Hướng dẫn kế toán nhà hàng ăn uống

Kế toán dịch vụ ăn uống nhà hàng là một lĩnh vực trong ngành kế toán tập trung vào việc quản lý và ghi nhận thông tin tài chính của hoạt động kinh doanh trong ngành dịch vụ ăn uống và nhà hàng. Kế toán dịch vụ ăn uống nhà hàng đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về quy định về thu chi, lập báo cáo tài chính, quản lý hàng tồn kho, tính giá thành và quản lý doanh thu.

Kế toán dịch vụ ăn uống nhà hàng cần phải làm gì?

1. Kế toán dịch vụ ăn uống nhà hàng là gì?

Kế toán dịch vụ ăn uống nhà hàng là việc thực hiện ghi chép, thu thập, xử lý số liệu và báo cáo các thông tin về hoạt động tài chính của dịch vụ ăn uống. Bộ phận kế toán không chỉ cần nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán mà còn cần hiểu rõ các sản phẩm, dịch vụ liên quan.

Kế toán dịch vụ ăn uống nhà hàng là công việc khó khăn và phức tạp bởi sự đa dạng của lĩnh vực này và yêu cầu sự tỉ mỉ.

Bạn muốn biết kế toán thuế dịch vụ là gì? ACC cung cấp dịch vụ này giúp doanh nghiệp quản lý và báo cáo thuế một cách chính xác và hiệu quả.

2. Đặc điểm công ty dịch vụ ăn uống nhà hàng mà kế toán cần nắm

• Đặc thù trong việc xác định doanh thu

Doanh thu của loại hình kinh doanh khách sạn, nhà hàng chủ yếu đến từ dịch vụ lưu trú, cho thuê phòng ngủ và dịch vụ ăn uống, ngoài ra còn có thêm một số dịch vụ khác đi kèm như giặt ủi, giữ xe, bán hàng lưu niệm, karaoke,…

Một số khách sạn còn cung cấp thêm một vài gói du lịch ngắn hạn trong ngày, kế toán cần xác định đó là tour của chính khách sạn hay chỉ là tour bán hộ một công ty du lịch để xác định đúng doanh thu cho khách sạn của mình.

• Đặc thù trong phần quản lý kho

Việc quản lý hàng hóa trong kế toán nhà hàng thường được chia làm 02 nhóm:

+ Nhóm thứ nhất - hàng chuyển bán:

Là các hàng hóa có thể bán trực tiếp cho khách hàng mà không cần phải qua chế biến. Nhóm hàng này thường được quản lý kho tương tự với các doanh nghiệp thương mại, có tồn kho và tính giá xuất kho theo các phương pháp hàng tồn kho thông thường như bình quân tức thời, nhập trước xuất trước, …

+ Nhóm thứ hai - hàng tự chế:

Là các hàng hóa, vật tư cần phải qua khâu chế biến tại nhà hàng thành các món ăn, sau đó mới có thể phục vụ cho khách hàng. Nhóm hàng này không có tồn kho vì sản phẩm chế biến xong không được lưu trữ lâu, cũng như nguyên vật liệu dùng để chế biến cũng có thời hạn lưu trữ không lâu.

Nhóm hàng này được tính giá vốn tương tự như với doanh nghiệp sản xuất tuy nhiên chu kỳ sản xuất của hoạt động này thường ngắn và không có sản phẩm dở dang cuối kỳ. Ngoài ra, kế toán còn cần kết hợp với việc quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu (NVL) theo từng món ăn khi xuất kho.

3. Công việc của kế toán tổng hợp nhà hàng

Công việc của một kế toán tổng hợp nhà hàng là thực hiện những công việc cơ bản sau:

3.1. Kiểm soát giá cả hàng hóa nhập vào, các loại chi phí dịch vụ mua vào và doanh thu dịch vụ bán ra

Nhân viên kế toán tổng hợp lúc này sẽ cần phải kiểm soát được giá nhập và chi phí bán dịch vụ bán ra của nhà hàng. Cụ thể:

