Ví dụ về tiêu chuẩn hóa sản phẩm

Tiêu chuẩn hóa công việc hay công việc được chuẩn hóa (Standardized work) là một phương pháp luận được xây dựng dựa trên sự nhất quán đã thiết lập trong các quy trình làm việc. Là nền tảng của tất cả các chương trình cải tiến liên tục.

Công việc được tiêu chuẩn hóa tạo ra sự ổn định, cắt giảm lãng phí, tăng thời hiệu quả hoạt động. Mang lại sự hài lòng hơn trong công việc giữa người lao động và người giám sát. Bằng cách xác định các tiêu chuẩn cho bất kỳ loại công việc nào.

“Không có tiêu chuẩn, không thể có cải tiến.” – Taiichi Ohno, Người sáng lập Hệ thống Sản xuất Toyota

Tiêu chuẩn công việc (work standards)

Là những tuyên bố cụ thể về:

• Điều kiện làm việc khác nhau,
• Phương pháp làm việc,
• Phương pháp quản lý công việc và
• Các biện pháp phòng ngừa.

Chúng thường được tổ chức thành ba loại chính: Điều kiện Quy trình, Điều kiện Kiểm soát và Điều kiện Hoạt động.

Ví dụ: Máy được cài đặt ở nhiệt độ 70oC gia nhiệt 30 phút.

Pha chế hóa chất ở phòng vô trùng, nhiệt độ 25 +/- 1oC

Tiêu chuẩn công việc thường được thể hiện trong

• Hướng dẫn công việc
• Hướng dẫn vận hành
• Bảng kiểm soát chất lượng…

Công việc tiêu chuẩn (Standard works)

Đề cập đến một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể mà nội dung, trình tự, thời gian và kết quả đã được xác định. Thông qua chuyển động của con người và sự tương tác của nó với thiết bị và vật liệu.

Ví dụ: Thời gian tiêu chuẩn cho việc lắp ráp thùng giấy quy cách 40×10 cm là 2 phút.

Pha chế hóa chất tuân theo 3 bước, thời gian pha chế tối đa là 10 phút.

Công việc tiêu chuẩn (standard work) có thể được áp dụng cho:

• Máy móc hoặc công nghệ được sử dụng
• Trình tự sản xuất
• Các biện pháp an toàn
• Kiểm tra chất lượng
• Giao tiếp giữa người lao động và người giám sát
• Đào tạo và giới thiệu
• Tương tác dịch vụ khách hàng

Công việc đã được tiêu chuẩn (Standardized work)

Tiêu chuẩn hóa công việc là tổng hợp của tiêu chuẩn công việc và công việc tiêu chuẩn ở trên. Hoặc đề cập đến một quá trình mà trình tự công việc, tiêu chuẩn công việc đã được xác định.

Tóm lại, nó phải gồm 3 yếu tố

• Trình tự công việc
• Thời gian thực hiện
• Công việc chuẩn trong quy trình (SWIP)

Sự khác biệt giữa quy trình chuẩn (SOP- standard of procedure) và tiêu chuẩn hóa công việc

Một SOP thường có ít chi tiết hơn so với công việc được tiêu chuẩn hóa. Nó hướng dẫn từng bước bao gồm chi tiết về cách thực hiện các tác vụ cụ thể. Mô tả cách thức mọi thứ cần được thực hiện và các thông số để đảm bảo chất lượng và sản lượng nhất quán.

Công việc được tiêu chuẩn hóa bao gồm các chi tiết được lập thành văn bản về các phương pháp hay nhất hiện được biết đến để thực hiện công việc. Luôn có chỗ để cải thiện. Đây là lý do tại sao công việc được tiêu chuẩn hóa được coi là nền tảng của phương pháp Kaizen

Ai được lợi từ công việc đã được tiêu chuẩn hóa (standardized work)?

Theo thiết kế, tất cả các bên liên quan đến một tổ chức đều được hưởng lợi từ công việc được tiêu chuẩn hóa – từ Giám đốc điều hành đến quản lý cấp trung.

Người lao động

Những người lao động tuân theo các quy trình làm việc tiêu chuẩn sẽ giảm nguy cơ mắc lỗi. Có thể trao quyền cho nhân viên xác định các lĩnh vực cần cải tiến, điều này có thể dẫn đến cảm giác làm chủ của họ.

Giám sát viên

Việc giao tiếp trở nên dễ dàng hơn và việc tham gia trở nên ít phức tạp hơn. Khi người lao động biết chính xác những việc phải làm trong ca làm việc của họ, người giám sát có thể tìm thêm thời gian để giải quyết các vấn đề ưu tiên cao hơn sẽ giúp ích cho toàn tổ chức.

Giám đốc điều hành

Nếu các hoạt động trong công ty tinh gọn hơn, nó có thể giúp cắt giảm lãng phí, tăng sản lượng. Cũng như giao tiếp với công nhân tốt hơn.

Khách hàng

Khi các tổ chức có các tiêu chuẩn về sản xuất, chất lượng, dịch vụ khách hàng, giao hàng… Tạo sự tin tưởng cho khách hàng .

Công việc được tiêu chuẩn hóa cũng có thể là câu trả lời cho các vấn đề mang tính hệ thống mà các tổ chức đã phải vật lộn trong quá khứ, bao gồm:

• Không duy trì được kết quả từ các chiến lược cải tiến trong quá khứ
• Các vấn đề về giữ hoặc đào tạo nhân viên mới
• Không có khả năng đảm bảo hoặc làm việc trong khung thời gian nhất quán
• Không có khả năng theo kịp nhu cầu hoăc sản xuất thừa khi nhu cầu giảm

Công việc được tiêu chuẩn hóa thúc đẩy sự cải tiến liên tục như thế nào.

Công việc được tiêu chuẩn hóa không có nghĩa là một bộ quy trình hoạt động tiêu chuẩn cứng nhắc. Mà được thiết lập để đơn giản hóa, xác định cách thức để mọi người biết trách nhiệm của họ.

Các chương trình đào tạo công việc được tiêu chuẩn hóa vẫn chừa chỗ cho sự cải tiến liên tục. Thay vì các quy tắc được khắc trên đá. Nghĩa là sau một thời gian vẫn xem xét lại lại quy trình này để cải tiến tốt hơn.

Công việc tiêu chuẩn hóa đã được ông Isao Kato phát triển cho Toyota Motor Corporation nhằm cải thiện sản xuất tại các cơ sở của công ty. Kato dựa trên triết lý cổ xưa về kaizen – nghĩa đen là “thay đổi nhỏ”.

Các vấn đề lớn có thể được giải quyết bằng cách giải quyết các vấn đề ở quy mô nhỏ hơn. Các tiêu chuẩn công việc đóng vai trò là điểm neo cho hàng nghìn vấn đề nhỏ. Nếu được giải quyết bằng nguyên tắc kaizen, có thể dẫn đến sự thay đổi tích cực trong toàn bộ tổ chức.

Cần tư vấn về Năng suất, chất lượng, Cải tiến, Lean. Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp. Mời gọi 0919 099 777. Email: [email protected].