còn hỗ trợ quản lý chính sách phúc lợi và tiền lương trong công ty.

Hệ thống quản trị nhân sự

7 ví dụ về hệ thống thông tin trong thực tế

1. Hệ thống thông tin quản lý khách hàng (CRM): Cho phép các doanh nghiệp theo dõi và quản lý thông tin khách hàng, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, các tương tác với doanh nghiệp và các nhu cầu cụ thể.

2. Hệ thống thông tin quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Là hệ thống kết hợp các quy trình kinh doanh chính của một doanh nghiệp vào một hệ thống thống nhất duy nhất. ERP cung cấp thông tin tổng hợp và kịp thời cho các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, giúp tăng cường hiệu quả và độ chính xác.

3. Hệ thống thông tin kế toán: Là hệ thống lưu trữ và xử lý dữ liệu liên quan đến hoạt động tài chính của một doanh nghiệp. Hệ thống này bao gồm thông tin về doanh thu, chi phí, tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.

4. Hệ thống thông tin quản lý kho: Là hệ thống theo dõi và quản lý hàng tồn kho của một doanh nghiệp. Hệ thống này bao gồm thông tin về các loại hàng tồn kho, số lượng, địa điểm lưu trữ và giá cả.

5. Hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng: Là hệ thống liên kết các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng, từ nhà cung cấp đến nhà phân phối và khách hàng. Hệ thống này cho phép các doanh nghiệp chia sẻ thông tin theo thời gian thực, giúp tăng cường hiệu quả và độ chính xác.

6. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Là hệ thống lưu trữ và xử lý dữ liệu liên quan đến nhân viên của một doanh nghiệp. Hệ thống này bao gồm thông tin về các nhân viên, lương, thưởng, chế độ phúc lợi, lịch trình làm việc và lịch sử đào tạo.

7. Hệ thống thông tin quản lý dự án: Là hệ thống hỗ trợ quản lý dự án, bao gồm các chức năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và quản lý rủi ro. Hệ thống này cho phép các bên liên quan trong dự án dễ dàng theo dõi tiến độ và đưa ra các quyết định sáng suốt.

2.6 Hệ thống quản lý kiến thức (Knowledge Management System)

Đối với các doanh nghiệp, việc thu thập, lưu trữ, chia sẻ kiến thức là rất quan trọng, đặc biệt là đơn vị kinh doanh dịch vụ. Sử dụng hệ thống quản lý kiến thức sẽ giúp doanh nghiệp trở thành chuyên gia trong lĩnh vực cụ thể. Định nghĩa cụ thể hơn, hệ thống quản lý kiến thức (KMS) là được thiết kế để thu thập, quản lý, sắp xếp và chia sẻ các kiến thức, thông tin và kinh nghiệm trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Mục đích của KMS là tăng cường khả năng học tập và chia sẻ kiến thức, từ đó nâng cao chất lượng nhân sự và chuyên gia trong công ty, từ đó đem lại lợi thế cạnh tranh trong thị trường. KMS có thể bao gồm hệ thống các tài liệu, kiến thức, cơ sở dữ liệu, mạng xã hội nội bộ, các tài liệu đào tạo...

Ví dụ: Công ty luật, kế toán yêu cầu cao về nguồn tài liệu, kiến thức,... Chính vì vậy, các lĩnh vực này sẽ cần sử dụng đến hệ thống quản lý kiến thức để phân loại dữ liệu theo các chủ đề và cung cấp các thông tin dưới dạng bảng tính, tài liệu, bản trình bày, bài viết trên blog. Hệ thống quản lý kiến thức đảm bảo các doanh nghiệp và nhân sự trong công ty có thể dễ dàng tiếp cận nguồn tài liệu và thông tin nhanh nhất.