• Phải xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng món ăn, bao gồm nguyên liệu chính và nguyên liệu phụ (gas, gia vị, tiền điện…). Thông thường các nguyên liệu chính sẽ chiếm khoảng 70-80%, các yếu tố phụ chiếm 20-30% giá thành của mỗi món ăn, đồ uống.
• Hạch toán tất cả các hóa đơn mua vào, hóa đơn dịch vụ bán ra:
• Với hàng mua ngoài chợ thì lập bảng kê mua, hạch toán luôn vào TK 621 không cần nhập kho.
• Với hàng hóa chuyển bán: như rượu, bia, nước ngọt…thì nên hạch toán vào TK 156 để nhập kho theo dõi.
• Thực hiện những báo cáo sau để đảm bảo việc theo dõi được chi tiết và chính xác:
• Tổng hợp nhập xuất tồn
• Bảng đối chiếu kiểm kê (thực hiện kiểm kê để đối chiếu tồn kho theo sổ sách và tồn kho thực tế)
• Bảng đối chiếu công nợ
• Bảng tổng hợp công nợ
• Báo cáo thuế đầu vào theo phụ lục 02-GTGT
• Thực hiện các công việc khác như kiểm kê định kỳ theo tuần, theo tháng, kiểm tra hạn sử dụng, chất lượng hàng tồn trong kho…

3.2. Xuất hóa đơn đầu ra

Kế toán nhà hàng sẽ cần thực hiện các công việc sau để xuất hóa đơn đầu ra:

• Các công việc xuất hóa đơn đầu ra bao gồm:
• Lập phiếu thanh toán và kèm phiếu order (nếu có)
• Thực hiện xuất hóa đơn và hóa đơn GTGT
• Làm bảng kê chi tiết từng món ăn kèm với hóa đơn
• Làm phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách thực hiện đặt bàn trước.
• Thanh lý hợp đồng…
• Cuối mỗi tháng nên thực hiện làm các báo cáo cần thiết: Bảng tổng hợp công nợ, đối chiếu công nợ, báo cáo sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế đầu ra phụ lục 01-GTGT

3.3. Giá thành món ăn

Giá thành món ăn bao gồm: nguyên vật liệu chính và phụ, nhân công chế biến, chi phí sản xuất chung… Khâu khó nhất để xác định giá thành chính là việc định mức nguyên vật liệu chính và phụ cho từng món ăn, đồ uống cụ thể.

Cần phải xác định được nguyên vật liệu nào là chính và chiếm tỷ trọng bao nhiêu rồi tính đến nguyên vật liệu phụ như: gas, gia vị, tiền điện… Từ đó tính được giá thành tương ứng của từng món ăn nhất định.

3.4 Hạch toán kế toán nhà hàng

Hạch toán kế toán nhà hàng theo Thông tư 133 như sau:

Khi mua hàng hóa về, căn cứ vào hóa đơn, bảng kê mua hàng thực hiện hạch toán:

• Nếu nhập kho: Nợ Tài khoản 152. Có Tài khoản 111, 112, 331.
• Nếu đưa thẳng vào khu pha chế, chế biến: Nợ Tài khoản 154. Có Tài khoản 111, 112, 331.
• Tính tiền lương trực tiếp của đầu bếp, nhân viên pha chế: Nợ Tài khoản 154. Có Tài khoản 334.
• Chi phí sản xuất chung: Nợ Tài khoản 154. Có Tài khoản 111, 112, 331.
• Cuối ngày căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư kết chuyển giá vốn: Nợ Tài khoản 632. Có Tài khoản 154.
• Hạch toán doanh thu: Nợ Tài khoản 111, 131. Có Tài khoản 511, 3331.

Hạch toán kế toán nhà hàng theo Thông tư 200:

Tài khoản tập hợp giá thành là TK 154 và thực hiện mở tài khoản chi tiết cho TK 154 ứng với từng dịch vụ: ăn, uống, buồng nghỉ, dịch vụ vui chơi, giải trí…

Và tùy vào từng phương pháp kế toán hàng tồn kho:

• Kế toán nhà hàng, khách sạn theo phương pháp kê khai thường xuyên
• Kế toán nhà hàng, khách sạn theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Để thực hiện hạch toán theo từng phương pháp cụ thể.

Công việc của kế toán nhà hàng đòi hỏi người thực hiện phải rất cẩn thận, tỉ mỉ và đặc biệt là có kiến thức tổng hợp để tính giá thành sản phẩm được chính xác và hạch toán đúng, đủ. Vì đây là một trong những căn cứ chủ yếu giúp cho việc quản lý nhà hàng được thuận lợi và sát sao.

