Dđóng dấu giáp lai từ bao nhiêu tờ trở lên

Chào Anh/Chị; Em là nhân viên mới thực tập ở Ủy Ban nhân dân xã. Cho em hỏi dấu dáp lai có quy định gì không ạ? Tư vấn giúp em để em thực hiện cho đúng quy định của pháp luật.

Căn cứ theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ – CP quy định về việc sử dụng con dấu thì: “ Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.”. Như vậy, đối với các văn bản của cơ quan nhà nước chỉ giáp lai đối với chứng từ từ 05 trang trở xuống.

Bạn đang là sinh viên thực tập tại cơ quan nhà nước chỉ nên quan sát và học hỏi. Không tùy tiện sử dụng con dấu để đóng lên các văn bản khác khi chưa có sự đồng ý của người có thẩm quyền. Nếu giao nhiệm vụ đóng con dấu phải có sự giám sát của người chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng con dấu.

Do tính đặc thù của dấu Ủy Ban nhân dân nên quy chế kiểm soát hết sức chặt chẽ. Tránh trường hợp kẻ gian lợi dụng sơ hở nhằm thu lợi bất chính.

Khắc dấu Việt tín có nhận tư vấn về mặt pháp lý đối với việc khắc, sử dụng, bảo quản con dấu của cơ quan nhà nước. Thủ tục khắc theo quy định của pháp luật hiện hành tại cơ quan công an có thẩm quyền; Các cở sở khắc dấu tư nhân không đươc phép khắc loại dấu này.

Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng lề trái hoặc phải của tài liệu bằng 2 tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu có thể đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

Căn cứ quy định tại Điểm đ Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì:

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Như vậy văn bản có 11 tờ thì được đóng nhiều dấu giáp lai, trong đó mỗi dấu được đóng tối đa 5 tờ. Bạn có thể đóng 3 dấu giáp lai, theo thứ tự dấu giáp lai cho 5 trang, 4 trang và 2 trang.

Liên quan đến công tác văn thư. Ban biên tập cho tôi hỏi. Theo quy định của pháp luật hiện hành thì một dấu giáp lai được đóng cho tối đa bao nhiêu tờ văn bản? Mong sớm nhận phản hồi.

• (ảnh minh họa)

Tại Điểm d Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có quy định:

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

\=> Như vậy, theo quy định nêu trên thì khi thực hiện việc đóng dấu giáp lai, người đóng chỉ được đóng 1 dấu giáp lai cho tối đa 05 tờ văn bản. Có thể ít hơn nhưng không được quá số tờ trên.

Bên cạnh đó, Nghị định cũng quy định:

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, tài liệu hoặc phụ lục, biểu bảng kèm theo văn bản (nếu có);

- Dấu giáp lai được đóng trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang (tờ) văn bản [từ 02 đến 05 trang (tờ)].

2. Kỹ thuật đóng dấu giáp lai

Đối với văn bản có nhiều trang, cần tính toán số lượt đóng, mỗi lượt không quá 05 trang (tờ) văn bản và lần đóng sau cùng còn ít nhất là 02 trang (tờ).

Như vậy, bạn sẽ đóng mỗi lượt có 5 trang và không cần đóng liên kết giữa 2 lượt đóng (trang 5, 6 hoặc trang 10, 11) và quan trọng nhất là lượt đóng sau cùng phải có ít nhất 2 trang.

Đóng dấu giáp lai được thực hiện rất phổ biến trong các văn bản. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ dấu giáp lai là gì và cách đóng dấu giáp lai sao cho chuẩn.

1. Dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

Việc đóng và sử dụng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý của văn bản. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là khi phát sinh tranh chấp trước tòa án.

2. Có bắt buộc đóng dấu giáp lai không?

Hiện nay, pháp luật không có quy định bắt buộc phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, các văn bản có nhiều tờ như hợp đồng, văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật... đều sẽ được đóng dấu giáp lai nhằm mục đích:

- Tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.

- Bảo đảm tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.

3. Cách đóng dấu giáp lai như thế nào?

3.1 Đóng dấu giáp lai ở đâu?

Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc sử dụng con dấu như sau:

1. Sử dụng con dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

4. Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Như vậy, dấu giáp lai được đóng trùm lên một phần các tờ giấy ở mép phải của văn bản hoặc phụ lục.

3.2. Quy định đóng dấu giáp lai nhiều trang

Dấu giáp lai được đóng trùm lên từ 02 - 05 tờ văn bản theo quy định tại khoản 1 Điều 33 Nghị định 30.

4. Ngoài dấu giáp lai, các loại dấu khác đóng thế nào?

4.1. Đóng dấu chữ ký

Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

Trong đó, Điều 33 Nghị định 30/2020 quy định cách đóng dấu chữ ký như sau:

- Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.

- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

4.2. Đóng dấu treo

Theo Điều 33 Nghị định 30/2020, cách thức đóng dấu treo người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Thông thường, khi đóng dấu treo thì đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.