4. Tài liệu kế toán tổng hợp nhà hàng

Để thực hiện tốt công việc kế toán nhà hàng, kế toán cần thu thập đủ các chứng từ sau:

Kiểm soát hàng hóa, thực phẩm mua vào:

• Với hàng hóa nhập thẳng vào nhà bếp, quầy bar (mua ở chợ, tạp hóa):
• Bảng kê hàng hóa mua vào
• Phiếu chi tiền
• Hóa đơn lẻ của nhân viên thu mua
• Bảng đối chiếu công nợ
• Với hàng hóa chuyển bán: bao gồm những mặt hàng như: nước ngọt, rượu, bia…phải nhập kho 156 để theo dõi thì cần tập hợp những chứng từ
• Phiếu chi tiền, ủy nhiệm chi (nếu hóa đơn mua vào < 20 triệu đồng)
• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn thông thường mua vào
• Hợp đồng thanh lý (nếu có)
• Phiếu nhập kho
• Phiếu giao hàng (nếu có)
• Giấy đề nghị thanh toán (nếu có)
• Biên bản đối chiếu công nợ theo từng đợt

Khi thực hiện xuất hóa đơn đầu ra:

• Phiếu thanh toán và phiếu order (nếu có)
• Thực hiện xuất hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn thông thường
• Xuất hóa đơn có kèm bảng kê chi tiết từng món ăn
• Phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách thực hiện đặt bàn trước.
• Thanh lý hợp đồng
• Phiếu thu tiền nếu khách thanh toán tiền mặt. Hóa đơn cà thẻ nếu khách thực hiện cà thẻ, hay phiếu báo có của ngân hàng.
• Và cuối kỳ thực hiện làm một số báo cáo theo quy định.

5. Phân biệt kế toán tổng hợp nhà hàng theo Thông tư 200 và Thông tư 133

Kế toán nhà hàng theo Thông tư 200 và Thông tư 133 có những điểm khác biệt cơ bản sau:

Nội dung Thông tư 200 Thông tư 133 Đối tượng nhà hàng áp dụng Tất cả các nhà hàng, khách sạn Chỉ áp dụng cho nhà hàng khách sạn vừa và nhỏ với vốn điều lệ dưới 10 tỷ và số lao động bình quân năm dưới 300 người. Về báo cáo tài chính Hệ thống báo cáo gồm:

– Bảng cân đối kế toán

– Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính

Hệ thống báo cáo gồm:

– Bảng cân đối kế toán

– Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

– Thuyết minh báo cáo tài chính

– Không cần báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Hệ thống tài khoản – TK 1113, 1123: Vàng tiền tệ– TK 1131, 1132: Tiền đang vận chuyển

– TK 1218: Chứng khoán và công cụ tài chính khác

– TK 1362: Phải thu nội bộ về chênh lệch tỷ giá

– TK 1363: Phải thu nội bộ về chi phí đi vay đủ điều kiện được vốn hóa.

– TK 153, TK 155, TK 156 có TK cấp 2

– TK 158: hàng hóa kho bảo thuế

– TK 161: chi sự nghiệp (1611 / 1612 chi sự nghiệp năm trước / năm nay)

– TK 171: giao dịch mua bán lại trái phiếu chính phủ

– TK 242: tài sản thuế thu nhập hoãn lại.

-TK 244: Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược ….

…

– TK 1113, 1123: không có– TK 1131, 1132: không có

– TK 1218: không có

– TK 1362: không có

– TK 1363: không có

– TK 153, TK 155, TK 156 không có TK cấp 2

– TK 158: không có

– TK 161: Không có

– TK 171: không có

– TK 242: không có

– TK 244: Không có thay bằng TK 1386

…

6. Yêu cầu đối với công việc kế toán trong đơn vị kinh doanh dịch vụ ăn uống

Để đảm nhiệm vị trí kế toán dịch vụ ăn uống, bạn cần có bằng tốt nghiệp Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tương đương.

• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở việc trí tương đương (kinh nghiệm trong ngành khách sạn là một lợi thế).
• Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng đặc biệt là Excel.
• Tiếng Anh cơ bản
• Nắm vững các nghiệp vụ kế toán.
• Sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán như Misa, Smile….
• Nhanh nhẹn, hoạt bát, có tinh thần trách nhiệm cao.
• Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình, năng động, hòa đồng, thân thiện.
• Có khả năng chịu áp lực công việc.

7. Hướng dẫn hạch toán kế toán công ty dịch vụ ăn uống

Kế toán nhà hàng sẽ hạch toán thông qua 2 phương pháp chủ yếu là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Cụ thể:

7.1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên

Tập hợp chi phí 621

• Căn cứ vào hóa đơn mua vào, kế toán thực hiện hạch toán vào TK 152, 156:
• Nợ TK 152, 156.
• Nợ TK 133. Có TK 331, 111, 112…
• Căn cứ vào định mức và mỗi lần xuất hóa đơn bán ra về số lượng, thực hiện hạch toán chi phí NVL:
• Nợ TK 621. Có TK 152, 111, 112,… Cuối kỳ thực hiện kết chuyển vào TK 154.
• Nợ TK 154
• Nợ TK 632 (phần chi phí NVL trên mức bình thường). Có TK 621 – chi phí NVL trực tiếp

Tập hợp chi phí 622

• Chi phí nhân công trực tiếp cho đầu bếp, phụ bếp, quầy pha chế:
• Nợ TK 622. Có TK 334. Thực hiện kết chuyển vào 154
• Nợ TK 154. Có TK 632 – Chi phí nhân công trên mức bình thường. Có TK 622- chi phí nhân công trực tiếp

Tập hợp chi phí 627

• Các chi phí chung bao gồm: thuê mặt bằng, khấu hao tài sản cố định… hạch toán vào TK 627:
• Nợ TK 627.
• Nợ TK 133 (nếu có). Có TK 331, 111, 112…
• Cuối kỳ:
• Nợ TK 154
• Nợ TK 632: chi phí sản xuất chung không phân bổ (chi phí trên mức bình thường không tính vào giá thành dịch vụ). Có TK 627 – chi phí sản xuất chung.

Hạch toán TK 154

• Tập hợp giá thành ghi: Nợ TK 154. Có TK 621, 622, 627
• Nếu xuất hóa đơn thì hạch toán giá vốn: Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán. Có TK 154
• Sử dụng dịch vụ tiêu dùng trong nội bộ: Nợ TK 641, 642. Có TK 154

7.2 Theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Hạch toán 611

Hạch toán 611: Kết chuyển trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho vào đầu kỳ kế toán (dựa theo kết quả kiểm kê cuối kỳ trước), thực hiện hạch toán Nợ TK 611, có TK 152, 153

• Khi thực hiện mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hạch toán:
• Nợ TK 611 – mua hàng (giá mua chưa có thuế GTGT)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331, 111, 112/
• Cuối kỳ khi kiểm kê xác định được trị giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất sử dụng để kinh doanh trong kỳ thực hiện ghi: Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642, 241… Có TK 611
• Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) ghi:
• Nợ TK 152 – nguyên vật liệu
• Nợ TK 153 – công cụ dụng cụ. Có TK 611 – mua hàng

Hạch toán 631

• Kết chuyển chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí dịch vụ dở dang đầu kỳ kế toán ghi: Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất. Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
• Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào giá thành sản xuất vào cuối kỳ kế toán ghi:
• Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
• Nợ TK 632 – phần vượt trên mức bình thường. Có TK 621 – chi phí NVL trực tiếp.
• Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào giá thành sản xuất vào cuối kỳ kế toán:
• Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
• Nợ TK 632 – phần vượt trên mức bình thường. Có TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp.
• Tính toán chi phí phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung vào tài khoản giá thành sản xuất theo từng loại sản phẩm, nước uống, dịch vụ… kế toán ghi:
• Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
• Nợ TK 632 – phần vượt trên mức bình thường. Có TK 627 – chi phí sản xuất chung.
• Tiến hành kiểm kê và xác định giá trị sản phẩm, dịch vụ dở dang cuối kỳ kế toán: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh dở dang. Có TK 631 – Giá thành sản xuất
• Giá thành dịch vụ hoàn thành, ghi: Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán. Có TK 631 – Giá thành sản xuất.
• Sử dụng dịch vụ tiêu dùng (nội bộ) hạch toán: Nợ TK 641, 642. Có TK 631

Như vậy, tùy theo mô hình của từng nhà hàng mà kế toán lựa chọn hạch toán theo phương pháp cho phù hợp.

• Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên giúp việc quản lý nhà hàng được chặt chẽ, và kiểm tra tồn kho vào bất cứ thời điểm nào.
• Còn hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ thực hiện được vào cuối mỗi kỳ (thường là cuối tháng), giúp giảm tải bớt khối lượng công việc hàng ngày cho kế toán.

8. Tầm quan trọng của kế toán đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống

• heo dõi thường xuyên tình hình hoạt động kinh doanh

Với chuyên môn của một kế toán nhà hàng, công việc theo dõi và cập nhật tình hình hoạt động cần được xử lý một cách bài bản theo đúng nghiệp vụ kế toán. Nhờ đó, chủ kinh doanh có thể nắm bắt đủ số liệu để điều hành bộ máy vận hành trôi chảy và đưa ra quyết định quản lý và kiểm soát nội bộ hiệu quả.

• Cung cấp dữ liệu cho chủ kinh doanh để hoạch định chiến lược mới

Ngoài việc quản lý và kiểm soát nội bộ, chủ kinh doanh cũng cần dữ liệu phân tích để hoạch định ra chiến lược cho tương lai. Chẳng hạn như các báo cáo về doanh thu sẽ chỉ ra được vấn đề sản phẩm đang kinh doanh tại nhà hàng có đạt hiệu quả hay không.

Từ đó, chủ nhà hàng sẽ có chiến lược thay đổi menu, thay đổi công thức chế biến hoặc thay đổi giá bán, v.v…

• Điều hoà tình hình tài chính của doanh nghiệp

Không phải lúc nào chủ kinh doanh hoặc người quản lý cũng có thể nhìn ra được điểm “nóng” và “lạnh” của tình hình tài chính (dòng tiền) tại nhà hàng để kịp thời đưa ra các điều chỉnh, cân đối. Vậy nên, khi nào cần bổ sung nguồn tiền, khi nào cần mua sắm mới tài sản, v.v… phụ thuộc rất nhiều vào số liệu theo dõi của kế toán viên.

• Đảm bảo cơ sở vững chắc trong giao dịch buôn bán

Công nợ phải thu, công nợ phải trả với đối tác và công việc đối chiếu giữa đôi bên một cách chính xác nhằm đảm bảo mối quan hệ trong kinh doanh cũng là một yếu tố đáng lưu tâm. Kế toán viên lúc này có thể nắm rõ được khối lượng, giá trị giao dịch trong quá khứ để nhanh chóng giúp chủ kinh doanh xác định được số tiền cần phải thanh toán hoặc cần phải thu hồi.

9. Kế toán dịch vụ ăn uống nhà hàng của ACC

Nhằm đáp ứng các nhu cầu đa dạng của khách hàng, ACC đưa ra dịch vụ kế toán ăn uống nhà hàng cho các doanh nghiệp dựa trên các nguyên tắc về tuân thủ pháp luật Việt Nam, các nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp.

Đồng thời, các dịch vụ kế toán ăn uống nhà hàng của ACC đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho các doanh nghiệp.

Với đội ngũ kinh nghiệm về đa lĩnh vực và mạng lưới các văn phòng tại các thành phố lớn: Hà Nội, TP.HCM, Bình Dương, TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và Đồng Nai, ACC đáp ứng sự hài lòng của khách hàng với mức phí hợp lý nhất.

10. Câu hỏi thường gặp

Những vấn đề phải chú ý khi kế toán dịch vụ ăn uống nhà hàng?

Cần chú ý ghi nhận đầy đủ các khoản thu/chi, tính toán chính xác chi phí sản xuất, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Những khoản chi phí nào cần tính toán trong kế toán dịch vụ ăn uống nhà hàng?

Những khoản chi phí cần tính toán trong kế toán dịch vụ ăn uống của nhà hàng gồm: chi phí nguyên liệu, chi phí nhân viên, chi phí vận chuyển, chi phí tiêu hao vật tư và các chi phí khác.

Làm thế nào để kế toán dịch vụ ăn uống nhà hàng tối ưu chi phí và tăng doanh thu?

Trả lời: Kế toán dịch vụ ăn uống giúp theo dõi chi phí và doanh thu, từ đó đưa ra các giải pháp tối ưu hóa chi phí và tăng doanh thu cho nhà hàng.